Corporate Travel Management: Kelola Business Trip Tanpa Repot

Mengatur perjalanan bisnis karyawan sering kali menjadi tantangan operasional. Mulai dari mengontrol pengeluaran, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, hingga menangani risiko keamanan dan perubahan jadwal mendadak. 

Di sinilah corporate travel management berperan: sistem terstruktur untuk merencanakan, mengelola, dan memantau seluruh proses perjalanan dinas secara end-to-end. 

Bagi perusahaan yang masih aktif melakukan business trip, sistem ini krusial untuk memastikan efisiensi, transparansi, dan kenyamanan baik bagi karyawan maupun tim keuangan.

Apa itu corporate travel management?

Corporate travel management mencakup perencanaan perjalanan, pemesanan akomodasi dan transportasi, pengelolaan biaya, penegakan kebijakan perusahaan, serta keselamatan dan kesejahteraan karyawan selama perjalanan.

Sebagai solusi strategis, CTM membantu perusahaan mengoptimalkan biaya, meningkatkan produktivitas, dan menjaga keselamatan karyawan melalui pengawasan, negosiasi tarif, dan kebijakan yang konsisten.

Contoh aktivitas CTM di antaranya adalah: 

• Negosiasi tarif korporat: Mengamankan harga diskon untuk tiket pesawat, hotel, dan transportasi darat melalui volume booking atau kontrak dengan vendor
• Pemesanan perjalanan dan akomodasi: Menggunakan platform internal atau TMC (Travel Management Company) yang menyederhanakan proses booking, mematuhi kebijakan, dan memastikan ketersediaan layanan.
• Pengelolaan pengeluaran: Pelacakan real-time terhadap biaya perjalanan, memantau kepatuhan terhadap kebijakan, serta integrasi dengan sistem akuntansi untuk audit dan kontrol anggaran.
• Dukungan karyawan selama perjalanan: Termasuk proses reimbursement, manajemen risiko (duty of care), dan layanan darurat – memastikan karyawan mendapatkan bantuan bila menghadapi tantangan selama perjalanan.

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Perbedaan travel management platform vs. corporate travel agency

Berikut adalah perbedaan ringkas antara corporate travel agency dengan travel management platform. 

Corporate Travel Agency

Kelebihan:

• Pendampingan personal dan itinerary yang sangat disesuaikan
• Cocok untuk perjalanan satuan atau kebutuhan spesial

Kekurangan:

• Jam operasional terbatas
• Transparansi biaya kurang, potensi biaya tersembunyi

Travel Management Platform

Kelebihan:

• Akses kapan pun dan dari mana saja
• Transparansi harga & diskon real-time
• Integrasi mulus ke sistem expense dan akuntansi
• Automasi kebijakan dan pelaporan

Kekurangan:

• Personalisasi terbatas dibanding agen langsung
• Kurang cocok untuk kebutuhan travel sangat kompleks atau VIP

Contoh platform corporate travel management global yang paling dikenal

Berikut adalah beberapa platform corporate travel management terkemuka beserta penjelasan fitur unggulannya:

1. Concur Travel (SAP Concur Expense)

Concur Travel adalah platform yang berfokus pada otomasi penuh siklus manajemen perjalanan dan pengeluaran, memberikan efisiensi operasional yang signifikan.

• Otomasi alur kerja lengkap: Persetujuan perjalanan dan laporan otomatis langsung ke sistem expense
• Integrasi end‑to‑end: Reservasi penerbangan, hotel, transportasi, hingga reimburse dalam satu ekosistem 
• Aplikasi mobile & ExpenseIt: Scan struk on‑the‑go, otomatis jadi laporan pengeluaran
• Analytics dashboard real-time: Insight pengeluaran dan compliance langsung dari dasbor

2. Navan

Navan menawarkan platform perjalanan bisnis yang terintegrasi dan modern, dengan fokus pada pengalaman pengguna yang seamless dan efisiensi manajemen pengeluaran.

• Desain antarmuka intuitif: Menyajikan user interface yang sangat mudah digunakan di berbagai platform (web dan mobile), memfasilitasi proses booking penerbangan, hotel, dan transportasi darat secara efisien.
• Manajemen pengeluaran terotomatisasi: Menyediakan fitur efisien untuk pelaporan pengeluaran karyawan, termasuk kemampuan sinkronisasi akun bank dan ekstraksi data akurat dari struk via pemindaian.
• Konsolidasi pemesanan terpusat: Mendukung pengelolaan dan pemesanan semua kebutuhan perjalanan perusahaan dari satu platform terpusat, menyederhanakan perencanaan.
• Dukungan pelanggan responsif: Menawarkan layanan dukungan pelanggan yang cepat dan efektif dalam menangani pertanyaan atau masalah pengguna.

3. Egencia

Egencia dikenal sebagai penyedia layanan perjalanan korporat dari American Express, menekankan pengalaman pengguna yang lancar serta kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan perusahaan.

• Antarmuka sederhana: Mudah dipakai untuk cari dan pesan perjalanan bisnis.
• Kepatuhan otomatis: Opsi pemesanan selalu sesuai policy perusahaan.
• Aplikasi mobile: Memudahkan perubahan perjalanan saat bepergian.
• Profil pengguna kustom: Sesuai preferensi tiap karyawan dan tim.
• Layanan pelanggan premium: Respons cepat untuk kebutuhan perjalanan khusus.

4. Happay

Happay adalah platform yang mengedepankan otomatisasi untuk manajemen perjalanan dan pengeluaran bisnis yang efektif.

• UI ramah pengguna: Penggunaan intuitif untuk booking dan expense.
• Integrasi kartu korporat: Pengeluaran langsung tercatat otomatis.
• OCR struk: Scan struk langsung isi data expense.
• Laporan real-time & workflow transparan: Pantau status approval dan pengeluaran dengan mudah.

5. TravelBank

TravelBank adalah platform yang mengintegrasikan fungsionalitas pemesanan perjalanan dan manajemen pengeluaran, dengan fokus pada efisiensi biaya dan kepuasan karyawan.

• Dukungan 24/7: Layanan pengguna siap kapan pun diperlukan.
• UI/UX simpel: Navigasi dan pemakaian yang mudah.
• Integrasi SaaS fleksibel: Terhubung mudah dengan HRMS dan sistem internal lainnya.
• Optimalisasi biaya: Potensi pengurangan biaya perjalanan hingga 30%.
• Program insentif: Reward untuk karyawan meningkatkan satisfaction.

Baca Juga: Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

Manfaat corporate travel management

Siap! Berikut versi yang lebih seamless dan natural, mencampur sudut pandang karyawan dan perusahaan dalam tiap poin:

1. Hemat waktu dan biaya lewat tarif khusus dan pelacakan pengeluaran

Corporate Travel Management membantu perusahaan menekan biaya lewat negosiasi tarif khusus dengan maskapai, hotel, dan penyedia transportasi. 

Bagi karyawan, ini berarti perjalanan bisnis yang lebih hemat tanpa harus cari-cari harga sendiri. Selain itu, pengeluaran bisa dilacak otomatis lewat sistem, jadi tidak perlu ribet simpan struk atau isi laporan manual.

2. Proses perjalanan lebih simpel dengan pemesanan terpusat

Semua kebutuhan perjalanan dari tiket, hotel, sampai transportasi lokal bisa dipesan lewat satu platform yang terintegrasi. Ini memudahkan karyawan karena prosesnya lebih cepat dan jelas. 

Bagi perusahaan, sistem ini memastikan semua pemesanan sesuai kebijakan yang berlaku tanpa perlu review manual satu per satu.

3. Jaminan keselamatan karyawan selama perjalanan

Perusahaan bisa memantau keberadaan karyawan secara real-time dan memberikan bantuan darurat saat dibutuhkan misalnya saat terjadi pembatalan penerbangan, bencana, atau risiko kesehatan. 

Di sisi lain, karyawan merasa lebih aman dan tenang karena tahu mereka didukung penuh selama perjalanan.

4. Kontrol kebijakan dan wawasan pengeluaran yang lebih tajam

Dengan CTM, perusahaan bisa pastikan semua perjalanan sesuai kebijakan internal tanpa harus memproses approval satu per satu. 

Selain itu, laporan dan analitik dari sistem memberi gambaran jelas soal tren pengeluaran dan peluang efisiensi. Ini bantu perusahaan ambil keputusan strategis dan alokasikan anggaran perjalanan secara optimal.

Baca Juga: Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara Memilihnya

Langkah-langkah implementasi corporate travel management yang efektif

Dengan mengikuti lima langkah ini, perusahaan bisa menerapkan corporate travel management yang tidak hanya efisien dari sisi biaya, tapi juga ramah bagi karyawan dan fleksibel sesuai dinamika bisnis.

1. Identifikasi kebutuhan dan anggaran perjalanan

Mulai dengan memahami seberapa sering karyawan bepergian, ke mana saja tujuannya, dan seperti apa pola perjalanannya. Apakah sering last-minute, jarak dekat, atau lintas negara? 

Data ini penting untuk menyusun anggaran dan kebijakan perjalanan yang masuk akal.

2. Pilih platform atau penyedia CTM yang sesuai

Tentukan apakah perusahaan Anda lebih cocok memakai platform mandiri berbasis online, atau butuh layanan yang menawarkan dukungan personal. 

Pastikan sistemnya mudah diakses, terintegrasi dengan sistem internal, dan bisa menangani kebutuhan perjalanan Anda secara efisien.

3. Rancang dan sosialisasikan kebijakan perjalanan

Buat kebijakan perjalanan bisnis yang mencakup alur persetujuan, batas pengeluaran, vendor pilihan, dan syarat reimbursement. 

Sosialisasikan ke karyawan lewat training atau panduan tertulis agar aturan jelas dan bisa dijalankan dengan konsisten.

Baca Juga: Tren Bleisure dan Insight yang Harus Diketahui Perusahaan

4. Latih penggunaan sistem dan kebijakan

Setelah sistem dan kebijakan disiapkan, latih karyawan tentang cara melakukan booking, mengajukan perjalanan, dan melaporkan pengeluaran. 

Semakin familiar mereka dengan proses ini, semakin minim risiko kesalahan atau kebingungan.

5. Pantau dan evaluasi secara berkala

Lakukan review rutin terhadap program travel management. Evaluasi pengeluaran, tingkat kepatuhan, serta efektivitas sistem yang digunakan. 

Gunakan insight ini untuk mengoptimalkan proses, memperbarui kebijakan, atau menegosiasikan ulang harga dengan vendor.

Software expense management sebagai solusi alternatif corporate travel management

Di Indonesia, platform corporate travel management (CTM) masih tergolong terbatas dan belum sepopuler solusi global. 

Untuk itu, software expense management hadir sebagai alternatif paling praktis bagi perusahaan yang ingin mengelola perjalanan dinas secara terstruktur tanpa sistem CTM khusus.

Dengan software expense management seperti Mekari Expense, perusahaan dapat mengelola seluruh proses perjalanan dinas secara efisien.

Fitur Business Trip membantu mulai dari penyusunan kebijakan perjalanan, pengajuan dan persetujuan multi-level, hingga pencatatan dan pelaporan pengeluaran. Semua proses ini terintegrasi dalam satu platform yang user-friendly dan mudah diakses.

Fitur-fitur seperti:

• Pembuatan business trip policy & workflow yang fleksibel,
• Sistem custom multi-layer approval untuk kontrol dan akuntabilitas,
• Expense & budgeting management secara real-time,
• Proses reimbursement yang cepat dan otomatis, serta
• Laporan business trip yang komprehensif dan siap audit

Mekari Expense menjadi pilihan strategis sebagai alternatif CTM lokal yang relevan dan siap digunakan oleh berbagai skala bisnis di Indonesia.