Contoh Form Reimburse & Surat Permohonan Reimbursement

Pengajuan reimbursement Anda pernah ditolak karena formatnya salah? Sebenarnya, bagaimana sih, cara mengajukan reimbursement yang benar? 

Artikel ini menyediakan contoh form reimbursement beserta contoh surat permohonan reimbursement di perusahaan. Bisa langsung dipakai dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan di kantor. 

Yuk, baca lebih lanjut.

Pentingnya form reimbursement perusahaan

Reimbursement adalah penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan pekerjaan, seperti perjalanan dinas, pembelian alat kerja, atau kebutuhan operasional lainnya. 

Agar proses ini berjalan lancar dan transparan, perusahaan perlu menyediakan form reimbursement khusus sebagai standar pengajuan klaim.

Form ini berperan penting dalam proses administrasi dan pengelolaan keuangan perusahaan.

Fungsi form reimbursement:

• Bukti tertulis yang sah atas pengajuan dan penggunaan dana oleh karyawan
• Dokumentasi rapi untuk kebutuhan audit, pajak, atau evaluasi internal
• Kontrol pengeluaran agar setiap klaim sesuai anggaran dan kebijakan perusahaan
• Mempermudah verifikasi karena detail pengajuan tercatat lengkap dan sistematis
• Mengurangi risiko penyalahgunaan dengan alur klaim yang lebih transparan

Baca Juga: Sistem Reimbursement: Pengertian & Cara Mempercepat Klaim

Contoh form reimbursement perusahaan format Docs

Berikut adalah contoh form reimburse dalam format Docs yang bisa Anda gunakan atau modifikasi sesuai dengan keperluan perusahaan. 

Contoh form reimbursement perusahaan format Excel

Anda dapat menggunakan atau menyesuaikan contoh form reimburse berikut dalam format Excel sesuai kebutuhan perusahaan.

Contoh surat permohonan reimbursement perusahaan 

Dokumen berikut merupakan template surat per dalam format Docs yang fleksibel untuk digunakan atau diedit sesuai kebutuhan.

Baca Juga: 9 Aplikasi Reimbursement Karyawan Terbaik di Indonesia

Cara mengisi form reimburse dengan benar

Kesalahan atau ketidaksesuaian data sering kali menjadi alasan utama penolakan klaim. Oleh karena itu, pastikan setiap bagian diisi sesuai panduan berikut:

Langkah-langkah mengisi form reimbursement:

1. Isi identitas karyawan. Cantumkan nama lengkap, ID karyawan (jika ada), divisi, dan jabatan. Informasi ini memudahkan bagian keuangan melacak pengajuan berdasarkan unit kerja.
2. Tentukan jenis pengeluaran. Jelaskan kategori biaya yang diajukan, seperti perjalanan dinas, pembelian alat kantor, konsumsi kegiatan, atau biaya representasi.
3. Tuliskan rincian transaksi. Sertakan tanggal transaksi, nama vendor atau tempat pembelian, dan deskripsi barang atau jasa yang dibeli.
4. Cantumkan jumlah biaya. Tuliskan nominal yang dibayarkan secara jelas, sesuai dengan bukti transaksi yang dilampirkan. Jika ada lebih dari satu transaksi, buat rincian per baris atau lampirkan tabel terpisah.
5. Tentukan metode pembayaran. Informasikan apakah pengeluaran dilakukan secara tunai, kartu pribadi, atau metode lainnya. Ini membantu pencocokan dengan laporan keuangan internal.
6. Tanda tangan dan otorisasi. Form harus ditandatangani oleh pihak yang mengajukan, dan selanjutnya diserahkan untuk ditandatangani atasan langsung atau pihak yang berwenang sebelum masuk ke bagian keuangan.

Dokumen pendukung yang harus dilampirkan:

• Nota pembelian atau kuitansi asli sebagai bukti transaksi sah
• Invoice jika transaksi dilakukan atas nama perusahaan
• Tiket transportasi atau boarding pass untuk klaim perjalanan
• Dokumentasi kegiatan (jika relevan), seperti foto kegiatan atau undangan resmi
• Surat tugas atau surat perjalanan dinas, jika berlaku

Tanpa dokumen pendukung yang memadai, klaim reimbursement dapat ditolak atau dikembalikan untuk revisi. Pastikan semua bukti terlampir lengkap dan sesuai dengan informasi yang tercantum dalam form.

Solusi proses reimbursement yang efisien di perusahaan

Proses reimbursement manual sering kali menimbulkan berbagai hambatan, seperti pengajuan dan persetujuan yang memakan waktu, risiko kesalahan input, verifikasi dokumen yang lambat, dan sulitnya melacak status pengajuan. 

Untuk mengatasi tantangan tersebut, Mekari Expense hadir sebagai aplikasi reimbursement terbaik yang lebih efisien, terpusat, dan mudah dikontrol. 

Melalui fitur Claims, perusahaan dapat mempercepat proses pengajuan hingga pencairan dana, sekaligus memastikan kepatuhan dan akurasi pengeluaran.

Fitur utama Mekari Expense:

• Pengajuan online & mobile: Kirim klaim reimbursement atau cash advance langsung dari aplikasi atau website, lengkap dengan detail transaksi dan lampiran.
• Custom policy & workflow approval: Persetujuan multi-level yang fleksibel sesuai struktur perusahaan, dengan notifikasi real-time dan fitur diskusi internal.
• Status pelacakan real-time: Proses pengajuan terpantau jelas mulai dari Waiting for Approval hingga Disbursed.
• Expense reporting otomatis: Laporan pengeluaran disusun otomatis dan akurat, siap digunakan untuk analisis keuangan.

Keunggulan solusi reimbursement Mekari Expense:

• Auto disbursement ke rekening karyawan sesuai jadwal dan alokasi anggaran.
• Disbursement sesuai budgeting yang terstruktur lewat sistem multi-account.
• Integrasi dengan Mekari Jurnal untuk pencatatan otomatis dalam laporan keuangan.

Tingkatkan efisiensi dan transparansi manajemen pengeluaran Anda. Pelajari lebih lanjut mengenai aplikasi reimbursement terbaik dari Mekari Expense.