Cara Otomatisasi Entri Data untuk Tingkatkan Efisiensi Bisnis

Entri data adalah tugas penting dalam setiap bisnis, namun seringkali membosankan, repetitif, dan rentan terhadap kesalahan.

Bayangkan jika waktu yang dihabiskan untuk entri data manual dapat dialihkan untuk tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah.

Di sinilah otomatisasi entri data berperan.

Otomatisasi entri data adalah pemanfaatan teknologi untuk menggantikan proses memasukkan data secara manual dengan proses otomatis.

Input data otomatis memungkinkan Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan produktivitas bisnis Anda secara signifikan.

Artikel ini akan membahas cara-cara untuk mengotomatiskan proses entri data dan manfaat yang bisa Anda peroleh.

Manfaat otomatisasi entri data?

Sebelum membahas caranya, mari kita lihat beberapa alasan mengapa otomatisasi entri data sangat penting bagi bisnis Anda:

• Menghemat waktu dan sumber daya: Otomatisasi membebaskan karyawan Anda dari tugas-tugas repetitif sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
• Meningkatkan akurasi: Kesalahan input data manual dapat berdampak negatif pada bisnis. Otomatisasi meminimalkan kesalahan tersebut dan meningkatkan kualitas data.
• Meningkatkan produktivitas: Dengan mengotomatiskan tugas-tugas entri data, Anda dapat memproses volume data yang lebih besar dalam waktu yang lebih singkat.
• Mengurangi biaya: Otomatisasi dapat membantu Anda menghemat biaya operasional dengan mengurangi kebutuhan atau beban gaji untuk karyawan data entry.
• Meningkatkan skalabilitas bisnis: Seiring berkembangnya perusahaan Anda, volume dokumen dan data yang harus diproses akan meningkat. Dengan otomatisasi proses input data, Anda dapat mengatasi tantangan tersebut dengan mudah.
• Keamanan data yang lebih baik: Aplikasi entri data otomatis umumnya dilengkapi dengan perlindungan yang mutakhir, sebab keamanan data adalah hal yang sangat krusial dalam proses bisnis.
• Integrasi dengan sistem lain: Data entry yang otomatis memungkinkan informasi dalam dokumen tersimpan di sebuah sistem digital. Dengan teknologi yang tepat, Anda dapat mengakses informasi dari sistem tersebut dan memanfaatkannya melalui platform lain seperti software manajemen pengeluaran dan aplikasi akuntansi.

Baca Juga: Cara Kerja Data Entry dan Contohnya

Cara Menerapkan otomatisasi entri data

Ada berbagai cara untuk mengotomatiskan entri data, tergantung pada kebutuhan dan sumber daya Anda. Berikut beberapa metode yang umum digunakan:

1. Menggunakan software spreadsheet (Excel, Google Sheets)

Otomatisasi bisnis dengan software spreadsheet seperti Excel dan Google Spreadsheet adalah salah satu cara yang paling umum dan banyak diterapkan di banyak perusahaan.

Ada beberapa cara untuk melakukannya, meliputi:

• Macro: Anda dapat membuat macro di Excel untuk mengotomatiskan tugas-tugas repetitif, seperti memformat data, menyalin data, dan melakukan perhitungan.

• Formulir Entri Data: Buat formulir yang terstruktur untuk memudahkan entri data dan meminimalkan kesalahan. Anda dapat menambahkan kontrol form seperti textbox, drop down list, dan checkbox untuk membatasi jenis input dan meminimalkan kesalahan.

2. Menggunakan software data entry otomatis

Ada banyak software yang dirancang khusus untuk otomatisasi entri data. Software ini biasanya memiliki fitur-fitur seperti:

• OCR (Optical Character Recognition): OCR dapat mengubah teks dari gambar atau dokumen yang dipindai menjadi teks digital. Ini sangat berguna untuk mengekstrak data dari dokumen fisik  dan  memasukkannya ke dalam sistem digital tanpa perlu mengetik ulang secara manual. Bahkan, software OCR dengan dukungan AI yang cerdas dapat langsung mengelompokkan data Anda berdasarkan metriks yang Anda butuhkan.
• Integrasi dengan sistem lain: Software data entry dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti CRM, ERP, dan database. Ini memungkinkan transfer data secara otomatis antar sistem, menghilangkan kebutuhan untuk input data secara terpisah di setiap sistem.
• Validasi data: Software data entry dapat memastikan akurasi data dengan menerapkan aturan validasi tertentu. Misalnya, Anda dapat mengatur agar sistem secara otomatis menolak input yang tidak sesuai dengan format yang ditentukan atau menandai data yang duplikat.

Baca Juga: 7 Software Data Entry Terbaik untuk Efisiensi Bisnis

3. Menggunakan Robotic Process Automation (RPA)

RPA adalah teknologi yang menggunakan robot software untuk meniru tindakan manusia dalam berinteraksi dengan sistem komputer. RPA dapat digunakan untuk mengotomatiskan berbagai tugas entri data, seperti:

• Memasukkan data dari formulir web ke dalam database.
• Mengekstrak data dari email dan memasukkannya ke dalam spreadsheet.
• Memindahkan data antar aplikasi yang berbeda.

4. Menggunakan Artificial Intelligence (AI)

AI dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas entri data yang lebih kompleks, seperti:

• Pengolahan Bahasa Alami (NLP): NLP memungkinkan komputer untuk memahami dan menginterpretasi teks dalam bahasa manusia. Ini dapat digunakan untuk mengekstrak informasi dari dokumen yang tidak terstruktur, lalu memasukkannya ke dalam database dengan kategori yang tepat.
• Machine Learning: Machine learning memungkinkan sistem untuk belajar dari data dan meningkatkan akurasi entri data seiring waktu. Misalnya, sistem dapat belajar untuk mengidentifikasi pola data yang salah dan memperbaiki kesalahan secara otomatis.

Baca Juga: Memahami Cara Kerja Machine Learning untuk OCR

Kesimpulan

Otomatisasi entri data adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi bisnis Anda.

Dengan memilih metode yang tepat dan memanfaatkan software seperti Mekari Stream, Anda dapat mengoptimalkan proses entri data dan memfokuskan sumber daya Anda pada hal-hal yang lebih strategis.

Mekari Stream adalah software entri dan pengolahan data dokumen yang cerdas.

Dengan teknologi OCR dan IDP (Intelligent Document Processing), Mekari Stream dapat membantu Anda mengotomatiskan entri data dari berbagai jenis dokumen, seperti faktur, KTP, dan formulir.

Mekari Stream dapat membaca dokumen, mengekstrak data penting, dan memasukkannya ke dalam sistem Anda secara otomatis.

Kini, Mekari Stream tersedia dalam Mekari Expense sebagai solusi manajemen pengeluaran yang terpadu.

Data yang telah masuk ke dalam sistem akan terklasifikasi berdasarkan vendor, tanggal transaksi, dan tenggat pembayaran tagihan secara otomatis .

Anda juga dapat mengelola pembayaran dari faktur-faktur yang telah terinput ke dalam platform.

Bersama Mekari Expense, proses pengadaan dan pengelolaan pengeluaran pun jadi semakin mudah dan efisien.