Cara Mencegah Fraud Corporate Card & Cara Membuat Policy

Fraud kartu korporat kerap terjadi akibat lemahnya pengawasan. Sekitar 32% kasus disebabkan oleh kurangnya kontrol internal, dan 19% karena kontrol yang ada diabaikan oleh karyawan. 

Di Amerika Serikat, fraud kartu kredit naik 46% dalam setahun, dengan penipuan transaksi online melonjak hingga 140% dalam tiga tahun terakhir.

Tanpa kebijakan dan pengawasan yang jelas, risiko kebocoran dana perusahaan makin besar. Yuk, baca lebih lanjut untuk mengetahui cara mencegah fraud dan menyusun policy penggunaan corporate card yang aman dan efektif.

Contoh fraud penggunaan corporate card oleh karyawan

Penyalahgunaan corporate card oleh karyawan bisa terjadi dalam berbagai bentuk, baik yang disengaja maupun hasil kelalaian. Berikut beberapa contoh yang umum terjadi:

• Penggunaan kartu untuk keperluan pribadi: Karyawan memakai kartu korporat untuk pembelian non-bisnis seperti makan keluarga, belanja pribadi, atau liburan. Ini adalah bentuk fraud paling umum dan langsung merugikan perusahaan
• Pemalsuan laporan pengeluaran: Bentuknya bisa berupa penggelembungan biaya, klaim atas transaksi fiktif, atau pencampuran antara pengeluaran pribadi dan bisnis demi mendapatkan reimburse yang tidak sah
• Transaksi over-limit dan tidak sesuai kebijakan: Melakukan pembayaran yang melebihi batas kartu, bertransaksi di merchant yang tidak disetujui, atau membeli barang/jasa yang tidak relevan dengan kebutuhan operasional
• Kesalahan administratif dan kelalaian: Contohnya langganan software yang terlupa dibatalkan atau pembayaran otomatis yang tidak perlu. Meski bukan fraud disengaja, dampaknya tetap bisa signifikan secara akumulatif

Contoh fraud penggunaan corporate card yang nyata pernah dilakukan oleh seorang pegawai senior di Mumbai. Ia memalsukan invoice untuk klaim perjalanan dan penggunaan corporate card selama dua tahun, merugikan perusahaan hingga lebih dari ₹1,2 crore (~USD 150k). 

Baca Juga: Perbedaan Kartu Kredit Bisnis vs Komersial dan Cara Memilihnya

Cara mencegah penyalahgunaan corporate card

Penggunaan corporate card yang tidak diawasi dengan baik bisa berujung pada kerugian perusahaan. Untuk mencegah hal tersebut, berikut enam langkah yang dapat diterapkan:

1. Susun kebijakan penggunaan yang jelas dan terstruktur

Pastikan perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang mengatur siapa yang berhak menggunakan kartu, jenis pengeluaran yang diperbolehkan, serta prosedur pelaporan dan pertanggungjawabannya.

Kebijakan ini perlu disosialisasikan sejak awal agar tidak menimbulkan ambiguitas atau celah yang bisa disalahgunakan.

2. Tetapkan batas penggunaan dan kontrol transaksi

Tentukan limit transaksi untuk masing-masing pengguna berdasarkan kebutuhan operasional. Batasi juga kategori pengeluaran, misalnya hanya untuk transportasi dan penginapan saat perjalanan dinas.

Penggunaan software manajemen pengeluaran akan membantu mengatur batas ini secara otomatis dan memberikan notifikasi jika terjadi transaksi di luar ketentuan.

3. Terapkan proses persetujuan yang efisien

Setiap transaksi sebaiknya melalui proses persetujuan, terutama untuk nilai tertentu. Misalnya, transaksi di bawah nominal tertentu bisa disetujui satu atasan, sementara yang lebih besar perlu tinjauan tambahan.

Tujuannya adalah menjaga kontrol tanpa menghambat kebutuhan operasional.

4. Lakukan pemantauan dan audit secara rutin

Pantau penggunaan kartu secara berkala untuk mendeteksi transaksi yang tidak wajar. Audit internal setiap bulan atau per kuartal dapat membantu mengidentifikasi potensi fraud sejak dini sebelum menjadi kebiasaan yang merugikan.

5. Edukasi karyawan secara berkala

Kebijakan penggunaan kartu harus menjadi bagian dari onboarding karyawan, dan diingatkan kembali secara berkala. Pastikan karyawan tahu cara menggunakan kartu dengan benar, serta kepada siapa mereka harus bertanya jika ada ketidakjelasan.

6. Tindaklanjuti pelanggaran dengan tegas dan transparan

Jika terjadi penyalahgunaan, pastikan perusahaan memiliki prosedur yang jelas untuk menindaklanjutinya. Tindakan bisa berupa pencabutan akses kartu, pembatasan penggunaan ke depan, atau tindakan disipliner jika diperlukan.

Yang terpenting, seluruh proses harus sesuai kebijakan dan diperlakukan secara adil.

Pentingnya corporate card policy sebagai mitigasi fraud

Corporate card rentan disalahgunakan bila tidak diiringi dengan kebijakan yang jelas. Di sinilah pentingnya corporate card policy sebagai bentuk kontrol yang konkret.

1. Mencegah abu-abu dalam penggunaan

Tanpa pedoman yang tegas, banyak pengeluaran jadi masuk wilayah “abu-abu”, yang artinya tidak sepenuhnya salah, tapi juga tidak bisa dibenarkan. Misalnya, karyawan mungkin merasa makan di restoran mahal saat dinas itu sah-sah saja. 

Tapi kalau tidak ada batas atau contoh kasus dalam kebijakan, siapa yang bisa menilai? Kebijakan membantu menyederhanakan hal ini: mana yang diperbolehkan, mana yang tidak.

2. Memberi batas tanpa harus mengawasi terus-menerus

Spending limit, batas kategori transaksi, dan kebutuhan approval bukan untuk membatasi kepercayaan, tapi agar perusahaan tidak harus mengawasi setiap transaksi secara manual. 

Dengan kebijakan yang sudah mengatur limit dan mekanisme kontrol, sistem bisa bekerja otomatis dan tim keuangan bisa fokus ke hal yang lebih strategis.

3. Membangun sistem tanggung jawab bersama

Saat karyawan tahu ada prosedur, dokumentasi, dan kemungkinan audit, ada rasa tanggung jawab yang tumbuh. 

Kebijakan yang baik akan menjelaskan bahwa setiap penggunaan kartu akan dicek, bukan berdasarkan asumsi, tapi berdasarkan sistem yang adil.

4. Menghindari konflik dan kesimpangsiuran

Mungkin pernah terjadi kasus transaksi yang dipermasalahkan di akhir bulan karena tidak sesuai ekspektasi manajemen, padahal tidak ada aturan tertulis soal itu. 

Dengan policy yang solid, semua pihak tahu standar yang berlaku. Jika terjadi pelanggaran, tindakan pun bisa diambil berdasarkan kebijakan yang disepakati, bukan berdasarkan opini.

Cara membuat corporate credit card policy

Agar penggunaan corporate card tetap aman, efisien, dan sesuai tujuan bisnis, perusahaan perlu menyusun kebijakan yang jelas dan terukur. 

Guideline pembuatan corporate credit card policy

Saat menyusun kebijakan, perusahaan perlu mempertimbangkan dua sisi sekaligus: kebutuhan organisasi dan kenyamanan pengguna kartu (karyawan). Berikut beberapa pedoman dasar yang bisa diikuti:

• Tentukan tujuan dan ruang lingkup kebijakan
  Jelaskan siapa saja yang boleh menggunakan kartu, untuk pengeluaran seperti apa, dan dalam konteks apa (misalnya: perjalanan dinas, entertain klien, pembelian operasional rutin).
  
• Atur batas pengeluaran dan limitasi penggunaannya
  Tetapkan limit transaksi per individu dan per bulan, serta pembatasan kategori pengeluaran (misalnya: tidak untuk pembelian pribadi atau merchant tertentu).
  
• Tetapkan syarat dokumentasi 
  Setiap transaksi harus disertai bukti pengeluaran seperti struk atau invoice. Ini penting untuk mendukung akurasi laporan dan proses audit.
  
• Jelaskan prosedur pelaporan kartu hilang atau penyalahgunaan
  Proses pelaporan harus mudah, cepat, dan disosialisasikan dengan baik ke seluruh pemegang kartu.
  
• Tegaskan konsekuensi jika melanggar kebijakan
  Pelanggaran bisa berujung pada pembekuan akses, kewajiban penggantian dana, atau tindakan disipliner, tergantung tingkat pelanggarannya.
  
• Gunakan teknologi untuk pemantauan real-time
  Integrasi dengan sistem monitoring atau aplikasi manajemen pengeluaran akan membantu perusahaan mendeteksi transaksi tidak wajar secara cepat.

Cara menulis corporate credit card policy

Agar kebijakan tidak hanya lengkap di atas kertas tapi juga mudah diterapkan, perhatikan langkah berikut saat menuliskannya:

• Tulis pernyataan tujuan secara jelas
  Jelaskan bahwa kebijakan ini dibuat untuk mencegah fraud, menyederhanakan pelaporan, dan memastikan akurasi penggunaan anggaran.
  
• Rumuskan cakupan kebijakan
  Sertakan siapa yang diizinkan memiliki kartu, jenis pengeluaran yang diizinkan, dan batas penggunaan.
  
• Rinci alur persetujuan dan pelaporan
  Jelaskan proses approval, pelaporan pengeluaran, serta siapa yang bertanggung jawab memverifikasi transaksi.
  
• Cantumkan mekanisme audit dan evaluasi berkala
  Kebijakan harus fleksibel untuk ditinjau dan diperbarui sesuai perkembangan kebutuhan atau perubahan struktur organisasi.

Komponen penting dalam corporate credit card policy

Untuk memastikan kebijakan komprehensif dan mudah diikuti, berikut elemen penting yang wajib dicantumkan:

• Tanggung jawab pemegang kartu
  Jelaskan kewajiban menjaga kartu, melaporkan kartu hilang, hanya menggunakan untuk kebutuhan bisnis, dan menyimpan bukti pengeluaran.
  
• Limit pengeluaran per karyawan
  Tetapkan batas maksimum per transaksi dan per bulan, serta larangan untuk jenis pengeluaran tertentu.
  
• Pengecualian kebijakan
  Jika ada kondisi khusus di mana pengeluaran melampaui batas, jelaskan prosedur pengajuan pengecualian dan siapa yang berwenang menyetujui.
  
• Prosedur approval
  Tetapkan siapa yang berwenang menyetujui pengeluaran, dokumen apa saja yang perlu disiapkan, dan kapan laporan harus diserahkan.

Rekomendasi corporate credit card dengan custom policy

Untuk mencegah penyalahgunaan kartu dan menjaga akuntabilitas, Mekari Limitless Card adalah solusi yang tepat. Kartu ini hadir dalam bentuk fisik maupun virtual, dilengkapi fitur kontrol limit pengeluaran serta transparansi real-time melalui satu dashboard terpadu.

Dengan integrasi ke software manajemen pengeluaran Mekari Expense, Anda bisa membuat custom policy yang lebih detail dan personal. Tak hanya mengatur kebijakan umum, Anda juga dapat menyusun aturan khusus untuk karyawan tertentu. 

Semuanya dapat langsung diterapkan ke Mekari Limitless Card, baik virtual maupun fisik. Yuk, pelajari lebih lanjut tentang Mekari Limitless Card.