Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

Perjalanan dinas seringkali menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan dalam hal pengelolaan biaya dan administrasi yang rumit.

Karyawan harus mengumpulkan berbagai struk, mengisi formulir manual, dan menunggu proses persetujuan yang berbelit-belit.

Padahal, total pengeluaran global untuk biaya akomodasi perjalanan dinas melebihi 740 miliar dolar AS pada tahun 2021.

– Statista

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan, karyawan, serta manajer dan tim keuangan untuk memahami biaya perjalanan bisnis ini serta cara menyederhanakan proses pengelolaannya.

Jika tidak, produktivitas bisnis dapat menurun dan biaya operasional berisiko membengkak karena inefisiensi sistem.

Untuk itu, artikel ini akan membahas apa itu biaya perjalanan dinas, apa saja yang termasuk di dalamnya serta cara mengoptimalkan biaya dan mengelolanya dengan efisien.

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Apa itu biaya perjalanan dinas

Biaya perjalanan adalah semua biaya yang dikeluarkan oleh karyawan sebagai bagian dari perjalanan untuk keperluan bisnis.

Ini bisa termasuk perjalanan ke lokasi klien, akomodasi atau penginapan, menghadiri konferensi, atau mengunjungi cabang perusahaan yang berbeda.

Perusahaan terkadang menanggung biaya perjalanan karyawan dengan memesan transportasi dan akomodasi dari awal. Namun, bila karyawan membayar biaya perjalanan dinas mereka terlebih dahulu, mereka akan mendapatkan reimbursement. 

Oleh karena itu, untuk perjalanan yang dibayar sendiri, karyawan perlu membuat daftar biaya perjalanan, dan menyimpan struk pengeluaran untuk ditunjukkan sebagai bukti untuk reimbursement setelah kembali ke kantor.

Baca Juga: Apa Itu Perjalanan Bisnis? Pengertian dan Manfaatnya

Kebijakan perusahaan terkait biaya perjalanan dinas

Untuk mengatur proses perjalanan bisnis mulai dari pemesanan hingga reimbursement, perusahaan biasanya menetapkan kebijakan perjalanan bisnis. Kebijakan perjalanan yang detail akan membantu perjalanan bisnis berjalan lancar, terencana, dan sesuai dengan semua aturan perusahaan.

Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan selama perjalanan bisnisnya akan dikembalikan sesuai dengan kebijakan reimbursement biaya perjalanan perusahaan.

Kebijakan perjalanan perusahaan untuk karyawan umumnya berisi informasi berikut:

• Proses persetujuan untuk setiap reservasi perjalanan, akomodasi, dan perjalanan bisnis
• Biaya apa saja yang akan ditanggung oleh perusahaan
• Keamanan karyawan dan materi kerja
• Proses reimbursement biaya perjalanan

Apa Saja yang Termasuk Biaya Perjalanan Dinas?

Secara umum, berikut adalah beberapa contoh biaya perjalanan dinas:

1. Biaya transportasi

Biaya transportasi mencakup semua pengeluaran yang terkait dengan penggunaan kendaraan selama perjalanan bisnis.

Karyawan dapat mengklaim pengeluaran yang mereka keluarkan untuk pesawat, kereta api, taksi, parkir, bensin, dan sebagainya. 

Selain itu, jika mereka menggunakan kendaraan mereka sendiri untuk perjalanan bisnis, mereka dapat mengajukan klaim pengembalian sesuai dengan kebijakan perjalanan yang sudah ditetapkan. 

2. Biaya akomodasi perjalanan

Akomodasi perjalanan adalah tempat atau fasilitas sementara untuk seseorang, baik karyawan maupun pemilik usaha, yang sedang melakukan business trip.

Hal ini tentu memerlukan biaya yang perlu di-cover oleh perusahaan, yakni dengan biaya akomodasi perjalanan dinas.

Biaya akomodasi perjalanan dinas adalah biaya yang dikeluarkan karyawan saat mengatur tempat menginap tersebut. 

Karyawan dapat mengklaim uang yang mereka keluarkan untuk akomodasi perjalanan bisnis seperti hotel, resor, atau penginapan lainnya.

3. Pengeluaran untuk hidup sehari-hari

Ini adalah uang yang dikeluarkan karyawan untuk kebutuhan hidup sehari-hari selama perjalanan. Ini juga dikenal sebagai tunjangan makan. Dalam kategori ini, karyawan dapat mengklaim pengeluaran yang mereka keluarkan untuk makanan dan minuman yang mereka konsumsi selama perjalanan bisnis.

4. Pengeluaran sewaktu-waktu

Biaya ini merupakan tambahan kecil yang dikeluarkan di atas layanan utama yang dibayar selama kegiatan bisnis apa pun. 

Misalnya, karyawan yang naik taksi dari bandara ke hotel akan membayar tarif dan juga memberi tip kepada sopir. Dalam hal ini, tarif taksi adalah pengeluaran utama, dan tip adalah pengeluaran sewaktu-waktu. 

Cara mengelola biaya perjalanan bisnis dengan efisien 

Dengan pengelolaan biaya perjalanan yang efisien, Anda dapat menghemat lebih banyak biaya. Berikut adalah beberapa tipsnya: 

1. Perketat kebijakan perjalanan bisnis Anda

Pastikan kebijakan Anda mencakup semua aspek pengeluaran perjalanan. Selain itu, penting juga untuk menggunakan sistem persetujuan atau approval yang jelas sebelum pemesanan akomodasi atau keperluan lain. Dengan begitu, risiko pembatalan setelah pemesanan menjadi berkurang, menghemat biaya yang tidak perlu.

2. Memilih akomodasi dan transportasi yang tepat 

Anda bisa lebih hemat biaya dengan memilih transportasi dan akomodasi perjalanan yang tepat. 

Misalnya, dengan memilih tiket pesawat fleksibel, karyawan bisa melakukan perubahan jadwal atau refund sewaktu-waktu dengan denda yang rendah.

Lalu untuk menghemat biaya akomodasi perjalanan dinas, Anda dapat membandingkan harga penginapan dari beberapa penyedia layanan.

Selain itu, Anda juga dapat melakukan negosiasi dengan pihak hotel untuk diskon khusus apabila memesan banyak kamar.

3. Pahami biaya tambahan

Penting untuk memasukkan biaya tambahan seperti parkir, bensin, tip supir, dan lain-lain di perhitungan awal. Sehingga, tidak ada lonjakan biaya yang di luar perkiraan setelah perjalanan berakhir. 

Anda juga bisa mencari penyedia layanan yang menawarkan paket all in one, di mana Anda membayar sekali untuk mendapatkan semua layanan yang dibutuhkan.

4. Gunakan aplikasi pengelolaan perjalanan bisnis

Proses manual dalam mengelola biaya perjalanan dinas seringkali memakan banyak waktu. Tidak hanya itu, pencatatan pengeluarannya juga tidak dapat dipastikan transparansi dan keakuratannya. 

Karena itu, aplikasi manajemen pengeluaran untuk mengelola perjalanan bisnis diperlukan. Anda bisa mendapatkan gambaran seutuhnya tentang pengeluaran apa saja yang diperlukan dalam perjalanan bisnis.

Sehingga, alokasi biaya bisa lebih tepat sasaran, dan karyawan dapat melakukan reimbursement dengan lebih mudah.

Baca Juga: Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara Memilihnya

Prosedur klaim reimbursement biaya perjalanan dinas

Proses klaim reimbursement secara manual umumnya mengharuskan karyawan untuk mengumpulkan salinan fisik dari struk atau dokumen lain sebagai bukti pengeluaran. 

Setelah itu, mereka juga perlu menyusun laporan pengeluaran, dan mengirimkannya ke departemen keuangan. Departemen keuangan kemudian meninjau laporan pengeluaran tersebut, dan entah menyetujuinya atau menolaknya.

Tidak dapat dipungkiri, proses manual reimbursement terasa kurang praktis dan memakan waktu. Namun, dengan Mekari Expense, semuanya terasa lebih mudah.

Platform manajemen pengeluaran ini dilengkapi dengan fitur perjalanan bisnis, memungkinkan Anda mengelola biaya perjalanan dengan lebih efisien, transparan, dan cepat. 

Ingin tahu bagaimana? Ikuti langkah-langkahnya di bawah ini:

1. Login ke aplikasi Mekari Expense Anda.

2. Di halaman Home, klik tombol “Request Reimbursement“.

3. Isi kolom informasi umum yang diperlukan untuk proses reimbursement di halaman Request Reimbursement.

• Pilih Expense Category yang ingin Anda reimburse.
• Pilih tanggal transaksi.
• Masukkan nominal yang ingin Anda reimburse, pastikan tidak melebihi limit saldo yang diatur.
• Masukkan nama vendor yang Anda gunakan.
• Tambahkan file bukti pembayaran, Anda dapat mengunggah sampai dengan 5 file dengan maksimal ukuran 10 MB per file.

4. Isi kolom deskripsi untuk memperjelas request reimbursement.

5. Setelah semua kolom terisi, klik tombol “Submit” untuk mengirim request reimbursement.

6. Anda akan diarahkan pada tampilan konfirmasi yang menandakan bahwa proses Request Reimbursement telah berhasil terkirim.

Mekari Expense, solusi all-in-one untuk pengeluaran bisnis

Pencatatan biaya perjalanan dinas secara manual kerap menyulitkan karyawan dan tim finance dalam melacak pengeluaran yang beragam serta memverifikasi klaim reimbursement. 

Mekari Expense menyediakan solusi digital yang mengotomatisasi seluruh proses pengelolaan biaya perjalanan bisnis, mulai dari pengajuan hingga pembayaran. 

Dengan fitur business trip dalam software manajemen pengeluaran bisnis ini, Anda dapat:

• Mengajukan dan menyetujui perjalanan dinas melalui workflow digital dengan notifikasi real-time.
• Mencatat pengeluaran langsung melalui aplikasi mobile dengan OCR untuk mengekstrak data invoice secara otomatis.
• Memantau anggaran perjalanan dinas per karyawan atau departemen dalam dashboard terpusat.
• Mengintegrasikan data biaya perjalanan dinas dengan sistem akuntansi untuk pembukuan dan pelaporan keuangan yang akurat.

Tunggu apa lagi? Tingkatkan efisiensi pengelolaan biaya perjalanan dinas perusahaan Anda bersama Mekari Expense!

Referensi

Finance Online. ”Critical Business Travel Statistics”
Statista. ”Global business travel – statistics & facts”