Dalam dunia bisnis, mengetahui fungsi administrasi keuangan sangat penting karena berhubungan langsung dengan keuangan perusahaan.
Selain mengetahui fungsi administrasi keuangan, Anda juga perlu tahu pengertian, tujuan, tugas, dan hal lainnya terkait administrasi keuangan.
Nah, jika Anda ingin tahu lebih lanjut tentang administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan, yuk simak ulasannya berikut ini.
Pengertian Administrasi Keuangan
Mengetahui pengertian administrasi keuangan penting karena hal ini merupakan pondasi awal dalam memahami administrasi keuangan.
Jadi, pada dasarnya administrasi merupakan kegiatan yang dilakukan dengan tujuan mengatur, membantu, atau melayani suatu kegiatan agar tujuan kegiatan tersebut tercapai.
Selain itu, administrasi juga didefinisikan sebagai kegiatan yang sekolompok manusia kerjakan melalui sejumlah tahapan dan dipimpin oleh seorang pemimpin menggunakan saran yang tepat untuk mencapai tujuan.
Lantas, apa pengertian dari administrasi keuangan?
Dalam arti luas, administrasi keuangan merupakan pedomat yang memiliki kaitan erat dengan pelaksanaan dan penggunaan dana dalam sebuah organisasi guna menghasilkan aktivitas operasional organisasi atau perusahaan tersebut, termasuk kegiatan perencanaan keuangan, regulasi, pengawasan, dan akuntabilitas.
Sedangkan, secara sederhana administrasi keuangan merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pendataan, pencatatan, dan pengeluaran untuk mendanai segala macam kegiatan operasional perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan sangat membutuhkan administrasi keuangan agar semua kepentingannya dapat diatur sesuai rencana.
Apabila pelaksanaan administrasi bisa lebih cepat, maka perusahaan akan menjadi pihak yang diuntungkan.
Nah, kunci penting dalam melaksanakan kegiatan administasi dengan baik dan cepat adalah semua orang yang terlibat harus bekerjasama dengan baik berdasarkan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Sebaliknya, apabila pelaksanaan administrasi lambat, maka perusahaan akan menjadi pihak yang dirugikan. Selain itu, proses administrasi akan menjadi terhambat.
Untuk menghindari hal tersebut, maka menggunakan prinsip administrasi keuangan akan sangat membantu semua proses pengembangan dari sebuah perusahaan.
Tidak hanya itu, perusahaan juga harus paham sistem dan organisasi usahanya secara menyeluruh.
Hal ini bertujuan agar usaha yang dijalankan oleh perusahaan tersebut bisa berjalan dan berkembang sesuai dengan harapan.
Tujuan Administrasi Keuangan
Selain mengetahui pengertian administrasi keuangan, Anda juga perlu tahu apa tujuan dari adanya administrasi keuangan.
Pada dasarnya, tujuan dari administrasi keuangan yaitu untuk memproses dan mengatur keuangan perusahaan dengantujuan agar sistem keuangan perusahaan berjalan dengan baik.
Dengan demikian sistem keuangan tersebut dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
Tidak hanya itu, administrasi keuangan juga bertujuan untuk memudahkan proses pemasukan dan pengeluaran suatu perusahaan.
Selanjutnya, administrasi keuangan juga bertujuan untuk memudahkan seluruh kegiatan transaksi keuangan perusahaan.
Hal ini karena semua transaksi keuangan bisa dibuktikan dengan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan.
Terakhir, administrasi keuangan juga bertujuan untuk memudahkan seorang manajer keuangan untuk tahu bagaimana kondisi keuangan dari sebuah perusahaan.
Fungsi Administrasi Keuangan
Nah, setelah Anda tahu pengertian dan tujuan dari administrasi keuangan, sekarang saatnya Anda tahu fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan sebagaimana berikut ini.
1. Investment Function
Fungsi administrasi keuangan yang pertama yaitu sebagai wadah yang perusahaan gunakan untuk menyimpan dana atau debit perusahaan.
Kemudian, dana atau debit perusahaan tersebut akan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Pada umumnya, ada dua jenis investment function dalam administrasi keuangan, yakni long term investment dan short term investment.
Long Term Investment adalah aset perusahaan tertinggi yang perusahaan gunakan untuk kebutuhan perusahaan di masa depan, seperti alat produksi, tanah, kas, dan lain sebagainya.
Short Term Investment adalah aset yang dimiliki perusahaan dengan nilai rendah, sehingga lebih cepat habis.
Contoh administrasi keuangan yaitu persediaan, utang-piutang, kas, dan lain sebagainya.
2. Shopping Function
Fungsi administrasi keuangan yang kedua yaitu shopping function.
Dengan fungsi ini, maka bagian administrasi keuangan bertugas dalam melakukan pembelanjaan atau debit suatu perusahaan untuk kebutuhan perusahaan itu sendiri.
3. Profit Sharing Function
Profit sharing function merupakan fungsi administrasi keuangan yang bertugas dalam membuat dan menentukan aturan dalam hal pembagian keuntungan perusahaan.
4. Fundraising Function
Fungsi administrasi keuangan yang terakhir adalah fundraising function.
Pada dasarnya, fungsi ini bertujuan untuk menyediakan dana untuk perusahaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, seperti mencari investor atau sponsor.
Tugas-Tugas Seorang Administrasi Keuangan
Setelah mengetahui apa saja fungsi administrasi keuangan, Anda juga perlu tahu tugas dari petugas administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan.
Setiap petugas atau staf administrasi keuangan mempunyai tugas dan peran khusus dalam sebuah perusahaan, sebagaimana penjelasan berikut ini.
1. Membuat Rencana Keuangan
Tugas pertama dari seorang staff administrasi keuangan adalah membuat rencana keuangan perusahaan.
Pada dasarnya, rencana keuangan tersebut meliputi aspek pendapatan, pinjaman terstruktur dan sistematis, serta pembayaran.
Pembuatan rencana keuangan bisa Anda buat dengan menggunakan acuan laporan keuangan dari periode sebelumnya.
2. Membuat Laporan Keuangan
Selain membuat rencana keuangan, fungsi administrasi keuangan selanjutnya adalah membuat laporan keuangan tahunan.
Namun, pembuatan laporan keuangan bisa dibuat secara bertahap, seperti harian, mingguan, sampai dengan tahunan.
Hal ini bisa dibuat berdasarkan aliran arus kas masuk, utang, keluar, dan lain sebagainya.
3. Mengelola Uang Tunai
Tugas dari staff administrasi keuangan yang selanjutnya adalah mengelola uang tunai.
Pada umumnya, tanggung jawab mengelola uang tunai merupakan tanggung jawab dari manajemen keuangan.
Lantas, apa saja tugas yang terkait dalam pengelolaan uang tunai?
Sebagai contoh, tugasnya yaitu melaporkan penarikan setoran atau dana, menentukan jumlah setoran dana, membuka rekening, dan mencatat semua transaksi terkait dengan uang tunai milik perusahaan.
4. Mengelola Kredit atau Pinjaman
Tugas staff administrasi keuangan yang selanjutnya yaitu mengelola pinjaman atau kredit perusahaan.
Pada umumnya, hal tersebut berhubungan dengan pembayaran dan pemberian tagihan seperti dari utang-piutang perusahaan. Contohnya seperti pencatatan nota kredit.
Petugas Administrasi Keuangan
Mungkin Anda bertanya-tanya siapa sajakah petugas administrasi keuangan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Nah, berikut ini petugas-petugas administrasi keuangan yang perlu Anda ketahui.
1. Sekretaris
Petugas administrasi keuangan yang pertama yaitu sekretaris. Tugas sekretaris yaitu bertanggung jawab dalam kegiatan keuangan perusahaan dengan bank.
Selain itu, sekretaris juga bertugas dalam melakukan akuntansi untuk sumbangan dana atau pajak atas pemilik perusahaan.
Tugas keuangan sekretaris lainnya yaitu menangani kas kecil serta menyediakan biaya untuk kegiatan rutin dengan modal kecil.
2. Bendahara
Petugas administrasi keuangan selanjutnya yaitu bendahara. Lalu, apa sajakah tugas dari bendahara perusahaan?
Tugas dari seorang bendahara adalah bertanggung jawab dalam mengelola akuntansi keuangan dengan software akuntansi dengan menerima seluruh aplikasi kas, baik itu kas kecil maupun laporan akuntansi kas kecil yang berasal dari admin perusahaan.
3. Manajer Keuangan
Petugas administrasi keuangan yang terakhir yaitu manajer keuangan yang bertugas dalam menerima dan melakukan pemeriksaan laporan keuangan untuk kas kecil yang dihasilkan dari aplikasi laporan keuangan.
Demikianlah ulasan tentang fungsi administrasi keuangan serta pertanyaan lainnya seputar administrasi keuangan yang perlu Anda ketahui. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda.
