10 Alternatif Expensify yang Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia

Bila perusahaan Anda butuh solusi selain Expensify, yang mungkin kurang cocok dari sisi harga, regulasi lokal, atau integrasi, artikel ini hadir untuk membantu eksplor alternatif manajemen pengeluaran terbaik yang lebih cocok untuk perusahaan di Indonesia. 

Mulai dari solusi yang ringan dan terjangkau hingga platform komprehensif, berikut adalah 10 aplikasi expense management sebagai Expensify alternative. 

Expensify sebagai software expense management

Expensify adalah platform all-in-one untuk mengelola pengeluaran karyawan dan perjalanan bisnis. Fitur-fitur andalannya:

• Expense Management: Buat, kirim, setujui, dan reimburse pengeluaran langsung dari aplikasi, terhubung otomatis ke sistem akuntansi.
• Business Travel: Booking penerbangan, hotel, dan transportasi dalam satu aplikasi, lengkap dengan chat & policy control.
• Corporate & Virtual Cards: Kartu fisik dan virtual tanpa batas, dengan limit & pelacakan real-time.
• Receipt Scanning: Scan struk otomatis dengan SmartScan untuk ekstraksi data instan.
• Global Reimbursement: Reimburse ke karyawan/kontraktor global dalam mata uang lokal.
• Expense Reports: Laporan otomatis dengan compliance check & integrasi akuntansi.

Mengapa banyak perusahaan cari alternatif Expensify?

Meskipun Expensify dikenal luas sebagai salah satu platform expense management yang lengkap, setiap perusahaan tentu punya kebutuhan yang berbeda.

Beberapa bisnis, terutama yang beroperasi di Indonesia atau memiliki proses yang lebih spesifik, mulai mencari solusi yang lebih sesuai dengan struktur tim, workflow lokal, atau preferensi operasional mereka.

Beberapa alasan umum perusahaan mengeksplorasi alternatif Expensify antara lain:

• Kebutuhan akan fleksibilitas yang lebih tinggi: Beberapa perusahaan memerlukan sistem dengan aturan approval yang kompleks, alur multi-departemen, atau kebijakan pengeluaran yang unik. Alternatif lain mungkin lebih bisa dikustomisasi untuk mendukung struktur seperti ini.
  
• User experience yang lebih intuitif: Tidak semua tim merasa cocok dengan tampilan dan navigasi Expensify. Untuk tim yang ingin adopsi cepat atau punya user non-teknis, interface yang lebih simpel bisa jadi pertimbangan penting.
  
• Efisiensi biaya untuk tim yang terus berkembang: Expensify menggunakan model harga per user per bulan (mulai dari $5 per member/bulan untuk basic features, dan $9 per member/bulan untuk custom pricing), yang cocok untuk tim kecil-menengah. Tapi seiring jumlah pengguna bertambah, beberapa perusahaan merasa perlu mempertimbangkan solusi yang lebih scalable secara biaya.
  
• Kelengkapan fitur lokal: Beberapa platform alternatif menyediakan fitur yang lebih relevan untuk operasional di Indonesia—seperti integrasi dengan software akuntansi lokal, reimbursement ke rekening bank Indonesia, dan dukungan compliance sesuai regulasi pajak lokal.
  
• Fokus pada fitur tertentu: Misalnya, ada perusahaan yang lebih butuh kontrol granular untuk virtual card, atau laporan pengeluaran yang lebih mendalam dan bisa dikustomisasi sesuai format keuangan internal. Di sinilah alternatif bisa lebih unggul secara spesifik.

Berikut beberapa alternatif Expensify yang layak dipertimbangkan, menawarkan fitur lengkap dan relevan. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah platform manajemen pengeluaran yang terintegrasi penuh dalam ekosistem Mekari, dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh siklus pengeluaran bisnis, mulai dari pembelian, pelaporan, hingga rekonsiliasi dan reimbursement.

Fitur unggulan:

• Manajemen pengeluaran end-to-end: Memungkinkan pembuatan, pengajuan, persetujuan, dan reimbursement pengeluaran secara digital dan terotomatisasi, dari karyawan hingga tim keuangan.
• Manajemen perjalanan bisnis terintegrasi: Mendukung proses pengajuan dan pelacakan pengeluaran perjalanan dinas, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan mempermudah rekonsiliasi biaya.
• Mekari Limitless Card (VCC & Physical Debit Card): Menawarkan kartu korporat berupa kartu debit virtual dan fisik. Ini memungkinkan kontrol pengeluaran di level transaksi, menetapkan limit, kategori, dan periode penggunaan. Fitur ini melampaui kartu korporat standar dengan memberikan fleksibilitas dan keamanan yang lebih tinggi.
• OCR Scan & Validasi AI: Menggunakan teknologi OCR canggih untuk memindai struk dan secara otomatis mengekstrak data relevan, kemudian divalidasi oleh AI untuk meminimalkan fraud dan kesalahan, memberikan akurasi yang lebih tinggi daripada sekadar OCR biasa.
• International remittance: Memfasilitasi pembayaran ke vendor atau pihak ketiga di luar negeri, mendukung transaksi lintas batas.
• Software purchasing & vendor portal: Ini adalah pembeda utama Mekari Expense. Selain manajemen pengeluaran, platform ini mencakup fitur untuk mengelola proses pembelian (PO, PR) dan menyediakan vendor portal untuk interaksi yang efisien dengan supplier, sesuatu yang tidak dimiliki Expensify atau alternatif lainnya secara komprehensif.
• Integrasi seamless dengan Mekari Jurnal & Mekari Talenta: Keunggulan signifikan Mekari Expense adalah integrasi dua arah yang mendalam dengan software akuntansi Mekari Jurnal dan software HRIS Mekari Talenta. Ini memastikan data pengeluaran, penggajian, dan laporan keuangan selalu sinkron dan akurat, menciptakan ekosistem keuangan dan HR yang terpadu dan efisien yang melampaui kemampuan integrasi pihak ketiga pada umumnya.

Mengapa cocok sebagai alternatif Expensify? 

Mekari Expense unggul sebagai alternatif bagi bisnis yang mencari solusi manajemen pengeluaran yang sangat terintegrasi dengan ekosistem bisnis lokal (khususnya di Indonesia) dan ingin mengotomatiskan lebih dari sekadar pelaporan pengeluaran. 

Penambahan fitur purchasing dan vendor portal, serta integrasi mendalam dengan Mekari Jurnal dan Mekari Talenta, menjadikannya pilihan yang lebih komprehensif untuk manajemen keuangan dan operasional secara keseluruhan dibandingkan Expensify atau banyak alternatif global lainnya.

2. Wise (dulu TransferWise)

Wise adalah platform keuangan global yang memfasilitasi transfer uang internasional dan pengelolaan multi-mata uang untuk bisnis. Aplikasi ini menawarkan solusi perbankan global yang efisien dan transparan.

Fitur unggulan:

• Akun bisnis multi-mata uang: Kelola dan terima pembayaran dalam 10 mata uang yang berbeda dengan detail rekening bank lokal (seperti USD, EUR, GBP). 
• Kartu debit bisnis internasional: Gunakan kartu debit untuk transaksi di lebih dari 200 negara dengan biaya konversi minimal, ideal untuk pengeluaran perjalanan bisnis atau operasional lintas batas.
• Pembayaran internasional cepat & murah: Lakukan pembayaran ke vendor, gaji karyawan, atau reimbursement di lebih dari 80 negara dengan kecepatan tinggi dan biaya yang jauh lebih rendah daripada bank tradisional.
• Integrasi akuntansi: Sinkronisasi langsung dengan software akuntansi seperti Xero, QuickBooks, dan FreeAgent untuk otomatisasi pembukuan transaksi internasional.
• API bisnis: Untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi, Wise menyediakan API untuk mengotomatiskan pembayaran massal dan pengelolaan keuangan.

Mengapa cocok jadi alternatif Expensify?  

Wise sangat ideal bagi bisnis yang sering bertransaksi internasional. Keunggulannya dalam pengelolaan multi-mata uang dan pembayaran global menawarkan efisiensi biaya, mengurangi biaya konversi yang seringkali jadi hambatan. 

Baca Juga: 15 Alternatif Aspire Indonesia untuk Manajemen Pengeluaran Bisnis

3. Spenmo

Spenmo adalah platform manajemen pengeluaran dan pembayaran yang dirancang khusus untuk tim modern. Mereka fokus pada otomatisasi proses pembayaran dan pemberian kontrol yang lebih baik atas pengeluaran perusahaan.

Fitur unggulan:

• Kartu korporat fisik & virtual: Berikan kartu dengan limit dan aturan pengeluaran yang sangat spesifik (per karyawan, per departemen, per proyek) dan kontrol real-time. 
• Otomatisasi pembayaran vendor (accounts payable): Otomatiskan pembayaran tagihan ke vendor, termasuk penjadwalan dan persetujuan, mengurangi beban kerja manual.
• Manajemen anggaran terpusat: Alokasikan anggaran untuk berbagai tim atau proyek dan pantau pengeluarannya secara real-time dalam satu dashboard.
• Persetujuan pengeluaran berjenjang: Sesuaikan alur persetujuan pengeluaran agar sesuai dengan struktur organisasi Anda.
• Pelacakan pengeluaran real-time: Dapatkan visibilitas instan atas semua pengeluaran yang dilakukan melalui kartu Spenmo.
• Integrasi akuntansi: Sinkronisasi data pengeluaran dan pembayaran secara otomatis dengan sistem akuntansi populer seperti Xero dan QuickBooks.

Mengapa cocok jadi alternatif Expensify?  

Spenmo sangat unggul dalam kontrol pengeluaran proaktif dan otomatisasi pembayaran vendor. Jika Anda ingin memberikan fleksibilitas kepada tim sambil mempertahankan kontrol ketat atas anggaran, Spenmo menawarkan solusi yang lebih komprehensif daripada model reimbursement pasif.

Baca Juga: 7 Alternatif Volopay Terbaik untuk Expense Management Bisnis

4. Rippling

Rippling adalah platform all-in-one yang menggabungkan HR, payroll, dan manajemen pengeluaran ke dalam satu sistem terpadu, menyederhanakan operasional karyawan dari onboarding hingga penggajian.

Fitur unggulan:

• Manajemen pengeluaran terotomatisasi: Karyawan dapat dengan mudah mengajukan pengeluaran, yang kemudian disetujui dan di-reimburse langsung melalui sistem payroll Rippling, menyederhanakan proses secara signifikan.
• Kartu korporat dengan kontrol granular: Rippling menyediakan kartu korporat yang terhubung langsung dengan kebijakan pengeluaran HR, memungkinkan pengaturan limit dan aturan berbasis peran.
• Pemantauan kebijakan & kepatuhan: Secara otomatis memberlakukan kebijakan pengeluaran yang ditentukan perusahaan dan menandai pelanggaran untuk tinjauan.
• Laporan komprehensif: Hasilkan laporan gabungan dari data HR, payroll, dan pengeluaran untuk insight operasional dan finansial yang mendalam.
• Integrasi akuntansi: Sinkronisasi data pengeluaran dengan sistem akuntansi seperti NetSuite, QuickBooks, dan Xero.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Rippling adalah pilihan ideal bagi perusahaan yang ingin menyederhanakan manajemen operasional dan keuangan karyawan secara holistik.

5. Emburse Professional

Emburse Professional adalah solusi manajemen pengeluaran canggih yang fokus pada otomatisasi cerdas dan analitik mendalam untuk memberikan visibilitas dan kontrol penuh atas pengeluaran perusahaan.

Fitur unggulan:

• Otomatisasi laporan pengeluaran: Dari pengambilan struk hingga reimbursement, Emburse mengotomatisasi seluruh siklus hidup pengeluaran, mengurangi data entry manual secara drastis.
• Receipt scanning: Teknologi pemindaian struk berbasis AI yang sangat akurat, secara otomatis mengekstrak data dari struk fisik atau digital, mengungguli kemampuan OCR dasar.
• Analitik & insight pengeluaran real-time: Menyediakan dashboard dan laporan yang sangat detail, memungkinkan Anda mengidentifikasi pola pengeluaran, area penghematan, dan memastikan kepatuhan secara real-time.
• Kartu korporat terintegrasi: Menawarkan kartu korporat yang terhubung langsung ke platform, memungkinkan kontrol pengeluaran di sumbernya dan pelacakan otomatis.
• Dukungan multi-mata uang & global: Mendukung pengeluaran dalam berbagai mata uang dan memfasilitasi reimbursement global.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Emburse Professional sangat cocok untuk perusahaan yang mencari otomatisasi canggih yang didukung AI dan analitik pengeluaran yang mendalam. 

Jika Anda membutuhkan lebih dari sekadar pelaporan dan ingin mendapatkan insight strategis dari data pengeluaran, Emburse menawarkan kapabilitas yang lebih superior.

6. TruTrip

TruTrip adalah platform pemesanan dan manajemen perjalanan bisnis yang komprehensif, terintegrasi dengan supplier lokal dan global, dirancang untuk menyederhanakan seluruh proses perjalanan dinas.

Fitur unggulan:

• Pemesanan perjalanan terintegrasi: Pesan penerbangan, hotel, dan transportasi darat dari berbagai supplier (termasuk lokal dan LCC) langsung dalam satu platform.
• Kontrol kebijakan perjalanan otomatis: Terapkan kebijakan perjalanan perusahaan secara otomatis saat booking, memastikan kepatuhan dan manajemen anggaran.
• Laporan perjalanan & biaya terpadu: Semua data booking dan pengeluaran terkait perjalanan secara otomatis terkumpul untuk laporan yang detail, memudahkan cost control dan audit.
• Dukungan pelanggan 24/7: Bantuan tersedia kapan saja untuk traveler di seluruh dunia.
• Integrasi pembayaran fleksibel: Hubungkan dengan kartu korporat yang ada atau atur akun deposit untuk pengelolaan pembayaran perjalanan yang mudah.
• Fitur keamanan perjalanan: Pantau lokasi traveler dan berikan peringatan keamanan yang relevan.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Jika perjalanan dinas adalah komponen pengeluaran yang signifikan bagi bisnis Anda, TruTrip adalah alternatif yang sangat kuat. 

TruTrip menawarkan solusi terintegrasi khusus yang membuat proses booking hingga reimbursement perjalanan jadi lebih mulus, terutama dengan fokus pada supplier lokal yang bisa jadi nilai tambah di beberapa daerah.

Baca Juga: Apa Itu Perjalanan Bisnis? Pengertian dan Manfaatnya

7. Navan (TripActions)

Navan adalah platform travel & expense management yang didukung kecerdasan buatan (AI), mengintegrasikan pemesanan perjalanan, kartu korporat, dan manajemen pengeluaran untuk pengalaman bisnis yang seamless.

Fitur unggulan:

• AI-powered travel booking: Algoritma AI memberikan rekomendasi perjalanan yang dipersonalisasi dan mengoptimalkan booking berdasarkan kebijakan perusahaan dan preferensi pengguna.
• Kartu korporat terintegrasi (Navan Card): Kartu korporat fisik dan virtual yang secara otomatis mencocokkan transaksi dengan struk, memproses pengeluaran, dan bahkan dapat memprediksi klasifikasi pengeluaran.
• Pusat komunikasi perjalanan 24/7: Akses mudah ke agen perjalanan manusia melalui chat atau telepon kapan saja dan di mana saja.
• Laporan analitik mendalam: Dapatkan insight detail tentang pola perjalanan dan pengeluaran, membantu mengidentifikasi peluang penghematan.
• Reimbursement global instan: Kemampuan untuk memproses reimbursement ke karyawan/kontraktor global dalam mata uang lokal dengan sangat cepat.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Navan adalah pilihan ideal jika bisnis Anda punya volume perjalanan dinas yang tinggi dan Anda ingin efisiensi maksimal dengan bantuan AI. Integrasi antara manajemen perjalanan dan pengeluaran di Navan jauh lebih seamless dan cerdas.

8. Fyle

Fyle adalah solusi manajemen pengeluaran yang memprioritaskan otomatisasi pelaporan yang intuitif, transparansi harga, dan dukungan pelanggan yang responsif, cocok untuk bisnis yang berkembang.

Fitur unggulan:

• Otomatisasi ekstraksi data dari sumber apapun: Ekstrak data pengeluaran langsung dari SMS, email, WhatsApp, atau gambar struk, membuat proses pelaporan super mudah.
• Rekonsiliasi kartu cepat: Secara otomatis mencocokkan transaksi dari kartu kredit/debit korporat yang ada dengan struk, memastikan semua pengeluaran tercatat akurat.
• Alur persetujuan fleksibel: Kustomisasi alur persetujuan yang sesuai dengan struktur tim Anda, dari manajer hingga keuangan.
• Laporan & analitik dasar: Hasilkan laporan pengeluaran dasar untuk melacak kategori dan pola pengeluaran.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Fyle adalah pilihan tepat untuk bisnis yang mencari otomatisasi pelaporan pengeluaran yang sederhana dan mudah diakses dari berbagai platform komunikasi. 

Jika Anda membutuhkan solusi yang lebih user-friendly dan transparan tanpa fitur yang terlalu kompleks, Fyle bisa jadi pilihan yang solid.

9. Brex

Brex adalah platform keuangan all-in-one untuk startup dan perusahaan teknologi, menawarkan kartu korporat, manajemen pengeluaran, dan manajemen kas dalam satu ekosistem.

Fitur unggulan:

• Kartu korporat tanpa jaminan pribadi: Ini adalah fitur pembeda utama Brex, sangat menarik bagi startup yang mungkin belum memiliki sejarah kredit yang panjang.
• Kontrol pengeluaran built-in: Setiap transaksi kartu Brex secara otomatis dikategorikan dan dapat diberi aturan pengeluaran yang ketat, meminimalkan pengeluaran di luar kebijakan.
• Manajemen kas & rekening bank bisnis: Selain kartu, Brex menawarkan rekening kas bisnis berdaya tinggi untuk mengelola arus kas, pembayaran, dan menerima transfer.
• Otomatisasi accounts payable & reimbursement: Proses pembayaran vendor dan reimbursement karyawan secara efisien, dengan integrasi ke software akuntansi.
• Pelaporan pengeluaran real-time: Semua transaksi yang dilakukan dengan kartu Brex secara otomatis tercatat dan dapat dilihat secara real-time di dashboard.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Brex adalah pilihan ideal untuk startup dan perusahaan teknologi yang mencari solusi keuangan terintegrasi, terutama jika Anda membutuhkan kartu korporat tanpa jaminan pribadi. 

Brex menawarkan ekosistem finansial yang lebih luas dibandingkan Expensify yang lebih fokus pada expense reporting.

10. Bill (dulu Bill.com)

Bill adalah platform otomatisasi bisnis yang komprehensif, fokus pada pembayaran tagihan, invoice, dan manajemen pengeluaran. Mereka membantu bisnis mengelola arus kas masuk dan keluar dengan lebih efisien.

Fitur unggulan:

• Otomatisasi pembayaran tagihan (accounts payable): Ini adalah keunggulan utama Bill. Otomatiskan seluruh proses dari penerimaan tagihan, persetujuan, hingga pembayaran ke vendor, mengurangi keterlibatan manual secara signifikan.
• Manajemen invoice yang komprehensif: Buat, kirim, dan lacak invoice yang Anda keluarkan (accounts receivable).
• Alur persetujuan multi-level: Konfigurasikan alur persetujuan yang kompleks untuk tagihan dan pengeluaran, memastikan setiap transaksi diverifikasi oleh pihak yang tepat.
• Integrasi akuntansi mendalam: Sinkronisasi dua arah dengan software akuntansi terkemuka seperti QuickBooks, Xero, NetSuite, dan lainnya, memastikan data keuangan selalu up-to-date.
• Pembayaran global: Mendukung pembayaran ke vendor atau kontraktor di berbagai negara dan mata uang.
• Manajemen pengeluaran karyawan: Meskipun fokus pada AP, Bill juga memungkinkan karyawan mengajukan pengeluaran untuk reimbursement dan melacaknya dalam sistem.

Mengapa cocok jadi Expensify alternative?  

Bill adalah pilihan ideal jika kebutuhan utama Anda adalah mengotomatiskan dan menyederhanakan seluruh siklus accounts payable dan accounts receivable, di samping manajemen pengeluaran karyawan.

Rekomendasi alternatif terbaik dari Expensify untuk perusahaan di Indonesia

Dari berbagai pilihan yang tersedia, Mekari Expense merupakan Expensify alternative paling relevan dan strategis bagi perusahaan di Indonesia yang mencari solusi expense management end-to-end. 

Platform ini tidak hanya mencakup fitur-fitur utama seperti corporate card, purchasing, vendor portal, hingga integrasi ke sistem akuntansi, tetapi juga dirancang sesuai kebutuhan dan regulasi bisnis Indonesia.

Salah satu keunggulan Mekari Expense yang membedakannya dari banyak solusi global adalah dukungan onboarding langsung dari tim after sales lokal. 

Setiap perusahaan yang berlangganan akan mendapatkan free activation & assistment untuk memastikan proses implementasi berjalan mulus—fitur yang sangat berguna, khususnya bagi tim finance yang membutuhkan pendampingan langsung tanpa harus menavigasi sistem self-service yang kompleks.

Dengan Mekari Expense, perusahaan dapat mengelola pengeluaran secara lebih efisien, transparan, dan sesuai konteks bisnis lokal.