Surat keterangan karyawan biasanya dikeluarkan oleh bagian HRD sesuai dengan permohonan yang diajukan oleh karyawan itu sendiri. Singkatnya, di dalam surat tersebut menyatakan bahwa seseorang yang dimaksud memang benar-benar menjadi karyawan di perusahaan yang bersangkutan.
Kegunaan dari surat tersebut juga beragam sesuai dengan kepentingan dari karyawan itu sendiri. Lalu, apa sebenarnya surat keterangan untuk karyawan dan kegunaannya? Simak informasinya berikut ini:
Pengertian Surat Keterangan Karyawan
Surat keterangan karyawan adalah surat yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan yang menyatakan bahwa karyawan yang bersangkutan memang benar-benar masuk dalam daftar pekerja di perusahaan tersebut.
Pihak perusahaan yang biasanya memiliki hak untuk mengeluarkan surat tersebut adalah HRD. Surat tersebut nantinya akan diberikan kepada pihak ketiga yang membutuhkan dan sesuai dengan kepentingan dari karyawan itu sendiri.
Surat keterangan karyawan ini harus memiliki bukti pengesahan yang kuat dari HRD dan pimpinan dalam bentuk tanda tangan, stempel atau yang lainnya sehingga membuatnya menjadi surat resmi yang legal. Surat tersebut dapat digunakan untuk kepentingan seorang karyawan secara aman.
Tim HRD dapat mengelola semua data karyawan dalam satu platform melalui aplikasi HRIS online. Dengan aplikasi ini, jika membutuhkan data karyawan ketika membuat surat keterangan karyawan, maka akan lebih mudah.
Fungsi Surat Keterangan Karyawan
Dilihat dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa surat tersebut keluar karena permohonan dari karyawan itu sendiri.
Pengeluaran surat tersebut juga hanya boleh dilakukan oleh pihak HRD dan disahkan oleh pimpinan. Lalu, apa sebenarnya fungsi dari surat keterangan tersebut bagi seorang karyawan? Berikut ini adalah fungsinya:
1. Mengajukan Kredit Bank
Jika kamu seorang karyawan dan ingin mengajukan pinjaman ke sebuah bank nantinya akan dimintai bukti bahwa kamu adalah benar-benar seorang karyawan.
Bukti ini yang menunjukkan bahwa kamu benar-benar memiliki pendapatan tetap per bulan dan kemungkinan untuk mampu membayar pinjaman bisa lebih tinggi.
Bukti ini dinamakan dengan surat keterangan karyawan. Surat inilah yang nantinya menjadi pertimbangan pihak bank untuk menerima pengajuan pinjaman dari seseorang atau tidak. Dengan begitu, surat keterangan untuk karyawan ini memiliki fungsi yang sangat penting.
Baca Juga: 3 Cara Perusahaan Mengatasi Kredit Macet Karyawan2. Mengajukan Beasiswa
Fungsi yang kedua adalah untuk mengajukan beasiswa. Tentu saja, beasiswa tersebut memang khusus ditujukan untuk para karyawan sehingga membutuhkan surat keterangan untuk karyawan sebagai lampiran dokumen lainnya.
Karena memang beasiswa yang dituju merupakan beasiswa khusus karyawan maka dokumen surat keterangan tersebut merupakan salah satu persyaratan yang sangat penting. Selain itu, terkadang ada beberapa beasiswa yang meminta persyaratan pengalaman kerja sehingga surat keterangan karyawan juga dapat digunakan untuk membuktikan hal tersebut.
3. Mendaftar Kuliah
Tak jarang ada beberapa karyawan yang ingin melanjutkan Pendidikan lebih tinggi meskipun sudah bekerja. Biasanya mereka mengikuti Pendidikan atau kelas yang khusus ditujukan untuk karyawan agar masih tetap bisa bekerja sekaligus menempuh pendidikan.
Dalam proses pendaftaran kuliah atau kelas khusus karyawan, otomatis kamu akan diminta surat yang menerangkan bahwa dirimu adalah seorang karyawan sebagai salah satu persyaratan.
Dengan begitu, kamu harus mengajukan permohonan pembuatan surat keterangan karyawan kepada HRD untuk kelengkapan persyaratan pendaftaran kuliah tersebut.
4. Melamar Pekerjaan
Fungsi lain dari surat keterangan untuk karyawan adalah sebagai bukti pengalaman kerja. Karena di dalam surat tersebut juga menerangkan berapa lama kamu bekerja dan jabatan apa yang diterima selama bekerja di sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, surat keterangan ini tentunya sangat berguna sebagai bahan pertimbangan pihak HRD dari perusahaan yang kamu kirimkan surat lamaran pekerjaan. Apalagi jika perusahaan tersebut menginginkan pengalaman kerja di posisi yang kamu inginkan.
Maka surat tersebut bisa menjadi bukti yang valid dan bisa menjadikan kesempatanmu diterima di perusahaan tersebut menjadi lebih besar.
Dan apabila kamu memiliki surat keterangan untuk karyawan yang dikeluarkan oleh perusahaan sebelumnya, perusahaan baru yang kamu inginkan bisa beranggapan bahwa dirimu keluar secara baik-baik dari perusahaan sebelumnya sehingga tidak akan ada masalah lain kedepannya.
Surat keterangan ini bisa menjadi sangat berguna sesuai dengan kepentingan dan tujuan dari karyawan itu sendiri. Perusahaan juga tidak akan merasa dirugikan dengan mengeluarkan surat tersebut.
5. Membuat NPWP
NPWP adalah Nomor Pokok Wajib Pajak yang digunakan sebagai tanda pengenal diri seseorang wajib pajak untuk sarana administrasi dari perpajakan yang diperlukan. Orang yang wajib memiliki NPWP adalah orang pribadi yang memiliki usaha atau pekerjaan bebas yang penghasilan telah melebihi PTKP.
Apabila kamu merupakan salah satu seseorang yang memenuhi syarat untuk membuat NPWP maka akan lebih baik jika mengikuti peraturan untuk membuat NPWP. Salah satu persyaratan untuk membuat NPWP adalah dengan melampirkan surat keterangan karyawan.
Dengan memiliki NPWP akan ada banyak keuntungan yang nantinya kamu dapat, seperti mengajukan kredit di bank dan dapat mengikuti lelang yang diadakan oleh pemerintah.
6. Membuat Paspor
Jika kamu ingin melakukan perjalanan ke luar negeri tentu saja membutuhkan paspor. Paspor sendiri merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh negara sebagai identitas warga negaranya ketika sedang melakukan perjalanan ke negara lain.
Apabila kamu ingin membuat paspor dengan tujuan perjalanan dinas maka perusahaan akan membuat surat keterangan karyawan sebagai salah satu dokumen terlampir dalam persyaratan membuat paspor.
7. Pengajuan KPR
KPR atau Kredit Pemilikan Rumah merupakan fasilitas kredit yang diberikan oleh pihak perbankan untuk membeli atau memperbaiki rumah. Fasilitas ini biasanya ditujukan untuk karyawan dengan minimal pendapatan tertentu.
Ada juga beberapa perusahaan yang memberikan fasilitas KPR kepada karyawan dengan cara pemotongan gaji secara langsung untuk pembayaran kreditnya. Untuk mendaftarkan KPR, ada beberapa dokumen atau persyaratan yang harus dipenuhi. Salah satunya adalah surat keterangan karyawan.
Dengan surat tersebut, pihak perbankan dapat menentukan KPR yang diajukan dapat diterima atau tidak. Karena tentu saja untuk mengajukan KPR, seseorang harus sedang memiliki pekerjaan dan pendapatan yang tetap serta stabil agar pembayarannya nanti tidak terkendala.
8. Klaim Dana BPJS Ketenagakerjaan
Salah satu fungsi dari surat keterangan karyawan adalah untuk klaim dana BPJS Ketenagakerjaan. Dengan menggunakan surat tersebut, pencairan dari dana JHT yang ada di BPJS Ketenagakerjaan bisa lebih cepat.
Oleh karena itu, sebisa mungkin sebagai karyawan juga harus menjaga kinerja yang baik di perusahaan dan menjaga hubungan baik dengan seluruh karyawan agar surat tersebut nantinya bisa dikeluarkan dengan baik tanpa ada masalah lain.
Keuntungan Memiliki Surat Keterangan Karyawan
Dengan adanya beberapa fungsi di atas, kamu bisa mendapat beberapa keuntungan jika memiliki surat keterangan ini. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang nantinya bisa kamu dapatkan:
1. Memudahkan untuk Mengurus Suatu Keperluan
Surat keterangan bagi karyawan sangat berguna untuk melancarkan urusan atau kepentingan yang dimiliki oleh seorang karyawan. Seperti misalnya ingin mengajukan kredit perbankan maka dengan karyawan pasti akan membutuhkan surat tersebut agar nantinya mendapatkan persetujuan dari pihak bank.
Oleh karena itu, sebagai karyawan diharapkan bisa bekerja dengan baik dalam suatu perusahaan. Meskipun tidak memiliki banyak prestasi yang membanggakan tapi setidaknya bukan memberikan masalah yang besar dan mengikuti peraturan dalam perusahaan.
Sehingga nantinya surat keterangan karyawan yang diminta dapat dibuat oleh HRD dan pimpinan tanpa ada kendala lainnya.
Sebagai karyawan tentu saja sering mengajukan berbagai keperluan kepada HRD. Kini melalui aplikasi ESS (employee self service), karyawan mampu mengurusi keperluan secara mandiri.
2. Mendapatkan Apresiasi dari Perusahaan
Jika kamu bekerja dengan baik atau bahkan memiliki beberapa prestasi yang menguntungkan bagi perusahaan, surat keterangan untuk karyawan juga dapat digunakan untuk membuktikan hal tersebut.
Surat tersebut juga dapat digunakan untuk membuktikan bahwa karyawan yang bersangkutan selama bekerja merupakan pribadi yang baik dan keluar dari perusahaan secara baik-baik.
3. Sebagai Bukti Memiliki Rekam Kerja yang Baik
Surat keterangan karyawan juga dapat digunakan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut memiliki rekam kerja yang baik sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan yang cukup tinggi untuk perusahaan baru ketika mengajukan lamaran.
Oleh karena itu, sebisa mungkin sebagai karyawan bekerja dengan baik dan jangan lupa untuk menjaga hubungan yang baik dengan semua staff dari divisi manapun.
4. Sebagai Bukti Pengalaman Kerja
Jika kamu ingin melamar pekerjaan di suatu perusahaan dan posisi yang kamu inginkan ternyata memiliki persyaratan pengalaman bekerja dengan minimal waktu tertentu, kamu bisa menggunakan surat keterangan karyawan.
Surat tersebut dapat berguna sebagai bukti bahwa kamu benar-benar pernah bekerja dalam kurun waktu tertentu di sebuah perusahaan dengan posisi yang sama. Dengan begitu, perusahaan baru yang kamu inginkan bisa lebih mempertimbangkan lagi lamaran kerja yang kamu kirim.
Cara Membuat Surat Keterangan Karyawan
Biasanya surat keterangan karyawan dibuat oleh HRD dan disahkan oleh pimpinan perusahaan. Namun, tak jarang juga karyawan yang membuat surat keterangan tersebut dan baru mengirimkan ke HRD untuk minta pengesahan.
Jika perusahaanmu termasuk yang meminta karyawannya membuat sendiri surat keterangan tersebut, tidak usah bingung. Kamu hanya mengikuti struktur yang digunakan untuk membuat surat keterangan karyawan.
Berikut ini adalah struktur atau bagian dalam surat keterangan karyawan jika ingin membuatnya:
1. Kepala Surat
Hampir sama dengan membuat surat keterangan lainnya yang resmi, pasti di awal surat ada yang namanya kepala surat. Di bagian kepala surat ini berisi dengan nama perusahaan secara lengkap beserta alamatnya hingga nomor telepon.
Namun, ada beberapa perusahaan sudah menyiapkan kertas khusus yang memiliki kepala surat sehingga kamu hanya perlu menulis isinya saja. Dengan begitu, kamu tidak perlu repot untuk membuat kepala surat yang biasanya juga harus mencantumkan logo dari perusahaan.
2. Perihal Surat
Setelah membuat kepala surat, tulis perihal surat di bagian bawahnya. Di dalam perihal surat ini, sampaikan maksud dan alasan dari dibuatnya surat ini. Jika kamu membuat surat mengenai keteranganmu sebagai karyawan, maka dalam perihal surat ditulis surat keterangan karyawan.
3. Isi Surat
Di dalam bagian isi surat isi yang berkaitan dengan data karyawan, seperti nama, jabatan, lama waktu bekerja dan detail lainnya sesuai dengan yang dibutuhkan. Ini jika yang kamu buat adalah surat keterangan karyawan.
Namun, jika yang kamu buat adalah surat lainnya maka isi surat mengikuti dengan perihal dari surat tersebut.
4. Penutup Surat
Yang terakhir tentu saja adalah penutup surat. Di bagian ini berisi tentang tempat, tanggal dan tanda tangan pembuat serta nama pembuatnya. Untuk membuat surat tersebut menjadi resmi dan sah tambahkan stempel dari perusahaan.
Pada bagian penutup surat, yang bertanda tangan adalah pihak HRD atau juga bisa pimpinan perusahaan tersebut.
Struktur di atas tidak hanya digunakan untuk membuat surat keterangan karyawan saja tetapi juga surat lainnya. Karena struktur surat di atas merupakan struktur yang umum. Namun, jika perusahaanmu mempunyai struktur surat tersendiri maka ikuti saja aturan struktur dari perusahaan tersebut.
Surat Penting yang Harus Dimiliki Karyawan
Selain memiliki surat keterangan karyawan untuk memenuhi syarat dari kepentingan yang diperlukan, ada beberapa surat penting lainnya yang harus dimiliki karyawan.
Surat-surat ini juga berguna untuk kenyamanan dan dokumen tambahan segala urusan yang karyawan dalam bekerja.
Berikut ini adalah beberapa surat penting yang harus dimiliki oleh seorang karyawan:
1. Surat Perjanjian Kerja
Surat perjanjian kerja merupakan surat yang sangat penting bagi karyawan. Di dalam surat inilah tertulis mengenai syarat-syarat, hak, kewajiban dan lainnya mengenai pekerjaan yang dilakukan di sebuah perusahaan.
Surat ini tidak hanya penting bagi karyawan tetapi juga penting untuk perusahaan. Ada beberapa manfaat dari surat perjanjian kerja yang membuatnya menjadi sangat penting, seperti halnya surat keterangan karyawan.
Berikut ini adalah manfaat dan surat perjanjian kerja:
- Dapat digunakan sebagai acuan pekerja baik untuk karyawan maupun perusahaan.
- Menjadi pegangan untuk kedua belah pihak agar tidak melakukan suatu hal yang sewenang-wenang.
- Sebagai penyelesaian dalam masalah antara kedua belah pihak.
- Memberikan rasa tenang untuk kedua belah pihak dalam bekerja.
- Dapat digunakan untuk menegaskan hak dan kewajiban antara kedua belah pihak.
- Menghindari adanya perselisihan yang mungkin terjadi.
Selain itu, surat perjanjian kerja juga memiliki beberapa jenis yang berbeda. Berikut ini adalah jenis-jenisnya:
a. Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Percobaan
Surat PKWTP atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Percobaan adalah surat perjanjian yang memiliki jangka waktu kurang lebih 1-6 bulan.
Surat ini digunakan untuk karyawan sebelum menjadi karyawan tetap. Dengan adanya PKWTP ini perusahaan dan karyawan dapat mengetahui kecocokan bekerja satu sama lain.
b. Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
Surat PKWT atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu berisikan perjanjian kerja antara karyawan dan perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dalam pembuatan surat PKWT, tidak perusahaan dapat memberikan status tersebut.
Hal ini sesuai dengan peraturan UU No.13 Tahun 2003 yang mengatur bahwa tidak semua perusahaan bisa memberikan status PKWT untuk semua jenis pekerjaan.
Di dalam surat PKWT terdapat beberapa hal yang dicantumkan, seperti jangka waktu kontrak, hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan kedua belah pihak, jabatan yang dipegang oleh karyawan bersangkutan, tunjangan, fasilitas, gaji dan lain sebagainya.
c. Surat Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu
Surat PKWTT atau Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu merupakan surat perjanjian bagi karyawan yang bekerja tetap. Sehingga surat ini memiliki sifat yang terus menerus dan tidak dibatasi oleh waktu, seperti kedua surat perjanjian di atas.
Baca Juga: 11 Contoh Surat Peringatan Karyawan di Indonesia2. Surat Paklaring
Surat paklaring merupakan surat atau dokumen penting yang wajib karyawan punya ketika ingin mendaftar ke perusahaan lainnya. Surat ini biasa juga disebut dengan surat pengalaman kerja.
Surat ini berguna juga bagi kamu yang ingin melamar untuk posisi pekerjaan yang membutuhkan pengalaman kerja. Fungsi surat paklaring ini sama seperti dengan surat keterangan karyawan. Isi dalam surat juga hampir sama, yaitu menyebutkan nama, jabatan dan jangka waktu bekerja.
Bedanya, pada surat paklaring menyatakan bahwa karyawan keluar dari perusahaan secara baik-baik dan sesuai dengan aturan perusahaan.
Ada beberapa syarat untuk bisa mendapatkan surat paklaring ini. Berikut ini adalah syarat-syaratnya:
a. Resign dengan Baik
Surat paklaring biasanya juga digunakan sebagai rekomendasi dari perusahaan yang lama. Untuk itu, sangat penting jika resign yang kamu lakukan di perusahaan lama dengan cara yang baik dan tanpa ada masalah apapun.
Dengan begitu, perusahaan lama tempatmu bekerja bisa membuat surat paklaring yang bagus dan tentu saja itu menjadi keuntungan buatmu.
b. Memenuhi Segala Kewajiban Sebelum Resign
Jika kamu ingin mendapatkan surat paklaring dengan baik, pastikan segala kewajiban yang kamu punya selama masih bekerja terselesaikan dengan baik sebelum resign. Hal ini tentu saja untuk menghindari masalah lain dengan perusahaan lama.
Dengan memenuhi segala kewajiban sebelumnya di perusahaan lama, ini menunjukkan bahwa dirimu memiliki profesionalitas dalam pekerjaan. Sehingga bisa menjadi nilai lebih untuk perusahaan baru yang ingin merekrut mu.
c. Sudah Bekerja Minimal Satu Tahun
Biasanya, surat paklaring bisa dikeluarkan jika karyawan tersebut telah bekerja minimal satu tahun. Jika belum satu tahun, karyawan tersebut dianggap belum memiliki pengalaman yang cukup untuk mendapatkan surat paklaring atau rekomendasi dari perusahaan lama.
Apalagi biasanya perusahaan meminta karyawan yang memiliki pengalaman kerja minimal dua tahun sehingga satu tahun pengalaman kerja juga belum cukup untuk mengikuti persyaratan tersebut.
