8 Langkah Strategi Procurement & Jenisnya

Mekari Insight

Procurement strategy bukan hanya soal biaya, tapi juga hubungan. Membangun hubungan yang baik dengan pemasok adalah kunci keberhasilan strategi pengadaan.
Strategi pengadaan yang sukses haruslah dinamis. Seiring berjalannya waktu, kondisi pasar dan kebutuhan perusahaan akan berubah.
Software e-procurement seperti Mekari Officeless memungkinkan perusahaan untuk lebih efisien dalam mengelola pengadaan.

Dalam proses procurement, Anda mungkin familiar dengan masalah ini: proses rumit, pemasok sulit diajak kerja sama, atau biaya membengkak tanpa alasan yang jelas? Ini tentunya menghambat kelancaran operasional.

Jangan khawatir, karena procurement strategy adalah solusi yang tepat. Dengan merancang strategi, Anda dapat membuat keputusan terkait pengadaan yang lebih mendukung tujuan besar perusahaan. Simak detailnya dalam artikel ini.

Pentingnya procurement strategy

Procurement strategy adalah cara perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan cara yang paling efisien dan cost-effective.

Ini mencakup pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan manajemen risiko, dengan fokus pada nilai lebih bagi pelanggan, bukan hanya penghematan biaya.

Apa pentingnya procurement strategy?

Menghemat biaya
Mengurangi risiko pasokan
Membangun hubungan baik dengan pemasok
Meningkatkan efisiensi operasional
Memastikan kepatuhan
Memberikan keunggulan kompetitif melalui pengelolaan sumber daya dan pengeluaran yang lebih baik

Tujuan strategi procurement

Dengan pendekatan strategis yang tepat, pengadaan bukan hanya soal membeli, tetapi juga memperkuat posisi kompetitif dan mendukung tujuan besar perusahaan.

Apa saja tujuan strategi pengadaan?

Efektivitas biaya: Mendapatkan nilai maksimal dari anggaran pengadaan.
Kualitas dan nilai: Memastikan barang dan jasa memenuhi standar yang ditentukan.
Pengiriman tepat waktu: Menghindari gangguan operasional dengan memastikan barang datang sesuai waktu yang dibutuhkan.
Manajemen risiko: Meminimalkan masalah dengan pemasok yang tidak dapat diandalkan.
Kontrol pengeluaran: Meningkatkan visibilitas dan kontrol atas pengeluaran.
Hubungan pemasok yang lebih baik: Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok utama.
Pengembangan berkelanjutan: Mendukung tujuan keberlanjutan seperti pengurangan jejak karbon dan keberagaman pemasok.

6 Jenis-jenis strategi procurement barang & jasa

Setiap strategi ini memiliki tujuan dan fokus yang berbeda, namun semuanya bertujuan untuk membuat proses pengadaan lebih efisien.

1. Pengurangan biaya

Strategi ini fokus pada mendapatkan value maksimal dari uang yang dikeluarkan, tidak hanya dari harga awal, tetapi juga dari biaya pemeliharaan dan operasional jangka panjang.

Contohnya, restoran mencari cara untuk menekan biaya pengadaan bahan makanan, seperti mencari pemasok yang memberikan harga lebih rendah tanpa mengurangi kualitas.

Cocok untuk: Bisnis dengan biaya operasional tinggi, atau yang berkompetisi ketat dalam hal harga.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

2. Manajemen risiko

Strategi ini bertujuan untuk meminimalkan gangguan pasokan dengan bekerja sama dengan beberapa pemasok yang dapat diandalkan, sehingga jika ada masalah dengan satu pemasok, proses pengadaan tetap berjalan lancar.

Misalnya, perusahaan peralatan rumah tangga bekerja dengan beberapa pemasok komponen utama, memastikan pasokan tetap aman meski terjadi gangguan di salah satu pemasok.

Cocok untuk: Perusahaan yang bergantung pada bahan baku penting dan ingin mengurangi risiko gangguan pasokan.

3. Manajemen dan pengoptimalan pemasok

Strategi ini berfokus pada membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan dengan pemasok, dengan evaluasi rutin untuk memastikan kualitas dan inovasi berkelanjutan.

Contohnya, perusahaan teknologi bekerja sama dengan pemasok komponen perangkat keras untuk menciptakan produk terbaru dengan kualitas dan inovasi yang terus berkembang.

Cocok untuk: Perusahaan yang mengutamakan kualitas tinggi dan inovasi terus-menerus dalam produk mereka.

4. Pengadaan ramah lingkungan

Strategi ini mengutamakan pengadaan barang dan jasa yang berdampak minimal pada lingkungan, seperti memilih pemasok yang mendukung keberlanjutan dan menggunakan bahan ramah lingkungan.

Dengan semakin tingginya perhatian terhadap ESG (lingkungan, sosial, dan tata kelola), yang mencakup praktik berkelanjutan, banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam menilai kredibilitas keberlanjutan dari pemasok potensial mereka.

Sumber: Amazon Business’s 2024 State of Procurement Data Report

Sebagai contoh, perusahaan pakaian memilih pemasok yang menggunakan kain organik dan proses produksi yang ramah lingkungan untuk mendukung keberlanjutan.

Cocok untuk: Perusahaan yang berkomitmen mengurangi dampak lingkungan dan mendukung praktik bisnis yang berkelanjutan.

5. Pengadaan global

Ini melibatkan mencari pemasok di luar negeri untuk mendapatkan barang dengan harga lebih kompetitif atau kualitas lebih baik yang tidak tersedia di pasar lokal.

Misalnya, perusahaan elektronik mengimpor komponen dari pemasok luar negeri yang menawarkan harga lebih murah dan kualitas lebih tinggi dibandingkan pemasok lokal.

Cocok untuk: Perusahaan yang membutuhkan bahan atau produk yang tidak tersedia atau mahal di pasar lokal.

6. Manajemen kualitas total

Strategi ini memastikan setiap tahap dalam proses pengadaan diawasi ketat untuk memastikan produk yang diperoleh memenuhi standar kualitas tinggi.

Sebagai contoh, perusahaan farmasi bekerja dengan pemasok bahan baku untuk memastikan setiap bahan memenuhi standar kualitas yang ketat dan aman digunakan dalam produksi obat.

Cocok untuk: Perusahaan yang memproduksi barang dengan standar kualitas sangat ketat, seperti di industri farmasi atau otomotif.

Langkah & strategi pengadaan barang dan jasa

Dengan langkah-langkah ini, Anda bisa menciptakan strategi pengadaan barang dan jasa yang lebih efisien, serta mampu memberikan nilai lebih bagi perusahaan sambil mengurangi risiko dan meningkatkan transparansi.

1. Lakukan audit pengadaan

Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami kondisi pengadaan saat ini. Lakukan audit menyeluruh terhadap pengeluaran yang sudah dilakukan sebelumnya.

Kumpulkan data terkait barang atau jasa yang dibeli, siapa pemasoknya, serta berapa banyak yang dibelanjakan.

Analisis data ini untuk melihat area dengan pengeluaran besar, peluang penghematan, dan pembelian yang tidak sah. Memahami hal ini akan memberikan dasar yang kuat untuk menyusun strategi pengadaan yang lebih terarah.

2. Tentukan tujuan pengadaan yang jelas

Apa yang ingin dicapai dari strategi pengadaan ini? Menetapkan tujuan yang jelas akan memberi arahan bagi seluruh proses pengadaan dan memungkinkan Anda mengukur hasilnya.

Apakah tujuannya untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, mengelola risiko, atau memperhatikan keberlanjutan? Pastikan tujuan tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis secara keseluruhan.

3. Pahami kondisi pasar

Kondisi pasar yang selalu berubah bisa memengaruhi keputusan pengadaan Anda. Cermati berbagai faktor seperti fluktuasi harga, perkembangan teknologi, dan regulasi baru yang muncul.

Menjaga informasi terkait kondisi pasar akan membantu Anda menyesuaikan procurement strategy dengan lebih tepat dan membuat keputusan yang lebih baik.

4. Bangun strategi pengadaan yang tepat

Setelah mengetahui tujuan dan kondisi pasar, saatnya merancang strategi pengadaan. Tentukan pendekatan yang paling sesuai, apakah dengan penawaran kompetitif, pengadaan tunggal, atau bahkan kolaborasi strategis dengan pemasok.

Pilihan ini sangat bergantung pada jenis barang atau jasa yang Anda butuhkan serta kompleksitas dan volume pengadaan.

5. Implementasikan teknologi dan otomatisasi

Teknologi adalah alat yang sangat membantu untuk meningkatkan efisiensi pengadaan. Gunakan software procurement untuk mengelola permintaan, pesanan, dan hubungan dengan pemasok dengan lebih mudah dan cepat.

Selain itu, alat analisis pengeluaran bisa memberikan insight lebih dalam untuk menemukan peluang penghematan yang mungkin terlewatkan sebelumnya.

Baca Juga: Kelebihan Integrated Procurement System dari Procurement Biasa

6. Tentukan peran dan tanggung jawab

Pastikan setiap anggota tim pengadaan memiliki peran yang jelas. Tentukan siapa yang bertanggung jawab dalam negosiasi, pengelolaan kontrak, atau pengawasan kualitas barang dan jasa yang diterima.

Dengan pembagian tugas yang jelas, proses pengadaan bisa berjalan lebih lancar dan mengurangi risiko kesalahan.

7. Gunakan indikator kinerja untuk mengukur keberhasilan

Setelah strategi diterapkan, penting untuk memantau dan mengevaluasi kinerjanya. Tentukan indikator kinerja (KPI) yang relevan, seperti penghematan biaya, waktu tunggu pemasok, atau tingkat kecacatan produk.

Dengan memantau KPI ini, Anda bisa melihat apakah procurement strategy berjalan sesuai harapan atau perlu disesuaikan.

8. Perbaiki secara berkelanjutan

Strategi pengadaan harus fleksibel dan siap untuk diperbaiki seiring dengan perubahan yang terjadi. Bangun budaya perbaikan berkelanjutan dalam tim Anda.

Lakukan analisis data secara rutin, kumpulkan feedback, dan sesuaikan strategi agar tetap relevan dan efektif dalam menghadapi perubahan yang ada.

Rekomendasi software e-procurement untuk implementasi strategi pengadaan

Implementasi strategi pengadaan yang efektif bisa dilakukan dengan cepat dan aplikatif melalui penggunaan software e-procurement.

Dengan e-procurement, perusahaan dapat mengefisiensikan proses pengadaan, meningkatkan transparansi, dan mengurangi potensi kesalahan manusia.

Salah satu pilihan yang tepat adalah Mekari Officeless, sebuah solusi e-procurement yang dapat membantu perusahaan mengelola pengadaan secara lebih efisien dan terintegrasi.

Dengan fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan, Mekari Officeless siap mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan pengadaan yang lebih baik dan lebih cepat. Hubungi kami untuk coba gratis sekarang.