Pengertian Sistem Inventory, Fungsi, dan Manfaatnya

Pengelolaan stok yang rapi bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan bagi bisnis online dan UMKM. Tanpa sistem yang jelas, risiko seperti kehabisan barang, selisih stok, hingga penumpukan produk bisa terjadi kapan saja dan mengganggu operasional.

Karena itu, banyak bisnis mulai mengandalkan sistem inventory untuk membantu mengelola persediaan dengan lebih terstruktur dan akurat.

Menurut penelitian berjudul Inventory Management as the Key to Improving the Company’s Operational Performance oleh Zahra et al. (2025), pemanfaatan teknologi manajemen persediaan terbukti mampu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan pencatatan, dan mempercepat proses kerja.

Apa itu Sistem Inventory

Sistem inventory adalah sistem untuk mencatat dan memantau persediaan barang, mulai dari barang masuk, disimpan, hingga keluar untuk penjualan.

Dengan sistem ini, pergerakan stok dalam operasional harian bisnis dapat tercatat secara teratur.

Alur operasional menjadi lebih efisien karena risiko human error berkurang, stok tidak mudah selisih, dan pesanan pelanggan bisa diproses lebih cepat.

Bagi UMKM maupun bisnis yang sedang berkembang, sistem inventory berperan penting untuk menjaga ketersediaan barang, meningkatkan akurasi data, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis informasi yang lebih akurat.

Manfaat Menggunakan Sistem Inventory

Berikut beberapa manfaat yang bisa dirasakan langsung oleh pebisnis online dan UMKM jika menggunakan sistem manajemen inventory.

Menjaga ketersediaan stok

Sistem stok barang membantu bisnis memantau jumlah stok yang tersedia secara lebih teratur. Dengan begitu, risiko kehabisan barang saat permintaan sedang tinggi dapat diminimalkan.

Mencegah penjualan berlebih

Dengan pencatatan yang terkontrol, aplikasi inventory membantu mencegah terjadinya penjualan melebihi jumlah stok yang tersedia, terutama saat transaksi berlangsung secara bersamaan di lebih dari satu channel.

Sinkronisasi stok marketplace

Sistem inventory memungkinkan stok dari berbagai marketplace tetap selaras. Setiap perubahan stok dapat tercatat secara terpusat sehingga mengurangi risiko selisih data antar platform.

Meningkatkan akurasi data

Dengan sistem stok barang yang otomatis, seluruh pergerakan barang tercatat dengan lebih rapi, sehingga data stok menjadi lebih akurat dan dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan bisnis.

Menghemat waktu operasional

Otomatisasi aplikasi inventory membuat proses pencatatan dan pemantauan stok menjadi lebih cepat dibandingkan cara manual, sehingga tim dapat lebih fokus pada aktivitas operasional dan pengembangan bisnis.

Baca Juga: Inventory Control: Pengertian, Fungsi, Metode, dan Manfaatnya

Kapan Bisnis Perlu Beralih ke Sistem Inventory Otomatis?

Berikut beberapa tanda umum bahwa bisnis Anda sudah perlu beralih ke sistem inventory otomatis.

1. Pesanan mulai menumpuk

Saat jumlah pesanan meningkat, pencatatan manual menjadi semakin sulit diikuti dengan cepat. Risiko keterlambatan pencatatan, kesalahan input, hingga pesanan yang terlewat pun semakin besar.

2. Stok semakin sulit dikontrol

Bertambahnya jumlah produk dan pergerakan barang yang semakin cepat membuat stok tidak lagi mudah dipantau secara manual.

Tanpa sistem manajemen inventory yang rapi, selisih stok kerap terjadi tanpa disadari.

3. Beban kerja tim bertambah

Semakin banyak proses manual yang harus dilakukan, semakin besar pula beban kerja tim. Waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk pengembangan bisnis justru habis untuk urusan pencatatan stok.

4. Penjualan tersebar di banyak channel

Saat bisnis mulai berjualan di beberapa marketplace atau channel sekaligus, pencatatan stok menjadi semakin kompleks.

Tanpa sistem stok barang otomatis, risiko data stok yang tidak sinkron akan sulit dihindari.

Tips Mengelola Persediaan Barang yang Efisien

Agar pengelolaan stok berjalan lebih rapi dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, pebisnis perlu menerapkan langkah-langkah yang tepat.

Tata penyimpanan barang secara efisien

Pastikan barang disimpan dengan tata letak yang jelas dan mudah diakses. Penataan yang rapi mempercepat proses pencarian barang, mengurangi risiko kesalahan pengambilan, dan membantu menjaga kondisi produk.

Kelompokkan dan beri label produk

Kelompokkan produk berdasarkan jenis, ukuran, atau kategori tertentu, lalu beri label yang jelas.

Cara ini mempermudah proses pengecekan stok, mempercepat pengambilan barang, dan menghindari tertukarnya produk saat proses pengiriman.

Baca Juga: Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar & Cara Membuat

Lakukan pencatatan stok secara konsisten

Pencatatan stok yang dilakukan secara rutin dan disiplin membantu bisnis mengetahui kondisi persediaan secara lebih akurat. Dengan data yang tercatat dengan baik, risiko selisih stok dapat diminimalkan.

Tetapkan batas minimum stok

Menentukan batas minimum stok membantu bisnis mengetahui kapan harus melakukan pengadaan ulang. Dengan begitu, risiko kehabisan barang saat permintaan sedang tinggi dapat dihindari.

Gunakan sistem inventory otomatis

Saat volume transaksi mulai meningkat, penggunaan sistem inventory dapat membantu proses pencatatan dan pemantauan stok berjalan lebih praktis. Seluruh pergerakan barang dapat tercatat lebih rapi tanpa bergantung sepenuhnya pada proses manual.

Anda juga bisa mempertimbangkan beberapa rekomendasi aplikasi stok barang terbaik.

Kesimpulan

Sistem stok barang membantu bisnis menjaga pengelolaan stok tetap rapi, terkontrol, dan efisien. Dengan pencatatan dan pemantauan yang lebih teratur, pebisnis dapat mengurangi risiko kesalahan stok yang bisa mengganggu operasional.

Untuk mendukung pengelolaan tersebut, solusi seperti software omnichannel Mekari Desty dapat membantu mengelola stok dan pesanan dalam satu sistem yang lebih praktis, sehingga bisnis lebih siap untuk terus berkembang.