Panduan Retail Management System: Rekomendasi & Manfaat

Menjalankan bisnis ritel bukan perkara mudah. Jadwal kerja yang berantakan, SOP yang sering terlewat, kepatuhan yang sulit dijaga, hingga kinerja toko yang tidak transparan adalah masalah sehari-hari yang banyak ditemui. 

Untuk mengatasinya, banyak perusahaan kini menggunakan solusi digital, karena sistem kerja yang biasa digunakan pada bisnis retail adalah Retail Management System (RMS). Sistem ini menyatukan semua proses operasional dalam satu platform, sehingga performa bisnis ritel dapat lebih konsisten dan efisien.

Artikel ini akan membahas manfaat RMS serta rekomendasi sistem terbaik yang bisa mendukung perkembangan bisnis ritel Anda. Baca lebih lanjut.

Apa itu retail management system

Retail Management System (RMS), yang juga sering disebut sebagai software retail, adalah sistem digital yang dirancang untuk mengelola seluruh aspek operasional toko, baik fisik maupun online, dalam satu platform terintegrasi.

Cara kerjanya sederhana namun efektif:

• Data dari berbagai bagian operasional (penjualan, inventaris, keuangan, SDM) terkumpul dalam satu sistem.
• Informasi ini kemudian diproses secara otomatis, misalnya untuk mengupdate stok setelah transaksi, menghitung komisi staf, atau menampilkan laporan performa toko.
• Hasilnya, manajer toko atau pemilik bisnis bisa memantau semua kegiatan secara real-time, mengambil keputusan lebih cepat, dan mengurangi potensi kesalahan manual.

Dengan RMS, proses yang biasanya memakan waktu, seperti mengatur jadwal kerja, menghitung komisi penjualan, atau memantau stok, bisa dilakukan otomatis, sehingga tim bisa lebih fokus pada hal yang penting: melayani pelanggan dan mengembangkan bisnis.

Baca Juga: Manajemen Operasional Retail: Contoh SOP, Strategi, Automasi

Fungsi dan manfaat retail management system

Berikut beberapa fungsi sekaligus manfaat RMS bagi operasional bisnis retail:

• Efisiensi operasional: Proses yang biasanya manual seperti penjadwalan, laporan penjualan, atau monitoring SOP bisa dilakukan otomatis. Ini menghemat waktu dan mengurangi beban administratif tim.
• Pengelolaan stok lebih akurat: Dengan sinkronisasi data real-time, stok bisa dipantau dengan lebih tepat. Risiko barang kosong atau menumpuk di gudang dapat diminimalkan.
• Produktivitas karyawan meningkat: Penjadwalan shift yang adil, transparan, dan otomatis membantu karyawan bekerja lebih teratur serta fokus pada pelayanan pelanggan.
• Transaksi lebih cepat dan minim error: POS yang terhubung dengan sistem RMS memastikan transaksi berjalan lancar dan pencatatan penjualan otomatis tanpa kesalahan input.
• Kepatuhan SOP lebih terjaga: Checklist digital memastikan prosedur harian, protokol keselamatan, hingga standar layanan tetap dijalankan secara konsisten.
• Laporan berbasis data: Dashboard analitik memungkinkan manajer memantau performa toko secara real-time, sehingga keputusan bisnis lebih tepat sasaran dan responsif terhadap perubahan pasar.

Fitur-fitur utama dalam retail management system

Setiap RMS biasanya punya modul berbeda, tapi umumnya mencakup fitur inti berikut:

• Point of sale (POS) terintegrasi: Mendukung transaksi yang cepat dan akurat, sekaligus otomatis memperbarui data inventaris dan laporan penjualan.
  
• Inventory management: Memantau stok secara real-time, memberi peringatan saat stok menipis, serta membuat purchase order otomatis agar ketersediaan barang tetap terjaga.
  
• Roaster planning: Sistem untuk membuat, mengelola, dan mengoptimalkan jadwal kerja karyawan. Dengan fitur ini, tenaga kerja bisa disesuaikan dengan kebutuhan toko, keterampilan staf, serta aturan ketenagakerjaan.
  
• Commission management system: Mengotomatisasi perhitungan, pelacakan, dan pembayaran komisi penjualan. Semua dilakukan transparan, terintegrasi dengan payroll, dan mampu mengakomodasi aturan komisi yang kompleks.
  
• Checklist management system: Membantu mendistribusikan dan memantau checklist digital, misalnya untuk SOP pembukaan atau penutupan toko, kebersihan, hingga protokol keselamatan.
  
• Task management system: Menetapkan, melacak, dan mengelola tugas operasional harian dengan jelas. Tim pusat bisa menugaskan pekerjaan dan memantau statusnya secara real-time.
  
• Issue tracker system: Mencatat dan memprioritaskan masalah operasional seperti kerusakan peralatan atau perbaikan fasilitas. Setiap isu terdokumentasi dengan baik dan diteruskan ke pihak yang tepat sampai tuntas.
  
• Case management system: Menangani kasus kompleks, seperti keluhan pelanggan atau masalah HR, dengan alur kerja terstruktur. Semua data, komunikasi, dan dokumen tersimpan dalam satu sistem sehingga lebih transparan.
  
• Compliance analytics system: Memantau kepatuhan terhadap SOP, kebijakan internal, hingga regulasi eksternal. Fitur ini penting untuk mengidentifikasi risiko kepatuhan sejak dini.
  
• Operations helpdesk system: Menjadi pusat bantuan internal bagi karyawan untuk mengajukan tiket atau pertanyaan terkait proses, peralatan, maupun kebijakan.
  
• Operations performance analytics system: Dashboard analitik yang mengukur KPI operasional, membantu manajer mengidentifikasi hambatan, melihat tren, dan melakukan perbaikan berkelanjutan.

Baca Juga: Buat 18 Software Retail Tanpa Coding: POS, Manajemen Stok, CRM

Contoh retail management system di Indonesia

Berikut adalah beberapa contoh RMS terbaik yang membantu retail operation di Indonesia.

1. Mekari Officeless Retail Management System

Retail Management System (RMS) merupakan salah satu pre-built solutions yang dapat dikembangkan oleh Mekari Officeless sesuai kebutuhan bisnis.

Retail operation sendiri adalah software yang dirancang untuk mendukung pengelolaan proses serta aktivitas harian di toko ritel. Sistem ini membantu memastikan produktivitas karyawan, efisiensi operasional, kepatuhan terhadap regulasi, konsistensi layanan, hingga mendorong perbaikan berkelanjutan dalam bisnis ritel.

Keunggulan RMS dari Mekari Officeless terletak pada fleksibilitasnya sebagai custom software. Artinya, perusahaan tetap mendapatkan fitur-fitur esensial RMS, namun dengan kemampuan menyesuaikan modul sesuai kebutuhan spesifik di lapangan.

Beberapa modul utama dalam RMS Officeless antara lain:

• Roaster planning: Mengatur dan mengoptimalkan jadwal kerja karyawan sesuai kebutuhan operasional dan aturan ketenagakerjaan.
• Commission management system: Menghitung dan membayar komisi penjualan otomatis, transparan, dan terintegrasi payroll.
• Checklist management system: Menjaga SOP harian seperti opening/closing toko, protokol keselamatan, dan kebersihan tetap konsisten.
• Task management system: Membuat dan memantau tugas operasional harian dengan jelas, lengkap dengan penanggung jawab dan tenggat.
• Issue tracker system: Mencatat dan menyelesaikan masalah operasional seperti kerusakan atau perbaikan fasilitas.
• Case management system: Menangani kasus kompleks seperti keluhan pelanggan atau isu HR dengan alur kerja terstruktur.
• Compliance analytics system: Memantau kepatuhan terhadap SOP, kebijakan, dan regulasi eksternal.
• Operations helpdesk system: Menjadi pusat bantuan internal untuk pertanyaan atau tiket masalah operasional.
• Operations performance analytics system: Menyediakan dashboard KPI untuk analisis kinerja dan perbaikan berkelanjutan.

Dengan kombinasi modul-modul ini, Mekari Officeless memberikan solusi yang menyatukan proses operasional retail, serta membantu bisnis tetap konsisten, patuh, dan terus berkembang.

2. Traqq

Traqq adalah software manajemen ritel yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola operasional secara lebih efisien. Aplikasi ini mendukung aktivitas penting seperti kontrol stok, analisis penjualan, dan pelacakan produktivitas karyawan.

Fitur utama:

• Manajemen inventaris dan stok: Memantau ketersediaan barang secara real-time, mencegah risiko kehabisan atau penumpukan stok.
• Pelacakan penjualan dan laporan analitik: Menyediakan laporan penjualan yang detail sehingga manajer dapat memantau performa produk dan tren pelanggan.
• Pelacakan waktu dan produktivitas: Memantau jam kerja karyawan, mendukung penghitungan kinerja dan efisiensi operasional.
• Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga: Mendukung koneksi dengan sistem lain seperti akuntansi atau e-commerce untuk alur kerja yang lebih menyatu.

3. Vend

Vend adalah software retail berbasis cloud yang membantu bisnis mengelola transaksi, inventaris, hingga data pelanggan dalam satu platform. Sistem ini dirancang agar mudah digunakan, bahkan untuk tim dengan pengalaman teknologi terbatas.

Fitur utama:

• Manajemen inventaris terintegrasi: Menyinkronkan stok di seluruh cabang dan kanal penjualan.
• Analisis penjualan dan laporan: Memberikan insight tentang performa penjualan, produk terlaris, hingga margin keuntungan.
• Dukungan multi-lokasi: Cocok untuk bisnis dengan banyak cabang, karena semua data bisa dipantau dari satu dashboard.
• Integrasi dengan aplikasi eksternal: Terkoneksi dengan software akuntansi, e-commerce, dan pembayaran digital.

Baca Juga: Cara Memilih SaaS Retail beserta Jenis dan Manfaatnya

4. Revel Systems

Revel Systems adalah RMS berbasis cloud yang populer di industri ritel dan restoran. Sistem ini menawarkan kombinasi antara POS, manajemen stok, dan analitik data dalam satu platform.

Fitur utama:

• Manajemen inventaris terintegrasi: Memantau stok barang secara real-time di berbagai lokasi.
• Analisis data penjualan real-time: Memberikan laporan instan untuk mendukung keputusan bisnis cepat.
• Dukungan multi-lokasi: Mengelola banyak cabang dengan data yang tetap terpusat.
• Pembayaran cepat dan aman: Mendukung metode pembayaran modern dengan keamanan tinggi.

Baca Juga: 7 Software Retail Grosir Terbaik untuk Efisiensi Bisnis

5. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite adalah software retail berbasis cloud dengan cakupan fungsi yang luas. Selain operasional toko, sistem ini juga mendukung keuangan, CRM, dan e-commerce.

Fitur utama:

• Manajemen keuangan dan akuntansi: Mengelola laporan keuangan, pembukuan, hingga penganggaran dalam satu sistem.
• CRM (customer relationship management): Merekam interaksi pelanggan untuk meningkatkan layanan dan penjualan.
• E-commerce terintegrasi: Mendukung bisnis yang menjalankan toko online dan offline secara bersamaan.
• Laporan dan analisis mendalam: Memberikan insight komprehensif untuk pengambilan keputusan strategis.

Rekomendasi retail management system terbaik

Dalam mengelola bisnis ritel, memilih sistem yang tepat adalah langkah penting untuk menjaga efisiensi dan konsistensi operasional. 

Dari berbagai pilihan yang ada, Mekari Officeless menonjol sebagai penyedia custom Retail Management System terbaik, karena tidak hanya menghadirkan fitur-fitur esensial, tetapi juga mampu menyesuaikan modul sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.

Keunggulan RMS dari Mekari Officeless terletak pada tiga core value utama:

• Productivity & efficiency: Mengoptimalkan tenaga kerja, mengotomatisasi perhitungan komisi, dan mempercepat penyelesaian tugas harian secara terukur.
• Compliance & consistency: Menjamin kepatuhan terhadap regulasi, menjaga SOP dijalankan konsisten, serta mempercepat penyelesaian isu dan kasus di lapangan.
• Insight & continuous improvement: Menyediakan analitik real-time untuk mengidentifikasi hambatan, menemukan peluang, dan mendorong perbaikan berkelanjutan.

Dengan kombinasi fleksibilitas, teknologi, dan insight yang kuat, Mekari Officeless menjadi pilihan tepat untuk membantu bisnis ritel bekerja lebih efisien, konsisten, dan siap berkembang.