Memahami Perjalanan Dinas: Budget, Komponen Biaya, Cara Mengelola

Ditugaskan untuk ikut perjalanan dinas, namun belum tahu apa saja yang perlu dipersiapkan? Mulai dari surat tugas, booking hotel, hingga menyusun anggaran. 

Perjalanan dinas bukan berarti ‘’jalan-jalan’’. Ini adalah aktivitas resmi yang dibiayai perusahaan untuk menjalankan tugas di luar kantor. Karena menyangkut anggaran, perencanaan dan pelaksanaannya perlu dikelola secara efisien. 

Artikel ini akan menjelaskan lengkap apa itu perjalanan dinas, persiapan, komponen biaya, hingga cara mengelolanya. Simak selengkapnya.

Apa itu perjalanan dinas

Perjalanan dinas adalah kegiatan bepergian yang dilakukan karyawan ke luar kantor untuk melaksanakan tugas resmi dari perusahaan atau instansi. Tujuannya mendukung kepentingan kerja, seperti menghadiri rapat, pelatihan, audit, atau kunjungan proyek.

Agar dikategorikan sebagai perjalanan dinas, kegiatan ini perlu memenuhi syarat berikut:

• Harus memiliki tujuan pekerjaan yang jelas.
• Berdasarkan surat tugas atau perintah resmi.
• Melibatkan perjalanan ke lokasi lain, dalam atau luar negeri.
• Biayanya ditanggung perusahaan, termasuk transportasi, akomodasi, dan uang harian.

Singkatnya, perjalanan dinas adalah bentuk penugasan kerja di luar kantor yang dibiayai dan disahkan secara resmi oleh perusahaan.

Macam-macam perjalanan dinas

Perjalanan dinas tidak selalu sama bentuknya. Tergantung dari tujuannya, lokasi, dan transportasi yang digunakan, jenis perjalanan dinas bisa berbeda-beda. Berikut adalah pengelompokannya:

1. Berdasarkan wilayah tujuan

Jenis perjalanan ini dibedakan dari lokasi atau area yang menjadi tujuan perjalanan dinas.

• Perjalanan dinas dalam negeri: Dilakukan di dalam wilayah Indonesia, baik antar kota, kabupaten, provinsi, maupun pulau.
• Perjalanan dinas luar negeri: Dilakukan ke luar negeri atas penugasan resmi, misalnya menghadiri konferensi, studi banding, atau negosiasi internasional.
• Perjalanan dinas pindah: Bertujuan untuk perpindahan tempat tugas secara permanen, berdasarkan surat keputusan mutasi atau penempatan ulang.

2. Berdasarkan sarana transportasi

Jenis ini ditentukan dari moda transportasi utama yang digunakan selama perjalanan dinas berlangsung.

• Perjalanan darat: Menggunakan kendaraan pribadi, kendaraan dinas, bus, atau kereta api.
• Perjalanan laut: Menggunakan moda transportasi laut seperti kapal penumpang atau kapal feri.
• Perjalanan udara: Mengandalkan pesawat terbang untuk menjangkau lokasi tugas, baik domestik maupun internasional.

3. Berdasarkan tujuan kegiatan

Kategori ini dibedakan berdasarkan jenis aktivitas atau kepentingan yang menjadi alasan perjalanan dinas dilakukan.

• Kunjungan kerja: Untuk melaksanakan tugas di lokasi lain sesuai perintah instansi.
• Pendidikan dan pelatihan: Mengikuti kegiatan peningkatan kompetensi seperti seminar, workshop, atau diklat.
• Rapat atau seminar nasional: Menghadiri forum resmi yang mewakili perusahaan atau lembaga.
• Acara seremonial: Hadir dalam acara resmi seperti pelantikan, peresmian, atau peringatan institusional.
• Kegiatan sosial: Terlibat dalam aktivitas sosial atas nama perusahaan atau instansi.
• Pengadaan atau tender: Melakukan proses negosiasi kerja sama atau mengikuti proses lelang proyek.
• Monitoring dan evaluasi: Meninjau pelaksanaan program atau proyek dan memberikan evaluasi.
• Perjalanan khusus: Dinas yang terkait dengan pengobatan, pendidikan, pendampingan keluarga, atau acara pribadi yang relevan dengan kepentingan instansi.

Rentang biaya & budget perjalanan dinas berdasarkan peraturan terbaru

Biaya perjalanan dinas memiliki standar yang berbeda tergantung wilayah, jabatan, serta jenis perjalanannya. Berikut adalah standar yang ditetapkan oleh perwakilan pemerintahan dari berbagai provinsi, yang bisa jadi acuan Anda.

1. Uang harian perjalanan dinas dalam negeri

Berkisar antara Rp 360.000 hingga Rp 580.000 per orang per hari, tergantung provinsi. Contoh:

• Provinsi Papua: Rp 580.000 per hari
• Provinsi Aceh atau Kalimantan Tengah: Rp 360.000 per hari

2. Uang representasi pejabat negara atau wakil menteri

Diberikan sebesar Rp 250.000 per orang per hari saat melakukan perjalanan dinas dalam negeri.

3. Uang harian perjalanan dinas luar negeri

Sementara untuk perjalanan dinas luar negeri, uang harian jauh lebih besar, berkisar antara US$ 347 hingga US$ 792 per orang per hari, tergantung golongan jabatan dan negara tujuan. 

Sebagai contoh, untuk golongan A yang melakukan perjalanan ke Inggris, anggarannya bisa mencapai US$ 792 atau sekitar Rp 12,9 juta per hari.

4. Biaya penginapan dalam negeri untuk pejabat tinggi

Adapun untuk biaya penginapan dalam negeri bagi pejabat tinggi seperti menteri, wakil menteri, atau pejabat eselon I, pemerintah menetapkan batas atas antara Rp 2,1 juta hingga Rp 9,3 juta per malam, tergantung kota tujuan dan klasifikasi hotel. 

Persiapan sebelum perjalanan dinas

Sebelum melaksanakan perjalanan dinas, ada sejumlah hal penting yang harus dipersiapkan agar kegiatan berjalan lancar dan sesuai anggaran. Berikut beberapa langkah yang perlu dilakukan:

1. Menyusun surat tugas atau SPPD

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) atau surat tugas menjadi dasar legal pelaksanaan perjalanan. Dokumen ini mencantumkan nama pegawai, tujuan, waktu, dan maksud perjalanan. Tanpa dokumen ini, klaim biaya dinas biasanya tidak bisa diproses.

2. Menentukan jadwal dan lokasi perjalanan

Tentukan tanggal keberangkatan dan kepulangan, lokasi tujuan, serta durasi perjalanan. Pastikan agenda dan waktu sudah disesuaikan dengan kegiatan yang akan dijalankan agar tidak terjadi pemborosan waktu dan biaya.

3. Mengurus transportasi dan akomodasi

Pesan tiket transportasi (pesawat, kereta, dll.) dan akomodasi sesuai anggaran serta kebijakan perusahaan. Jika menggunakan kendaraan dinas, pastikan ketersediaannya dan siapkan surat perintah jalan. Pemesanan lebih awal bisa membantu menekan biaya.

4. Menyiapkan dokumen dan perlengkapan pendukung

Bawa dokumen yang diperlukan seperti undangan rapat, bahan presentasi, laporan, maupun dokumen administratif lain. Sertakan juga identitas diri dan alat kerja seperti laptop atau kartu nama.

Baca Juga: Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara Memilihnya

5. Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Rancangan Anggaran Biaya (RAB) perjalanan dinas penting untuk memperkirakan total biaya perjalanan. Komponen yang umumnya dihitung meliputi:

• Uang harian (sesuai standar provinsi/negara tujuan)
• Biaya transportasi pergi-pulang
• Akomodasi atau hotel
• Biaya representasi (jika berlaku)
• Biaya tak terduga atau kebutuhan mendadak

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Komponen biaya perjalanan dinas

Biaya perjalanan dinas mencakup berbagai pengeluaran yang dibutuhkan selama penugasan di luar kantor. Berikut adalah komponen-komponen utamanya beserta metode pembayarannya:

• Uang harian: Diberikan secara lumpsum, mencakup kebutuhan seperti makan, transportasi lokal, dan uang saku selama perjalanan.
• Biaya transportasi: Meliputi tiket pesawat, kereta, atau kendaraan lain dari titik awal ke lokasi dinas. Bisa dibayar lumpsum atau biaya riil sesuai kebijakan perusahaan.
• Biaya penginapan: Biaya hotel atau akomodasi lainnya selama perjalanan. Dibayar dengan biaya riil, tetapi tetap mengacu pada batas maksimum yang ditetapkan.
• Uang representasi: Diberikan kepada pejabat tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas, biasanya dalam bentuk lumpsum.
• Sewa kendaraan dalam kota: Digunakan untuk keperluan transportasi selama berada di lokasi dinas, dibayar berdasarkan biaya riil.
• Biaya lainnya: Termasuk biaya pengepakan, pengiriman barang, visa, administrasi bandara, atau asuransi perjalanan. Biasanya dihitung sebagai biaya riil.

Cara pembayaran

• Lumpsum: Biaya sudah ditentukan sebelumnya dan dibayarkan dalam jumlah tetap tanpa perlu bukti pengeluaran. Contoh: uang harian, uang saku, uang representasi.
• Biaya riil: Biaya dibayarkan sesuai dengan pengeluaran aktual dan harus dilampiri bukti transaksi seperti struk atau kwitansi. Contoh: transportasi, penginapan, sewa kendaraan.

Baca Juga: Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

Cara mengelola perjalanan dinas lebih efisien

Perjalanan dinas yang dikelola dengan baik akan menghemat waktu, mengurangi pemborosan, dan memastikan seluruh proses berjalan lancar dari awal hingga akhir. Berikut lima tips praktis untuk mengelolanya: 

1. Susun rencana perjalanan yang jelas sejak awal

Sebelum keberangkatan, pastikan itinerary sudah disusun dengan detail, mulai dari jadwal keberangkatan, agenda kegiatan, lokasi tujuan, hingga waktu kepulangan. 

Rencana yang matang membantu meminimalkan perubahan mendadak dan memastikan semua pihak siap menjalankan tugasnya dengan optimal.

2. Buat checklist kebutuhan perjalanan

Checklist berguna untuk memastikan tidak ada hal penting yang terlewat, baik dokumen administratif (surat tugas, tiket, hotel) maupun perlengkapan kerja. 

Ini juga membantu menghindari pengeluaran tak terduga karena membeli kebutuhan yang seharusnya sudah dipersiapkan.

3. Terapkan standar fasilitas berdasarkan jabatan atau kebutuhan

Agar pengeluaran tetap efisien, perusahaan bisa menetapkan standar fasilitas, seperti kelas penerbangan, jenis penginapan, atau transportasi lokal, yang disesuaikan dengan jabatan, lama perjalanan, atau tingkat urgensi tugas.

4. Bangun kerja sama dengan vendor perjalanan tetap

Bermitra dengan penyedia layanan perjalanan seperti agen travel, hotel, atau maskapai akan mempermudah proses pemesanan dan mempercepat persetujuan internal. Selain itu, perusahaan berpotensi mendapatkan harga lebih kompetitif dan layanan tambahan.

Baca Juga: Travel Procurement: Strategi, Tahapan, Rekomendasi Software

5. Kelola biaya perjalanan dengan software spend management

Software spend management yang terintegrasi dengan sistem manajemen perjalanan dinas dapat menyederhanakan seluruh proses administrasi biaya dinas. Mulai dari:

• Pengajuan cash advance
• Approval perjalanan bisnis
• Klaim reimbursement
• Laporan perjalanan dinas
• Pengajuan refund

Dengan sistem digital ini, semua proses dilakukan lebih cepat, transparan, dan terdokumentasi dengan rapi. Tim keuangan pun lebih mudah memantau alokasi anggaran, sementara karyawan tidak lagi terbebani proses manual yang memakan waktu.

Rekomendasi software manajemen perjalanan dinas terintegrasi

Untuk perusahaan yang ingin mengelola perjalanan dinas dengan lebih efisien, Mekari Expense adalah solusi terbaik yang bisa Anda andalkan. 

Mekari Expense adalah spend management software yang dilengkapi dengan fitur manajemen perjalanan dinas pertama di Indonesia, membantu menyederhanakan seluruh proses pengajuan dan pelaporan biaya perjalanan, tanpa perlu berpindah sistem.

Dengan Mekari Expense, Anda bisa mengelola seluruh alur perjalanan dinas, mulai dari:

• Pengajuan cash advance dan reimbursement yang langsung terhubung dengan perjalanan bisnis tertentu
• Approval perjalanan dinas dan laporan perjalanan (LPJ) secara otomatis dengan alur yang dapat disesuaikan
• Pengajuan laporan perjalanan lengkap dengan unggahan bukti transaksi dan penyelesaian uang muka
• Permintaan refund untuk dana perjalanan yang tidak terpakai
• Pemantauan real-time oleh karyawan, atasan, tim keuangan, dan HR dalam satu sistem yang terintegrasi
• Mengatur field wajib seperti tujuan perjalanan, departemen, dan moda transportasi
• Menambahkan custom field sesuai kebutuhan internal perusahaan
• Membuat SOP perjalanan dinas secara lebih mudah dan terstruktur berdasarkan kebijakan masing-masing divisi

Mekari Expense memastikan setiap pengeluaran perjalanan dinas tetap efisien, sesuai kebijakan, dan terdokumentasi dengan baik.

Referensi

CNBC Indonesia. ”Provinsi dengan Uang Perjalanan Dinas PNS Tertinggi-Terendah 2026”
Kontan. ”Aturan Baru Biaya Perjalanan Dinas Menteri & Pejabat ASN Terbit, Ini Isinya”