Tugas & Skill Purchasing beserta 10 Tips Mengelola Purchasing

Belakangan, posisi Purchasing menjadi incaran banyak pencari kerja, termasuk fresh graduate. 

Purchasing adalah bagian penting dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas pembelian barang dan jasa, serta berkaitan erat dengan divisi pengadaan dan akuntansi. 

Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu purchasing, tugas purchasing, tanggung jawab, hingga kualifikasi yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. 

Bagi Anda yang tertarik berkarir di bidang Purchasing, simak artikel ini hingga tuntas.

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah proses pembelian dalam pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung kelancaran operasional. Sebagai fungsi utama dalam pengadaan, tugas staff purchasing adalah memastikan semua material, peralatan, dan kebutuhan lainnya tersedia agar aktivitas bisnis, terutama produksi, berjalan lancar. 

Peran staff purchasing ini sangat penting bagi perusahaan, karena efisiensi purchasing secara langsung mempengaruhi kelangsungan produksi, pengendalian biaya, dan efektivitas operasional perusahaan.

Pada banyak perusahaan, terutama di bidang manufaktur, pengeluaran untuk pembelian bisa mencapai 70% dari total biaya. Karena itu, staf purchasing harus memahami kebutuhan perusahaan secara detail dan memprioritaskannya dengan tepat. Dengan mengelola persediaan, menilai kelayakan barang, dan berkoordinasi dengan divisi lain, purchasing berkontribusi besar dalam menjaga efisiensi, kualitas, dan efektivitas biaya di seluruh proses bisnis.

Baca Juga: Peran Quality Control Sebagai Penentu Keberhasilan Usaha

Proses & Sistem Purchasing

1. Perencanaan Kebutuhan

Sebelum melakukan pembelian, tim purchasing melakukan perencanaan yang matang. Proses ini melibatkan koordinasi dengan berbagai divisi, seperti tim produksi dan tim pembelian, untuk merinci kebutuhan dan permintaan barang. 

Selain itu, purchasing juga harus memeriksa stok yang tersedia dan mempertimbangkan tiga aspek utama: alokasi barang, pendanaan, dan sumber daya manusia. Jika memungkinkan, opsi peminjaman atau penyewaan juga dipertimbangkan demi efisiensi biaya. Seluruh perencanaan ini dilakukan dengan memperhatikan Total Cost of Ownership (TCO) agar pengeluaran perusahaan tetap optimal.

2. Pemilihan Vendor / Supplier

Setelah kebutuhan direncanakan, langkah berikutnya adalah memilih supplier yang tepat. Pemilihan supplier didasarkan pada reputasi, rekam jejak, fleksibilitas pembayaran, dan kemudahan komunikasi. Supplier yang baik akan mempercepat proses pengadaan dan memastikan kualitas barang tetap terjaga. Selain itu, jarak supplier ke perusahaan juga menjadi pertimbangan agar waktu pengiriman lebih efisien.

3. Permintaan Penawaran dan Negosiasi

Purchasing kemudian mengajukan permintaan penawaran (bidding) kepada supplier untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat kontrak yang menguntungkan. 

Proses ini meliputi negosiasi harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Dokumen seperti Request for Information (RFI) digunakan untuk memastikan semua detail kebutuhan tercantum dengan jelas. Setelah kedua pihak sepakat, kontrak kerja sama atau MoU ditandatangani.

4. Penerbitan Purchase Order (PO)

Setelah negosiasi selesai dan kontrak disepakati, Purchasing akan membuat dan menerbitkan Purchase Order (PO) sebagai dokumen resmi pemesanan barang atau jasa kepada supplier. PO ini menjadi dasar bagi supplier untuk memproses dan mengirimkan pesanan.

5. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Setelah barang tiba, tim gudang bersama Purchasing melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan PO dan kontrak. Jika ada ketidaksesuaian, Purchasing akan melakukan klaim atau retur kepada supplier.

6. Pembayaran dan Evaluasi Supplier

Setelah barang diterima dengan baik, proses pembayaran dilakukan sesuai syarat yang telah disepakati. Selain itu, Purchasing juga melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier untuk memastikan kualitas dan layanan tetap terjaga untuk pengadaan berikutnya

Tugas dan Job Desk Purchasing Staff

Setelah pemaparan diatas, dapat ditarik jawaban bahwa Purchasing memang tugas Purchasing beragam dan sangat penting untuk kelancaran perusahaan. Tanggung jawab Purchasing dapat dikatakan sebagai evaluator vendor, negosiator kontrak, dan penyiapan laporan penanggung jawaban nantinya.

Ketiga peran ini akan sangat membutuhkan banyak pengetahuan dalam menjalankannya. Berikut beberapa tugas yang dilakukan Tim Purchasing:

• Melakukan riset terkait vendor potensial.
• Melakukan pembandingan vendor-vender dengan mengevaluasi penawaran dari supplier.
• Sebagai negosiator sebelum melakukan perjanjian kontrak kerja dengan semua pihak.
• Melacak dan memastikan semua pengiriman barang sesuai dengan waktu perkiraan.
• Meninjau kualitas produk yang dibeli, terutama barang baku produksi.
• Melakukan pengecekan dan memasukkan detail barang kedalam database perusahaan.
• Melakukan pemantauan tingkat stok dan pemeliharaan kualitas dari barang yang dibeli. Update status stok barang dapat dilakukan dengan mudah melalui aplikasi inventory dengan smart reporting. 
• Mengkoordinasikan dengan staff gudang untuk memastikan semua barang tersimpan dengan aman.
• Membuat beberapa laporan akhir menganai jumlah pembelian, pemakaian, dan kerusakan barang sebagai bagian data insentif perusahaan.

Tugas-tugas Purchasing diatas hanya sebagian kecil dari serangkaian kinerjaya. Banyak hal yang harus dipersiapkan Purchasing dalam menjaga barang-barang kebutuhan perusahaan tersedia.

Purchasing sekaligus menjadi penanggung jawab, jika nantinya produk mengalami kerusakan atau tidak datang sesuai jadwal. Rumit? Tidak, karena dalam menjadi Purchasing perlu banyak ketelitian dan kepekaan dalam menentukan perencanaan

Baca Juga: Panduan Lengkap KPI Purchasing: 10 Contoh KPI dan Tipsnya

Skill yang Harus Dimiliki Purchasing Officer

1. Pemahaman Proses Pembelian

Mengerti mekanisme, kebijakan, dan persyaratan dalam proses pengadaan barang, termasuk pengelolaan dokumen seperti invoice yang terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.

2. Negosiasi

Keterampilan negosiasi yang kuat untuk mencapai kesepakatan terbaik dengan supplier dan memastikan kerjasama berjalan lancar.

3. Pengambilan Keputusan Cepat dan Tepat

Mampu menentukan langkah yang efektif dalam situasi dinamis agar proses pengadaan tidak terhambat.

4. Kemampuan Operasional Komputer

Mahir menggunakan perangkat lunak manajemen pembelian dan analisis biaya untuk mendukung pencatatan dan pelaporan yang akurat.

5. Pemahaman Kontrak

Teliti dalam meninjau dan memahami isi kontrak agar supplier yang dipilih dapat dipercaya dan memenuhi kewajibannya.

6. Manajemen Waktu dan Orientasi Detail

Mampu mengatur waktu secara efektif dan fokus pada akurasi serta kelengkapan data produk dan pengadaan.

7. Kemampuan Problem Solving

Terampil dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang muncul antara perusahaan dan supplier dengan solusi yang tepat

Tips Manajemen Purchasing dan Pengadaan

1. Lakukan Riset dan Bandingkan Harga Vendor

Sebelum menetapkan pilihan supplier, lakukan riset pasar dan bandingkan beberapa penawaran. Hal ini membantu mendapatkan harga terbaik dengan kualitas yang tetap terjaga.

2. Gunakan Kontrak Tertulis yang Jelas

Selalu buat kontrak kerja sama tertulis yang mencakup detail harga, waktu pengiriman, spesifikasi barang, dan sanksi bila terjadi pelanggaran. Ini penting sebagai perlindungan hukum jika terjadi perselisihan.

3. Terapkan Sistem Approval Berlapis untuk Pembelian Besar

Untuk pembelian bernilai besar, terapkan proses approval bertingkat agar pembelian lebih terkontrol dan sesuai dengan anggaran serta kebijakan perusahaan.

4. Hindari Pembayaran Ganda

Selalu lakukan pencatatan dan pengecekan pembayaran secara teliti untuk mencegah pembayaran berulang yang dapat membengkak biaya perusahaan. Gunakan sistem pelaporan dan aplikasi keuangan untuk meminimalisir kesalahan administratif

5. Lakukan Pengecekan Barang Sebelum Pembayaran

Pastikan kondisi dan jumlah barang sesuai dengan pesanan sebelum melakukan pembayaran. Pemeriksaan ini menghindari kesalahan pengiriman dan memastikan kualitas barang sesuai standar perusahaan.

6. Bangun Hubungan Baik dengan Supplier

Jalin komunikasi yang baik dan transparan dengan supplier agar kerja sama berjalan lancar dan responsif terhadap kebutuhan perusahaan.

7. Evaluasi Kinerja Supplier Secara Berkala

Lakukan penilaian terhadap ketepatan waktu, kualitas produk, dan layanan dari supplier. Evaluasi ini berguna sebagai dasar memperpanjang kerja sama atau mencari vendor alternatif.

8. Tentukan Minimum Order Quantity (MOQ) dan Safety Stock

Tetapkan batas minimum pemesanan dan stok cadangan untuk mencegah kekurangan barang, terutama pada barang-barang vital dalam proses produksi.

9. Pantau Tren Harga Bahan Baku

Jika perusahaan Anda membeli bahan mentah, penting untuk memantau tren harga pasar. Pembelian dalam jumlah besar bisa dilakukan saat harga turun sebagai bentuk efisiensi biaya.

10. Manfaatkan Sistem Digital Terintegrasi untuk Dokumentasi dan Monitoring

Gunakan sistem / aplikasi manajemen purchasing yang terintegrasi, seperti Mekari Expense, untuk mencatat, menyimpan, dan memantau seluruh proses purchasing—mulai dari dokumen, stok, pembayaran hingga laporan. 

Penyimpanan terpusat berbasis cloud mempermudah akses oleh pihak terkait, mengurangi risiko kehilangan data, mempercepat proses pengadaan, dan mendukung audit yang lebih akurat.

Rekomendasi Software Manajemen Purchasing Terbaik: Mekari Expense

Mekari Expense menyediakan fitur Purchase, yang dapat memudahkan proses purchasing dalam procurement yakni meliputi: 

• Purchase Request (PR) & PO
• Goods Receipt (GRN)
• Invoice Matching (3-way match)
• Payment Processing
• Inventory Integration
• Vendor Management
• Approval Workflow

Dengan menggunakan fitur Purchase dari Mekari Expense, tim Purchasing dapat dengan mudah merencanakan pembelian, mengelola sistem approval bertingkat, melakukan pembayaran sekaligus pencatatan invoice, dan memberikan transparansi dokumen setiap pembelian dan anggaran.

Beralih ke sistem manajemen purchasing yang terintegrasi dengan software akuntansi, Mekari Jurnal, untuk hindari keterlambatan rekonsiliasi laporan keuangan dan tingkatkan efisiensi dalam proses pengadaan!