Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

Sebagai tim finance, Anda mungkin sering merasa kewalahan dengan proses procurement dan pengelolaan anggaran? Nah, spend analysis bisa jadi solusi praktis untuk menyederhanakan itu semua. 

Dengan menganalisis data pengeluaran, Anda bisa lihat dengan jelas di mana uang perusahaan banyak terbuang, dan menemukan cara untuk menghemat tanpa mengorbankan kualitas. 

Ini tidak hanya membantu bisnis Anda mengontrol pengeluaran, tapi juga membuat proses pengadaan jadi lebih efisien dan transparan.

Memahami spend analysis

Spend analysis adalah proses untuk menganalisis data pengeluaran perusahaan guna mengidentifikasi pola, menghemat biaya, dan memperbaiki strategi pengadaan. 

Proses ini melibatkan pengumpulan, pembersihan, dan analisis data untuk memberikan wawasan dalam pengambilan keputusan.

Kenapa spend analysis penting?

Spend analysis membantu perusahaan mengidentifikasi pemborosan, mengoptimalkan pengeluaran, dan memilih pemasok yang lebih tepat, sehingga biaya bisa ditekan tanpa mengurangi kualitas dan mendukung tujuan bisnis jangka panjang.

Manfaat spend analysis untuk perusahaan

Spend analysis memberikan berbagai manfaat yang dapat mengubah cara Anda mengelola pengeluaran perusahaan. 

1. Pengurangan biaya

Spend analysis membantu perusahaan mengidentifikasi pemborosan dan mengurangi biaya yang tidak perlu. 

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang pengeluaran, perusahaan bisa lebih bijak dalam memilih pemasok, mengelola pengadaan, dan memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

2. Visibilitas yang lebih baik

Dengan spend analysis, perusahaan bisa melihat dengan lebih jelas pola-pola pengeluaran mereka. Ini bukan hanya soal mengetahui pengeluaran sekarang, tetapi juga memberi gambaran tentang kemana arah pengeluaran di masa depan. 

Hal ini sangat membantu dalam perencanaan keuangan dan pengelolaan anggaran yang lebih terkontrol.

3. Menghemat waktu

Spend analysis menyederhanakan pengelolaan data pengeluaran dengan mengorganisirnya dalam satu tempat. 

Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan dan analisis ad-hoc, memberi tim pengadaan lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal strategis yang lebih penting.

4. Mitigasi risiko

Spend analysis membantu perusahaan mengidentifikasi risiko yang mungkin muncul, baik itu dari pemasok atau ketidakpatuhan terhadap kebijakan pengadaan. 

Dengan informasi tambahan seperti skor kredit pemasok, perusahaan bisa lebih siap dalam menilai potensi risiko dalam rantai pasokan mereka.

5. Peningkatan kinerja pemasok

Dengan menganalisis pengeluaran, perusahaan bisa lebih mudah mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk waktu pengiriman, kualitas produk, dan kepatuhan kontrak. 

Ini memungkinkan perusahaan untuk menemukan pemasok terbaik dan memperbaiki hubungan dengan yang perlu peningkatan.

6. Sumber dan manajemen kategori berbasis data

Spend analysis memungkinkan tim pengadaan untuk melihat tren pasar, perubahan yang terjadi, dan peluang untuk mengonsolidasikan pembelian. 

Dengan informasi yang lebih lengkap, perusahaan bisa lebih efisien dalam memilih pemasok dan meminimalkan ketergantungan pada yang kurang berkinerja baik.

7. Pengambilan keputusan yang lebih cerdas

Data yang diperoleh dari spend analysis memungkinkan perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat. 

Dengan wawasan yang lebih lengkap, perusahaan bisa membandingkan kinerja antar unit bisnis, mengeksplorasi potensi sinergi, dan membuat keputusan yang mendukung tujuan jangka panjang mereka.

Cara melakukan spend analysis dengan 6 langkah

Dengan 6 langkah ini, Anda akan lebih mudah menemukan peluang penghematan, mengurangi biaya yang tidak perlu, dan membuat keputusan pengadaan yang lebih cerdas. 

1. Tentukan tujuan utama 

Sebelum mulai, penting untuk menetapkan tujuan yang jelas. Apa yang ingin Anda capai dari spend analysis ini? Apakah untuk: 

• Mengurangi biaya
• Memilih pemasok yang lebih baik
• Meningkatkan efisiensi pengadaan

Menetapkan tujuan akan memberi arah yang jelas untuk seluruh proses.

2. Cari tahu di mana saja data pengeluaran Anda berada

Langkah selanjutnya adalah mencari sumber data pengeluaran. Data ini biasanya tersebar di berbagai sistem seperti ERP, perangkat lunak akuntansi, kartu kredit perusahaan, hingga spreadsheet. 

Pastikan Anda mengetahui dengan pasti di mana saja data pengeluaran tersebut berada.

3. Gabungkan semua data 

Setelah tahu sumber data, saatnya untuk mengumpulkan semua informasi itu di satu tempat. 

Anda bisa pakai spreadsheet atau alat manajemen data lainnya supaya semua data pengeluaran yang tersebar bisa jadi satu kesatuan yang mudah diakses. Hal ini penting untuk memudahkan analisis lebih lanjut.  

Baca Juga: Expense Reporting Lebih Cepat dan Akurat dengan Teknologi OCR

4. Kategorikan pengeluaran Anda

Sekarang, waktunya untuk mengategorikan pengeluaran. Misalnya, Anda bisa membagi pengeluaran ke dalam kategori seperti biaya perjalanan, biaya agensi, atau langganan software. 

Kategorisasi ini akan memudahkan Anda untuk melihat area mana yang perlu diperbaiki dan dioptimalkan.

5. Analisis data pengeluaran

Ini adalah langkah inti dari spend analysis. Setelah data dikategorikan, analisis untuk menemukan area yang bisa dioptimalkan. 

Apakah ada langganan yang berlebihan? Atau apakah ada pengeluaran yang bisa dipangkas? Temukan peluang penghematan dan perbaiki proses pengadaan yang tidak efisien.

6. Buat laporan dan bagikan insight

Setelah menganalisis, buat laporan yang jelas dan mudah dipahami. Laporan ini harus merangkum temuan-temuan penting dan memberikan rekomendasi tindakan yang jelas. 

Pastikan laporan tersebut dibagikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk membuat perubahan yang diinginkan.

Baca Juga: 12 Jenis Laporan Keuangan Perusahaan yang Wajib Dipahami

Sumber data dan KPI yang bisa digunakan untuk spend analysis

Untuk melakukan spend analysis yang efektif, Anda perlu data yang akurat. Ada beberapa sumber data yang bisa dipakai untuk proses ini, tergantung pada sistem yang digunakan oleh perusahaan. Berikut beberapa sumber data yang umum digunakan.

Data yang digunakan bisa dimulai dari beberapa aspek dasar, seperti: 

• ERP (Enterprise Resource Planning): Ini adalah alat utama untuk perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan, termasuk data pengeluaran.
• Laporan keuangan (buku besar): Data ini mencatat semua transaksi finansial perusahaan, sangat berguna untuk analisis pengeluaran.
• Purchase Orders (PO): Ini adalah catatan resmi dari pembelian yang dilakukan perusahaan.
• Data dari pemasok (supplier data): Informasi yang diberikan oleh pemasok terkait transaksi dan pengiriman.
• Sistem internal & eksternal: Data dari sistem yang terhubung dengan pengeluaran, termasuk software akuntansi dan ERP.
• Penilaian risiko: Menilai potensi risiko dalam pengadaan dan hubungannya dengan pengeluaran.
• Data transaksi: Informasi transaksi yang terjadi dalam periode tertentu, sangat penting untuk analisis tren pengeluaran.

Namun, jika perusahaan sudah memiliki metrik KPI yang lebih jelas, Anda juga dapat menggunakannya. Beberapa di antaranya adalah: 

• Spend Under Management (SUM): Mengukur seberapa besar porsi pengeluaran yang dikelola oleh tim pengadaan. Semakin besar porsi ini, semakin baik pengelolaan pengeluaran perusahaan.
• Penghematan biaya: Mengukur total uang yang berhasil dihemat melalui negosiasi dengan pemasok atau konsolidasi pengadaan.
• Supplier performance: Menilai kinerja pemasok berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, akurasi pesanan, dan kualitas barang atau jasa.
• Kepatuhan kontrak: Mengukur seberapa banyak pengeluaran yang dilakukan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. Ini menunjukkan seberapa baik pengelolaan kontrak dilakukan.
• Procurement cycle time: Mengukur waktu yang dibutuhkan dari permintaan hingga pemesanan. Waktu yang lebih pendek menandakan proses pengadaan yang lebih efisien.

6 contoh metode spend analysis 

Spend analysis dapat dilakukan dengan berbagai metode untuk mengungkap pola pengeluaran, mengoptimalkan anggaran, dan meningkatkan efisiensi pengadaan. Berikut enam metode spend analysis beserta karakteristik utamanya:

1. Spend cube analysis

Spend cube adalah metode visualisasi pengeluaran dalam tiga dimensi: kategori produk/jasa (apa yang dibeli), unit bisnis (siapa yang membeli), dan pemasok (dari siapa membeli).

Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi pola pembelian, tumpang tindih kontrak antar unit, dan peluang konsolidasi pemasok. Cocok dipakai jika pengelolaan pengeluaran di perusahaan masih tersebar dan belum terintegrasi.

2. ABC analysis

ABC analysis mengelompokkan pengeluaran berdasarkan tingkat kepentingannya:

• Kategori A: Barang/jasa bernilai tinggi, sedikit jumlahnya, namun menyumbang sebagian besar pengeluaran (sekitar 70–80%).
• Kategori B: Nilai menengah, memerlukan pengelolaan rutin.
• Kategori C: Barang bernilai rendah dengan volume tinggi, memerlukan pengawasan minimum.

Metode ini membantu perusahaan memfokuskan sumber daya pada pengeluaran yang paling berdampak besar.

3. Tail spend analysis

Tail spend adalah pembelian kecil-kecil yang sering kali “terabaikan” tapi jumlah transaksinya banyak. Biasanya, ini hanya 10%-an dari total nilai pengeluaran, tapi menghabiskan banyak energi dan waktu administrasi.

Analisis ini bertujuan mengidentifikasi peluang konsolidasi vendor, mengurangi kontrak tidak efisien, serta memperbaiki kontrol terhadap pembelian skala kecil yang tersebar.

4. Category spend analysis

Dalam metode ini, pengeluaran dikategorikan lebih spesifik, misalnya semua pembelian IT, logistik, atau pemasaran dikumpulkan jadi satu grup.

Category spend analysis membantu perusahaan memahami konsentrasi pengeluaran di setiap kategori, mengidentifikasi potensi penghematan, serta menyusun strategi negosiasi dan konsolidasi vendor secara lebih efektif.

5. Item spend analysis

Item spend analysis membedah pengeluaran hingga ke level produk/SKU. Caranya: menganalisis pembelian per item untuk melihat apakah ada pembelian ganda, harga yang tidak konsisten antar lokasi, atau pembelian dari vendor yang bukan rekanan resmi.

Ini berguna untuk menemukan “kebocoran” kecil yang kalau ditotal, bisa jadi sumber pemborosan besar.

6. Payment term spend analysis

Analisis ini mengevaluasi kebijakan dan praktik pembayaran, termasuk kepatuhan terhadap termin pembayaran yang telah disepakati.

Payment term spend analysis memungkinkan perusahaan mengoptimalkan arus kas, memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal, dan mengurangi risiko penalti akibat keterlambatan pembayaran.

Tools spend analysis: Mekari Expense Purchase List

Dengan menganalisis data pengeluaran, perusahaan dapat mengidentifikasi pola pembelian, mengoptimalkan anggaran, dan mengurangi biaya yang tidak perlu.

Mekari Expense Purchase List adalah alat yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses spend analysis beserta pengadaan barang dan jasa. Dengan fitur lengkap mulai dari perencanaan hingga pembayaran, Mekari membantu Anda memonitor pengeluaran dengan lebih efektif.

Fitur unggulan:

• Katalog produk terpusat: Kelola informasi produk, harga, dan deskripsi dalam satu tempat yang mudah diakses.
• Pengajuan terpusat: Ajukan dan lacak permintaan pembelian dalam satu platform, memudahkan proses persetujuan.
• Pembuatan PO otomatis: Pesanan pembelian dibuat otomatis berdasarkan permintaan yang disetujui, mengurangi beban kerja manual.
• Integrasi dengan software akuntansi: Semua aktivitas pembelian tercatat otomatis, tanpa perlu input manual.

Fitur ini memberikan riwayat pembelian lengkap, memungkinkan pelaporan dan analisis mendalam terkait tren pengeluaran dan kinerja vendor.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi Mekari Expense Purchase List.