Jurnal Khusus: Pengertian, Manfaat, Contoh dan Cara Mencatat

Istilah jurnal khusus sudah tidak asing bagi para akuntan.

Bagi perusahaan yang berskala kecil, mereka biasanya akan menggunakan sebuah jurnal umum untuk mencatat berbagai macam transaksi.

Sedangkan untuk jurnal khusus, biasanya untuk perusahaan berskala besar.

Untuk lebih jelasnya tentang jurnal ini, berikut adalah penjelasannya secara lengkap.

Pengertian Jurnal Khusus

Jurnal khusus merupakan jurnal untuk mencatat berbagai jenis transaksi yang sejenis dan juga terjadi secara repetitif atau berulang. 

Pencatatan jurnal ini dilakukan dengan mengelompokkan berbagai catatan transaksi, baik pemasukkan maupun pengeluaran, berdasarkan kategori tertentu.

Hal ini berguna untuk meminimalisasi jumlah entri jurnal individu yang dapat memenuhi buku besar dengan cepat.

Meski demikian, nantinya jumlah total yang ada pada jurnal khusus juga akan diinput ke dalam buku besar dengan bentuk yang jauh lebih ringkas dan berkala.

Umumnya, jurnal khusus lebih banyak diperlukan oleh perusahaan berskala besar karena mereka harus mengelola jauh lebih banyak transaksi.

Baca Juga: 11 Tahapan Siklus Akuntansi Untuk Laporan Keuangan Perusahaan

Jenis Jurnal Khusus

Berikut beberapa jenis dan contoh jurnal khusus sesuai kegunaan, diantaranya:

1. Jurnal Khusus Pembelian

Jurnal khusus pembelian adalah jurnal khusus untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan secara kredit.

Fungsi dari jurnal ini untuk menyederhanakan pencatatan dan memudahkan pembukuan transaksi yang memiliki volume tinggi ke dalam buku besar.

Ketika terjadi pembelian secara kredit, maka masukkan nilai transaksi tersebut ke kolom hutang usaha.

2. Jurnal Khusus Penjualan

Selanjutnya yaitu jurnal khusus penjualan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa dalam suatu perusahaan secara kredit.

Jurnal ini mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi, termasuk jumlah barang atau jasa yang dijual, harga, diskon, pajak, dan biaya pengiriman atau pengiriman.

Penggunaan jurnal ini ketika penjualan kredit sedang tinggi.  Setiap transaksi penjualan dicatat dalam bentuk entri jurnal yang terdiri dari debit dan kredit.

Jurnal khusus penjualan biasanya digunakan bersamaan dengan jurnal khusus pembelian dan jurnal umum untuk membantu menghasilkan audit laporan keuangan yang akurat dan terperinci.

3. Jurnal Khusus Penerimaan Kas

Jurnal khusus penerimaan kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua penerimaan kas yang diterima oleh suatu entitas atau perusahaan dalam suatu periode tertentu.

Umumnya, jurnal ini terdiri dari beberapa kolom, seperti:

• tanggal penerimaan kas
• keterangan
• sumber penerimaan
• jumlah penerimaan kas

Contoh kasus penggunaan pada saat perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan atau penjualan aset. Setiap kali terdapat penerimaan kas, maka informasi tentang penerimaan tersebut harus dicatat dalam jurnal khusus penerimaan kas.

4. Jurnal Khusus Pengeluaran Kas

Jurnal khusus pengeluaran kas adalah catatan akuntansi yang mencatat setiap transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas atau pembayaran tunai dalam suatu perusahaan.

Tujuan jurnal ini untuk mencatat dan memantau setiap pengeluaran kas agar dapat dihitung dengan akurat jumlah kas yang ada pada suatu periode tertentu.

Jurnal ini juga mencatat rincian dari setiap transaksi, seperti

• tanggal
• keterangan
• jumlah yang dikeluarkan
• sumber pengeluaran

Dengan mencatat setiap pengeluaran kas dalam jurnal khusus ini, perusahaan dapat memantau arus kas mereka dan mengontrol pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.

Manfaat dari Jurnal Khusus

Setelah mengetahui tentang contoh jurnal khusus, selanjutnya yang akan dibahas adalah keunggulan dan manfaat, diantaranya:

1. Kemudahan Pencatatan secara Otomatis

Pertama, Anda akan mendapatkan kemudahan pencatatan secara sistematis. Pengelompokan pencatatan transaksi keuangan di dalam jurnal khusus akan membuat proses pembuatan laporan keuangan menjadi jauh lebih sistematis dan mudah.

Kemudahan ini juga akan bisa membuat proses pencatatan dalam buku besar menjadi lebih efisien dan praktis.

2. Proses Data Transaksi dengan Cepat

Manfaat selanjutnya adalah mempercepat proses dari data transaksi. Adanya pengelompokan data, maka pemrosesan dari laporan keuangan juga akan bisa lebih cepat dilakukan.

Sebagai contoh, jika ada 50 kali transaksi yang sejenis, pada sebuah jurnal umum akan tetap dicatat dan dikelompokan sebanyak 50 kali juga.

Sedangkan, jika menggunakan sebuah jurnal khusus hanya perlu mengelompokan datanya sebanyak satu kali saja, berdasarkan dengan jenis akun.

3. Mempermudah Data ke Buku Besar

Pemostingan sebuah data transaksi ke buku besar dengan jurnal khusus dapat dilakukan secara berkala juga dengan lebih praktis dan juga mudah.

Sudah pasti karena dalam jurnal ini semua transaksi yang ada dan sejenis akan dibukukan dengan akun yang sama. Sehingga pemostingan beberapa transaksi keuangan pun juga dapat dilakukan secara bersamaan berdasarkan jenis dari akunnya.

4. Memudahkan Pemeriksaan secara Berkala

Adanya sebuah jurnal khusus, maka transaksi keuangan sejenis yang sudah banyak tercatat di dalam perusahaan akan bisa dibukukan secara ringkas dan juga praktis pada satu jurnal.

Sehingga, hal ini akan bisa memberikan kemudahan bagi para auditor keuangan internal maupun eksternal untuk melakukan sebuah pemeriksaan.

5. Mengurangi Resiko Pengubahan Data

Catatan jurnal secara kronologis dan juga terperinci, sehingga proses transaksi yang dicatat di setiap hari serta dengan lengkap. Hal ini dapat mengurangi resiko adanya pengubahan data dan juga penipuan oleh pihak tertentu pada waktu yang akan datang.

Kemungkinan terhadap pembuatan laporan palsu dalam akun ini pun akan bisa berkurang karena ada pihak yang bertanggung jawab atas kebenaran dari data transaksi pada jurnal khusus ini.

6. Adanya Spesialisasi Pekerjaan

Terdapat sebuah pembagian jurnal khusus ke dalam empat jenis transaksi membuat adanya sebuah spesialisasi dalam pencatatan. Sehingga hal ini akan bisa membuat hasil yang didapatkan jadi lebih baik.

7. Mengontrol agar Tidak Terjadi Fraud

Perubahan laporan palsu atau tindakan fraud lainnya pada akun akan terpantau dan jauh lebih sulit untuk dilakukan karena transaksi jurnal ini akan dicatat secara kronologis dan juga ada pihak tertentu yang bertanggung jawab atas kebenarannya.

Baca Juga: Tips Ampuh Cara Mengatasi Penipuan Dalam Bisnis

8. Meningkatkan Efisiensi Pekerjaan

Pekerjaan pencatatan transaksi dalam sebuah bisnis dapat dikerjakan oleh beberapa karyawan yang memang sudah mahir dalam hal ini, sehingga hal ini tidak hanya dikerjakan oleh satu orang akuntan saja.

Dengan adanya jurnal khusus, maka proses pengerjaan bisa menjadi lebih efisien.

Adapun ketika Anda menggunakan aplikasi laporan keuangan, khususnya yang berbasis SaaS, pekerjaan transaksi keuangan lebih mudah dilakukan secara efisien dan terintegrasi.

Baca Juga: 9 Contoh SaaS di Indonesia untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

9. Meminimalisir Adanya Kesalahan

Untuk setiap jurnal khusus mereka akan ditangani oleh orang tertentu, yang memang sudah mahir dengan pekerjaan yang diberikan tersebut.

Dengan begitu, maka akan ada banyak pemeriksaan dari banyak pihak dan ini juga akan berimbas pada adanya pengurangan kesalahan di dalam pencatatan pembukuan.

Anda juga dapat menggunakan aplikasi pembukuan untuk mencatat semua transaksi keuangan secara otomatis dan akurat.

10. Mempermudah Masukkan Rincian Data

Dalam sebuah pencatatan jurnal transaksi khusus, satu baris yang dirancang adalah untuk menyediakan semua informasi yang diperlukan.

Misalnya saja untuk pembelian barang dagangan dicatat pada satu baris. Pada baris itu akan termasuk kredit ke akun dari pemasok dan juga nama pemasok, ada pula tanggal dan juga jumlah dari informasi yang diinginkan.

11. Adanya Kontrol Internal yang Lebih Baik

Selain itu, terdapat manfaat lainnya seperti kontrol internal yang lebih baik akan terbentuk.

Jurnal keuangan akan memungkinkan untuk membagi sebuah pekerjaan ke beberapa karyawan.

12. Adanya Referensi Masa Depan

Transaksi yang memang sifatnya serupa akan dicatat dalam satu jurnal khusus.

Hal ini juga akan berguna sebagai sebuah referensi masa depan dan bisa menjadikan pencatatan sebuah transaksi menjadi lebih mudah.

Cara Mencatat di Jurnal

Cara pencatatan antara jurnal umum dengan jenis khusus sebenarnya tidak jauh berbeda. Hal yang perlu diperhatikan untuk hal ini adalah langkah-langkah sebelum memasukkannya ke dalam sebuah buku jurnal.

Berikut cara memasukkan data tersebut:

1. Mengidentifikasi setiap transaksi yang masuk ke dalam jurnal umum ataupun khusus. Jangan sampai terjadi kesalahan dalam memasukan transaksi.
2. Mengidentifikasi saldo yang ada, apakah akan mengurangi atau justru akan menambah saldo awal. Perhatikanlah jumlah saldo awal dan juga jenis transaksi untuk melakukan pengidentifikasian.
3. Telitilah dalam menuliskan sebuah nominal pada setiap transaksi, jangan sampai Anda melakukan Kesalahan dalam menulis.
4.  Lakukan juga analisis untuk mengetahui antara yang ada di debit dan juga yang ada di kredit, karena harus sama.

Automasi Pencatatan Jurnal Khusus dengan Software Akuntansi

Mencatat jurnal khusus seringkali menjadi rumit, memakan waktu, dan rentan kesalahan, khususnya bagi perusahaan skala besar yang memproses ribuan transaksi setiap harinya.

Untuk itu, software akuntansi seperti Mekari Jurnal hadir sebagai solusi otomatisasi proses pembukuan untuk melakukan input dan pengelompokkan entri penjualan, pembelian, dan kas sesuai jenis transaksi dan akun secara otomatis.

Dengan Mekari Jurnal, Anda dapat: 

• Mengotomatisasi pencatatan jurnal penjualan, pembelian, kas masuk, dan kas keluar dalam kategori khusus tanpa kesalahan manual.
• Mengonfigurasi alur jurnal sesuai kebijakan akuntansi perusahaan dengan validasi aturan otomatis.
• Memantau ringkasan jurnal khusus secara real time melalui dashboard terpusat.
• Menghasilkan laporan jurnal khusus lengkap dengan detail transaksi untuk audit dan pelaporan manajemen.

Tunggu apa lagi? Sederhanakan proses pembukuan perusahaan dan tingkatkan efisiensi serta akurasi manajemen keuangan bersama Mekari Jurnal!