ERP & HRIS: Perbedaan Fungsi & Solusi Integrasi Antar Software

Mekari Insight

ERP mengotomatiskan pengelolaan seluruh sistem & proses operasional perusahaan, sedangkan HRIS fokus untuk meningkatkan efisiensi kinerja dan produktivitas tim HR.
Anda dapat mengintegrasikan kedua sistem–ERP dan HRIS–untuk lebih mengoptimalkan pekerjaan HR, khususnya dalam tugas yang berhubungan dengan keuangan.
Mekari Officeless menyediakan custom software development berbasis low code no code yang dapat menjadi solusi integrasi ERP yang mudah, cepat, dan hemat biaya.

Tim HR seringkali terpaksa lembur hanya untuk memastikan data nominal gaji karyawan benar-benar sinkron dengan laporan keuangan.

Mereka harus mencocokkan angka overtime, tunjangan, bonus/komisi, hingga potongan absen dan unpaid leave dari HRIS agar sesuai dengan data tim finance di sistem ERP.

Sedikit saja perbedaan, proses rekonsiliasi bisa berlarut-larut dan memicu revisi berkali-kali. Ini bisa menghambat proses tutup buku, pelaporan, dan pengambilan keputusan.

Mengintegrasikan software HRIS dan ERP dapat menjadi solusi yang sangat efektif untuk mengatasi permasalahan ini.

Integrasi sistem ERP dan HRIS menyatukan data sekaligus pengelolaannya agar tidak ada lagi perhitungan, pencocokan, maupun permintaan akses data lintas-tim secara manual.

Apa Itu ERP dan HRIS?

Sebelum melangkah ke cara mengintegrasikan kedua sistem, penting untuk memiliki gambaran umum tentang ERP dan HRIS, serta fitur dan manfaatnya bagi proses bisnis.

Pengertian dan Fungsi ERP

pengertian ERP dan modul atau fitur di dalamnya

Enterprise resource planning (ERP) adalah seperangkat aplikasi terintegrasi untuk mengelola serta menghubungkan berbagai data dan proses operasional bisnis–keuangan, pelanggan, stok barang, dan tugas-tugas lain.

Sistem ERP memungkinkan perusahaan memiliki satu database terpusat dan workflow yang saling terhubung.

Dengan demikian, tugas manual berkurang drastis sehingga proses operasional jadi lebih cepat dan hemat biaya, serta karyawan jadi lebih produktif.

ERP juga memberikan berbagai manfaat lain untuk perusahaan, di antaranya:

Memangkas tugas manual seperti rekonsiliasi dan revisi sehingga tim dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Memberikan visibilitas kinerja bisnis bagi seluruh stakeholders terkait.
Mempercepat pembukuan dan penyusunan laporan keuangan sehingga pengambilan keputusan semakin optimal.
Meningkatkan keamanan dan kepatuhan karena akses tiap aplikasi bisa diatur berdasarkan tingkat wewenang masing-masing role.

Untuk memenuhi fungsi-fungsi tersebut, ERP dilengkapi oleh berbagai modul atau fitur utama.

Modul utama software ERP meliputi:

Human Resource Information System (HRIS): Mengelola database, absensi, cuti, dan performance karyawan secara otomatis. HRIS tersedia melalui ERP yang advanced sehingga beberapa perusahaan memutuskan untuk menerapkannya secara terpisah lalu mengintegrasikannya dengan ERP mereka.
Akuntansi & Keuangan: Automasi pembukuan dan penyusunan laporan keuangan, rekonsiliasi transaksi otomatis, serta mempermudah budgeting.
Supply Chain Management: Mengelola stok bahan baku dan barang jadi multi-gudang dan mengoptimalkan pergerakannya secara end-to-end.
Customer Relationship Management (CRM): Mengelola data dan komunikasi dengan pelanggan, memantau pipeline hingga deal, serta mempermudah customer service & support.
Sales Management: Melacak prospek hingga jadi pelanggan, menganalisis penjualan, mengelola paket penawaran, dan menyiapkan invoice untuk calon pelanggan.

Pengertian dan Fungsi HRIS

HRIS atau Human Resource Information System adalah software untuk mengelola dan memusatkan proses bisnis yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia (SDM) dalam satu sistem secara otomatis.

Fokus utama HRIS atau HR software ini adalah mengotomatisasi tugas administratif HR yang memakan banyak waktu dan rawan kesalahan jika berjalan secara manual.

Secara garis besar, fungsi dan manfaat HRIS bagi perusahaan meliputi:

Meningkatkan efisiensi kerja HR (data karyawan, absensi, cuti, dan komponen gaji).
Mempermudah pencarian data, pelaporan, dan audit.
Meningkatkan transparansi dan engagement karyawan.
Mendukung kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

HRIS memiliki beberapa fitur utama agar dapat menjalankan otomatisasi manajemen SDM di perusahaan.

Fitur-fitur software HRIS meliputi:

Manajemen kehadiran: Mencatat jam hadir, keterlambatan, lembur, dan ketidakhadiran karyawan secara otomatis. Fitur ini sering kali terhubung dengan mesin absensi atau aplikasi mobile berbasis fingerprint maupun face recognition.
Penggajian (payroll): Mengelola dan membayar seluruh komponen gaji, tunjangan, lembur, bonus, komisi, dan kompensasi lain secara konsisten.
Rekrutmen: Mendukung pencatatan kandidat, serta menjadwalkan dan mengelola proses seleksi hingga onboarding menjadi karyawan.
Database karyawan: Menyimpan profil, riwayat pekerjaan, dan informasi penting lain tentang karyawan dalam satu sistem.
Performance management: Mendukung proses penilaian kinerja karyawan melalui target, KPI, review berkala, dan feedback terstruktur sebagai dasar pemberian bonus maupun promosi.
Workflow & administrasi HR: men gatur alur persetujuan (misalnya cuti dan perubahan data), dokumentasi, dan berbagai formulir HR.
Employee self-service: memberikan akses mandiri bagi karyawan untuk melihat data, mengajukan cuti, atau mengunduh slip gaji tanpa bergantung penuh pada tim HR.

Perbedaan Antara ERP dan HRIS

Dari penjabaran di atas, terlihat bahwa perbedaan aplikasi HRIS dengan ERP terletak pada area yang menjadi fokusnya.

Sistem ERP lebih luas, sementara HRIS fokus lebih spesifik untuk manajemen SDM.

Supaya lebih mudah memahami, Anda dapat melihat perbedaan ERP dan HRIS pada tabel berikut:

Aspek	ERP	HRIS
Fitur inti	Modul keuangan & akuntansi, manajemen supply chain, produksi, purchasing & procurement, CRM, hingga modul HRIS di beberapa ERP advanced.	Attendance management, payroll, rekrutmen dasar, database karyawan, performance management, workflow administrasi HR, dan employee self-service.
Cakupan & tujuan utama	Mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses inti bisnis seperti keuangan, pengadaan, produksi, supply chain, dan penjualan dalam satu sistem terpadu.	Mengelola data karyawan dan mengotomatiskan kinerja HR end-to-end, seperti absensi, cuti, payroll, dan administrasi SDM.
Fokus fungsi	Memberikan pandangan menyeluruh (company-wide) atas seluruh kinerja bisnis dan alur keuangan, sehingga tiap departemen bekerja dengan data yang sama.	Memastikan proses HR lebih efisien, akurat, dan terstruktur sehingga tim HR bisa fokus pada pengembangan people & culture, bukan hanya tugas administratif.
Jenis data yang dikelola	Data transaksi bisnis (penjualan, pembelian, biaya, jurnal keuangan), pelanggan, serta stok barang dan pergerakannya.	Data personal karyawan, struktur organisasi, kehadiran, cuti, lembur, kompensasi/benefit, dan data kinerja karyawan.
Skala & kompleksitas implementasi	Cenderung lebih kompleks, melibatkan banyak departemen dan perubahan proses bisnis lintas fungsi. Cocok untuk kebutuhan integrasi menyeluruh.	Relatif lebih cepat dan fokus, karena lingkupnya terbatas pada domain HR dan proses terkait people management.

Integrasi Antara ERP dan HRIS

Meskipun bisa memilih salah satu, akan lebih baik jika perusahaan menerapkan serta mengintegrasikan ERP dan HR software sekaligus.

Bahkan, jika perusahaan Anda sudah menerapkan salah satu sistem, Anda masih bisa menambahkan sistem yang lain lalu mengintegrasikannya.

Implementasinya dapat menggunakan system integrator, khususnya yang berbasis low code no code agar lebih mudah, hemat, dan cepat.

Contoh Use Case Integrasi ERP & HRIS

Salah satu contoh integrasi ERP dengan HRIS, yakni untuk mengelola gaji di ERP saat terdapat perubahan status karyawan pada HRIS secara otomatis.

Berikut beberapa contoh alur kerja yang dapat Anda terapkan saat mengintegrasikan ERP dan HRIS:

Penyesuaian angka kompensasi: Saat karyawan mengajukan lembur atau unpaid leave, besaran beban gaji karyawan pada modul akuntansi & keuangan akan otomatis berubah.
Penjualan terhubung dengan gaji: Saat tim sales closing deal, maka data penjualan akan tersinkron secara otomatis pada HRIS, meningkatkan nominal gaji.
Otomatisasi kontrak kerja & onboarding karyawan: Saat data karyawan baru ditambahkan di HRIS, sistem otomatis membuat draft kontrak berdasarkan template, mengirimkannya ke platform tanda tangan digital, lalu menyimpan dokumen yang sudah ditandatangani kembali ke HRIS sekaligus memicu checklist onboarding
Perubahan jabatan & kenaikan gaji: Saat karyawan dapat promosi atau pindah divisi di HRIS, struktur gajinya ter-update otomatis pada ERP.
Perencanaan manpower & payroll budgeting: Data jumlah karyawan, struktur gaji, dan rencana rekrutmen dari HRIS dapat ditarik ke ERP untuk menyusun proyeksi biaya tenaga kerja secara lebih presisi.

Baca Juga: Custom ERP: Kembangkan Software ERP sesuai Kebutuhan Bisnis

Manfaat Integrasi ERP dan HRIS

Integrasi ERP dan HRIS seperti contoh di atas dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain:

Konsistensi dan akurasi data penggajian: Data yang mengalir membuat perhitungan payroll dan seluruh komponennya jadi lebih rapi dan minim kesalahan.
Visibilitas beban lebih jelas: Manajemen dapat melihat komposisi dan tren biaya SDM langsung dari ERP karena sumber datanya sudah terhubung dengan HRIS secara real-time.
Menghindari keterlambatan penggajian: Perhitungan gaji yang terhubung dengan ERP mengurangi risiko keterlambatan atau kesalahan pembayaran.
Skalabilitas tinggi: Saat jumlah karyawan, cabang, atau proyek bertambah, integrasi ERP dan HRIS membantu menjaga proses tetap stabil tanpa harus menambah banyak pekerjaan administratif manual.
Automasi workflow: Setiap perubahan data karyawan otomatis mengubah struktur biaya di ERP, menghindari koordinasi berulang dan miskomunikasi antara HR, keuangan, dan atasan.
Payroll dan tutup buku lebih cepat: Tak perlu lagi ekspor–impor file atau cek manual lintas sistem. Penggajian, rekonsiliasi, dan posting jurnal bisa berjalan lebih singkat sehingga mempercepat proses tutup buku bulanan.

Mekari Officeless Sebagai System Integrator ERP dan HRIS

Di banyak perusahaan, ERP dan HRIS sudah berjalan masing-masing tanpa benar-benar terhubung, salah satunya karena perbedaan periode penerapan.

Kekhawatiran soal teknis, biaya, dan waktu implementasi sering membuat rencana integrasi tertunda.

Salah satu solusi yang dapat Anda gunakan adalah Mekari Officeless, penyedia jasa custom software development yang dapat menghubungkan ERP dengan HRIS.

System integrator Mekari Officeless dikembangkan melalui platform low-code no-code, sehingga lebih hemat, cepat, dan mudah digunakan–tanpa perlu investasi besar pada tim IT maupun pelatihan karyawan.

Solusi integrasi ERP dan HRIS Mekari Officeless memungkinkan perusahaan Anda untuk:

Meningkatkan akurasi data penggajian: Data absensi, lembur, tunjangan, dan potongan di HRIS langsung terhubung ke modul akuntansi ERP tanpa input ulang.
Mempercepat payroll dan tutup buku bulanan: Perhitungan gaji, posting jurnal, hingga rekonsiliasi beban tenaga kerja dapat berjalan lebih ringkas dan terkontrol.
Menyederhanakan workflow HR–finance: Perubahan jabatan, struktur gaji, atau skema benefit yang terjadi di HRIS otomatis tercermin pada struktur biaya dan laporan keuangan di ERP.
Meningkatkan visibilitas biaya SDM: Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih jelas terhadap komposisi biaya karyawan per divisi, proyek, atau lokasi secara real-time.
Memperkuat kepatuhan dan audit trail: Riwayat data kehadiran, kompensasi, serta kinerja tercatat rapi dalam satu platform, sehingga lebih siap untuk kebutuhan audit dan regulasi.

Namun, jika Anda perlu software HRIS siap pakai, Mekari Talenta adalah pilihan terbaik.

Tunggu apalagi? Satukan seluruh proses bisnis untuk tingkatkan efisiensi dan keuntungan dengan solusi integrasi ERP Mekari Officeless.