Daftar isi
Mode

Memahami Expenditure Cycle: Tahapan, Contoh, dan Tools

expenditure cycle

Highlight

  • Expenditure cycle yang terkelola dengan baik membantu perusahaan mengontrol pengeluaran, menjaga kestabilan arus kas, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.
  • Tujuan utama expenditure cycle adalah memastikan pengeluaran sesuai anggaran, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan akurasi pembayaran.
  • Penggunaan teknologi dan praktik seperti pembayaran elektronik dan standarisasi pemasok dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan siklus pengeluaran perusahaan.

Expenditure cycle adalah proses yang mengatur pengeluaran suatu organisasi, dimulai dari pembelian barang atau jasa hingga pembayaran kepada pemasok. 

Ketika siklus pengeluaran tidak terorganisir dengan baik, kesalahan dalam pembayaran bisa terjadi, seperti pembayaran yang terlambat atau bahkan ganda. Hal ini tentu akan merusak reputasi perusahaan di mata pemasok dan dapat menimbulkan denda atau biaya tambahan yang tidak diinginkan.

Dalam artikel ini, Anda akan memahami bagaimana expenditure cycle mempengaruhi operasional perusahaan, metode best practice beserta rekomendasi tools yang dapat meningkatkan efisiensi siklus pengeluaran.

Apa itu expenditure cycle

Expenditure cycle adalah rangkaian proses yang terjadi ketika perusahaan mengeluarkan uang untuk membeli barang atau jasa guna mendukung operasionalnya. Pengelolaan siklus pengeluaran yang tepat sangat penting bagi kestabilan keuangan perusahaan, karena dapat mempengaruhi arus kas dan efisiensi operasional.

Proses ini dimulai dari pemesanan barang atau jasa, penerimaan barang, pemeriksaan dan verifikasi invoice, hingga pembayaran kepada vendor. Siklus ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran dicatat dengan benar dan dibayar sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

Pentingnya expenditure cycle bagi perusahaan

Pengelolaan pengeluaran yang buruk dapat berdampak langsung pada kestabilan keuangan dan operasional perusahaan. Untuk itulah diperlukan expenditure cycle. Berikut pentingnya expenditure cycle bagi perusahaan.

1. Mencegah kesalahan pembayaran

Pengelolaan expenditure cycle yang terorganisir dapat menghindari kesalahan pembayaran, seperti pembayaran ganda atau terlambat, yang dapat merusak reputasi perusahaan.

2. Kontrol anggaran yang lebih baik

Dengan expenditure cycle yang rapi, perusahaan dapat memantau pengeluaran dengan lebih efektif dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, menjaga kestabilan cash flow.

3. Mengurangi risiko pemborosan

Proses verifikasi dan kontrol dalam expenditure cycle membantu perusahaan mengidentifikasi pemborosan dan mencegah pengeluaran yang tidak perlu, sehingga meningkatkan efisiensi biaya.

4. Menjaga hubungan dengan pemasok

Pembayaran yang tepat waktu dan akurat memperkuat hubungan baik dengan pemasok dan vendor, menghindari potensi masalah seperti penundaan pengiriman atau kualitas barang yang menurun.

5. Menghindari denda dan biaya tambahan

Mengelola pembayaran dengan baik akan mencegah denda atau biaya tambahan yang timbul akibat keterlambatan pembayaran atau kesalahan lainnya, yang bisa merugikan perusahaan.

6. Menjamin kelancaran operasional

Pengelolaan expenditure cycle yang efisien memastikan bahwa barang dan jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, mendukung kelancaran produksi dan operasional perusahaan.

7. Memperbaiki stabilitas keuangan

Dengan pengelolaan pengeluaran yang tepat, perusahaan dapat menjaga keseimbangan arus kas dan memastikan bahwa setiap pengeluaran memberikan nilai yang sebanding dengan hasil yang diharapkan, mendukung pertumbuhan finansial jangka panjang.

Tujuan expenditure cycle 

Tujuan utama dari expenditure cycle adalah untuk mengelola pengeluaran dengan cara yang efisien dan terorganisir, yang pada gilirannya mendukung kelancaran operasional dan stabilitas finansial perusahaan.

Berikut adalah beberapa tujuan utama dari expenditure cycle bagi perusahaan:

1. Pengendalian pengeluaran

Salah satu tujuan utama dari expenditure cycle adalah untuk memastikan bahwa pengeluaran perusahaan terkontrol dengan baik. Dengan adanya sistem yang terorganisir, setiap pengeluaran dapat direncanakan, disetujui, dan dicatat dengan akurat.

Baca Juga: Manajemen Pengeluaran: Apa Saja yang Wajib Anda Ketahui

2. Peningkatan efisiensi operasional

Expenditure cycle dirancang untuk mendukung efisiensi operasional perusahaan. Dengan mengotomatisasi beberapa proses, seperti persetujuan dan pembayaran, perusahaan dapat mengurangi waktu dan sumber daya yang terbuang.

3. Pengelolaan risiko keuangan

Proses pengeluaran juga berperan dalam pengelolaan risiko keuangan yang berkaitan dengan pembelian dan pengeluaran. Ini mencakup evaluasi ketat terhadap pemasok, pengawasan biaya, dan penerapan prosedur terbaik untuk mengurangi risiko finansial.

4. Kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi

Expenditure cycle membantu memastikan bahwa seluruh aktivitas perusahaan mematuhi kebijakan internal dan peraturan yang berlaku. Hal ini penting untuk menjaga kelangsungan operasional dan menghindari potensi masalah hukum atau sanksi.

5. Evaluasi kinerja pemasok

Sebagai bagian dari expenditure cycle, perusahaan dapat melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja pemasok. Ini memungkinkan perusahaan untuk bekerja sama dengan pemasok yang andal dan memberikan nilai lebih.

Tahapan siklus pengeluaran

Expenditure cycle terdiri dari beberapa tahapan yang saling terkait. Setiap langkah dalam siklus ini memiliki peran penting dalam memastikan pengeluaran tercatat dengan tepat dan pembayaran dilakukan secara akurat. Berikut adalah tahapan utama dalam expenditure cycle.

1. Identifikasi kebutuhan

Langkah awal dalam siklus pengeluaran adalah mengenali kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan untuk mendukung operasional bisnis. Tahap ini dilakukan oleh berbagai departemen yang membutuhkan barang atau jasa tersebut.

2. Permintaan pembelian

Setelah kebutuhan dikenali, dibuatlah dokumen permintaan pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai otorisasi bagi departemen pengadaan untuk mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3. Pemilihan vendor dan penerbitan pesanan pembelian

Departemen pengadaan mengevaluasi pemasok potensial dan memilih yang menawarkan syarat terbaik. Kemudian, diterbitkan pesanan pembelian (PO) yang mencantumkan detail barang atau jasa, jumlah, dan harga yang disepakati.

4. Penerimaan barang atau layanan

Barang atau layanan yang dikirim oleh pemasok diperiksa kesesuaiannya dengan pesanan pembelian dan faktur. Setelah diverifikasi, barang diterima dan dicatat ke dalam inventaris perusahaan.

5. Penerimaan faktur

Pemasok mengirimkan faktur sebagai permintaan pembayaran. Faktur tersebut mencantumkan rincian jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan detail lainnya.

6. Persetujuan faktur dan pembayaran

Faktur diperiksa dan disetujui oleh departemen terkait untuk memastikan keabsahan dan keakuratannya. Pemeriksaan mencakup verifikasi dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang atau jasa.

7. Pembayaran

Setelah faktur disetujui, pembayaran dilakukan kepada pemasok. Proses ini dapat menggunakan metode seperti cek, transfer elektronik, atau pembayaran online.

8. Pencatatan dan arsip

Semua transaksi dan dokumen terkait siklus pengeluaran dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Hal ini mencakup pesanan pembelian, penerimaan barang, faktur, dan pembayaran.

Contoh expenditure cycle

Sebagai contoh, mari kita lihat bagaimana expenditure cycle berlaku dalam industri manufaktur. Sebuah perusahaan manufaktur, misalnya, mungkin membutuhkan bahan baku untuk memproduksi produk mereka. Tahapan yang terjadi adalah sebagai berikut.

1. Identifikasi kebutuhan dan permintaan pembelian

Manajer produksi menyadari bahwa bahan baku, seperti baja dan plastik, mulai habis. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, mereka membuat permintaan pembelian dan mengirimkannya kepada departemen pengadaan.

2. Pemilihan vendor dan penerbitan pesanan pembelian

Departemen pengadaan memeriksa daftar pemasok yang sudah bekerja sama dengan perusahaan. 

Setelah memilih pemasok dengan penawaran terbaik, mereka mengirimkan pesanan pembelian (PO) yang mencantumkan jenis, jumlah, dan harga bahan baku yang disepakati.

Baca Juga: Vendor Management System: Apa Itu dan Cara Memilihnya

3. Penerimaan barang atau layanan

Pemasok mengirimkan baja dan plastik ke perusahaan. Staf gudang memeriksa pengiriman sesuai dengan pesanan pembelian dan faktur untuk memastikan kesesuaian barang, jumlah, dan harga.

4. Persetujuan faktur dan pembayaran

Setelah pengiriman diverifikasi oleh staf gudang, faktur diteruskan ke departemen keuangan untuk disetujui. Departemen keuangan memverifikasi faktur dan memproses pembayaran kepada pemasok, mencatat transaksi tersebut dalam akun utang.

5. Pencatatan dan arsip

Semua dokumen transaksi, seperti permintaan pembelian, pesanan pembelian, bukti penerimaan barang, faktur yang disetujui, dan catatan pembayaran, disimpan rapi untuk referensi di masa depan dan keperluan audit.

Siklus pengeluaran ini membantu perusahaan manufaktur menjaga pasokan bahan baku yang memadai untuk produksi, sekaligus memastikan pengelolaan keuangan dan pencatatan berjalan dengan baik.

Tips menjalankan siklus pengeluaran yang lebih efisien

Untuk menjalankan siklus pengeluaran yang lebih efisien, perusahaan dapat menerapkan beberapa best practices yang terbukti efektif dalam mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional:

1. Alihkan pembelian ke kartu kredit perusahaan

Gunakan kartu kredit perusahaan untuk pembelian kecil agar karyawan bisa langsung melakukan transaksi tanpa harus melalui proses administratif yang panjang. 

Cara ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga membantu perusahaan memantau pengeluaran secara real-time.

2. Standarisasi pemasok tertentu

Pilih dan gunakan sejumlah pemasok tetap yang terpercaya. Standarisasi ini mempermudah proses pembelian, mengurangi waktu untuk mencari pemasok baru, serta membantu perusahaan mendapatkan harga yang lebih baik dan kualitas barang yang konsisten.

3. Gunakan pembayaran elektronik

Manfaatkan pembayaran elektronik untuk efisiensi yang lebih tinggi. Metode ini lebih cepat, lebih murah, dan mengurangi risiko kesalahan dibandingkan pembayaran tradisional seperti cek.

Selain itu, pembayaran elektronik memberikan perusahaan kontrol lebih baik atas aliran kas.

Rekomendasi tools untuk kelola expenditure cycle

Dalam pengelolaan expenditure cycle yang kompleks, menggunakan tools yang tepat dapat menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. 

Mekari Expense adalah solusi expense management terintegrasi yang dirancang untuk membantu tim finance mengatur pengeluaran, mengelola invoice dan tagihan, serta memudahkan manajemen vendor. 

Dengan fitur-fitur yang dirancang khusus untuk menangani setiap tahap dalam expenditure cycle, software ini mampu mengurangi beban administratif sekaligus memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran perusahaan.

Lebih dari itu, integrasi Mekari Expense dengan Mekari Jurnal sebagai software akuntansi memberikan manfaat tambahan. 

Integrasi memungkinkan pencatatan barang keluar-masuk dan cash flow dilakukan secara otomatis, sehingga perusahaan dapat menjaga keuangan tetap terkendali dengan data yang selalu akurat dan up-to-date. Dengan kombinasi ini, pengelolaan expenditure cycle menjadi lebih sederhana, efektif, dan terorganisir.

Referensi

AccountingTools. ‘’Expenditure cycle definition’’
SuperfastCPA. ‘’What is the Expenditure Cycle?’’

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami