Contoh & Cara Mudah Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

Sudah kembali dari perjalanan dinas Anda? Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan hasil kegiatan, apa saja yang dibahas, hingga manfaatnya bagi instansi atau perusahaan.

Nah, kalau Anda belum pernah membuat laporan seperti ini atau masih bingung formatnya seperti apa, artikel ini akan membantu Anda. Artikel ini memuat contoh lengkap laporan perjalanan dinas, serta panduan menyusunnya dengan cara yang simpel dan jelas.

Yuk, baca lebih lanjut.

Apa itu laporan perjalanan dinas

Laporan perjalanan dinas adalah dokumen yang disusun oleh karyawan setelah menyelesaikan tugas dinas ke luar kantor, seperti kunjungan ke klien, pelatihan, seminar, atau kegiatan resmi lainnya. 

Laporan ini mencatat informasi utama seperti waktu dan lokasi perjalanan, agenda kegiatan, pihak yang ditemui, serta hasil singkat dari perjalanan tersebut.

Tujuan pembuatan laporan perjalanan dinas

Berikut beberapa tujuan utama penyusunan laporan perjalanan dinas:

• Mencatat kegiatan dan hasil perjalanan secara resmi
• Memudahkan perusahaan mengevaluasi efektivitas perjalanan
• Menjadi bukti tertulis untuk mendukung proses pertanggungjawaban biaya
• Membantu koordinasi tindak lanjut jika ada temuan atau rekomendasi penting

Baca Juga: Memahami Perjalanan Dinas: Budget, Komponen Biaya, Cara Mengelola

Jenis-jenis laporan perjalanan dinas

Laporan perjalanan dinas tidak selalu berbentuk satu dokumen tunggal. Dalam praktiknya, ada beberapa jenis laporan yang disusun berdasarkan aspek yang ingin dilaporkan, seperti keuangan, aktivitas, hingga kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. 

Berikut ini penjelasan masing-masing jenisnya:

1. Laporan pengeluaran biaya perjalanan dinas

Jenis laporan ini berisi rincian semua pengeluaran yang terjadi selama perjalanan dinas. Isinya mencakup biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, dan pengeluaran lain yang relevan. 

Tujuan utamanya adalah untuk mendukung proses reimburse dan memastikan penggunaan anggaran sesuai kebijakan perusahaan. Biasanya, laporan ini disertai bukti pembayaran atau kwitansi sebagai dokumen pendukung.

Baca Juga: Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

2. Laporan kegiatan & event

Laporan ini fokus pada dokumentasi aktivitas atau acara yang dihadiri selama perjalanan dinas. Misalnya, jika karyawan menghadiri konferensi, pelatihan, atau pertemuan bisnis, laporan ini akan merinci jalannya acara, topik yang dibahas, dan hasil yang diperoleh. 

Ini sering menjadi rujukan bagi tim internal yang tidak ikut serta dalam perjalanan, agar tetap mendapat insight dari kegiatan tersebut.

3. Laporan itinerary

Laporan itinerary mencatat agenda harian yang dijalani selama perjalanan, mulai dari jadwal keberangkatan, lokasi kunjungan, pihak yang ditemui, hingga waktu pelaksanaan kegiatan. 

Dengan laporan ini, peserta memastikan bahwa agenda telah dijalankan sesuai rencana dan memberikan transparansi atas alur perjalanan secara menyeluruh.

4. Laporan verifikasi

Fungsi utama laporan verifikasi adalah memastikan bahwa seluruh kegiatan yang tercantum dalam rencana perjalanan benar-benar terlaksana. Biasanya digunakan untuk membandingkan antara rencana awal (itinerary) dengan realisasi di lapangan. 

Laporan ini kerap dilampirkan bersama dokumen tanda terima, notulen, atau bukti kehadiran sebagai bentuk validasi.

5. Laporan compliance (kebijakan & kepatuhan)

Laporan ini digunakan untuk memastikan bahwa perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan pedoman dan aturan internal perusahaan, termasuk standar etika, batasan anggaran, dan regulasi perjalanan. 

Jenis laporan ini biasanya diperlukan untuk audit atau review kepatuhan, terutama jika perjalanan berkaitan dengan mitra eksternal atau entitas pemerintah.

6. Laporan evaluasi

Setelah perjalanan selesai, laporan evaluasi dibuat untuk menilai apakah tujuan dinas telah tercapai secara efektif. Di dalamnya memuat analisis hasil, hambatan yang ditemui, pelajaran yang diperoleh, dan saran perbaikan untuk perjalanan serupa di masa depan. 

Laporan ini menjadi alat refleksi sekaligus referensi untuk peningkatan kinerja kegiatan dinas ke depan.

Contoh laporan perjalanan dinas

Untuk memudahkan Anda menyusun laporan perjalanan dinas secara manual, Mekari menyediakan dua template dalam versi Word dan Excel, yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Template laporan perjalanan dinas format Word

Template laporan perjalanan dinas format Excel

Contoh laporan pengeluaran biaya perjalanan dinas

Untuk rincian pengeluaran biaya yang lebih spesifik, Anda dapat menggunakan template berikut ini.

Format laporan perjalanan dinas

Setiap perusahaan bisa punya format sendiri untuk laporan perjalanan dinas. Jika belum ada template resmi, Anda bisa gunakan struktur sederhana berikut ini agar laporan tetap jelas dan efisien tanpa harus terlalu panjang:

• Informasi umum: Nama, tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta peserta perjalanan.
• Tujuan perjalanan: Jelaskan secara singkat alasan dinas dilakukan dan target yang ingin dicapai.
• Ringkasan kegiatan: Catat aktivitas utama, pertemuan penting, dan hal-hal yang dipelajari selama perjalanan.
• Kesimpulan dan rekomendasi: Tulis hasil akhir dari perjalanan dan saran tindak lanjut jika ada.
• Rincian pengeluaran: Lampirkan daftar biaya atau cukup sertakan bukti pembayaran jika klaim dilakukan terpisah.
• Dokumen pendukung: Tambahkan foto, brosur, atau dokumen lain yang relevan.

Format ini cukup ringkas dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan instansi atau perusahaan Anda. 

Yang terpenting, laporan ini mampu menjawab tiga hal utama: apa tujuan perjalanan, apa yang dilakukan selama perjalanan, dan apa hasil atau rekomendasinya.

Cara mudah membuat laporan perjalanan dinas

Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda menyusun laporan yang rapi, informatif, dan sesuai kebutuhan perusahaan:

1. Kumpulkan informasi dasar sejak awal

Sebelum perjalanan dimulai, pastikan Anda mencatat informasi penting seperti nama lengkap peserta perjalanan, tujuan kota atau negara, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta unit/divisi terkait. 

Informasi ini nantinya menjadi bagian pembuka laporan dan memudahkan divisi HR atau keuangan dalam mendata dan mengevaluasi kegiatan dinas Anda.

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

2. Jelaskan tujuan perjalanan dengan jelas

Sampaikan alasan mengapa perjalanan dinas ini dilakukan. Apakah untuk menghadiri seminar, bertemu mitra strategis, melakukan audit cabang, atau tujuan lainnya. 

Jelaskan pula hasil yang ingin dicapai, agar pembaca laporan dapat memahami konteks kegiatan Anda selama dinas.

3. Tulis ringkasan kegiatan secara kronologis

Uraikan kegiatan utama selama perjalanan, mulai dari siapa saja yang ditemui, acara yang dihadiri, hingga diskusi atau kesepakatan yang dihasilkan. 

Anda bisa menuliskannya dalam bentuk narasi singkat per hari atau berdasarkan kategori aktivitas. Jangan lupa tambahkan insight penting atau informasi yang relevan untuk kepentingan perusahaan.

4. Buat kesimpulan dan rencana tindak lanjut

Di bagian akhir laporan, simpulkan hasil perjalanan dan evaluasi apakah tujuan yang ditetapkan di awal berhasil tercapai. Jika ada saran atau langkah lanjutan, seperti perlu ditindaklanjuti oleh tim lain, sampaikan secara singkat namun jelas. 

Bagian ini menunjukkan bahwa perjalanan dinas tidak berhenti pada pelaksanaan saja, tapi juga berdampak pada proses berikutnya.

5. Sertakan detail pengeluaran secara transparan

Jika laporan digabung dengan pengajuan reimburse, sertakan rincian biaya perjalanan seperti tiket, akomodasi, konsumsi, transportasi lokal, dan lain-lain. Lengkapi dengan bukti pembayaran yang valid. 

Namun jika perusahaan Anda menggunakan sistem reimburse terpisah, cukup beri penjelasan singkat dan referensikan ke sistem yang digunakan.

Baca Juga: Panduan Lumpsum Perjalanan Dinas: Cara Hitung & Contoh

6. Gunakan software spend management untuk otomatisasi laporan

Pertimbangkan penggunaan software spend management yang mendukung seluruh proses perjalanan dinas; mulai dari pengajuan anggaran, approval atasan, penggunaan corporate card, hingga pengajuan reimburse dan pembuatan laporan otomatis. 

Dengan sistem ini, perusahaan dapat:

• Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran
• Mendapat visibilitas pengeluaran secara real-time
• Mempercepat proses reimburse
• Mengurangi beban administratif tim keuangan

Laporan perjalanan dinas pun bisa dibuat secara otomatis berdasarkan data transaksi yang sudah tercatat, tanpa harus disusun ulang dari nol. Ini bukan hanya menghemat waktu, tapi juga memastikan keakuratan data dan transparansi anggaran.

Baca Juga: Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara Memilihnya

Rekomendasi software spend management untuk buat laporan perjalanan dinas

Jika Anda mencari solusi yang mampu menyederhanakan seluruh proses perjalanan dinas, mulai dari pengajuan hingga pelaporan, Mekari Expense adalah jawabannya.

Mekari Expense adalah spend management software yang dilengkapi dengan fitur manajemen perjalanan dinas pertama di Indonesia. 

Mekari Expense dirancang untuk membantu perusahaan mengelola proses perjalanan secara end-to-end, mulai dari pengajuan anggaran, approval, penggunaan dana, hingga pembuatan laporan perjalanan dan refund jika ada kelebihan dana.

Fitur dan kapabilitas utama Mekari Expense:

• Pengajuan perjalanan dinas terintegrasi, mencakup tujuan, durasi, estimasi biaya, dan permintaan cash advance atau reimbursement
• Approval otomatis untuk pengajuan perjalanan, pertanggungjawaban (LPJ), dan refund sisa dana
• Pembuatan laporan perjalanan (trip report) beserta unggahan bukti transaksi dan penyelesaian dana secara langsung di sistem
• Visibilitas real-time untuk seluruh pihak terkait, karyawan, atasan, finance, dan HR
• Custom policy dan field fleksibel, memungkinkan pengaturan SOP internal seperti tujuan dinas, departemen, jenis transportasi, hingga form isian khusus sesuai kebutuhan perusahaan

Yuk, mulai gunakan Mekari Expense untuk kebutuhan perjalanan bisnis di perusahaan Anda.