Pembuatan absen sangatlah diperlukan dalam hal administrasi. Ada berbagai cara yang bisa dilakukan untuk membuat absensi. Salah satunya adalah menggunakan aplikasi microsoft excel. Diperlukan keahlian untuk menjalankan cara membuat absen di excel.
Untuk memudahkan dalam pembuatan absen di excel, simak ulasan pada artikel ini yang akan membahas secara rinci. Perhatikan setiap langkah dengan baik agar proses pembuatan absensi bisa berjalan maksimal. Langsung simak penjelasan cara pembuatan absensi berikut ini.
Buat Absen di Excel
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam cara membuat absen di excel adalah dengan memilih aplikasi microsoft excel yang akan digunakan. Karena saat ini sudah banyak versi microsoft excel yang bisa digunakan. Ada versi lama hingga versi terbaru yang memiliki kelebihan masing-masing.
Pastikan memilih jenis excel yang sudah dikuasai agar lebih memudahkan dalam pembuatan absensi. Jika telah memilih jenis excel yang akan digunakan simak penjelasan langkah-langkah pada masing-masing versi excel.
Pembuatan absensi karyawan sangat penting dilakukan bagi perusahaan. Absen sangat memiliki peranan penting untuk keperluan penggajian bagi karyawan. Sistem penggajian, seperti perhitungan gaji karyawan juga dapat cara mudah dan otomatis melalui aplikasi gaji karyawan.
Baca Juga: Perbedaan dan Contoh Absensi Kehadiran Online dan Manual
1. Cara Membuat Format Absen di Excel 2010
Setelah melihat tahapan cara membuat absen di excel di 2007, kini saatnya melihat langkah pada format excel lainnya yaitu 2010. Meskipun sama-sama menggunakan Excel, bukan berarti cara yang dilakukan persis sama. Ada beberapa tahapan berbeda dan perlu diperhatikan agar tidak salah.
Berikut ini adalah langkah yang harus diikuti pada Microsoft Excel 2010.
- Buka aplikasi Excel 2010 agar bisa mengoperasikan aplikasi tersebut.
- Berilah judul terlebih dahulu.
- Klik pada menu Insert dan pilih Word Art untuk membuat judul sesuai dengan yang diinginkan.
- Pilihlah sel yang akan digunakan dalam membuat tabel absensi. Untuk memudahkan dalam menggunakan cara berikut, gunakanlah sel A9 sebagai awalannya.
- Tulislah pada sel A9 dengan nomor dan B9 dengan nama siswa. Pastikan data nama yang dibuat telah dituliskan dengan benar.
- Untuk sel C9 sendiri, bisa diisikan dengan NIS atau data lainnya yang sekiranya penting untuk dituliskan dalam absensi yang akan dibuat.
- Sel D9 bisa diisi dengan pertemuan yang telah dilakukan atau bisa diisi data lainnya.
- Jika mengisikan sel D9 dengan pertemuan, maka pada sel tersebut bisa diisikan angka 1. Sedangka pada E9 adalah angka 2, begitu seterusnya sesuai dengan berapa pertemuan yang dilakukan.
- Blok pada bagian D9 dan E9 kemudian tarik agar angka bisa tertambahkan secara otomatis.
- Setelah melakukan blok dan menentukan jumlah pertemuan. Maka, langkah selanjutnya adalah dengan mengatur lebar kolom.
- Cara termudah dan tercepat adalah dengan melakukan blok pada pertemuan 1 dan 2. Kemudian klik Column Widt dan atur lebar sesuai dengan keinginan.
- Langkah cara membuat absen di excel selanjutnya adalah membuat kolom keterangan yang bisa dibuat pada sel AM hingga AR. Tulislah pada kolom tersebut dengan keterangan alpa, sakit, izin, hadir, persentase ataupun catatan. Sesuaikan dengan kebutuhan tabel yang ingin dibuat.
- Jika telah membuat keterangan, maka langkah yang bisa dilakukan selanjutnya adalah dengan mengisi pada kolom nama. Isilah kolom nama sesuai dengan nama siswa atau karyawan yang akan dibuatkan absensinya.
- Apabila telah terisi namanya secara keseluruhan, maka langkah selanjutnya adalah pengisian daftar hadir. Gunakan Conditional Formatting agar absensi bisa terisikan secara otomatis.
- Cara mudahnya adalah dengan melakukan blok pada bagian yang diinginkan. Klik Conditional Formatting Manager dan kemudian pilih New Rule. Pastikan langkah ini telah dilakukan dengan baik agar langkah cara membuat absen di excel selanjutnya bisa berjalan lancar.
- Kemudian klik Format Only Cells That Contain, pilih bagian Cells Value dan klik Specific Text.
Setelah selesai, klik teks kosong yang berada disebelah kanan dengan huruf ‘a’. Huruf tersebut sebagai penanda bahwa orang tersebut Alpa. - Langkah selanjutnya adalah memberi warna yang berbeda pada keterangan yang telah dibuat yaitu alpa, izin, sakit, hadir dan sebagainya.
- Klik menu Format, pilih Tab Fill dan pilihlah warna sesuai dengan yang diinginkan. Pastikan memilih warna yang memiliki kontras tajam untuk memudahkan dalam melakukan rekap absensi.
- Ulangi cara di atas untuk memberi warna pada keterangan izin, sakit, hadir ataupun keterangan absensi lainnya.
- Setelah selesai melakukan langkah di atas dan selesai dalam melakukan pewarnaan, maka isilah absensi sesuai dengan yang diinginkan.
Itulah beberapa tahapan yang bisa diikuti dalam melakukan cara membuat absen di excel. Gunakan cara yang telah dijelaskan di atas, jika menggunakan Microsoft Excel versi 2010. Untuk Microsoft Excel versi lainnya, simaklah ulasan selanjutnya.
2. Cara Buat Absen di Excel 2016
Saat memilih menggunakan Microsoft Excel 2016, cara yang akan digunakan tidak akan jauh berbeda dengan format Microsoft Excel 2010. Ikuti langkah-langkah berikut ini agar lebih mudah dalam membuat absensi pada Microsoft 2016 yang digunakan.
- Langkah pertama adalah Buka aplikasi Microsoft Excel yang akan digunakan.
- Setelah berhasil membuka aplikasi Excel yang akan digunakan, jangan lupa untuk memberi judul.
- Klik pada bagian Insert dan pilih Word Art untuk menuliskan judul sesuai dengan yang diinginkan.
- Langkah selanjutnya adalah memilih sel yang akan digunakan dalam membuat absensi. Agar lebih mudah cara membuat absen di excel, maka gunakanlah sel A9. Karena pada tutorial berikut ini akan menggunakan sel A9.
- Tulis nomor pada kolom A9, nama pada B9 dan identitas lainnya pada kolom berikutnya. Sesuaikan isian kolom dengan data yang diinginkan.
- Setelah selesai mengisikan data, maka pada D9 bisa dituliskan pertemuan. Misalnya saja akan membuat absensi, maka bisa dituliskan pertemuan satu dengan angka 1. Kolom E9 dituliskan dengan angka 2 begitu seterusnya.
- Untuk memudahkan dan mempercepat langkah kerja, blok pada bagian D9 dan E9. Tarik sel yang telah diblok tersebut secara berurutan agar pertemuan bisa tertambahkan secara otomatis.
- Jika telah selesai, atur lebar kolom sesuai dengan yang diinginkan. Klik kanan dan tekan Column Width, isikan kolom tersebut sesuai dengan lebar yang diinginkan.
- Langkah selanjutnya adalah membuat kolom keterangan. Jika mengikuti penggunaan sel pada langkah ini, maka bagian keterangan bisa diisi pada sel AM hingga AR. Isikan pada kolom tersebut dengan keterangan alpa, sakit, izin, hadir dan keterangan lainnya.
- Jika telah selesai membuat kolom yang dibutuhkan dalam cara membuat absen di excel. Maka, langkah selanjutnya adalah mengisi kolom nama terlebih dahulu. Isikan data nama yang dimiliki pada kolom yang telah dibuat sebelumnya.
- Selanjutnya adalah dengan melakukan pengisian absensi menggunakan Conditional Formatting. Bagian ini sangat perlu dilakukan dalam cara membuat absen di excel, agar proses pembuatan absensi berjalan dengan cepat.
- Klik pada bagian yang akan diisi absensi dan klik Conditional Formatting Manager. Pilih New Rule untuk melanjutkan langkah berikutnya.
- Temukan menu Format Only Cells That Contain dan pilih menu tersebut. pilih Cells Value dan juga Specific Text.
- Pada bagian teks yang kosong disebelah kanan, tuliskan huruf a. Huruf tersebut bisa digunakan sebagai penanda untuk Alpa.
- Langkah selanjutnya dalam cara membuat absen di excel adalah memilih menu Format, kemudian Tab Fill dan juga warna. Perhatikan langkah ini agar proses membedakan absensi orang yang masuk dan tidak masuk bisa terlihat dengan jelas.
- Lakukanlah pengulangan cara pewarnaan Alpa di atas untuk mewarnai keterangan absensi lainnya.
- Setelah selesai dalam melakukan pewarnaan, langkah selanjutnya tinggal mengisikan kolom absensi sesuai dengan data masing-masing individu.
Ada beberapa cara membuat absen di excel sebagaimana yang telah disebutkan di atas. Pilihlah sesuai dengan versi Microsoft Excel yang digunakan dan ikuti setiap langkah yang telah diberikan.
Cara Menghitung Hari Masuk
Setelah mengetahui cara pembuatan kolomnya, langkah selanjutnya adalah mengetahui cara penghitungannya. Contoh rumus yang bisa digunakan dalam menghitung hari masuk adalah sebagai berikut.
Rumus:
Jumlah Hari Masuk= Total hari dalam sebulan (klik sel hari ke-31)–COUNTIF(Range kehadiran,”A”)-(COUNTIF(Range kehadiran,”L”)-COUNTIF(Range kehadiran,”M”)
Keterangan: A= alpa, L= libur, M= Minggu
Ikuti rumus cara membuat absen di excel ini untuk menentukan hari efektif atau hari masuk kerja selama satu bulan. Adanya rumus yang telah dicontohkan di atas akan mempermudah dalam menghitung hari efektif atau hari kerja.
Cara Hitung Kehadiran
Selain mengetahui hari efektif kerja, hal lain yang perlu diperhatikan dalam pembuatan absensi adalah penghitungan jumlah orang yang hadir. Akan terasa lama jika melakukan penghitungan secara manual.
Oleh karena itu, gunakan rumus cara hitung kehadiran berikut ini.
Jumlah murid/karyawan hadir =COUNTIF(Range kehadiran,“H”)
Jumlah murid/karyawan absen atau tidak hadir =COUNTIF(Range kehadiran,”A”)
Perhatikan kedua rumus di atas untuk mendapatkan hasil penghitungan cara membuat absen di excel secara tepat. Dari penjelasan rumus di atas bisa diketahui bahwa ada cara cepat dalam menghitung jumlah hadir dan absen dalam satu bulan.
Selain menghitung kehadiran melalui excel, terdapat alternatif untuk menghitung kehadiran secara online. Aplikasi absensi online dapat digunakan perusahaan sebagai alat bantu untuk mencatat dan mengevaluasi kehadiran karyawan.
Baca Juga: Cara Buat Absensi di Google Form
Hitung Persentase yang Hadir
Tidak hanya mengetahui jumlah orang yang hadir dan tidak hadir saja. Untuk membuat rekapan absensi secara lengkap juga dibutuhkan jumlah persentasenya. Supaya lebih mudah dalam melakukan penghitungan, perhatikan contoh kasus berikut ini.
Dalam contoh persentase kali ini, bulan yang digunakan adalah bulan Januari. Dimana jumlah hari masuk atau kerja dari bulan ini adalah 26 hari. Sedangkan jumlah hari Minggu pada bulan ini adalah 5.
Maka, rumus persentase cara membuat absen di excel yang bisa digunakan adalah berikut ini.
%Kehadiran =Jumlah murid/karyawan hadir/26*100%
Itulah rumus yang bisa digunakan dalam menghitung persentase setiap bulannya. Untuk menghitung jumlah keseluruhan kehadiran, maka bisa menggunakan =SUM. Sedangkan jika ingin melakukan penghitungan rerata, maka bisa menggunakan =AVERAGE.
Ada banyak cara membuat absen di excel yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan. Pilihlah cara yang paling mudah untuk mempermudah dalam proses pembuatan. Pastikan memahami setiap tahapan yang telah dijelaskan agar proses pembuatan absensi bisa dilakukan dengan baik.
