Laporan absensi karyawan merupakan salah satu laporan yang paling sering digunakan oleh tim HR perusahaan. Sebab baik fungsi dan tujuannya yang membantu mengoptimalkan operasional perusahaan. Oleh karenanya, HR akan selalu berkutat dengan daftar kehadiran karyawan baik setiap hari, bulan, bahkan tahunan.
Namun, banyak dari tim HR perusahaan yang masih kesulitan membentuk laporan yang rapi dan efektif disertai informasi yang lengkap. Hal ini cukup disayangkan sebab dapat meningkatkan peluang kesalahan menginput (human error) dan kesalahan yang terjadi dapat dirasakan oleh seluruh karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Berikut Mekari akan memaparkan mengenai laporan absensi karyawan beserta bentuk contoh laporannya.
Apa Itu Laporan Absensi Karyawan
Laporan absensi karyawan merupakan kumpulan rekapitulasi data mengenai jumlah kehadiran karyawan dalam satu bulan kerja pada sebuah perusahaan. Secara sederhana, informasi yang ditampilkan adalah waktu mulai kerja dimulai hingga waktu kerja berakhir. Selain itu, karyawan yang tidak dapat hadir juga dapat terdeteksi apakah dirinya tidak hadir karena sakit, izin, atau mangkir dari pekerjaan.
Data yang diringkas namun detail dalam laporan tersebut dapat memberikan pengetahuan mengenai keberadaan karyawan selama dirinya bekerja. Tim HR kemudian menggunakan laporan tersebut untuk melakukan analisis dan penilaian. Sebagai acuan untuk menafsir performa kerja, produktivitas dan masukan untuk perhitungan gaji bulanannya.
Keberadaan laporan absensi karyawan juga memiliki beberapa tujuan. Dengan adanya informasi mengenai kehadiran karyawan, HR dapat mengetahui kebutuhan tenaga kerja, pola kebiasaan karyawan, tren liburan, hubungan tenaga kerja dengan produktivitas perusahaan, hingga jejak audit terhadap UU Ketenagakerjaan.
Adapun semakin berkembangnya industri HR, semakin banyak ragam jenis dan bentuk laporan absensi karyawan sesuai fungsi dan tujuan pembuatannya. Mulai dari pembuatan per periode waktu tertentu, hingga media yang digunakan untuk membuat laporannya.
Fungsi Laporan Absensi Karyawan
Laporan absensi karyawan terbentuk dalam berbagai jenis maupun bentuk, namun pada dasarnya fungsi dan perannya memiliki kesamaan antara satu dengan yang lainnya. Banyak orang juga masih belum mengetahui mengenai fungsi inti dari laporan tersebut.
Oleh karena itu, beberapa fungsi penting dari adanya laporan absensi karyawan antara lain:
- Memastikan bahwa operasional perusahaan dapat terus berjalan dengan optimal
- Mendapatkan informasi mengenai kinerja dan performa setiap karyawan
- Menjadi salah satu tolak ukur komponen dalam pemberian apresiasi, bonus, hingga promosi jabatan.
- Salah satu indikator penting dalam pembayaran gaji karyawan
- Memantau produktivitas perusahaan
Apa Saja Contoh Laporan Absensi Karyawan?
Agar proses pembuatan laporan absensi karyawan berjalan dengan baik dan benar. Berikut terdapat beberapa contoh bentuk laporan yang sering digunakan oleh HR pada umumnya.
Laporan Absensi Manual
Pembuatan laporan absensi karyawan yang paling dikenal dan sering ditemui yaitu laporan absensi manual. Biasanya dalam membuat laporan ini cukup mudah karena hanya dengan menggunakan template dan rumus yang terdapat dalam Excel.
Daftar absensi kemudian dicetak dalam bentuk hardcopy yang kemudian akan dilakukan penginputan secara manual dalam media tersebut. Kemudian setiap hari kerja, karyawan akan mencatat pengisian waktu kedatangan dan kepulangan karyawan. HR kemudian melakukan pengecekan dan pengawasan setiap harinya.
Di dalam laporan absensi berbentuk manual, biasanya terdapat beberapa kolom informasi seperti jadwal absen, catatan total jam kerja beserta jam lembur, jumlah ketidakhadiran dan juga keterlambatan waktu kerja. Semua ini nantinya akan menjadi aset untuk menghitung penggajian setiap karyawan perusahaan.
Karena pengisiannya yang secara manual, maka terkadang akan terjadi antrian ketika karyawan mengisi waktu absensinya dan sering terjadi human error. Oleh karena itu, laporan absensi yang berbentuk manual cenderung kurang begitu efektif.
Laporan Absensi Online
Selain melalui proses manual, membuat laporan juga dapat dilakukan dengan lebih mudah melalui aplikasi sehingga dapat diakses secara online.
Ada berbagai macam kemudahan dengan membentuk laporan absensi secara online. Jika menggunakan model ini, maka berbagai template laporan sudah tersedia dan dapat digunakan dengan lebih mudah tanpa perlu kerepotan.
Proses yang dilalui juga berlangsung secara automasi, mulai dari pencatatan kehadiran karyawan (clock in/clock out), merekap kehadiran karyawan, penyimpanan data secara otomatis dalam cloud, hingga perhitungan payroll. Anda hanya tinggal mengunduh laporannya saja setelah semua proses berhasil dilewati.
Salah satu rekomendasi untuk membuat laporan absensi online karyawan adalah melalui fitur absensi online pada aplikasi Mekari Talenta. Pada Mekari Talenta, terdapat fitur Pivotable Report yang dapat membuat tim HR dapat membuat report secara mandiri (self-service). Ini dapat terjadi dikarenakan sudah terdapat template khusus seperti report untuk kehadiran pegawai, payroll, dan employment.
Fitur ini juga berfungsi untuk menganalisa data lebih akurat sehingga dapat membantu HR pada proses pengambilan keputusan yang tepat. HR juga dapat mengakses berbagai data secara real-time dan terjadinya kecurangan atau manipulasi data kehadiran dapat diminimalisir.
Laporan Absensi Mingguan
Berikut adalah format template laporan absensi karyawan untuk periode waktu laporan mingguan.
Laporan Absensi Bulanan
Selanjutnya yaitu format template laporan absensi karyawan untuk periode waktu bulanan dalam bentuk xls.
Laporan Absensi Tahunan
Kemudian untuk periode waktu pelaporan tahunan karyawan atau pegawai, berikut contoh format templatenya yang bisa Anda gunakan.
Nah, itulah penjelasan mengenai laporan absensi karyawan beserta bentuk contoh template agar dapat dengan mudah membuatnya. Semoga bermanfaat!
