Apa itu presensi? Mendengar istilah ini kebanyakan orang akan langsung teringat dengan absensi. Padahal keduanya sangat bertolak belakang artinya.
Jika presensi untuk menunjukkan kehadiran, absensi justru sebenarnya memiliki arti ketidakhadiran. Jadi ketika mendata kehadiran, yang benar absensi atau presensi?
Agar tidak lagi salah dalam memahami dan juga mengartikan, Anda bisa simak penjelasan yang sudah kami rangkumkan.
Definisi Presensi
Presensi berasal dari Bahasa Inggris “present“, yang artinya adalah kehadiran. Dalam Bahasa Indonesia, presensi juga berarti kehadiran, sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).
Jadi, ketika Anda membicarakan tentang kehadiran, istilah yang tepat yang digunakan adalah “presensi kehadiran”, bukan “absensi kehadiran”. Ini karena presensi dan absensi memiliki arti yang berlawanan.
Salah satu contoh sederhana dari presensi adalah ketika kita diminta untuk menuliskan nama pada daftar hadir atau daftar tamu undangan di sebuah acara.
Fungsi Presensi dalam Perusahaan
Setiap perusahaan, memiliki sistem presensi yang diberlakukan bagi seluruh SDM yang terlibat di dalamnya. Berikut adalah beberapa fungsinya:
1. Mencatat Kehadiran Karyawan
Kehadiran karyawan yang dicatat setiap hari akan menghasilkan data yang rapi, sehingga dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Misalnya, karyawan yang tidak hadir akan dipotong gajinya. Atau, karyawan dengan presensi penuh dalam jangka waktu tertentu bisa mendapatkan bonus.
Perusahaan yang menggunakan software dengan fitur timekeeping dan penggajian punya kemungkinan 44% lebih kecil untuk terjadi kesalahan pencatatan. (ASAP Payroll, 2021)
2. Menghitung Gaji Karyawan
Dengan melacak presensi karyawan, perusahaan dapat mengelola gaji, tunjangan, hingga upah lembur secara akurat. Terutama bagi bisnis yang memberikan upah secara harian, mencatat presensi sangat penting untuk menyesuaikan upah dengan kehadiran pekerja.
3. Menghindari Kecurangan
Sistem pencatatan presensi yang tepat mencegah praktik kecurangan, seperti ‘menitipkan absen’ alias meminta karyawan yang hadir untuk mencatat presensi orang lain yang sebenarnya tidak hadir. Karena itu, diperlukan sistem atau aplikasi yang dapat memastikan bahwa presensi hanya bisa dilakukan oleh masing-masing karyawan.
Dengan mencatat presensi, perusahaan tidak hanya akan mendapatkan data akurat terkait kehadiran. Namun juga memastikan bahwa kinerja karyawan tetap produktif, sehingga bukan hanya keuntungan saja yang bisa meningkat, tetapi juga peluang pengembangan usaha kedepannya.
Jenis-jenis Presensi dalam Perusahaan
Ada banyak metode atau sistem presensi yang diaplikasikan perusahaan. Biasanya disesuaikan dengan SDM atau tenaga kerjanya, atau jenis pekerjaannya.
Adapun jenis presensi yang paling sering kita temui dalam perusahaan diantaranya adalah:
1. Presensi Sistem Magnetic Card
Sistem presensi ini menggunakan kartu magnetik, yang mirip seperti kartu ATM. Karyawan cukup menempelkan kartu ke mesin scanner untuk mencatat kehadiran mereka.
Sayangnya, metode ini rawan rekayasa karena kartu dapat dipinjamkan kepada rekan kerja lainnya atau bahkan hilang. Karena itu, metode ini sudah cukup jarang digunakan oleh perusahaan.
2. Sistem Presensi Password
Setiap karyawan akan diberikan password yang dipakai untuk mengisi daftar hadir. Namun, sama seperti metode kartu magnetik, ini juga rentan direkayasa.
Mereka bisa saja memberitahukan password miliknya pada rekan kerja lainnya untuk ‘titip absen’. Selain itu, ada risiko bahwa karyawan bisa lupa dengan password yang mereka miliki.
3. Sistem Presensi Biometrik
Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan karena terbukti aman dan valid. Mekanisme yang menyerupai fingerprint, tetapi dinilai lebih unggul. Metode ini menggunakan fitur identifikasi wajah, suara, atau bahkan kornea mata.
Nilai efektivitasnya lebih tinggi untuk sistem kehadiran, karena tidak dapat dimanipulasi oleh karyawan.
4. E-Presensi atau Presensi Online
Aplikasi presensi kehadiran online ini memanfaatkan jaringan internet yang kian berkembang pesat. Karyawan bisa menginput kehadiran atau presensi mereka secara online dari mana saja — menggunakan email perusahaan yang bersangkutan.
Metode ini jarang dipalsukan karena menggunakan akun email yang lebih sulit dibagikan. Metode ini juga mendukung karyawan yang bekerja di lapangan. Mereka tidak harus ke kantor hanya untuk mengisi daftar kehadiran. Selain hemat waktu, juga hemat tenaga dan lebih produktif pastinya.
Kesimpulan
Penggunaan sistem presensi memberikan manfaat besar bagi perusahaan, seperti data kehadiran yang valid, pengelolaan karyawan yang efisien, dan pemantauan kinerja yang praktis.
Sistem presensi juga penting dalam pengambilan keputusan perusahaan dan penegakan sanksi terhadap karyawan. Walaupun ada berbagai metode presensi, HRIS Mekari Talenta dapat menjadi pilihan yang tepat bagi perusahaan Anda.
Mekari Talenta memastikan pengelolaan kehadiran karyawan yang efisien. Dalam satu platform yang terintegrasi, Anda bisa merekrut karyawan, mengelola kehadiran, hingga menganalisis data kehadiran yang ada. Coba sekarang.
