Apa itu presensi? Mendengar istilah ini kebanyakan orang akan langsung teringat dengan absensi. Padahal keduanya sangat bertolak belakang artinya.
Jika presensi untuk menunjukkan kehadiran, absensi justru sebenarnya memiliki arti ketidakhadiran. Jadi ketika mendata kehadiran, yang benar absensi atau presensi?
Agar tidak lagi salah dalam memahami dan juga mengartikan, Anda bisa simak penjelasan yang sudah kami rangkumkan.
Definisi Presensi adalah
Presensi adalah istilah yang mengadaptasi Bahasa Inggris yaitu present. Dimana artinya yaitu kehadiran.
Dalam Bahasa Indonesia pun, menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) presensi berarti kehadiran.
Jadi, ketika Anda membahas mengenai kehadiran istilah yang paling tepat untuk digunakan adalah presensi kehadiran, bukan absensi kehadiran.
Sebab seperti sudah dijelaskan di atas, bahwasanya presensi dan absensi memiliki arti mendasar yang bertentangan atau bertolak belakang.
Salah satu contoh presensi paling sederhana ialah ketika kita diminta mengisi daftar hadir atau bahkan daftar tamu undangan pada sebuah acara.
Sementara untuk mengecek kehadiran karyawan pada sebuah perusahaan, ada beberapa jenis sistem presensi yang kerap mereka gunakan atau aplikasikan.
Berikut ini penjelasan lengkapnya, terkait fungsi presensi pada perusahaan dan jenis presensi yang digunakan.
Fungsi Presensi dalam Perusahaan
Setiap perusahaan, memiliki sistem presensi yang diberlakukan bagi seluruh SDM yang terlibat di dalamnya.
Tujuannya, untuk memudahkan pemantauan atas kinerja karyawan serta menjadi acuan dalam memberikan hukuman.
Sebab umumnya, karyawan yang tidak hadir bekerja tanpa alasan, akan menerima sanksi sesuai ketentuan.
Hal ini dilakukan karena presensi adalah salah satu kunci produktivitas dari seorang karyawan.
Lebih lanjut, ketika perusahaan memiliki karyawan dengan produktivitas tinggi maka dapat menekan risiko kerugian serta meningkatkan peluang keuntungan.
Bukan hanya keuntungan saja yang bisa meningkat, tetapi juga peluang pengembangan usaha kedepannya.
Jenis-jenis Presensi dalam Perusahaan
Ada banyak metode atau sistem presensi yang diaplikasikan perusahaan. Biasanya disesuaikan dengan SDM atau tenaga kerjanya, atau jenis pekerjaannya.
Adapun jenis presensi yang paling sering kita temui dalam perusahaan diantaranya adalah:
1. Presensi Sistem Magnetic Card
Sistem presensi yang pertama adalah dengan menggunakan magnetic card. Apa itu presensi magnetic card?
Magnetic card serupa dengan kartu identitas karyawan berbentuk seperti kartu ATM.
Untuk menggunakannya, Anda hanya perlu menempelkan kartu magnetik tersebut ke mesin scanner.
Dengan begitu secara otomatis, mesin akan mengidentifikasi kehadiran Anda hari itu. Sayangnya metode ini rawan rekayasa.
Bisa saja karyawan yang absen di hari itu menitipkan kartunya pada rekan kerja lainnya agar tetap teridentifikasi hadir.
Belum lagi risiko kehilangan magnetic card itu sendiri. Oleh karenanya metode ini sudah cukup jarang digunakan oleh perusahaan.
2. Sistem Presensi Password
Metode presensi selanjutnya adalah dengan menggunakan password. Artinya, setiap karyawan memiliki password masing-masing untuk dipakai mengisi daftar hadir.
Tidak jauh berbeda dengan sistem sebelumnya, metode ini juga cukup mudah untuk direkayasa karyawan Anda.
Mereka bisa saja memberitahukan password miliknya pada rekan kerja lainnya, untuk kemudian diinput guna mengisi daftar hadir karyawan.
Kelemahan lain dari password presensi adalah kemungkinan karyawan melupakan passwordnya.
3. Sistem Presensi Digital
Sistem presensi digital ini cukup sering dipakai oleh perusahaan. Sebab dinilai cukup praktis serta sulit direkayasa atau dipalsukan.
Para karyawan bisa mengisi daftar hadir dengan mengakses aplikasi presensi yang terhubung dengan jaringan internet.
Sistem dari aplikasi presensi itu nantinya akan disambungkan ke device karyawan agar mereka bisa mengisi daftar hadir di sana.
Untuk efektifitas yang lebih tinggi, biasanya metode presensi digital ini dihubungkan ke website.
Karyawan bisa melihat identitasnya pada tabel digital untuk kemudian diinput sebagai tanda kehadiran.
Namun ternyata metode ini masih mungkin untuk direkayasa atau dimanipulasikan.
Hanya dengan menitip pada rekan kerja untuk mengakses atas identitasnya, sudah bisa merekayasa kehadiran karyawan.
4. Sistem Presensi Biometrik
Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan karena terbukti aman dan valid. Mekanisme yang menyerupai fingerprint, tetapi dinilai lebih unggul.
Fitur yang ada pada presensi biometrik ini dinilai lebih canggih juga akurat. Sebab mampu mengidentifikasi wajah, suara bahkan kornea mata Anda.
Dengan sensor identifikasi yang modern serta canggih, tidak heran jika metode ini dianggap paling baik untuk presensi.
Nilai efektivitasnya lebih tinggi untuk sistem kehadiran, karena tidak dapat dimanipulasi oleh karyawan.
5. E-Presensi atau Presensi Online
Ini adalah sistem presensi baru yang juga diminati oleh perusahaan. E-presensi atau aplikasi presensi kehadiran online ini memanfaatkan jaringan internet yang kian berkembang pesat.
Karyawan bisa menginput kehadiran atau presensi mereka secara online dari mana saja. Dimana presensi dilakukan menggunakan email perusahaan yang bersangkutan.
Dengan begitu kecil kemungkinan presensi dengan metode ini untuk dipalsukan. Sebab akun email adalah salah satu privasi yang tidak bisa sembarangan dibagikan.
Cara presensi secara online ini menguntungkan karyawan yang harus menghandle pekerjaan lapangan.
Mereka tidak harus ke kantor hanya untuk mengisi daftar kehadiran. Selain hemat waktu, juga hemat tenaga dan lebih produktif pastinya.
Bukan hanya karyawan yang diuntungkan dalam penggunaan metode ini. Perusahaan pun juga mendapat banyak manfaat juga kemudahan.
Mulai dari data kehadiran yang valid, pengelolaan serta pemantauan kinerja karyawan yang praktis, serta produktivitas perusahaan yang tetap terjaga.
Nah, itulah penjelasa mengenai apa itu presensi.
Bisa kita lihat bahwasanya terjadi kesalahan pemahaman di tengah masyarakat ketika menyamakan presensi dengan absensi.
Padahal secara pengertian dasar saja sudah saling bertentangan. Presensi menyatakan kehadiran, sedangkan absensi yakni menyatakan ketidakhadiran.
Bisa digunakan dalam lingkup sekolah, pekerjaan, bahkan pada beberapa event tertentu yang menggunakan daftar undangan.
Dalam sebuah perusahaan amat penting adanya sistem presensi sebagai alat pantau kinerja karyawan agar senantiasa memberi performa maksimal.
Dari situ juga dapat diketahui produktivitas perusahaan yang bisa menimbulkan keuntungan atau justru kerugian.
Penentuan sanksi atau hukuman juga akan lebih mudah dilakukan. Sebab dengan adanya sistem presensi yang tercatat dengan baik pada aplikasi HRIS perusahaan, bisa menjadi bukti atas kesalahan yang dilakukan karyawan.
Ada berbagai metode presensi yang kerap digunakan oleh perusahaan, ditilik dari efektifitas, keakuratan, kemudahan dan juga kesesuaian dengan karyawan.
Di atas sudah dijelaskan bahwa ada beberapa jenis presensi yang banyak dipilih perusahaan dengan mempertimbangkan banyak hal.
Diantara kelima jenis sistem presensi tersebut, masing-masing memiliki kekurangan juga kelebihan masing-masing.
Apabila Anda berencana menggunakan salah satunya dalam usaha Anda, maka pastikan sesuai dengan jenis pekerjaan juga latar belakang karyawan/tenaga kerja.
Sebab hal itu akan sangat berpengaruh pada efektifitas penggunaannya oleh karyawan Anda.
Demikian rangkuman mengenai apa itu presensi yang bisa kami berikan.
Semoga bisa menjadi informasi serta pengetahuan baru yang bermanfaat bagi Anda dalam mengelola kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.
