12 Rekomendasi Aplikasi WFH agar Kerja di Rumah Lebih Produktif

Bekerja dari rumah atau WFH telah menjadi populer karena mampu menyeimbangkan produktivitas. Apalagi sejak hadirnya sistem kerja hybrid – memberikan fleksibilitas tambahan dengan memungkinkan karyawan untuk WFH sebagian waktu dan WFO untuk interaksi langsung. 

Dilansir dari timesnownews, diantara karyawan tech dan BPO di sebuah perusahaan di India, 51% memilih untuk bekerja hybrid, 41% memilih WFH, dan hanya 3% yang memilih WFO.  Namun, bagi sebagian orang, WFH dianggap membuat efisiensi kerja berkurang. Sulitnya memantau kinerja karyawan, mengelola dokumen, berkomunikasi dengan tim, dan lain-lain. 

Kini, permasalahan tersebut sudah bisa diatasi. Dengan bantuan aplikasi WFH, Anda bisa menjaga produktivitas dan kesejahteraan karyawan sekaligus. Sehingga, di mana pun dan kapan pun, karyawan tetap bisa bekerja dengan nyaman dan memberikan performa terbaik mereka. 

Apa saja aplikasi pendukung untuk WFH yang cocok untuk Anda? Simak selengkapnya. 

Work from home, apa keuntungannya? 

Kemajuan teknologi dan pergeseran tren dalam dunia kerja telah menjadikan work from home sebagai kondisi ideal bagi banyak orang. Sistem WFH memiliki berbagai manfaat dan keuntungan, baik bagi karyawan maupun perusahaan. Beberapa di antaranya meliputi: 

1. Mengatur waktu yang lebih fleksibel

Karyawan bisa menyesuaikan jadwal mereka untuk memenuhi kebutuhan pribadi dan pekerjaan, sehingga work-life balance bisa lebih tercapai. Misalnya, dengan bekerja dari rumah, para orang tua bisa tetap mengurus anaknya tanpa bantuan nanny. 

2. Menghemat banyak biaya dan waktu

Biaya transportasi, bahan bakar, dan makan siang yang biasanya dikeluarkan saat bekerja dari kantor – bisa diminimalisir selama WFH. Selain itu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu yang panjang dan melelahkan untuk berangkat dan pulang ke kantor. 

3. Meningkatkan produktivitas

Studi yang dilakukan oleh Stanford University pada tahun 2014 menemukan bahwa karyawan yang bekerja dari rumah memiliki peningkatan produktivitas sekitar 13% dibandingkan dengan karyawan yang bekerja di kantor. Di rumah, Anda dapat menciptakan suasana kerja yang paling cocok dan nyaman. 

4. Menciptakan kualitas hidup yang lebih sehat

Anda memiliki lebih banyak waktu untuk berolahraga di pagi hari, memasak makanan sendiri, bahkan melakukan power nap atau tidur siang selama jam istirahat. Terhindar dari macet selama perjalanan juga berdampak positif pada kesehatan mental. 

5. Memudahkan akses ke top talent dari berbagai lokasi

Perusahaan umumnya hanya dapat merekrut karyawan dari wilayah sekitar pusat bisnis. Namun, WFH membuka peluang untuk menemukan dan merekrut kandidat dari luar kota dengan kompetensi yang dibutuhkan.

Tantangan Saat Work From Home 

Meskipun sistem kerja WFH memberikan berbagai keuntungan, ada juga beberapa tantangan saat menjalankannya. Berikut ini beberapa tantangan WFH secara umum:

1. Komunikasi Tidak Sinkron

Minimnya interaksi tatap muka bisa menyebabkan miskomunikasi antar tim, yang berujung pada keterlambatan keputusan dan kesalahan koordinasi.

2. Batas Waktu Kerja dan Istirahat yang Kabur

Banyak pekerja kesulitan memisahkan urusan pekerjaan dan kehidupan pribadi, sehingga rawan kelelahan dan menurunnya semangat kerja.

3. Kurangnya Supervisi Langsung

Tanpa arahan dan umpan balik rutin dari atasan, sebagian karyawan bisa kehilangan arah. Manajer pun kadang sulit memantau kinerja karyawan secara adil.

4. Gangguan dari Lingkungan Rumah

Kehadiran keluarga, tugas rumah tangga, atau ruang kerja yang kurang ideal sering kali mengganggu konsentrasi dan ritme kerja harian.

Manfaat Aplikasi WFH bagi Karyawan dan Perusahaan

Terpisah secara fisik tidak lagi menjadi halangan untuk bekerja. Berikut adalah beberapa alasan kenapa Anda perlu menggunakan aplikasi work from home: 

• Komunikasi yang lebih efektif antara anggota tim yang berada di lokasi berbeda 
• Kolaborasi dalam berbagai proyek yang lebih mudah 
• Akses informasi dan dokumen yang mudah dan cepat 
• Kelancaran bisnis dalam situasi darurat, misalnya ketika kantor terkena dampak bencana alam yang mengharuskan bekerja di rumah secara mendadak 
• Pemantauan kinerja karyawan secara real-time dan transparan

Rekomendasi Aplikasi WFH untuk Mendukung Work From Home yang Efektif

Ada berbagai aplikasi yang dapat mendukung bekerja dari rumah dengan efektif. Pilihan aplikasi tergantung pada kebutuhan spesifik tim dan tugas yang dijalankan. Berikut adalah beberapa jenis aplikasi yang umumnya cocok untuk mendukung WFH:

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software HR berbasis cloud. Walaupun bekerja di rumah, Anda bisa menjalankan secara otomatis proses terkait manajemen SDM dan penggajian hanya dengan satu aplikasi.

Dengan Mekari Talenta, tim HR dapat memantau pekerjaan karyawan meskipun mereka bekerja dari rumah. Berikut adalah beberapa fitur yang tersedia di Mekari Talenta: 

• Pengelolaan absensi. Metode absensi digital bisa menghindari kesalahan dalam perhitungan jam kerja dan mengelola kehadiran dengan lebih efisien. 
• Payroll otomatis. Menghitung komponen penggajian mulai dari gaji hingga potongan secara otomatis dengan cepat dan akurat.
• Manajemen cuti. Mengelola pengajuan cuti dengan lebih mudah sehingga dapat memastikan ketersediaan karyawan lain saat cuti diambil.
• Self-service bagi karyawan. Karyawan dapat mengajukan cuti, reimbursement, lembur, bahkan mengunduh slip gaji secara mandiri. 
• HR Helpdesk. Memfasilitasi komunikasi antara karyawan dan HRD lebih cepat dan akurat, karena dieskalasi ke tim yang tepat.
• HR Analytics. Menyajikan hasil analisis dalam dashboard yang mudah dipahami, untuk merencanakan strategi SDM dan bisnis yang lebih efektif. 
• Performance management. Menganalisis kinerja karyawan secara menyeluruh untuk mengatur perkembangan karir dan target perusahaan kedepannya. 

Dalam situasi WFH, semua kebutuhan terkait pengelolaan karyawan bisa diatasi secara otomatis dengan Mekari Talenta.

2. Mekari Qontak

Mekari Qontak adalah platform Omnichannel CRM yang membantu tim menjaga komunikasi efektif dengan pelanggan, bahkan saat bekerja dari rumah. Aplikasi ini memungkinkan kolaborasi tim customer service dan management maupun sales dalam satu sistem.

Dengan demikian, proses penanganan pelanggan tetap lancar dan minim miskomunikasi, meskipun tim bekerja dari rumah. Berikut beberapa fitur unggulan dari Mekari Qontak:

• Omnichannel CRM. Mengintegrasikan berbagai saluran komunikasi seperti WhatsApp, Instagram, Email, dan Live Chat dalam satu dashboard agar pelanggan tetap terlayani dengan konsisten.
• Satu nomor WhatsApp untuk seluruh tim. Memungkinkan beberapa agen menggunakan satu akun WhatsApp Business, sehingga interaksi dengan pelanggan dapat dibagi dan dikelola bersama.
• Chatbot otomatis. Menjawab pertanyaan pelanggan secara real-time, kapan pun mereka menghubungi, tanpa perlu agen standby terus-menerus.
• Ticketing system. Memudahkan pelacakan dan penyelesaian setiap masalah atau permintaan pelanggan secara sistematis.
• Customer database. Menyimpan seluruh riwayat interaksi pelanggan untuk layanan yang lebih personal dan responsif.

3. Mekari Jurnal

Mekari Jurnal adalah software akuntansi online berbasis cloud yang memungkinkan tim keuangan bekerja secara efisien dari mana saja. Dengan sistem yang berjalan secara real-time, setiap anggota tim dapat memantau aktivitas dan kinerja keuangan satu sama lain melalui satu dashboard terpadu. Hal ini mempermudah koordinasi tim keuangan selama WFH dan meminimalkan risiko miskomunikasi atau duplikasi tugas.

Berikut fitur-fitur unggulan Mekari Jurnal yang mendukung sistem WFH maupun hybrid:

• Dashboard keuangan real-time. Semua transaksi dan laporan keuangan diperbarui secara otomatis, sehingga memudahkan pemantauan kinerja dan pengambilan keputusan berbasis data.
• Manajemen tagihan dan invoice. Membuat, mengirim, dan melacak invoice atau tagihan dapat dilakukan secara online dalam satu sistem terintegrasi.
• Rekonsiliasi bank otomatis. Mempercepat proses pencocokan transaksi dengan data perbankan secara otomatis, tanpa perlu cek manual.
• Pelaporan keuangan instan. Laporan laba rugi, neraca, arus kas, dan laporan lainnya bisa diakses kapan saja, tanpa perlu proses manual yang memakan waktu.
• Manajemen stok & inventori. Memantau pergerakan barang dan ketersediaan stok secara real-time, cocok untuk bisnis dengan kebutuhan logistik harian.
• Multi akses & level otorisasi. Memberikan akses berbeda untuk setiap anggota tim sesuai perannya, agar lebih aman dan terkontrol.

4. Slack

Aplikasi chatting ini bisa menjaga komunikasi agar tetap efisien selama bekerja di rumah. Selain fitur pesan pribadi, Anda juga bisa membuat channel yang disesuaikan dengan proyek, tim, atau topik tertentu. 

Slack juga bisa diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain seperti Google Drive, Trello, atau Zoom. Anda juga bisa mengakses pesan lama, berkas, atau informasi penting yang dibagikan dalam riwayat obrolan.

5. Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek visual yang berguna untuk mengorganisir tugas, mengelola proyek, dan berkolaborasi. Aplikasi ini menampilkan informasi dalam bentuk papan dengan daftar kartu yang bisa Anda sesuaikan. 

Setiap papan berisi kartu bisa diberi label warna, tenggat waktu, komentar, hingga berkas tertentu. Dengan Trello, seluruh anggota tim bisa memantau perkembangan proyek, menentukan prioritas pekerjaan, dan masih banyak lagi. 

6. Zoom

Platform konferensi video ini memungkinkan anggota tim untuk melakukan meeting atau interaksi secara virtual. Dengan kualitas video dan audio yang tinggi, Anda dapat merasakan seakan-akan melakukan pertemuan secara langsung.

Anda juga dapat menggunakan fitur share screen yang membantu dalam presentasi atau demonstrasi produk. Tidak hanya itu, Anda juga dapat merekam pertemuan Zoom sehingga peserta yang tidak bisa hadir dapat menontonnya nanti.

7. Google Workspace

Aplikasi yang dirancang untuk mendukung kolaborasi dan pengelolaan pekerjaan ini berbasis cloud, dimana data dan layanan disimpan dan diakses melalui internet. Beberapa komponen Google Workspace yang paling sering digunakan meliputi: 

• Google Docs, Sheets, Slides: Aplikasi pengolahan kata, analisis data, dan presentasi. Semua file yang telah dibuat bisa diakses melalui Google Drive. 
• Google Calendar: Kalender online untuk menjadwalkan pertemuan, berbagi jadwal, dan mengatur pengingat.
• Google Forms: Fitur pembuatan formulir dan survei online 
• Gmail: Layanan email untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan 

Layanan dalam Google Workspace terintegrasi satu sama lain, sehingga Anda bisa dengan mudah mengakses dokumen melalui satu platform yang terhubung. 

8. Canva

Canva memungkinkan pengguna tanpa keahlian khusus dalam desain grafis untuk membuat berbagai jenis konten visual dengan mudah. Aplikasi desain grafis berbasis web ini menyediakan template siap pakai untuk membuat konten sosial media, presentasi, hingga brosur. 

Anda juga dapat mengundang anggota tim untuk mengedit desain yang sama atau memberikan feedback. Canva bisa diakses secara gratis, namun ada beberapa fitur dan elemen yang hanya bisa diakses dalam versi berbayar. 

9. Miro 

Saat meeting, ada kalanya Anda harus menggunakan papan tulis untuk mengemukakan ide dan poin penting. Anda tetap bisa melakukannya selama WFH dengan Miro. Aplikasi ini adalah papan tulis digital untuk mempermudah diskusi dan brainstorming. 

Di Miro, tersedia alat untuk menggambar, menulis, membuat sticky notes, dan memberikan tanda pada papan kerja, yang sangat bermanfaat dalam menggambarkan ide atau memberikan penjelasan. 

10. Lastpass

Saat bekerja dari rumah, semua data dan pekerjaan pastinya tersimpan dalam server online. Aplikasi WFH ini untuk menjamin bahwa data pribadi Anda terjaga kerahasiaannya dengan password. LastPass adalah aplikasi untuk mengelola dan menyimpan kata sandi dengan aman.

LastPass memungkinkan Anda untuk memiliki kata sandi yang kompleks dan berbeda untuk setiap platform tanpa perlu menghafalnya. Selain password, LastPass juga bisa menyimpan informasi kartu kredit, alamat, dan informasi rahasia lainnya. 

11. Hubstaff

Bagaimana cara memantau aktivitas tim Anda selama jam kerja saat WFH? Hubstaff bisa jadi jawabannya. Time tracking software ini memantau aktivitas komputer anggota tim, termasuk waktu yang dihabiskan di aplikasi atau situs web tertentu, serta aktivitas keyboard dan mouse.

Aktivitas komputer tersebut bisa diulas dalam bentuk laporan terperinci, sehingga Anda bisa mengidentifikasi pola dan kebiasaan kerja anggota tim. Kemudian, Anda bisa membuat strategi efisiensi kerja berdasarkan data tersebut.

12. TeamViewer

Kendala teknis pada komputer memang tidak dapat dihindari. Dengan TeamViewer, Anda bisa membantu anggota tim dengan melihat kendala secara langsung dan mengambil alih kontrol komputer untuk memecahkan masalah.

TeamViewer menempatkan keamanan sebagai prioritas. Aplikasi WFH ini menggunakan enkripsi yang kuat dan memastikan bahwa akses hanya diberikan oleh pengguna yang sah.

Optimalkan Proses WFH dengan Bantuan Aplikasi Terintegrasi

Mengelola tim jarak jauh tidak cukup hanya mengandalkan aplikasi komunikasi atau spreadsheet manual. Dibutuhkan solusi digital yang terintegrasi agar seluruh proses kerja —mulai dari pengelolaan karyawan, operasional, hingga keuangan— bisa berjalan lancar, efisien, dan bebas miskomunikasi.

Gunakan solusi terintegrasi dari Mekari untuk menyederhanakan alur kerja lintas divisi saat WFH. Dengan dashboard terpadu, data real-time, dan sistem yang saling terhubung, koordinasi tim menjadi lebih mudah, akurat, dan produktif.

Jangan lewatkan kesempatan untuk beralih dari cara kerja terpisah dan beralih ke sistem terintegrasi yang lebih modern! Hubungi kami sekarang!

Referensi

Fullscale. “The Best Work-From-Home Productivity Tools’’
Phoneburner. “Work from home remote sales tools’’