Apa Itu Invoice Recognition dan Cara Kerjanya

Tahukah Anda bahwa rata-rata perusahaan menghabiskan 12-15 menit untuk mendigitalisasikan satu invoice secara manual?

Waktu berharga ini sebenarnya dapat dialokasikan untuk tugas-tugas yang lebih strategis. Untuk mengatasi masalah ini, teknologi invoice recognition hadir sebagai solusi yang efektif.

Invoice recognition dapat membantu perusahaan mengurangi waktu pemrosesan faktur atau invoice hingga 80%, meningkatkan akurasi, dan menghemat biaya operasional.

Penasaran bagaimana teknologi ini bekerja dan apa manfaatnya bagi bisnis Anda? Mari simak penjelasannya di bawah ini.

Apa itu invoice recognition?

Invoice recognition, atau pengenalan faktur, adalah teknologi yang memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan Optical Character Recognition (OCR) untuk mengekstrak informasi penting dari faktur secara otomatis.

Invoice sendiri adalah bukti tagihan resmi antara penjual dan pembeli yang berisi informasi rinci tentang berjalannya transaksi barang atau jasa.

Informasi detail tersebutlah yang akan dikonversi oleh aplikasi invoice recognition agar mudah diolah oleh sistem komputer, khususnya sistem manajemen pengeluaran.

Sederhananya, invoice recognition adalah teknologi yang dapat secara otomatis membaca dan memproses informasi dalam faktur, baik cetak maupun digital, untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi pencatatan data.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

Mengapa invoice recognition penting untuk bisnis?

Invoice recognition memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pemrosesan faktur, sehingga bisnis Anda dapat:

• Bekerja lebih cepat: Otomatisasi proses faktur yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam menjadi hitungan menit.
• Meminimalisir kesalahan: Mengurangi risiko kesalahan manusia dalam entri data, menjaga keakuratan data keuangan.
• Menghemat biaya: Mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual untuk input data faktur, menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
• Membuat keputusan yang lebih baik: Data faktur yang terorganisir dengan baik memberikan wawasan berharga untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih strategis.
• Meningkatkan kepatuhan dan mengurangi risiko fraud: Dengan input data otomatis, karyawan tidak bisa lagi memanipulasi data dalam faktur sehingga risiko penipuan invoice dapat ditekan.
• Meningkatkan skalabilitas: Aplikasi invoice recognition membantu Anda menangani banyak faktur dengan lebih mudah, sehingga bisnis dapat meningkatkan skala operasional tanpa perlu effort manual yang besar.
• Integrasi dengan sistem lain: Saat ini, sudah banyak invoice recognition software yang dapat terintegrasi dengan teknologi lain, seperti software manajemen pengeluaran, software akuntansi, hingga sistem vendor portal. Integrasi ini juga memungkinkan tim keuangan memantau informasi seperti status pembayaran, jatuh tempo, dan rincian data lain secara real-time.
• Mengotomatisasi alur kerja: Aplikasi pengenalan invoice yang terintegrasi memungkinkan alur kerja yang lebih otomatis, seperti persetujuan faktur, pemrosesan pembayaran, dan pelaporan keuangan secara instan.

Cara kerja invoice recognition

Cara kerja invoice recognition melibatkan beberapa tahapan utama, yaitu:

1. Pengumpulan faktur

Faktur dapat dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti email, pemindaian dokumen fisik, atau unggahan langsung ke sistem.

Sistem invoice recognition biasanya dapat menangani berbagai format faktur, seperti PDF, gambar, atau bahkan foto faktur yang diambil menggunakan smartphone.

2. Pra-pemrosesan

Pada tahap ini, faktur yang sudah dikumpulkan akan melalui proses pembersihan dan optimalisasi. Tujuannya adalah untuk menghilangkan noise (misalnya, tanda air, coretan, atau latar belakang yang tidak seragam) agar informasi di dalamnya lebih mudah dikenali oleh sistem.

3. Ekstraksi data

Dalam proses ekstraksi data, teknologi OCR berperan penting untuk mengubah teks dalam gambar faktur menjadi teks digital yang dapat diedit dan dicari.

Pada saat yang sama, algoritma AI menganalisis teks digital tersebut untuk mengidentifikasi dan mengekstrak informasi penting, seperti nomor faktur, tanggal, nama vendor, alamat, jumlah total, rincian item, dan informasi lainnya yang relevan.

Proses ini berjalan secara bersamaan untuk mempercepat keseluruhan proses invoice recognition.

Dengan demikian, Anda tak perlu lagi melakukan input data dari faktur secara manual, sehingga efisiensi operasional meningkat secara signifikan.

4. Validasi data

Setelah data diekstrak, sistem akan melakukan validasi untuk memastikan akurasi data. Validasi dapat melibatkan pengecekan format, konsistensi, dan logika data. Jika ada ketidaksesuaian, sistem mungkin akan memberikan peringatan atau meminta konfirmasi dari pengguna.

5. Integrasi data

Data yang sudah tervalidasi kemudian terintegrasi dengan software akuntansi atau aplikasi manajemen keuangan perusahaan. 

Integrasi ini dapat berjalan secara otomatis melalui API atau dengan mengimpor data secara manual.

Anda juga dapat menggunakan expense management software yang langsung memiliki dukungan invoice management.

Dengan begitu, setelah data faktur terekstrak dan terklasifikasi, Anda dapat mengelola pembayarannya tanpa berpindah aplikasi, baik langsung membayar atau menjadwalkannya.

Dengan demikian, proses pengadaan akan menjadi semakin lancar, efisien, dan terstruktur.

Contoh penggunaan invoice recognition

Sebuah perusahaan manufaktur menerima ratusan faktur dari berbagai pemasok setiap bulannya. 

Sebelumnya, tim akuntansi harus memproses faktur secara manual. Proses ini tentu memakan waktu yang lama dan rentan terhadap kesalahan.

Setelah mengadopsi solusi invoice recognition, khususnya yang terintegrasi dengan berbagai sistem lain, perusahaan tersebut dapat mengunggah semua faktur dalam format PDF atau gambar ke dalam sistem. 

Teknologi OCR secara otomatis mengekstrak data penting dari faktur dan mengintegrasikannya ke dalam sistem procurement maupun manajemen pengeluaran.

Saat mengekstrak, AI juga akan langsung mengklasifikasikan invoice berdasarkan vendor, tanggal transaksi, dan deadline pembayaran.

Setelah itu, tim keuangan dapat langsung memproses atau menjadwalkan pembayaran.

Ketika pembayaran telah dilakukan, data pengeluaran akan langsung tercatat dalam pembukuan melalui sistem akuntansi.

Kemudian, laporan keuangan pun dapat tersusun secara instan. 

Hal ini mengurangi waktu pemrosesan hingga 80% dan meningkatkan akurasi data. 

Dengan demikian, tim akuntansi pun dapat mengalokasikan waktu mereka untuk tugas-tugas yang lebih strategis, seperti analisis keuangan dan perencanaan anggaran.

Kesimpulan

Invoice recognition adalah solusi inovatif yang dapat merevolusi cara perusahaan memproses faktur. Dengan mengotomatiskan dan mempercepat proses ini, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Jika Anda mencari solusi invoice recognition yang andal dan mudah, aplikasi OCR dari Mekari Stream adalah pilihan tepat.

Dengan teknologi OCR yang canggih dan fitur yang lengkap, Mekari Stream OCR membantu Anda mengotomatiskan pemrosesan faktur secara menyeluruh.

Kini, OCR dalam Mekari Stream tersedia dalam Mekari Expense sebagai software manajemen pengeluaran yang lebih canggih dan seamless.

Setelah data terekstrak oleh OCR sekaligus terklasifikasi dengan software IDP yang ada di dalam Mekari Expense, Anda juga bisa mengelola pembayarannya.

Baik langsung melakukan pembayaran maupun menjadwalkannya, semua tersedia dalam Mekari Expense.

Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut tentang solusi invoice OCR cerdas untuk bisnis Anda.