Apa Itu Document Processing, Teknologi Pendukung, dan Contohnya

Dalam dunia bisnis yang dinamis, dokumen memainkan peran penting dalam setiap aspek operasional, mulai dari faktur hingga memo yang mendukung kelancaran aktivitas sehari-hari.

Namun, pertumbuhan data yang pesat membuat pengelolaan dokumen secara manual menjadi tidak efisien, memakan waktu, dan berdampak pada biaya.

Di sinilah solusi document processing hadir sebagai transformasi signifikan, mengubah informasi manual menjadi format digital yang siap diolah secara lebih efisien.

Dengan kemampuannya mengotomatiskan berbagai tugas, document processing dapat mengoptimalkan alur kerja bisnis secara menyeluruh.

Lalu, bagaimana tepatnya document processing dapat mencapai hal ini? Mari kita bahas lebih lanjut.

Apa itu document processing?

Document processing adalah serangkaian proses yang mengubah berbagai jenis dokumen, baik fisik maupun digital, menjadi format yang lebih mudah diakses, dicari, dan digunakan.

Saat ini, pemrosesan dokumen tersebut tidak lagi harus dilakukan secara manual oleh data entry ataupun processing staff, melainkan bisa dengan bantuan teknologi seperti artificial intelligence (AI).

Tujuannya adalah untuk mengotomatisasi pengolahan informasi dari berbagai jenis dokumen seperti faktur, kontrak, formulir, dan lainnya

Mengapa document processing penting untuk bisnis?

Pemrosesan dokumen memiliki peran penting dalam bisnis modern karena dapat memberikan sejumlah manfaat:

• Efisiensi dan produktivitas yang meningkat: Pemrosesan dokumen secara manual seringkali memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan mengotomatiskan proses ini, alur kerja menjadi lebih lancar, beban kerja manual berkurang, dan karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
• Penghematan biaya yang signifikan: Otomatisasi pemrosesan dokumen tidak hanya mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual, tetapi juga meminimalkan potensi kesalahan, sehingga menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
• Akses data dan pengambilan keputusan yang lebih baik: Dokumen digital lebih mudah dicari dan diakses, memungkinkan pengambilan informasi yang lebih cepat dan akurat. Hal ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Peningkatan pengalaman pelanggan: Pemrosesan dokumen yang efisien berkontribusi pada waktu respons yang lebih cepat dan tingkat layanan yang lebih baik, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Skalabilitas yang mudah: Seiring pertumbuhan bisnis, volume dokumen yang harus dikelola juga meningkat. Solusi pemrosesan dokumen yang tepat dapat dengan mudah disesuaikan untuk mengakomodasi pertumbuhan ini, memastikan efisiensi dan produktivitas tetap terjaga.

Cara kerja document processing

Pemrosesan dokumen umumnya melibatkan tahapan berikut:

1. Pengumpulan Dokumen: Dokumen fisik dipindai atau difoto, sedangkan dokumen digital diunggah ke sistem.
2. Pra-pemrosesan: Dokumen dibersihkan dan disiapkan untuk ekstraksi data, misalnya dengan menghilangkan noise atau memperbaiki kualitas gambar.
3. Ekstraksi Data: Teknologi digunakan untuk mengenali dan mengekstrak informasi penting dari dokumen.
4. Validasi Data: Data yang diekstraksi diverifikasi dan dikoreksi jika diperlukan.
5. Klasifikasi Dokumen: Dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis atau kontennya
6. Penyimpanan dan Pengarsipan: Dokumen dan data yang diekstraksi disimpan dalam format yang sesuai dan mudah diakses.

Teknologi utama dalam document processing

Agar document processing berjalan optimal, kini telah hadir berbagai inovasi mutakhir untuk menangani banyak dokumen dalam berbagai format.

Berikut adalah beberapa sistem cerdas yang dapat membantu Anda mengolah dokumen secara otomatis:

Optical Character Recognition (OCR)

Teknologi OCR memungkinkan sistem mengenali dan mengubah teks dari dokumen fisik atau gambar menjadi data digital yang dapat diproses secara otomatis.

Natural Language Processing (NLP)

NLP mendukung pengenalan konteks dan arti dalam bahasa alami yang terdapat pada dokumen, sehingga ekstraksi data menjadi lebih relevan dan akurat. Inovasi AI ini juga dapat membantu OCR untuk melakukan

Machine Learning (ML)

Machine learning membantu sistem belajar dari data yang diproses sebelumnya sehingga mampu mengenali pola, memperbaiki akurasi ekstraksi data, dan menyesuaikan diri dengan berbagai jenis dokumen secara dinamis.

Intelligent Document Processing (IDP)

IDP mengombinasikan OCR, machine learning, dan NLP untuk semakin mengotomatiskan proses pengolahan dokumen. 

Software IDP mampu mengekstrak, memahami, dan mengelompokkan informasi di dalam dokumen secara otomatis.

Cloud Computing

Dengan cloud computing, pengelolaan dan akses dokumen menjadi fleksibel, memungkinkan kolaborasi tim dan pemrosesan dokumen dalam skala besar secara efisien. 

Teknologi ini memungkinkan setiap dokumen yang telah diekstrak dan disesuaikan formatnya termuat dalam sistem secara otomatis.

Baca Juga: 13 Manfaat Cloud Computing Bagi Kesuksesan Bisnis

Contoh document processing

Salah satu contoh penerapan document processing yang kian populer adalah Intelligent Document Processing (IDP). IDP memanfaatkan kecerdasan buatan untuk meningkatkan otomatisasi, akurasi, dan efisiensi pemrosesan dokumen.

IDP banyak digunakan dalam berbagai industri, seperti:

• Keuangan: Memproses faktur, formulir aplikasi kredit, dan laporan keuangan secara otomatis.
• Asuransi: Mengelola klaim asuransi, polis, dan dokumen medis secara efisien
• Kesehatan: Memproses rekam medis pasien, hasil laboratorium, dan formulir pendaftaran dengan cepat dan akurat
• Manufaktur: Mengelola pesanan pembelian, faktur pemasok, dan dokumen pengiriman secara otomatis

Baca Juga: Apa Itu Intelligent Document Processing (IDP) dan Fungsinya

Kesimpulan

Dalam era digital, document processing bukan lagi sekadar opsi, melainkan sebuah kebutuhan.

Dengan kemampuannya mengubah dokumen fisik menjadi aset digital yang berharga, teknologi ini dapat membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan.

Jika Anda ingin mengoptimalkan pengelolaan dokumen di perusahaan Anda, Anda bisa mempertimbangkan untuk mengadopsi solusi pemrosesan dokumen seperti software Intelligent Document Processing.

Mekari Stream menyediakan software IDP terbaik yang bisa Anda gunakan untuk memaksimalkan pengelolaan dokumen dan operasional bisnis Anda.

Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut tentang software IDP untuk bisnis Anda.

Referensi

IBM. “What is Document Processing”