Perbedaan e-Katalog dan e-Purchasing: Fungsi dan Contoh Produk

e-Katalog dan e-Purchasing adalah dua hal berbeda dalam sistem pengadaan. e-Katalog bisa diibaratkan sebagai marketplace resmi pemerintah, tempat vendor menampilkan produk atau jasa lengkap dengan harga dan spesifikasi. 

Sementara itu, e-Purchasing adalah proses pembeliannya — cara instansi membeli langsung dari e-Katalog tanpa tender. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan keduanya, fungsinya, dan contoh produk yang biasa dibeli lewat sistem ini.

Apa yang dimaksud dengan e-Katalog?

e-Katalog adalah platform resmi pengadaan pemerintah yang menampilkan daftar produk dan jasa dari penyedia yang telah terverifikasi. 

Fungsinya mirip marketplace, lengkap dengan harga, spesifikasi, dan informasi pendukung seperti TKDN, SNI, dan asal produk. Instansi pemerintah dapat membeli langsung dari e-Katalog tanpa tender, melalui proses yang disebut e-Purchasing.

Secara sederhana, e-Katalog adalah tempat pilihannya, sementara e-Purchasing adalah proses belinya. 

Berdasarkan Perlem LKPP No. 9 Tahun 2021, produk di e-Katalog dibagi menjadi:

• Barang/jasa umum: Kebutuhan standar yang sering digunakan instansi, seperti ATK, perangkat IT, dan jasa kebersihan.
• Produk inovasi: Hasil riset atau teknologi baru yang ditetapkan oleh lembaga pemerintah terkait inovasi.

Apa itu purchasing?

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan organisasi. 

Dalam sistem e-Katalog, proses ini dilakukan secara elektronik dan dikenal sebagai e-Purchasing, yaitu metode pembelian langsung dari penyedia melalui platform katalog digital LKPP.

Beberapa poin penting tentang e-Purchasing:

• Lebih cepat dan efisien, karena menghilangkan banyak tahapan administratif manual.
• Minim risiko kesalahan, karena spesifikasi produk dan harga sudah tercantum secara jelas oleh penyedia.
• Efisiensi biaya, di mana perusahaan atau instansi yang menerapkan sistem e-purchasing dapat memangkas biaya pengadaan hingga 30%, terutama dengan mengurangi waktu proses dan beban kerja administratif.

Baca Juga: Panduan Lengkap KPI Purchasing: 10 Contoh KPI dan Tipsnya

Perbedaan e-Purchasing dan e-Katalog

Sebelum membahas perbedaannya, penting untuk memahami bagaimana e-Katalog dan e-Purchasing digunakan di berbagai sektor:

• Pemerintah: e-Katalog digunakan untuk melihat daftar produk resmi dari penyedia terverifikasi, sedangkan e-Purchasing adalah proses pembelian langsung dari katalog tersebut, tanpa tender.
• Perusahaan swasta: e-Katalog dimanfaatkan untuk mengelola data bahan baku atau alat produksi, sementara e-Purchasing mempercepat proses pengadaan melalui sistem internal yang terintegrasi.
• Industri retail: e-Katalog berfungsi menampilkan produk ke konsumen, dan e-Purchasing digunakan untuk mengelola stok dan pemesanan barang dari pemasok.

Setelah melihat penerapannya, kini saatnya memahami perbedaan fungsi e-Katalog dan e-Purchasing secara lebih spesifik dengan tabel perbandingan. 

Tujuan adanya e-Katalog

e-Katalog dibuat sebagai bagian dari upaya reformasi sistem pengadaan pemerintah agar lebih terbuka dan efisien. Beberapa tujuan utamanya meliputi:

1. Menyederhanakan proses pengadaan

Pengadaan barang dan jasa tidak lagi harus melalui proses tender panjang—instansi bisa langsung memilih produk dari katalog digital yang sudah terverifikasi.

Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

2. Meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas

Seluruh proses tercatat secara digital dan dapat diawasi, sehingga meminimalkan potensi penyimpangan dan mempercepat waktu pengadaan.

3. Memudahkan perbandingan produk

Informasi seperti spesifikasi teknis, harga, dan asal produk disajikan secara terbuka, memudahkan pengguna membandingkan dan memilih penawaran terbaik.

4. Memberi akses lebih luas bagi pelaku usaha lokal dan UMKM

Dengan sistem terbuka, pelaku usaha kecil bisa ikut serta dalam pengadaan pemerintah tanpa harus bersaing dalam tender besar yang seringkali tidak terjangkau.

Contoh produk yang bisa masuk di e-Katalog 

Produk dan jasa dalam e-Katalog sangat beragam, menyesuaikan kebutuhan instansi pusat maupun daerah. Berdasarkan Perlem LKPP No. 9 Tahun 2021 dan katalog aktif LKPP, berikut jenis-jenis produk yang umum tersedia:

• Barang operasional kantor yang dibutuhkan oleh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah, seperti alat tulis kantor (ATK), komputer, printer, peralatan elektronik, dan perlengkapan kantor lainnya.
• Pekerjaan konstruksi dan alat berat, misalnya jasa pembangunan gedung, jalan, serta alat berat untuk proyek pemerintah.
• Obat-obatan dan alat kesehatan, yang digunakan untuk fasilitas kesehatan milik pemerintah.
• Produk pertanian dan bahan-bahan konstruksi, contohnya pupuk, benih, semen, dan material bangunan.
• Jasa konsultasi dan jasa profesional lainnya, seperti jasa audit, pelatihan, dan pengembangan sistem.
• Produk teknologi informasi, seperti laptop, server, perangkat jaringan, dan software.
• Produk-produk inovasi yang telah ditetapkan oleh kementerian terkait, yang mendukung pengembangan teknologi dan riset.
• Produk dalam negeri dari UMKM, seperti tepung ikan, produk kerajinan, dan barang konsumsi lokal.
• Barang kebutuhan berulang yang bersifat standar dan dapat distandarisasi, sehingga memudahkan pengadaan dengan proses e-purchasing.

Permudah proses purchasing dengan Mekari Expense Purchase

Untuk mendukung proses e-purchasing yang lebih cepat, aman, dan terkontrol, Anda bisa menggunakan Mekari Expense Purchase sebagai solusi manajemen pembayaran dalam pengadaan melalui e-Katalog. 

Dengan integrasi yang fleksibel, sistem ini memudahkan pencatatan, persetujuan, hingga pelaporan transaksi secara otomatis—memastikan setiap pembelian tetap efisien dan transparan.

Referensi

BPBJ. ”Apa itu E-Katalog dan Proses Pembelian Barang/Jasa Melalui E-Purchasing”