Mengenal IWMS: Dampak, Contoh Implementasi, dan Cara Memilih

Banyak perusahaan belum menyadari bahwa mereka sebenarnya sudah membutuhkan Integrated Workplace Management System (IWMS). 

Masalah-masalah yang mereka hadapi sering kali dianggap wajar, padahal sebenarnya bisa diatasi dengan sistem terintegrasi yang tepat.

Beberapa gejala umum yang jadi tanda perusahaan butuh IWMS, antara lain:

• Data dan laporan terpisah-pisah, seringkali duplikatif
• Biaya operasional membengkak tanpa visibilitas real-time
• Ruang kerja tidak dimanfaatkan secara efisien
• Proses maintenance dan layanan masih manual dan lambat
• Pengambilan keputusan strategis rentan error karena minim data
• Kolaborasi antar-departemen (facility, finance, HR, IT) tidak sinkron

Kalau kondisi di atas terdengar familiar, ini saatnya mempertimbangkan IWMS sebagai solusi pengelolaan fasilitas dan ruang kerja yang lebih terpusat dan efisien.

Apa itu IWMS (Integrated Workplace Management System)?

Integrated Workplace Management System, atau disingkat IWMS, adalah software terpusat yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek fasilitas dan aset secara efisien. 

Mulai dari ruang kerja, pemeliharaan gedung, properti real estate, hingga inisiatif keberlanjutan; semuanya bisa dikelola dalam satu sistem digital yang saling terhubung.

Dengan IWMS, perusahaan dapat:

• Mengotomatisasi alur kerja pemeliharaan dan penggunaan fasilitas
• Memantau data operasional dan ruang kerja secara real-time
• Menyatukan informasi antar departemen seperti HR, Finance, dan IT

Contoh dampak konkret dari implementasi IWMS misalnya: sebuah perusahaan dapat memanfaatkan data okupansi ruang untuk menyusun ulang tata letak kantor, sehingga ruang kerja menjadi lebih optimal dan produktif. 

Di sisi lain, efisiensi ini juga mendukung tujuan keberlanjutan perusahaan karena penggunaan energi dan sumber daya bisa ditekan. 

Modul utama dan fitur umum dalam IWMS

IWMS mencakup beberapa modul inti yang saling terhubung untuk membantu perusahaan mengelola ruang kerja, fasilitas, dan aset secara terpusat.

1. Facilities management

Membantu mengatur ruang kerja dan layanan kantor secara strategis, termasuk:

• Perencanaan penggunaan ruang dan simulasi skenario
• Integrasi blueprint digital (CAD & BIM)
• Manajemen pemindahan ruangan, penjadwalan fasilitas, serta layanan untuk karyawan

Baca Juga: Enterprise Facility Management Software: Manfaat & Rekomendasi

2. Real estate management

Mempermudah pengelolaan aset properti perusahaan, mencakup:

• Akuisisi, penyewaan, dan pelepasan aset real estate
• Manajemen dan akuntansi sewa
• Pengelolaan transaksi dan strategi portofolio properti

3. Capital project management

Dirancang untuk mendukung proyek konstruksi, renovasi, atau ekspansi, seperti:

• Perencanaan anggaran dan desain proyek
• Pengelolaan dokumen, pengadaan, dan jadwal proyek
• Pelacakan biaya dan jalur kritis (critical path)

Baca Juga: Panduan Memilih Enterprise Project Management Software

4. Operations & maintenance management

Mengoptimalkan operasional fasilitas dan pemeliharaan aset melalui:

• Pengelolaan permintaan layanan dan work order
• Penjadwalan preventive maintenance
• Pemantauan vendor, garansi aset, dan kondisi fasilitas

Baca Juga: Maintenance Management System: Pengertian & Strategi

5. Sustainability & energy management

Membantu perusahaan lebih ramah lingkungan dan efisien energi:

• Integrasi dengan Building Management System (BMS)
• Pelacakan konsumsi energi, emisi karbon, limbah, dan air
• Analisis performa sustainability dan benchmarking antar lokasi

6. Fitur tambahan dalam IWMS modern

IWMS biasanya juga dilengkapi fitur-fitur pendukung seperti:

• Penjadwalan ruang meeting agar lebih tertata
• Reservasi meja kerja untuk mendukung sistem kerja fleksibel
• Visitor management system untuk keamanan dan efisiensi check-in/out tamu
• Reporting & analytics otomatis untuk insight operasional
• Workflow automation untuk approval dan layanan fasilitas
• Future simulation untuk prediksi kebutuhan ruang ke depan
• Integrasi dengan ERP, HRIS, akuntansi, dan sistem digital lainnya

Kapan perusahaan membutuhkan IWMS?

Banyak perusahaan mungkin belum menyadari bahwa tantangan sehari-hari berikut ini bisa diselesaikan lebih efisien dengan bantuan IWMS (Integrated Workplace Management System):

• Ruang kerja sering kosong atau bentrok jadwal: Tidak ada data real-time yang bantu lihat siapa pakai ruangan apa. Akibatnya, ruang meeting double-booked atau malah banyak meja kerja kosong.
• Kesulitan mengelola banyak lokasi sekaligus: Data fasilitas dan aset tersebar di spreadsheet terpisah, bikin sulit mengakses laporan atau pantau kondisi tiap lokasi.
• Banyak proses masih dilakukan manual: Dari approval maintenance sampai pelacakan inventaris, semua butuh input manual. Risiko human error tinggi, waktu banyak terbuang.
• Biaya operasional dan energi membengkak: Karena tidak ada data akurat soal penggunaan fasilitas dan listrik, pengeluaran pun sulit dikendalikan.
• Dokumen compliance susah dilacak: Sertifikasi keselamatan, audit lingkungan, dan dokumen legal lainnya tidak terpusat. Risiko regulasi dan keamanan pun makin tinggi.
• Kolaborasi antar divisi kurang lancar: Penugasan kerja, approval, dan update jadwal maintenance sering terlambat karena alur kerja belum otomatis.
• Pola kerja hybrid sulit diatur: Tidak tersedia sistem untuk booking meja kerja, tracking kehadiran, atau mengatur fasilitas bagi karyawan hybrid secara digital.

ROI & manfaat yang dapat diukur dari penggunaan IWMS

Implementasi Integrated Workplace Management System (IWMS) bukan hanya sekadar efisiensi teknis, tapi juga berdampak langsung pada performa bisnis dan penghematan biaya operasional. 

Berikut ROI utama yang bisa Anda ukur, serta manfaat tambahannya dalam aktivitas sehari-hari:

1. Efisiensi biaya operasional

IWMS memungkinkan berbagai proses seperti pemeliharaan fasilitas, pengelolaan sewa, hingga pengawasan energi berjalan secara otomatis dan efisien. Hasilnya:

• Biaya perawatan bisa ditekan dengan jadwal pemeliharaan preventif yang lebih tertata
• Penggunaan listrik, air, dan utilitas lainnya lebih terkendali, berkat data pemakaian yang bisa dipantau harian

2. Optimasi pemanfaatan ruang

IWMS bantu perusahaan memahami ruang mana yang sering kosong, penuh, atau tumpang tindih penggunaannya. Data ini jadi dasar untuk menata ulang layout atau bahkan mengurangi biaya sewa ruang yang tidak dibutuhkan.

3. Peningkatan produktivitas

Dengan alur kerja yang otomatis dan dashboard yang user-friendly, karyawan tidak lagi membuang waktu untuk tugas administratif seperti booking ruangan atau pengajuan perbaikan.

4. Pengambilan keputusan berbasis data

IWMS menyediakan data real-time soal kondisi fasilitas, okupansi ruang, dan efisiensi energi. Laporan ini membantu manajemen membuat keputusan yang lebih presisi.

Baca Juga: 7 Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan Taktis untuk Bisnis!

5. Perpanjangan usia aset

Dengan pemantauan siklus hidup aset, perusahaan bisa menjadwalkan perawatan dan penggantian secara tepat, sehingga memperpanjang masa guna aset dan menekan capex.

6. Kepatuhan dan mitigasi risiko

Seluruh aktivitas fasilitas terdokumentasi dengan baik—membantu audit, memenuhi regulasi (seperti K3 dan lingkungan), serta mencegah denda akibat ketidaksesuaian.

Manfaat tambahan IWMS dalam proses bisnis:

• Sentralisasi data: Semua informasi terkait fasilitas, ruang, aset, dan finansial berada dalam satu platform yang mudah diakses lintas divisi.
• Otomatisasi workflow: Proses approval, scheduling, dan maintenance berjalan otomatis, mengurangi bottleneck dan human error.
• Employee experience yang lebih baik: Karyawan bisa booking ruang atau meja dengan mudah, layanan fasilitas jadi lebih cepat dan profesional.
• Mendukung sustainability goals: IWMS bantu memantau jejak karbon, penggunaan energi, dan mendukung pencapaian target ESG perusahaan.

Baca Juga: Manajemen Risiko Perusahaan: Strategi, Manfaat, dan Tantangan

Contoh implementasi IWMS di berbagai sektor & industri

IWMS sudah terbukti membantu banyak organisasi menyederhanakan sistem fasilitas dan meningkatkan efisiensi. Berikut beberapa contoh nyata dari implementasi IWMS di dunia:

1. Gasunie (Industri energi – Belanda)

Gasunie awalnya mengelola proses fasilitasnya dengan 90 sistem terpisah. Setelah beralih ke Planon IWMS, mereka hanya membutuhkan satu sistem terintegrasi. Hasilnya:

• Pengurangan 89 lisensi software
• Sentralisasi seluruh proses pengelolaan fasilitas

Modul yang digunakan: Self-Service, Asset & Maintenance Management, Move Management, Project Management

2. King’s College London (Pendidikan – Inggris)

Universitas ini mengelola 130 gedung dan merasa proses pemeliharaan masih reaktif. Dengan IWMS:

• Backlog perawatan berkurang 50% dalam 3 bulan
• Beralih ke manajemen pemeliharaan preventif
• Komunikasi internal dan alokasi kerja meningkat signifikan

3. Maastricht UMC (Kesehatan – Belanda)

Fasilitas rumah sakit ini mengintegrasikan seluruh proses operasional ke dalam Planon IWMS.

• Pengurangan permintaan layanan berkat Self-Service portal
• Transparansi tinggi dalam proses logistik, pemeliharaan, dan keamanan
• Menjadi sistem inti bukan hanya untuk tim fasilitas, tapi juga supplier eksternal

IWMS juga banyak diterapkan di berbagai sektor industri lainnya, antara lain:

• Perhotelan dan hospitality: Untuk mengatur jadwal pemeliharaan kamar, ruang event, serta kontrol energi dan kebersihan secara efisien demi pengalaman tamu yang optimal.
• Perbankan dan keuangan: Mengelola cabang secara terpusat, menjaga infrastruktur IT, serta memastikan kepatuhan regulasi dan efisiensi biaya operasional.
• Pusat perbelanjaan (mall): Mempermudah pengelolaan tenant, parkir, dan fasilitas umum serta membantu navigasi pengunjung melalui indoor mapping.
• Pemerintahan dan lembaga publik: Membantu koordinasi perawatan gedung, manajemen ruang rapat, serta memantau kepatuhan terhadap regulasi dan kontrak.
• Retail dan distribusi: Mengoptimalkan ruang gudang, jadwal maintenance alat berat, dan efisiensi energi untuk mendukung rantai pasok.
• Transportasi dan logistik: Mengatur ruang tunggu, peralatan keselamatan, dan alur penumpang di bandara, stasiun, atau terminal agar layanan berjalan lancar.

Cara memilih IWMS terbaik untuk perusahaan

Memilih Integrated Workplace Management System (IWMS) yang tepat dengan menyesuaikan kebutuhan internal, kemudahan adopsi, dan dukungan jangka panjang. Berikut panduan yang bisa membantu Anda menentukan pilihan terbaik:

1. Lakukan assessment kebutuhan internal

Sebelum memilih vendor, pastikan Anda memahami betul masalah dan tujuan yang ingin dicapai.

• Libatkan tim dari divisi fasilitas, IT, HR, dan keuangan.
• Petakan pain point, seperti: pengelolaan ruang, maintenance, visibilitas aset, atau integrasi antar sistem.
• Susun daftar prioritas fitur dan workflow yang ingin disederhanakan lewat IWMS.

2. Evaluasi dan bandingkan vendor

Gunakan referensi dari lembaga seperti Gartner Magic Quadrant atau review pengguna di Capterra/G2 untuk melihat reputasi vendor global.

• Bandingkan fitur inti, model harga (berlangganan vs lisensi tetap), serta jenis support dan training yang disediakan.
• Cek apakah vendor punya portofolio implementasi di industri serupa dengan bisnis Anda.

3. Pertimbangkan faktor-faktor utama berikut

• Skalabilitas dan fleksibilitas: Pastikan IWMS mampu bertumbuh seiring ekspansi bisnis Anda, baik dari sisi jumlah user, lokasi, maupun fitur.
• Integrasi dengan sistem yang ada: Idealnya, IWMS bisa terkoneksi langsung dengan sistem ERP, HRIS, BMS, maupun software internal lain yang sudah digunakan.
• User experience & onboarding support: Pilih platform dengan UI/UX yang ramah pengguna. Tanyakan apakah vendor menyediakan pelatihan, dokumentasi, dan tim support lokal.

4. Lakukan uji coba langsung

Sebelum komitmen panjang, minta demo atau trial yang bisa diuji langsung oleh tim Anda.

• Simulasikan skenario real: seperti pemesanan ruang, pelaporan kerusakan, atau analisis penggunaan energi.
• Perhatikan kecepatan sistem, kemudahan integrasi, dan bagaimana alurnya beradaptasi dengan workflow Anda.

5. Pilih solusi modular dan bertahap

Lebih efisien memilih IWMS dengan pendekatan modular. Artinya, Anda bisa mulai dari fitur prioritas, lalu berkembang seiring kebutuhan tanpa mengganti sistem.

6. Cek roadmap dan layanan purnajual

Tanyakan:

• Apakah vendor punya roadmap produk yang jelas dan inovatif?
• Bagaimana sistem update dilakukan?
• Seberapa responsif dukungan teknis setelah implementasi?

Rekomendasi IWMS terbaik untuk perusahaan Indonesia

Jika perusahaan Anda ingin mengelola fasilitas dan ruang kerja secara lebih efisien, Mekari Officeless IWMS adalah solusi yang layak dipertimbangkan. 

Dibangun di atas platform no-code/low-code dan berbasis cloud, Mekari Officeless menawarkan fleksibilitas tinggi serta kemudahan integrasi dengan sistem lain seperti HRIS, ERP, Google Calendar, dan sistem internal perusahaan lainnya.

Beberapa keunggulannya:

• Optimalisasi ruang: Rencanakan dan manfaatkan ruang kerja secara efisien.
• Pemeliharaan otomatis: Jadwal dan proses maintenance lebih teratur dan minim gangguan.
• Respons cepat terhadap permintaan: Permintaan fasilitas mudah diajukan dan ditindaklanjuti.
• Keputusan berbasis data: Dashboard analitik bantu evaluasi dan pengambilan keputusan.
• Integrasi sistem: Terhubung dengan berbagai sistem internal dan ekosistem Mekari.

Mekari Officeless juga menyediakan template siap pakai dan opsi custom software, sehingga perusahaan bisa mulai dari kebutuhan dasar dan berkembang sesuai kompleksitas bisnis. Cocok untuk bisnis di berbagai industri yang ingin modernisasi manajemen fasilitas tanpa kompleksitas berlebih.