Mekari Insight
- Lumpsum adalah metode pembayaran biaya perjalanan dinas secara sekaligus dengan nominal tetap yang ditentukan di awal, tanpa perlu bukti pengeluaran, ideal untuk efisiensi dan pengendalian anggaran yang mudah diprediksi.
- Reimbursement cocok untuk perusahaan yang butuh kontrol tinggi dan transparansi pengeluaran, terutama jika biaya perjalanan bervariasi atau perusahaan sering diaudit.
- Gunakan Mekari Expense untuk kelola sistem lumpsum maupun reimbursement secara digital, dengan Mekari Limitless Card ataupun Reimbursement.
Biaya perjalanan dinas tidak selalu harus di-reimburse. Ada opsi pembiayaan lain, salah satunya lumpsum. Dana perjalanan diberikan sekaligus di awal, jadi tidak perlu mengumpulkan bukti pengeluaran di akhir.
Apakah sistem lumpsum lebih baik daripada sistem reimbursement? Apa perbedaan keduanya? Artikel ini membahas lengkap mekanisme, perhitungan, hingga cara menentukan sistem yang paling tepat untuk kebutuhan perusahaan Anda.
Yuk, baca lebih lanjut.
Apa itu lumpsum perjalanan dinas
Lumpsum perjalanan dinas adalah metode pemberian uang perjalanan dinas dalam jumlah tetap yang telah ditentukan sebelumnya.
Dana ini dibayarkan sekaligus kepada pegawai sebelum keberangkatan, tanpa kewajiban melampirkan bukti pengeluaran setelah perjalanan dilakukan.
Jumlah lumpsum biasanya disesuaikan dengan standar biaya yang berlaku di instansi atau perusahaan, mencakup kebutuhan seperti transportasi, akomodasi, konsumsi, dan uang harian.
Karena sifatnya sudah ditetapkan di awal, metode ini mempermudah proses administrasi dan mempercepat pencairan biaya perjalanan.
Baca Juga: Memahami Perjalanan Dinas: Budget, Komponen Biaya, Cara MengelolaPerbedaan lumpsum dengan sistem reimbursement
Lumpsum dan reimbursement adalah dua metode pembiayaan perjalanan dinas yang berbeda dalam cara pencairan, pertanggungjawaban, dan pengelolaan administrasi.
Perbedaan utamanya terletak pada waktu pemberian dana dan kebutuhan bukti pengeluaran.
| Aspek | Lumpsum (pembayaran sekaligus) | Reimbursement (penggantian biaya riil) |
|---|---|---|
| Definisi | Dana perjalanan diberikan sekaligus dalam jumlah tetap yang sudah dihitung sebelumnya. | Pengeluaran dibayar dulu oleh pegawai, lalu diganti sesuai jumlah riil yang dikeluarkan. |
| Waktu Pemberian Dana | Sebelum atau saat perjalanan dimulai. | Setelah perjalanan selesai dan laporan dibuat. |
| Kewajiban Bukti | Tidak wajib menyertakan bukti pengeluaran untuk komponen yang dilumpsumkan. | Wajib melampirkan kuitansi/nota sebagai bukti pengeluaran. |
| Dasar Penentuan Jumlah | Berdasarkan standar biaya yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau instansi. | Berdasarkan total biaya aktual sesuai bukti yang diserahkan. |
| Contoh Komponen | Uang harian, transport lokal, uang saku. | Tiket perjalanan, hotel, tol, parkir. |
| Administrasi | Lebih sederhana dan cepat, minim dokumen. | Lebih kompleks karena butuh verifikasi dan dokumentasi lengkap. |
Baca Juga: Sistem Reimbursement: Pengertian & Cara Mempercepat KlaimMekanisme lumpsum perjalanan dinas
Lumpsum perjalanan dinas adalah metode di mana seluruh biaya yang dibutuhkan pegawai selama perjalanan dibayarkan sekaligus di awal. Berikut mekanismenya:
1. Pembayaran dilakukan sebelum perjalanan dimulai
Seluruh dana perjalanan dinas diberikan di muka, sebelum keberangkatan atau pada hari pertama tugas dinas. Pegawai tidak perlu menalangi pengeluaran pribadi terlebih dahulu, karena sudah menerima total biaya yang dibutuhkan.
2. Dihitung berdasarkan standar biaya
Nominal lumpsum tidak dihitung sembarangan. Besarannya mengacu pada standar biaya resmi yang berlaku, seperti:
- PMK (Peraturan Menteri Keuangan) untuk instansi pemerintah
- Kebijakan internal untuk perusahaan swasta
Penetapan jumlah ini biasanya mempertimbangkan lokasi dinas (dalam/luar kota), jabatan pegawai, dan durasi perjalanan.
3. Mengakomodasi kebutuhan harian
Komponen biaya yang dibayarkan secara lumpsum umumnya adalah kebutuhan harian yang sifatnya rutin dan mudah diperkirakan, seperti uang makan, uang saku, dan transportasi lokal (selama di kota tujuan).
4. Tidak perlu bukti pengeluaran
Karena jumlahnya sudah ditetapkan di awal, pegawai tidak perlu menyertakan kuitansi atau nota sebagai bukti. Hal ini berbeda dari sistem reimbursement yang wajib menunjukkan bukti riil pengeluaran.
5. Lebih efisien secara administrasi
Sistem lumpsum mempercepat dan menyederhanakan proses pelaporan perjalanan dinas karena:
- Tidak ada verifikasi dokumen pengeluaran
- Proses pelaporan lebih ringkas
- Beban administrasi tim keuangan berkurang
Baca Juga: Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara MemilihnyaKeuntungan dan kekurangan lumpsum perjalanan dinas
Sistem lumpsum banyak digunakan karena menawarkan kemudahan dalam pengelolaan biaya perjalanan dinas. Namun, metode ini juga berisiko jika tidak dirancang dan diterapkan secara cermat.
Keuntungan lumpsum
Beberapa kelebihan utama dari sistem lumpsum antara lain:
- Administrasi lebih praktis dan cepat: Tidak perlu mengumpulkan kuitansi kecil; tim keuangan pun tidak perlu verifikasi satu per satu.
- Kepastian dan kontrol anggaran: Nominal dana sudah ditentukan di awal, sehingga anggaran lebih mudah dikendalikan.
- Pencairan dana lebih awal: Dana diberikan sebelum perjalanan dimulai, menghindari pegawai harus talangi biaya sendiri.
- Menghindari mark-up dan manipulasi biaya: Jumlah tetap membuat pengeluaran lebih transparan dan mencegah klaim berlebihan.
Kekurangan lumpsum
Meski efisien, sistem ini tetap memiliki potensi risiko, di antaranya:
- Risiko underbudget: Dana bisa kurang jika biaya hidup di lokasi tujuan lebih tinggi dari standar.
- Risiko overbudget: Jika dana berlebih, sisa uang tidak dikembalikan, menimbulkan isu akuntabilitas.
- Minim jejak pengeluaran: Tidak ada data detail soal bagaimana uang digunakan selama perjalanan.
- Potensi penyalahgunaan dana: Tanpa bukti pengeluaran, bisa saja dana digunakan untuk keperluan pribadi.
- Sulit menentukan standar yang adil: Penetapan nominal yang sesuai untuk semua kota, jabatan, dan kondisi yang berbeda-beda bisa membingungkan.
Contoh & cara menghitung lumpsum perjalanan dinas
Sistem lumpsum dapat dihitung secara praktis jika perusahaan memahami komponen biaya yang umum ditanggung, rumus perhitungannya, serta cara menyesuaikannya dengan kebutuhan dinas. Berikut penjelasan lengkapnya.
Akomodasi lumpsum pada umumnya
Perhitungan lumpsum biasanya mencakup beberapa komponen utama yang dibutuhkan pegawai selama perjalanan dinas. Masing-masing komponen dihitung berdasarkan standar biaya yang berlaku di perusahaan atau instansi.
| Komponen | Keterangan |
|---|---|
| Uang harian | Digunakan untuk makan dan transportasi lokal selama dinas |
| Akomodasi | Biaya penginapan jika tidak difasilitasi langsung oleh kantor |
| Transportasi utama | Tiket pesawat, kereta, atau BBM kendaraan (bisa diganti dengan nominal rata-rata) |
| Uang saku | Untuk kebutuhan pribadi kecil selama perjalanan |
Rumus umum perhitungan lumpsum
Untuk menghitung total dana lumpsum yang akan diberikan, gunakan rumus berikut:
Total Lumpsum = (Uang Harian × Jumlah Hari) + (Akomodasi × Jumlah Malam) + Transportasi + Uang Saku
Rumus ini bisa disesuaikan, tergantung apakah ada komponen yang ditanggung langsung oleh perusahaan (misalnya akomodasi sudah dipesankan oleh kantor).
Contoh kasus perhitungan
Misalnya, seorang staf marketing melakukan perjalanan dinas selama 3 hari 2 malam ke Surabaya. Perusahaan menetapkan standar biaya sebagai berikut:
| Komponen | Nominal (Rp) | Keterangan |
|---|---|---|
| Uang harian | 400.000 | Termasuk makan & transport lokal |
| Akomodasi | 600.000/malam | Jika tidak dipesan oleh kantor |
| Transportasi | 700.000 | Tiket pesawat PP Jakarta–Surabaya |
| Uang saku | 150.000 | Total untuk seluruh perjalanan |
Perhitungan lumpsum
Berikut cara menghitung total lumpsum berdasarkan data di atas:
(400.000 × 3 hari) + (600.000 × 2 malam) + 700.000 + 150.000
= 1.200.000 + 1.200.000 + 700.000 + 150.000
= Rp 3.250.000
Total lumpsum yang diberikan: Rp 3.250.000
Jumlah ini akan diterima pegawai sebelum berangkat dan tidak perlu dipertanggungjawabkan dengan nota, selama perjalanan benar-benar dilakukan sesuai penugasan.
Tips menentukan besaran lumpsum
Agar nominal lumpsum tetap adil dan realistis, pertimbangkan hal-hal berikut saat menetapkannya:
- Gunakan standar biaya per wilayah: Sesuaikan nominal dengan biaya hidup masing-masing kota atau provinsi.
- Pertimbangkan jabatan dan durasi perjalanan: Pegawai dengan level lebih tinggi atau perjalanan lebih lama bisa memerlukan besaran yang berbeda.
- Lakukan evaluasi berkala: Harga kebutuhan bisa berubah setiap tahun, sehingga standar biaya perlu diperbarui secara rutin.
- Tetapkan aturan tertulis (SOP): Buat kebijakan resmi agar pegawai memahami hak, batasan, dan tanggung jawab dalam penerimaan dana lumpsum.
Kapan sebaiknya perusahaan menggunakan sistem lumpsum & reimbursement
Pemilihan antara sistem lumpsum atau reimbursement tidak bisa disamaratakan untuk semua kondisi.
Berikut adalah beberapa pertimbangan penting yang dapat membantu perusahaan menentukan sistem mana yang paling sesuai.
1. Tingkat pengendalian biaya yang diinginkan
Jika perusahaan membutuhkan kontrol ketat dan transparansi tinggi terhadap setiap pengeluaran, sistem reimbursement adalah pilihan yang lebih ideal. Sistem ini cocok bagi organisasi yang memiliki standar akuntabilitas tinggi, misalnya karena sering diaudit atau beroperasi dengan dana publik.
Sebaliknya, jika perusahaan lebih mengutamakan efisiensi administrasi dan memiliki kepercayaan penuh terhadap karyawan dalam mengelola dana sesuai anggaran yang telah ditetapkan, maka sistem lumpsum lebih relevan.
2. Frekuensi dan skala perjalanan dinas
Untuk perusahaan yang jarang melakukan perjalanan dinas, sistem reimbursement masih bisa dikelola dengan mudah secara manual.
Namun, bagi tim yang sering dan rutin bepergian, seperti sales lapangan atau teknisi, sistem lumpsum bisa jauh lebih efisien karena mengurangi beban klaim yang berulang kali.
3. Tingkat jabatan atau jenis pekerjaan
Sistem reimbursement lebih cocok digunakan untuk karyawan dengan peran strategis atau jabatan tinggi, di mana kebutuhan perjalanan bisa bervariasi dan anggarannya relatif besar, misalnya untuk pertemuan klien, konferensi, atau tugas luar negeri.
Sementara itu, untuk pegawai operasional atau regional dengan pola perjalanan yang lebih standar, sistem lumpsum dapat menjadi solusi yang praktis.
4. Prediktabilitas vs. akurasi anggaran
Jika perusahaan ingin memiliki kepastian atas anggaran perjalanan dinas, misalnya untuk keperluan budgeting bulanan atau tahunan, maka lumpsum bisa dipilih karena jumlahnya sudah tetap sejak awal.
Sebaliknya, bila akurasi anggaran adalah prioritas utama, dan perusahaan hanya ingin mengganti biaya yang benar-benar dikeluarkan, maka reimbursement menjadi pilihan yang lebih tepat.
5. Kemampuan administrasi perusahaan
Perusahaan dengan sumber daya keuangan dan staf akuntansi yang mencukupi lebih mampu menangani proses reimbursement yang memerlukan pengecekan bukti transaksi.
Namun, bagi perusahaan yang masih berkembang atau memiliki tim keuangan terbatas, sistem lumpsum bisa membantu menyederhanakan proses dan mempercepat pelaporan.
6. Risiko penyalahgunaan atau kecurangan
Jika ada kekhawatiran tinggi terhadap penyalahgunaan dana perjalanan, sistem reimbursement menawarkan kontrol lebih ketat karena mewajibkan bukti pengeluaran.
Di sisi lain, jika perusahaan memiliki budaya kerja yang bertanggung jawab dan kepercayaan tinggi terhadap pegawai, sistem lumpsum masih bisa diandalkan, terutama jika nominal per perjalanan tidak terlalu besar.
7. Variasi biaya berdasarkan lokasi perjalanan
Perjalanan ke tempat-tempat dengan biaya hidup yang konsisten (misalnya antar kota dalam negeri dengan standar biaya yang seragam) cocok menggunakan lumpsum.
Namun, untuk perjalanan ke lokasi dengan perbedaan biaya signifikan, seperti antar negara atau kota besar vs kota kecil, sistem reimbursement bisa memberikan fleksibilitas dan keadilan lebih baik dalam penggantian biaya.
Berikut adalah ringkasan sederhana untuk membantu memilih antara lumpsum dan reimbursement berdasarkan kondisi tertentu:
| Kondisi | Pilih Lumpsum | Pilih Reimbursement |
|---|---|---|
| Kebutuhan kontrol biaya | Rendah | Tinggi |
| Frekuensi perjalanan | Sering | Jarang |
| Sumber daya administrasi | Terbatas | Memadai |
| Stabilitas anggaran | Terprediksi | Variatif |
| Toleransi risiko | Tinggi (percaya pegawai) | Rendah (butuh kontrol penuh) |
| Variasi biaya tujuan | Rendah/seragam | Tinggi/bervariasi |
| Transparansi pengeluaran | Rendah diperlukan | Tinggi diperlukan |
Rekomendasi penghitungan lumpsum perjalanan dinas
Agar sistem lumpsum maupun reimbursement berjalan efektif, perusahaan memerlukan solusi digital yang mendukung proses penganggaran dan pelaporan secara otomatis.
Mekari Expense hadir sebagai Spend Management System dengan fitur manajemen perjalanan dinas terintegrasi yang dapat menghitung budget dan pengeluaran perjalanan dinas lebih terprediksi, yang memudahkan perusahaan yang menerapkan sistem lumpsum maupun reimbursement.
Berikut dua fitur utama Mekari Expense yang bisa mendukung kedua sistem pengeluaran:
- Corporate card untuk sistem lumpsum: Mekari Limitless Card menawarkan dua jenis kartu, virtual dan fisik, yang dapat diatur limit dan kategorinya sesuai anggaran perjalanan dinas masing-masing karyawan atau divisi. Tidak perlu proses klaim atau verifikasi bukti pengeluaran, tapi tetap tercatat otomatis dalam sistem.
- Fitur reimbursement otomatis dan efisien: Untuk perusahaan yang masih menerapkan sistem reimbursement, Mekari Expense menyediakan alur digital mulai dari request (pengajuan), approval (persetujuan), hingga disbursement (pencairan dana) dalam satu platform. Cukup unggah bukti transaksi, dan sistem akan mencatat serta melacak proses klaim secara real-time, tanpa dokumen fisik.
Dengan dua solusi ini, Mekari Expense mempermudah pengelolaan biaya perjalanan dinas; apapun sistem yang digunakan oleh perusahaan.
