Laporan Keuangan Dasar UMKM, Ini Komponen dan Cara Membuatnya dengan Benar

Banyak pelaku UMKM merasa laporan keuangan itu rumit dan hanya dibutuhkan saat bisnis sudah besar. Padahal, semakin kecil skala usaha, semakin penting pencatatan yang rapi agar arus kas tetap terkendali.

Kabar baiknya, laporan keuangan dasar bisa dibuat secara bertahap tanpa harus langsung menggunakan sistem yang kompleks. Yang terpenting adalah konsisten, terstruktur, dan memahami alur pencatatannya.

Pentingnya Laporan Keuangan Dasar untuk UMKM

Laporan keuangan dasar UMKM adalah alat utama untuk memahami kondisi bisnis secara nyata. Tanpa pencatatan yang rapi, pemilik usaha hanya mengandalkan perkiraan.

Akibatnya, sulit mengetahui apakah bisnis benar-benar untung, sekadar berputar, atau justru mengalami kerugian.

Banyak UMKM masih mencatat transaksi secara manual atau mencampur keuangan pribadi dan usaha.

Hal ini membuat arus kas tidak terkontrol dan menyulitkan saat ingin mengajukan pinjaman, mencari investor, atau mengembangkan bisnis.

Laporan keuangan yang terstruktur membantu bisnis lebih transparan, profesional, dan siap bertumbuh.

Komponen Laporan Keuangan Dasar UMKM

Agar laporan keuangan dapat memberikan gambaran secara menyeluruh, ada empat komponen utama yang perlu dimiliki.

1. Laporan Kas Harian

Laporan kas harian mencatat semua transaksi masuk dan keluar setiap hari. Ini adalah fondasi dari seluruh laporan keuangan.

Transaksi yang perlu dicatat meliputi:

• Penjualan tunai maupun transfer
• Pembelian bahan baku atau barang dagangan
• Pembayaran gaji
• Biaya operasional seperti listrik, sewa, internet, dan transportasi

Dengan laporan kas harian, pemilik usaha bisa mengetahui posisi uang secara aktual. Jika kas mulai menipis atau pengeluaran terlalu besar, tindakan bisa segera dilakukan. Tanpa laporan ini, kebocoran keuangan sering tidak disadari.

Anda juga bisa mempelajari secara lengkap bagaimana cara membuat laporan arus kas dengan mudah.

2. Neraca

Neraca menunjukkan posisi keuangan bisnis pada periode tertentu, misalnya akhir bulan atau akhir tahun. Neraca terdiri dari tiga komponen utama:

a. Aset

Semua harta yang dimiliki usaha, seperti kas, saldo rekening, persediaan barang, peralatan, kendaraan operasional, hingga properti.

b. Kewajiban

Semua utang yang harus dibayar, seperti pinjaman bank, cicilan, atau utang ke supplier.

c. Ekuitas

Selisih antara aset dan kewajiban. Nilai ini menunjukkan kekayaan bersih pemilik usaha. Melalui neraca, UMKM bisa melihat apakah bisnis dalam kondisi sehat, seimbang, atau terlalu terbebani utang. Ini penting untuk menjaga stabilitas jangka panjang.

Baca Juga: Software Manajemen Laporan: Solusi Laporan Keuangan Digital dan Real-Time

3. Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi menunjukkan hasil usaha dalam periode tertentu. Dari laporan ini, pemilik bisnis bisa mengetahui apakah bisnis menghasilkan keuntungan atau justru mengalami kerugian.

Laporan ini terdiri dari:

• Pendapatan: seluruh pemasukan dari penjualan produk atau jasa
• Beban: seluruh biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan usaha
• Selisih antara pendapatan dan beban adalah laba bersih atau rugi bersih.

Laporan laba rugi membantu mengevaluasi performa bisnis. Jika beban terlalu besar, pemilik usaha bisa mencari pos biaya yang perlu ditekan. Jika penjualan turun, strategi pemasaran bisa disesuaikan.

4. Laporan Perubahan Modal

Laporan perubahan modal mencatat pergerakan modal dalam bisnis. Perubahan bisa terjadi karena:

• Tambahan investasi dari pemilik atau investor
• Pengambilan keuntungan oleh pemilik
• Dampak laba atau rugi terhadap modal

Laporan ini membantu pemilik usaha memahami perkembangan nilai bisnis dari waktu ke waktu. Dengan pencatatan yang jelas, transparansi terhadap mitra atau investor juga lebih terjaga.

Cara Membuat Laporan Keuangan Dasar UMKM

Berikut langkah yang dapat diterapkan secara bertahap agar laporan keuangan tersusun rapi dan konsisten.

1. Catat Semua Transaksi Setiap Hari

Disiplin mencatat pemasukan dan pengeluaran adalah fondasi utama laporan keuangan. Setiap transaksi, sekecil apa pun, perlu dicatat pada hari yang sama. Yang perlu dicatat antara lain:

• Penjualan tunai maupun transfer
• Pembelian bahan baku atau stok barang
• Biaya operasional (listrik, sewa, internet, transportasi)
• Pembayaran gaji atau komisi
• Pembayaran utang atau cicilan
• Jika pencatatan ditunda, risiko lupa atau salah nominal akan meningkat. Dalam jangka panjang, selisih kecil yang sering diabaikan bisa berdampak besar pada akurasi laporan.

2. Kelompokkan Transaksi Sesuai Jenisnya

Setelah dicatat, transaksi perlu dikategorikan agar mudah dianalisis. Pengelompokan ini membantu saat menyusun laporan laba rugi dan neraca. Kategori umum yang bisa digunakan:

• Pendapatan penjualan
• Harga pokok penjualan (HPP)
• Biaya operasional
• Utang dan pembayaran kewajiban
• Pembelian aset

Dengan pengelompokan yang rapi, Anda bisa langsung melihat pos mana yang paling besar menyerap biaya dan mana yang paling berkontribusi terhadap pendapatan.

3. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis

Salah satu kesalahan umum UMKM adalah mencampur uang pribadi dan uang usaha. Hal ini membuat laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya.

Langkah sederhana yang bisa dilakukan seperti menggunakan rekening terpisah untuk bisnis.

Selain itu pemilik dapat menetetapkan gaji tetap untuk dirinya serta perlu mencatat setiap pengambilan dana pribadi sebagai prive.

Dengan pemisahan yang jelas, laporan keuangan menjadi lebih transparan dan profesional.

4. Susun Laporan Secara Berkala

Data harian perlu dirangkum menjadi laporan berkala, minimal setiap bulan. Berikut ini beberapa langkahnya:

• Rekap laporan kas harian
• Susun laporan laba rugi untuk melihat hasil usaha
• Buat neraca untuk mengetahui posisi aset, kewajiban, dan ekuitas

Evaluasi rutin membantu mendeteksi masalah lebih cepat, seperti biaya yang membengkak atau penurunan margin keuntungan.

5. Lakukan Rekonsiliasi dan Cek Ulang Data

Sebelum laporan dianggap final, lakukan pengecekan ulang. Cocokkan catatan dengan:

• Mutasi rekening bank
• Stok fisik di gudang
• Nota pembelian dan penjualan

Rekonsiliasi membantu memastikan tidak ada transaksi yang terlewat atau tercatat ganda.

6. Analisis Hasil Laporan

Laporan keuangan bukan hanya untuk disimpan. Gunakan data tersebut untuk mengambil keputusan. Beberapa pertanyaan yang bisa dianalisis meliputi:

• Apakah margin keuntungan stabil?
• Pos biaya mana yang paling besar?
• Apakah arus kas cukup untuk operasional bulan depan?
• Produk mana yang paling menguntungkan?

Baca Juga: 12 Jenis Laporan Keuangan Perusahaan yang Wajib Dipahami

7. Gunakan Software untuk Mengurangi Kesalahan

Pencatatan manual atau spreadsheet masih bisa digunakan pada tahap awal. Namun, saat transaksi meningkat, risiko kesalahan dan duplikasi data ikut meningkat.

Penggunaan software dapat membantu mengotomasi serta mengefektikan proses dokumentasi dan pelaporan sekaligus menekan risiko terjadinya human error.

Salah satu software manajemen laporan yang bisa Anda pertimbangkan yakni Mekari Desty. Software manajemen laporan Mekari Desty dapat membantu pebisnis untuk:

• Mencatat transaksi otomatis dari penjualan
• Mengurangi human error
• Menyimpan data lebih aman dan terstruktur
• Menampilkan laporan real-time
• Mengintegrasikan penjualan, stok, dan laporan keuangan

Dengan sistem terintegrasi, proses pencatatan lebih cepat, laporan lebih akurat, dan keputusan bisa diambil berdasarkan data yang valid.

Ini penting saat bisnis mulai berkembang dan membutuhkan kontrol keuangan yang lebih ketat.

Kesimpulan

Laporan keuangan dasar UMKM membantu pemilik usaha memahami kondisi bisnis secara jelas dan terukur. Dengan laporan kas harian, neraca, laporan laba rugi, dan perubahan modal, bisnis dapat dikontrol dengan lebih baik.

Saat usaha berkembang, pencatatan manual sering tidak lagi memadai. Penggunaan software manajemen laporan membantu memastikan data lebih akurat, terpusat, dan mudah dianalisis.

Mekari Desty adalah software omnichannel marketplace yang menjadi bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari yang menyediakan berbagai fitur untuk operasionalisasi toko online Anda dalam satu dasbor terintegrasi.