Perbedaan IDP vs OCR dan Contoh Penggunaannya dalam Bisnis

Setiap hari, bisnis dibanjiri dengan berbagai jenis dokumen, mulai dari faktur, formulir, hingga surat perjanjian. 

Mengolah dokumen-dokumen ini secara manual tentu sangat melelahkan, inefisien, dan rentan terhadap kesalahan. 

Untungnya, ada teknologi yang dapat membantu mengatasi tantangan ini, yaitu Optical Character Recognition (OCR) dan Intelligent Document Processing (IDP).

Digitalisasi dokumen dengan dua alat tersebut, bisnis dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi risiko kesalahan input data, serta menekan biaya operasional.

Meskipun OCR dan IDP sekilas tampak serupa, keduanya memiliki perbedaan signifikan yang perlu Anda pahami. 

Artikel ini akan mengulas perbedaan mendasar antara IDP vs OCR, serta memberikan contoh penerapannya dalam proses bisnis.

Apa itu OCR?

OCR (Optical Character Recognition) adalah teknologi yang memungkinkan komputer untuk membaca teks dari gambar, pindaian dokumen, atau foto.

Jadi, OCR hanya berfokus pada ekstraksi teks saja, tanpa adanya analisis atau pemahaman konteks.

OCR mengidentifikasi karakter dalam gambar tersebut, mengekstraknya, dan mengubahnya menjadi teks digital yang dapat diedit, dicari, dan disimpan secara elektronik.

Contoh penggunaan OCR:

• Mengubah dokumen cetak seperti faktur, surat, dan formulir menjadi format digital.
• Mendigitalisasi arsip buku dan dokumen penting.
• Memudahkan pencarian informasi dalam hasil scan dokumen fisik.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

Apa itu IDP?

IDP (Intelligent Document Processing) adalah pengembangan teknologi lanjutan yang lebih canggih daripada OCR.

Software IDP tidak hanya mampu mengenali teks, tetapi juga memahami isi dan konteks dokumen tersebut.

IDP menggabungkan OCR dengan kecerdasan buatan (AI) seperti Machine Learning dan Natural Language Processing (NLP) untuk mengekstrak, mengklasifikasikan, dan memvalidasi data secara otomatis.

Jadi, IDP bukan hanya berguna untuk mengekstrak teks, tetapi juga mengidentifikasi tipe dokumen, memahami isi teks, mengekstrak data spesifik, dan melakukan automasi proses bisnis.

Selain itu, software IDP juga mampu menginterpretasi makna dari informasi dari dokumen dan mengambil keputusan berdasarkan informasi tersebut.

Contoh penggunaan IDP:

• Memproses faktur secara otomatis, mulai dari ekstraksi data hingga validasi dan persetujuan pembayaran.
• Mengotomatiskan proses onboarding karyawan baru, termasuk pengisian formulir dan verifikasi data.
• Menganalisis dokumen kontrak untuk mengidentifikasi klausul dan risiko tertentu.

Baca Juga: Apa Itu Intelligent Document Processing (IDP) dan Fungsinya

Perbedaan IDP vs OCR

Meskipun sama-sama bertujuan untuk mendigitalisasi dokumen, IDP dan OCR memiliki fokus dan kemampuan yang berbeda.

OCR lebih menekankan pada konversi teks dari gambar ke format digital, sementara IDP melangkah lebih jauh dengan memahami konteks dan mengekstrak informasi berharga dari dokumen.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan tabel perbandingan berikut:

Contoh perbedaan penggunaan IDP vs OCR dalam proses bisnis

Mari kita lihat ilustrasi perbedaan IDP dan OCR dalam skenario proses bisnis yang nyata. Misalnya, perusahaan X menerima faktur dari berbagai vendor dengan format yang berbeda-beda.

Maka, pengelolaan faktur-faktur tersebut akan berjalan dengan skenario berikut:

• Dengan OCR: Anda dapat mengubah faktur tersebut menjadi format digital. Namun, Anda masih perlu secara manual mengidentifikasi dan mengekstrak informasi penting seperti nomor faktur, tanggal, nama vendor, dan total tagihan.
• Dengan IDP: Sistem IDP akan secara otomatis mengenali jenis dokumen, mengekstrak semua informasi relevan, memvalidasi data dengan database yang ada, dan bahkan mengirimkan faktur tersebut ke sistem akuntansi untuk diproses lebih lanjut. Jadi, Anda tidak perlu melakukan input data secara manual sama sekali karena semuanya telah terklasifikasi secara otomatis. Bahkan, jika software IDP yang Anda gunakan terhubung dengan sistem manajemen pengeluaran, Anda dapat langsung menjadwalkan atau bahkan membayar tagihannya secara langsung.

Kesimpulan

OCR dan IDP adalah teknologi yang sangat berguna untuk mengolah dokumen dalam bisnis. OCR cocok untuk kebutuhan digitalisasi dokumen sederhana, sementara IDP lebih ideal untuk otomatisasi proses dokumen yang kompleks dan membutuhkan pemahaman konteks.

Jika Anda mencari solusi IDP yang mudah digunakan dan mampu meningkatkan efisiensi bisnis, Mekari Stream adalah pilihan yang tepat.

Dengan antarmuka yang intuitif dan fitur-fitur canggih, Mekari Stream dapat membantu Anda mengotomatiskan berbagai proses dokumen, mulai dari ekstraksi data hingga validasi dan integrasi dengan sistem lain.

Kini, IDP Mekari Stream dapat Anda akses melalui Mekari Expense sebagai solusi pengelolaan pengeluaran yang komprehensif.

Jadi, setelah data terinput, Anda dapat mengelolanya secara langsung, baik menjadwalkan pembayaran maupun langsung membayarnya saat itu juga.

Setelah itu, pengeluaran juga dapat tercatat dalam pembukuan melalui software akuntansi secara otomatis.

Bersama solusi IDP komprehensif dari Mekari Expense, sederhanakan proses kerja tim keuangan Anda!

Referensi

• TechTarget. “OCR vs. IDP: What’s the difference?”
• Abbyy. “OCR vs. IDP: What’s The Difference?”