Fleet Management System: Solusi Kelola Armada & Kendaraan Bisnis

Sebagai pemilik bisnis di bidang logistik, manufaktur, konstruksi, atau pertambangan – apakah Anda pernah merasa kesulitan dalam merawat armada yang jumlahnya puluhan hingga ratusan unit? 

Jika jawabannya ya, maka inilah saatnya Anda mengenal Fleet Management System (FMS). Sistem manajemen armada ini dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses perawatan kendaraan Anda.

Pelajari lebih lanjut di artikel ini untuk mengetahui bagaimana Fleet Management System dapat merevolusi cara Anda mengelola armada lebih efisien dan hemat biaya.

Apa itu Fleet Management System

Fleet Management System (FMS) adalah sistem terintegrasi untuk mengelola, memantau, dan mengoptimalkan seluruh operasional armada kendaraan perusahaan secara terpusat.

Armada yang dimaksud dapat berupa kendaraan operasional bisnis & perusahaan, kendaraan logistik, kendaraan distribusi, kendaraan dinas yang berguna dalam aktivitas bisnis sehari-hari, hingga kendaraan besar untuk pertambangan.

Dengan fleet management system, perusahaan dapat mengontrol berbagai aspek penting dalam pengelolaan armada, mulai dari penggunaan kendaraan, jadwal operasional, perawatan, hingga efisiensi biaya. 

Sistem FMS juga membantu perusahaan memastikan kendaraan digunakan secara optimal, aman, dan sesuai dengan kebutuhan operasional.

Baca Juga: Fleet Management System Tambang: Cara Efisien Kelola Armada & Biaya

Komponen Fleet Management System

Biasanya, FMS memiliki beberapa komponen berikut ini untuk mendukung kinerja operasional bisnis sehari-hari. 

1. Perangkat Lunak (Fleet Management Software)

Fleet management software adalah jantung dari seluruh sistem FMS yang mengintegrasikan semua data operasional kendaraan. Software yang umumnya berbasis cloud ini menyediakan dashboard intuitif untuk memantau armada secara real-time. 

Fitur utamanya meliputi visualisasi peta, laporan analitik, dan otomasi proses seperti penjadwalan perawatan. 

Aplikasi manajemen armada ini juga dapat terintegrasi dengan berbagai platform lain, seperti sistem ERP ataupun aplikasi logistik yang sudah dimiliki perusahaan.

2. Teknologi Konektivitas (GPS & Komunikasi Data)

GPS memungkinkan pelacakan lokasi kendaraan secara akurat hingga presisi beberapa meter. Teknologi konektivitas ini mentransmisikan data melalui jaringan seluler atau satelit ke server pusat untuk pemrosesan. 

Sistem konektivitas modern mendukung komunikasi dua arah antara dispatcher dan pengemudi di lapangan.

3. Perangkat Telematics (Hardware & Sensor)

Perangkat telematics dipasang pada kendaraan untuk mengumpulkan data operasional seperti kecepatan dan konsumsi bahan bakar. Unit ini terhubung ke port OBD-II atau sistem elektronik kendaraan secara langsung. 

Selain itu, sensor canggih dalam perangkat ini dapat merekam berbagai parameter termasuk akselerasi, pengereman, dan suhu mesin. 

Tak hanya itu, beberapa sistem telematics yang lebih advanced umumnya memiliki fitur lain seperti sensor RFID atau sensor beban untuk monitoring yang lebih komprehensif. 

4. Sistem Manajemen Bahan Bakar (Fuel Management)

Sistem fuel management memantau konsumsi bahan bakar menggunakan sensor yang terhubung langsung dengan tangki kendaraan. 

Anda kemudian dapat menganalisis data bahan bakar untuk mengidentifikasi pola pemborosan dan anomali seperti pencurian bahan bakar. 

Selain itu, sistem juga dapat mendeteksi pengisian yang tidak sesuai atau idle time berlebihan secara otomatis. 

Tak hanya itu, sistem manajemen bahan bakar juga dapat Anda integrasikan dengan spend management system untuk melacak pengisian yang tidak sesuai.

Baca Juga: Transportation Spend Management: Strategi Kelola Cost Logistik

5. Modul Perawatan dan Diagnostik Kendaraan (Maintenance Management)

Sistem maintenance management (MMS) mengubah pendekatan perawatan dari reaktif menjadi lebih preventif dan prediktif. Modul ini berjalan dengan mencatat riwayat perawatan lengkap dan mengingatkan jadwal service berdasarkan jarak tempuh. 

Ditambah dengan kemampuan diagnostik real-time, MMS dapat mendeteksi potensi masalah melalui monitoring kode error dari sistem kendaraan. Pendekatan proaktif ini dapat mengurangi downtime dan menghemat biaya perbaikan darurat yang mahal.

Fungsi Fleet Management System

Dengan mengadopsi FMS, Anda dapat merasakan berbagai manfaat, seperti:

1. Pelacakan kendaraan secara real-time

Pantau lokasi kendaraan Anda secara langsung di peta interaktif. Anda dapat mengoptimalkan rute perjalanan untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat waktu.

Selain itu, Anda juga dapat memberikan perkiraan waktu kedatangan yang akurat melalui integrasi dengan software logistik kepada pelanggan untuk meningkatkan kepuasan.

Yang terpenting, Anda dapat melacak pergerakan kendaraan Anda untuk memastikan keamanan dan mencegah pencurian.

2. Pemantauan kinerja pengemudi

Fleet management system dapat merekam perilaku mengemudi termasuk kecepatan, akselerasi, pengereman, dan waktu idle secara detail. 

Kemudian, setiap pengemudi mendapatkan skor kinerja berdasarkan parameter keselamatan dan efisiensi yang telah ditetapkan.

Saat terjadi pelanggaran seperti overspeed atau harsh braking yang berbahaya, alert akan langsung masuk ke dalam sistem.

Dengan demikian, keselamatan pengemudi, kendaraan, maupun orang lain di jalan dapat terjamin.

3. Optimalisasi penggunaan bahan bakar

Pantau konsumsi bahan bakar setiap kendaraan secara akurat. Identifikasi kendaraan yang tidak efisien dan terapkan strategi untuk mengurangi pemborosan bahan bakar.

Dengan ini, Anda bisa hemat biaya operasional secara signifikan dengan mengelola penggunaan bahan bakar secara efektif. Anda juga dapat mengurangi emisi gas buang dan jejak karbon dengan mengoptimalkan konsumsi bahan bakar.

4. Jadwal perawatan preventif

Modul maintenance management system sebelumnya dapat mencatat jarak tempuh, jam operasi, dan kondisi kendaraan untuk penjadwalan service otomatis. 

Reminder perawatan rutin seperti ganti oli, rotasi ban, dan inspeksi berkala masuk sebelum batas waktu.

Dengan demikian, Anda dapat menghemat biaya perbaikan dan perawatan yang tidak terduga.

5. Manajemen Rute yang Efisien

Algoritma canggih dalam FMS dapat merencanakan rute optimal berdasarkan jarak, waktu, lalu lintas, dan prioritas pengiriman. 

Sistem dapat melakukan re-routing dinamis ketika terjadi kemacetan atau perubahan kondisi jalan mendadak. 

Optimalisasi rute ini bisa menghemat bahan bakar, mengurangi waktu tempuh, dan meningkatkan jumlah pengiriman harian.

6. Laporan dan analisis data armada

Akses laporan dan analisis mengenai penggunaan kendaraan, pemakaian bahan bakar, kinerja pengemudi, dan biaya operasional. Buat laporan yang mudah dipahami untuk dibagikan dengan pemangku kepentingan.

Anda dapat mengIdentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan tingkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Tingkatkan juga akuntabilitas dengan melacak kinerja armada dan membuat keputusan berdasarkan data.

Manfaat Fleet Management System 

Dengan menerapkan FMS, Anda bisa merasakan berbagai keuntungan seperti:

1. Mengelola armada jarak jauh

Tingkatkan efisiensi dalam pengelolaan armada. FMS memungkinkan Anda untuk memantau seluruh aspek armada secara real-time, meskipun kendaraan Anda tersebar di berbagai penjuru daerah. 

2. Meningkatkan life-span kendaraan

Melalui GPS, FMS melacak setiap kendaraan dan memberikan informasi mengenai performa serta potensi masalah perawatan. Dengan memantau faktor-faktor seperti jarak tempuh, keausan ban, kebiasaan pengereman, dan penggantian oli secara cermat, umur pakai kendaraan dapat ditingkatkan.

3. Meningkatkan keselamatan

FMS biasanya memiliki fitur pemantauan perilaku pengemudi, yang terkadang disertai dengan rekaman video. Dengan memantau kebiasaan dan perilaku pengemudi, Anda dapat mencegah kerusakan kendaraan dan meningkatkan keselamatan secara keseluruhan.

4. Menghemat biaya operasional

FMS dilengkapi dengan berbagai fitur seperti pelacakan GPS yang memberikan wawasan berharga tentang armada Anda. 

Laporan dari perangkat lunak manajemen ini dapat menunjukkan berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk setiap kendaraan, sehingga memungkinkan Anda untuk melakukan perbaikan atau perubahan strategi sesuai kebutuhan.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan dan Anggaran

5. Mengoptimalkan rute yang lebih efisien

Dengan menggunakan GPS, manajer dapat merencanakan rute yang efektif dan efisien. Informasi mengenai pemetaan, penggunaan bahan bakar, dan faktor lainnya tersedia secara langsung, sehingga produktivitas armada dapat ditingkatkan.

6. Kemudahan mengumpulkan data penting 

Salah satu keuntungan terbesar dari FMS adalah kemampuannya untuk mengumpulkan data dengan cepat dan menyeluruh. Mulai dari pembuatan laporan hingga pengunggahan statistik, perangkat lunak ini dapat memberikan angka-angka akurat yang dibutuhkan perusahaan untuk menyeimbangkan operasional.

Kesimpulan

Penerapan Fleet Management System (FMS) memberikan berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan, terutama bagi Anda pemilik bisnis di bidang manufaktur, logistik, konstruksi, dan pertambangan. 

Investasi dalam FMS dapat menguntungkan bisnis Anda dalam berbagai aspek – muai dari meningkatkan profitabilitas, daya saing, dan reputasi perusahaan dalam jangka panjang.

Mekari menghadirkan ekosistem software terintegrasi yang dapat berfungsi sebagai fleet management system untuk membantu perusahaan mengelola armada kendaraan dari sisi operasional hingga keuangan dalam satu alur kerja yang saling terhubung.

Dengan ekosistem Mekari, perusahaan dapat:

• Mengelola data dan aktivitas armada secara terpusat, mulai dari pendataan kendaraan, penggunaan, hingga jadwal perawatan yang terdokumentasi rapi.
• Mendukung pencatatan dan monitoring operasional kendaraan melalui sistem yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan alur kerja perusahaan.
• Mengontrol dan memantau biaya armada secara lebih transparan, termasuk pengeluaran BBM, tol, parkir, dan perawatan kendaraan.
• Mengintegrasikan data operasional dan keuangan, sehingga evaluasi performa armada dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan berbasis data.

Fleet management system terpadu dari Mekari dapat jadi solusi untuk bisnis logistik, manufaktur dan pabrik, hingga perusahaan tambang.

Tunggu apa lagi? Tingkatkan efisiensi pengelolaan armada kendaraan Anda bersama ekosistem software Mekari sekarang juga!

Referensi

Forbes. ‘’10 Benefits Of Fleet Management Systems’’
Teletrac Navman. ‘’What is Fleet Management?’’