Mekari Insight
- Pengadaan di BUMN tak bisa disamakan dengan sektor swasta. Prosesnya jauh lebih kompleks dan formal, mengikuti regulasi ketat seperti Permen BUMN dan LKPP, dengan tahapan yang wajib terdokumentasi rapi.
- Software procurement umum belum tentu cocok untuk BUMN, karena tidak memiliki kapabilitas tender planning, multi-level approval, hingga pelacakan audit yang dibutuhkan BUMN.
- Solusi custom e-procurement Mekari Officeless jadi pilihan terbaik. Dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan khas pengadaan BUMN; lebih fleksibel, transparan, dan patuh regulasi.
Proses pengadaan di lingkungan BUMN memiliki karakteristik yang berbeda dibandingkan perusahaan swasta. Mulai dari perencanaan tender, evaluasi bertahap, hingga kewajiban masa sanggah; setiap tahapan harus mengikuti regulasi formal yang ketat.
Karena itulah, dibutuhkan platform e-procurement di Indonesia yang dirancang khusus untuk mendukung alur pengadaan BUMN yang kompleks, bukan sekadar software procurement umum.
Artikel ini akan membahas perbedaan mendasar antara keduanya, serta mengapa BUMN membutuhkan solusi yang lebih terstruktur, transparan, dan patuh regulasi.
Perbedaan tahapan pengadaan BUMN dengan procurement umumnya
Proses pengadaan di BUMN memiliki struktur yang jauh lebih formal dan kompleks dibandingkan perusahaan swasta.
Ini bukan hanya soal alur internal, tapi juga soal kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku di Indonesia, seperti Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019 dan ketentuan dari LKPP.
Beberapa perbedaan utama:
- Tahapan yang lebih panjang dan formal: Pengadaan BUMN wajib melalui tahapan resmi seperti Rencana Umum Pengadaan (RUP), pengumuman tender, aanwijzing (penjelasan teknis), masa sanggah, hingga evaluasi multi-tahap. Di sisi lain, perusahaan swasta cenderung lebih fleksibel, cukup melalui proses negosiasi dan approval internal.
- Kepatuhan terhadap regulasi pemerintah: Setiap proses di BUMN harus terdokumentasi dan siap diaudit, dengan transparansi sebagai keharusan. Di sektor swasta, prosedur biasanya disesuaikan secara internal dan lebih efisien karena tidak dibatasi oleh regulasi nasional.
- Pengawasan yang ketat dan potensi audit tinggi: Karena dibiayai negara, BUMN wajib menjaga akuntabilitas di setiap transaksi. Artinya, setiap pengadaan harus bisa dipertanggungjawabkan secara hukum dan keuangan.
Perbedaan inilah yang membuat BUMN memerlukan platform e-procurement khusus, bukan sekadar software procurement biasa yang umum digunakan di perusahaan swasta.
Baca Juga: 7 Eproc BUMN: Vendor Custom Software e-Procurement untuk BUMNPerbedaan eprocurement BUMN vs. software procurement swasta
Pengadaan di BUMN memiliki tahapan yang lebih kompleks dibanding swasta. Mulai dari penyusunan RUP, HPS, aanwijzing, hingga evaluasi bertahap; semuanya diatur secara formal dan wajib patuh regulasi.
Inilah yang membuat proses perencanaan dan pelaksanaan tender jadi pembeda utama antara e-Procurement BUMN dan tender management swasta. Karena itu, tabel di bawah akan menyoroti fitur tender creation dan bidding management sebagai aspek paling krusial.
| Aspek | E-Procurement BUMN | Software Procurement Swasta (Tender Management) |
|---|---|---|
| Fungsi & Posisi | Mendukung seluruh siklus pengadaan secara menyeluruh; tidak hanya tender, tapi juga efisiensi, compliance, dan governance. | Fokus utama pada proses tender dan approval agar lebih cepat dan efisien. |
| Regulasi & Kepatuhan | Mengacu pada aturan resmi seperti Permen BUMN & LKPP; dokumen dan proses harus patuh standar audit. | Umumnya tidak dirancang mengikuti regulasi sektor publik atau kebijakan formal ketat. |
| Jenis Pengadaan | Mendukung berbagai jenis pengadaan: tender umum, terbatas, penunjukan langsung, hingga pengadaan langsung. | Biasanya hanya mencakup sebagian jenis pengadaan; kurang fleksibel terhadap skema lain. |
| Manajemen Vendor | Dilengkapi database vendor dan modul pra-kualifikasi untuk legal, teknis, dan keuangan. | Registrasi vendor tersedia, tapi screening lanjutan sering kali tidak diakomodasi. |
| Integrasi Sistem | Dapat terhubung dengan sistem ERP, keuangan, dan inventori untuk otomatisasi dan sinkronisasi data. | Umumnya berdiri sendiri, tidak selalu terintegrasi dengan sistem lainnya. |
| Kemudahan Adaptasi | Bisa disesuaikan dengan alur kerja internal BUMN, mempermudah adopsi pengguna. | Mengandalkan alur standar, butuh penyesuaian besar jika ingin digunakan di sektor publik. |
| Portal Vendor | Menyediakan akses mandiri bagi vendor untuk pendaftaran, pengajuan dokumen, dan partisipasi tender terbuka. | Lebih sering digunakan untuk undangan terbatas, tanpa pendaftaran mandiri oleh vendor. |
Dari tabel di atas, bisa disimpulkan bahwa e-Procurement untuk BUMN memerlukan kapabilitas yang lebih kompleks dan fleksibel dibanding software tender biasa.
Tidak semua platform umum bisa menjawab kebutuhan ini, sehingga dibutuhkan solusi yang dapat disesuaikan dengan regulasi dan struktur pengadaan BUMN.
Selanjutnya, kita akan membahas seperti apa platform e-Procurement yang ideal bagi perusahaan BUMN.
Baca Juga: Kelebihan Integrated Procurement System dari Procurement BiasaRekomendasi E-procurement BUMN terbaik di Indonesia: Mekari Officeless
Mekari Officeless hadir sebagai solusi custom e-Procurement yang dirancang khusus untuk perusahaan BUMN. Platform ini mempermudah seluruh siklus pengadaan dan tender—mulai dari perencanaan hingga kontrak—dengan sistem yang patuh regulasi, fleksibel, transparan, dan didukung integrasi serta pelacakan data secara real-time.
Fitur utama Mekari Officeless eProcurement untuk BUMN
Beberapa fitur unggulan yang mendukung kebutuhan pengadaan formal di BUMN antara lain:
- Bidding Creation Management untuk berbagai jenis pengadaan: Pengadaan langsung (direct procurement), penunjukan langsung (direct appointment), pengadaan terbatas (limited procurement)
- Vendor Master Data untuk kelola database vendor terverifikasi secara terpusat
- Winning Vendor Selection dan Winning Procurement untuk proses evaluasi dan penetapan pemenang secara transparan
- Contract Management untuk pengelolaan kontrak digital secara terstruktur, lengkap dengan jejak audit dan approval flow
Keunggulan Mekari Officeless untuk eProcurement BUMN
Mekari Officeless dirancang untuk mengatasi tantangan spesifik di sektor BUMN, dengan keunggulan sebagai berikut:
- Mempercepat siklus pengadaan hingga 30%, tanpa mengurangi akuntabilitas dan transparansi
- Dibangun secara custom agar sesuai dengan alur kerja dan regulasi masing-masing perusahaan
- Mendukung seluruh jenis pengadaan sesuai ketentuan Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019, termasuk tender umum, tender terbatas, penunjukan langsung, dan pengadaan langsung
- Menjamin keamanan data dan kepatuhan dengan sertifikasi ISO 27001 serta built-in compliance terhadap regulasi LKPP
- Mempercepat proses pengembangan sistem berkat teknologi low-code/no-code
- Meningkatkan efisiensi biaya melalui kompetisi vendor yang sehat dan pengurangan potensi kebocoran anggaran
- Mendukung pengambilan keputusan strategis melalui integrasi data dan dashboard real-time
- Mengotomasi proses administratif seperti pembuatan dokumen, notifikasi, dan pelaporan
- Mengurangi potensi human error melalui validasi data otomatis dan integrasi sistem
Jika perusahaan BUMN Anda ingin proses pengadaan berjalan lebih efisien dan sesuai regulasi, Mekari Officeless e-Procurement bisa menjadi solusi yang tepat.
Pelajari lebih lanjut di laman solusi e-Procurement Mekari Officeless, atau eksplorasi solusi procurement lainnya dari Mekari untuk menunjang kebutuhan operasional perusahaan Anda.
