7 Cara Otomatisasi Entri Data Akuntansi

Entri data akuntansi seringkali menjadi beban bagi pelaku bisnis. Proses manualnya membosankan, memakan waktu, dan rentan kesalahan, sehingga menghambat produktivitas dan efisiensi.

Namun, seiring perkembangan teknologi, kini Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan mudah melalui otomatisasi entri data akuntansi.

Artikel ini akan membahas secara lengkap berbagai cara mengotomatiskan entri data akuntansi Anda agar lebih cepat, akurat, dan efisien.

Mengapa otomatisasi entri data akuntansi penting?

Sebelum masuk ke pembahasan cara otomatisasi, mari kita pahami terlebih dahulu mengapa otomatisasi entri data akuntansi sangat penting bagi bisnis Anda:

• Mengurangi kesalahan manusia: Entri data manual sangat rentan terhadap kesalahan ketik atau salah input, yang dapat berakibat fatal pada laporan keuangan. Otomatisasi dapat meminimalkan kesalahan tersebut dan meningkatkan akurasi data akuntansi Anda.
• Meningkatkan efisiensi: Otomatisasi memungkinkan Anda memproses data akuntansi lebih cepat dan efisien. Anda dapat menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya terbuang untuk entri data manual.
• Meningkatkan produktivitas: Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri data, tim akuntansi Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis, seperti analisis data, perencanaan keuangan, dan pengambilan keputusan bisnis.
• Menghemat biaya: Otomatisasi dapat membantu Anda menghemat biaya operasional dengan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual dan meminimalkan kesalahan yang mahal.
• Meningkatkan skalabilitas: Seiring pertumbuhan bisnis Anda, volume transaksi dan data akuntansi juga akan meningkat. Otomatisasi memungkinkan Anda untuk menangani peningkatan volume data dengan mudah, tanpa harus menambah jumlah staf secara signifikan.
• Memperkuat kontrol internal: Otomatisasi dapat membantu Anda memperkuat kontrol internal dengan membatasi akses ke data sensitif dan mencatat setiap perubahan yang dilakukan pada data.

Baca Juga: Cara Otomatisasi Entri Data untuk Tingkatkan Akurasi Bisnis

Cara menerapkan otomatisasi data entri di akuntansi

Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda terapkan untuk mengotomatiskan entri data akuntansi Anda:

1. Manfaatkan software akuntansi modern

Saat ini, sudah banyak tersedia software akuntansi modern yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi entri data, seperti Mekari Jurnal. Software ini dapat membantu Anda mengotomatiskan berbagai tugas akuntansi, seperti:

• Pencatatan transaksi otomatis: Software akuntansi dapat mencatat transaksi secara otomatis dari berbagai sumber, seperti rekening bank, kartu kredit, dan platform e-commerce. Anda tidak perlu lagi mencatat transaksi secara manual di buku besar.
• Pengelompokan transaksi: Transaksi dapat dikelompokkan secara otomatis berdasarkan kategori atau akun, sehingga memudahkan proses rekonsiliasi dan pelaporan.
• Generasi laporan keuangan: Software akuntansi dapat menghasilkan berbagai jenis laporan keuangan secara otomatis, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dalam menyusun laporan keuangan.

2. Integrasikan sistem anda

Integrasikan software akuntansi Anda dengan sistem lain yang digunakan oleh bisnis Anda, seperti sistem penjualan, sistem inventaris, dan sistem payroll.

Integrasi ini memungkinkan data mengalir secara otomatis antar sistem, sehingga Anda tidak perlu memasukkan data yang sama berulang kali di sistem yang berbeda.

Misalnya, ketika Anda mencatat penjualan di sistem penjualan, data tersebut akan secara otomatis tercatat juga di software akuntansi Anda. Ini menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual dan mengurangi risiko kesalahan.

3. Gunakan teknologi OCR

Optical Character Recognition (OCR) adalah teknologi yang dapat membaca teks dari gambar atau dokumen yang dipindai.

OCR dapat digunakan untuk mengekstrak data dari faktur, kuitansi, dan dokumen akuntansi lainnya, lalu memasukkannya ke dalam software akuntansi Anda secara otomatis.

Dengan OCR, Anda tidak perlu lagi mengetik ulang data dari dokumen fisik. Cukup pindai dokumen tersebut, dan OCR akan melakukan sisanya.

Baca Juga: 5 Manfaat OCR Dalam Akuntansi dan Contohnya

4. Manfaatkan artificial intelligence (AI)

Artificial Intelligence (AI) dapat membantu Anda mengelompokkan dokumen yang telah diekstrak dengan OCR.

Contohnya adalah saat mengelola faktur menggunakan aplikasi manajemen pengeluaran dengan dukungan IDP (Intelligent Document Processing), gabungan OCR dengan AI.

Invoice yang telah Anda pindai bisa langsung tersegmentasi berdasarkan tanggal pembayaran, tenggat waktu membayar tagihan, atau berdasarkan vendor.

Selain itu, AI dalam software akuntansi dapat menjadi asisten keuangan tersendiri bagi Anda, yang dapat memberikan insight tentang:

• Prediksi arus kas: AI dapat memprediksi arus kas masuk dan keluar berdasarkan data historis dan tren pasar.
• Deteksi penipuan: AI dapat membantu mendeteksi transaksi yang mencurigakan dan mencegah penipuan.
• Analisis data keuangan: AI dapat membantu Anda menganalisis data keuangan dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan profitabilitas.

Baca Juga: Entri Data dengan AI - Cara Cerdas & Efisien Memasukkan Data

5. Gunakan template dan formulir Standar

Gunakan template dan formulir standar untuk mencatat data akuntansi. Ini akan memudahkan proses entri data dan memastikan konsistensi data.

[Download Contoh Template Laporan Pemasukan-Pengeluaran]

6. Berdayakan tim anda dengan pelatihan yang tepat

Pastikan tim akuntansi Anda mendapatkan pelatihan yang memadai tentang software akuntansi dan teknologi otomatisasi yang relevan.

Dengan pemahaman yang baik tentang cara kerja sistem dan fitur-fitur otomatisasi, tim Anda dapat memaksimalkan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

7. Optimalkan alur kerja akuntansi

Evaluasi alur kerja akuntansi Anda dan identifikasi area-area yang dapat dioptimalkan dengan otomatisasi.

Misalnya, Anda dapat mengotomatiskan proses approval, pengiriman invoice, dan rekonsiliasi data. 

Integrasi software akuntansi dengan sistem lain juga sangat penting untuk memastikan alur kerja berjalan dengan optimal.

Untuk itu, Anda perlu mengadopsi sistem manajemen pengeluaran yang dapat terhubung dengan software akuntansi Anda.

Contohnya adalah Mekari Expense yang dapat terintegrasi dengan Mekari Jurnal.

Dengan Mekari Expense, saat Anda melakukan pembayaran tagihan dan pengelolaan invoice, transaksi akan langsung tercatat pembukuannya dalam Mekari Jurnal.

Dengan demikian, Anda dapat mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses akuntansi serta menghilangkan bottleneck.

Kesimpulan

Otomatisasi entri data akuntansi merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Dengan menerapkan cara-cara yang telah dibahas, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada entri data manual yang membosankan dan rentan kesalahan.

Manfaatkan teknologi modern seperti software akuntansi, OCR, aplikasi manajemen pengeluaran, dan AI untuk mengotomatiskan proses ini.

Mekari Stream adalah software entri dan pengolahan data dokumen yang cerdas.

Dengan teknologi AI dan OCR, Mekari Stream dapat membantu Anda mengotomatiskan entri data akuntansi secara mudah dan akurat.

Software ini dapat mengekstrak data dari berbagai jenis dokumen, khususnya invoice transaksi pengeluaran.

Saat ini, Mekari Stream terdapat langsung dalam sistem Mekari Expense sebagai alat untuk mengekstrak informasi dari faktur secara otomatis.

Selain itu, data yang telah diekstrak juga akan dikelompokkan secara otomatis berdasarkan metrik yang Anda butuhkan, mulai dari vendor, tanggal transaksi, maupun tenggat pembayaran.

Tak hanya itu, data juga langsung terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal, memungkinkan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan secara instan dan otomatis.

Bersama ekosistem SaaS Mekari, optimalkan proses akuntansi perusahaan Anda!

Referensi

• MYOB. “The complete guide to accounting automation”
• Envoice. “How to automate data entry in accounting”