Enterprise Facility Management Software: Manfaat & Rekomendasi

Tanpa sistem yang tepat, mengelola fasilitas perusahaan bisa jadi lambat dan tidak efisien. Mulai dari pemantauan yang manual, jadwal perawatan yang kacau, hingga ruang kerja yang tumpang tindih; semua ini bisa menghambat operasional.

Beberapa tanda perusahaan Anda sudah butuh software manajemen fasilitas:

• Proses pengecekan fasilitas masih mengandalkan catatan manual
• Jadwal maintenance sering terlambat atau tidak konsisten
• Penggunaan ruang kantor atau aset kerap tumpang tindih antar tim
• Tidak ada sistem terpusat untuk pelaporan dan tindak lanjut perbaikan

Dengan Enterprise Facility Management Software (EFMS), semua proses di atas bisa lebih cepat, terintegrasi, dan transparan. Artikel ini akan mengupas manfaat EFMS serta rekomendasi platform terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.

Apa itu enterprise facility management software?

Enterprise Facility Management Software (EFMS) adalah software yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola operasional fasilitas secara efisien, terpusat, dan real-time. 

Software ini memungkinkan tim fasilitas untuk mengatur pemeliharaan, pelacakan aset, dan pengelolaan ruang secara lebih terstruktur, terutama pada perusahaan berskala besar atau multi-lokasi.

EFMS umumnya mencakup berbagai fungsi penting seperti:

• Manajemen aset: Melacak dan mengelola aset fisik seperti peralatan, mesin, dan bangunan, termasuk informasi pemeliharaan dan riwayat perbaikan. 
• Manajemen pemeliharaan: Menjadwalkan dan melacak kegiatan pemeliharaan preventif dan korektif untuk memastikan fasilitas berfungsi optimal. 
• Manajemen ruang: Memantau penggunaan ruang dan mengoptimalkan tata letak fasilitas untuk efisiensi. 
• Manajemen keuangan: Melacak biaya operasional fasilitas, termasuk pemeliharaan, utilitas, dan sewa. 
• Pelaporan dan analisis: Menyediakan data dan laporan yang komprehensif untuk pengambilan keputusan yang tepat terkait manajemen fasilitas. 
• Manajemen tenaga kerja: Mengelola tenaga kerja yang terkait dengan fasilitas, termasuk penjadwalan, pelatihan, dan pemantauan kinerja.

Manfaat penggunaan enterprise facility management software

Mengelola fasilitas perusahaan secara manual tak hanya memakan waktu, tapi juga rawan kesalahan dan pemborosan biaya. Di sinilah enterprise facility management software (EFMS) berperan. 

1. Efisiensi operasional

Otomatisasi penjadwalan pemeliharaan, pencatatan kondisi fasilitas, dan pelaporan harian membantu mengurangi beban kerja manual dan human error. Proses kerja jadi lebih cepat, respons terhadap kerusakan pun lebih sigap.

2. Penghematan biaya

Pemeliharaan terjadwal mencegah kerusakan besar yang mahal. Sistem juga membantu mengoptimalkan pengeluaran seperti energi, suku cadang, dan penggantian aset, sekaligus memastikan belanja dilakukan lewat vendor resmi.

3. Pengelolaan aset dan fasilitas terpusat

Semua informasi dari status aset, histori perawatan, hingga permintaan perbaikan terkonsolidasi dalam satu platform. Ini memudahkan pelacakan kondisi dan lokasi aset secara real-time, serta mencegah penyalahgunaan.

4. Transparansi dan pelaporan akurat

Data yang dikumpulkan secara otomatis memudahkan evaluasi dan pengambilan keputusan strategis. Laporan real-time juga membantu menghindari pemborosan akibat duplikasi atau jadwal kerja yang tidak sinkron.

5. Keamanan data dan fasilitas lebih terjaga

Dengan fitur seperti enkripsi, kontrol akses, hingga integrasi CCTV dan sistem keamanan lainnya, EFMS memastikan keamanan informasi sensitif dan kepatuhan terhadap standar keselamatan perusahaan.

Jenis jenis software yang termasuk dalam facility management

Berikut adalah beberapa jenis software yang umumnya merupakan bagian dari facility management.

1. CMMS (Computerized Maintenance Management System)

CMMS adalah sistem yang dirancang khusus untuk memudahkan pengelolaan perawatan fasilitas dan aset perusahaan. 

Sistem ini fokus pada pengelolaan kegiatan pemeliharaan, baik yang bersifat preventif maupun korektif, agar operasional fasilitas tetap berjalan optimal.

Fungsi utama:

• Menjadwalkan dan melacak pemeliharaan rutin serta darurat.
• Mencatat histori perawatan aset secara digital.
• Mengelola permintaan perbaikan dan work order secara real-time.
• Memberikan pelaporan otomatis untuk evaluasi performa fasilitas.

2. CAFM (Computer-Aided Facility Management)

CAFM adalah software berbasis komputer yang membantu perusahaan dalam perencanaan, pengelolaan, dan pelaporan seluruh aktivitas terkait fasilitas. Ini cocok untuk pengelolaan ruang kantor skala besar dan kebutuhan yang lebih kompleks.

Fungsi utama:

• Penyusunan dan visualisasi tata ruang kantor (floor plan).
• Penjadwalan pemakaian ruangan dan fasilitas bersama.
• Pelacakan aset berdasarkan lokasi dan status penggunaannya.
• Konsolidasi informasi operasional dalam satu dashboard terpusat.

3. IWMS (Integrated Workplace Management System)

IWMS merupakan sistem manajemen fasilitas paling komprehensif karena mengintegrasikan berbagai modul, seperti manajemen real estat, ruang kerja, aset, proyek, hingga sustainability.

Fungsi utama:

• Menggabungkan data dari berbagai fungsi FM dalam satu platform.
• Mendukung pengambilan keputusan strategis berbasis data real-time.
• Mengelola proyek internal dan portofolio gedung secara terstruktur.
• Menyediakan fitur integrasi dengan ERP dan sistem keuangan perusahaan.

4. EAM (Enterprise Asset Management)

EAM difokuskan pada pengelolaan seluruh siklus hidup aset fisik perusahaan, mulai dari akuisisi, penggunaan, perawatan, hingga disposal. Cocok digunakan oleh perusahaan dengan banyak aset bernilai tinggi seperti di sektor manufaktur, energi, dan transportasi.

Fungsi utama:

• Optimasi biaya operasional dan perawatan aset.
• Manajemen risiko aset dan perpanjangan umur pakai.
• Perencanaan penggantian dan penghapusan aset secara sistematis.
• Integrasi dengan sistem procurement dan audit.

5. Software Manajemen Ruang (Space Management)

Software ini memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan pemanfaatan ruang kerja melalui visualisasi, pemantauan, dan pemesanan secara digital. Solusi ini sangat mendukung implementasi model kerja hybrid atau fleksibel.

Fungsi utama:

• Pemetaan ruang dan desk booking berbasis aplikasi.
• Analisis penggunaan ruang untuk efisiensi.
• Mendukung protokol kesehatan atau pembatasan kapasitas ruang.
• Membantu pengambilan keputusan dalam redesign kantor.

6. Software khusus lainnya

Beberapa software tambahan yang sering diintegrasikan dalam solusi facility management antara lain:

• Facility Optimization Software: Menganalisis performa fasilitas, optimasi energi dan biaya operasional.
• BAS (Building Automation System): Mengelola sistem otomatisasi gedung seperti HVAC, pencahayaan, alarm, dan keamanan.
• EMS (Energy Management System): Memonitor konsumsi energi, mendukung efisiensi dan pelaporan keberlanjutan (sustainability).
• Capital Planning & Assessment Software: Membantu evaluasi kebutuhan investasi fasilitas jangka panjang, audit, dan perencanaan anggaran.
• Access Control & Visitor Management System (VMS): Sistem keamanan modern untuk pengelolaan akses dan pengunjung. 

Baca Juga: 7 Platform No Code Workflow Automation: Otomasi Proses Bisnis

Fitur umum dalam enterprise facility management software

Enterprise facility management software dirancang untuk membantu perusahaan mengelola fasilitas mereka secara efisien melalui fitur-fitur yang saling terintegrasi. 

Fitur-fitur ini tidak hanya memudahkan pengelolaan fisik seperti pemeliharaan atau penggunaan ruang, tetapi juga mendukung perencanaan strategis jangka panjang:

• Analisis penggunaan fasilitas: Memantau dan mengidentifikasi ruang atau aset yang tidak dimanfaatkan secara optimal untuk mengoptimalkan penataan fasilitas dan perencanaan masa depan yang lebih akurat.
• Work order management: Memudahkan pengelolaan tugas pemeliharaan dengan pembuatan, penugasan, pelacakan, dan dokumentasi riwayat pekerjaan secara digital dan terpusat.
• Preventive maintenance planning & notifikasi otomatis: Menjadwalkan inspeksi dan perawatan berkala disertai notifikasi otomatis untuk meminimalkan downtime dan menjaga operasional tetap optimal.
• Self-service karyawan: Memberikan akses bagi karyawan untuk melaporkan kerusakan fasilitas, mengajukan permintaan perbaikan, dan memantau status penanganan secara mandiri.
• Dashboard analitik: Dashboard yang dapat dikustomisasi untuk memantau tren penggunaan ruang, volume permintaan perawatan, serta analisis biaya dan efisiensi pemeliharaan secara real-time.
• Integrasi sistem: Mendukung integrasi dengan berbagai sistem lain seperti HRIS/HCMS, visitor management, dan sistem keamanan gedung untuk menciptakan ekosistem pengelolaan fasilitas yang terpusat dan efisien.

Baca Juga: Rekomendasi 10 No Code App Builder Terbaik untuk Membuat Aplikasi

Cara memilih software facility management

Pertanyaan berikut ini dapat dijadikan panduan untuk memilih enterprise facility management software. 

1. Apakah software ini dirancang khusus untuk kebutuhan manajemen fasilitas?

Pastikan solusi yang Anda pilih bukan sekadar alat pencatat data, tapi dirancang untuk mengelola pekerjaan operasional dan maintenance (O&M) – seperti penjadwalan maintenance, work order, pelacakan aset, manajemen ruang, hingga analitik fasilitas.

2. Apakah fitur yang tersedia mendukung end-to-end O&M, bukan hanya pencatatan?

Idealnya software mencakup seluruh alur: dari pembuatan work order, pelaksanaan pemeliharaan, pencatatan biaya, hingga pelaporan. 

Hindari solusi yang hanya merekam data tanpa kemampuan automasi atau analisis, karena kebutuhan operasional menuntut lebih.

3. Apakah user interface-nya mudah dipakai oleh seluruh tim?

UI yang intuitif dan mudah dipahami, terutama dengan akses mobile, akan meningkatkan adopsi oleh pengguna non-IT; teknisi lapangan, staf umum, hingga manajemen. Fitur offline akses juga jadi nilai tambah.

4. Apakah platform dapat berkembang bersama pertumbuhan perusahaan?

Software yang baik mampu menskalakan jumlah fasilitas, pengguna, dan data tanpa kinerja menurun. Pastikan infrastrukturnya cloud/SaaS, dan bisa menampung ekspansi operasional tanpa biaya besar.

5. Seberapa fleksibel dan mudahkah integrasi dengan sistem lain?

Integrasi penting untuk membentuk ekosistem yang terhubung; seperti HRIS, visitor management, BAS, atau ERP. Pilih sistem yang bersifat modular, mudah ditambahkan tanpa gangguan, dan menyederhanakan alur data antar platform.

Baca Juga: Tips & Cara Memilih Vendor Custom Enterprise Software

5 rekomendasi facility management software untuk enterprise

Berikut adalah 5 rekomendasi software facility management untuk enterprise di Indonesia, lengkap dengan fitur unggulan dan jenis bisnis yang paling cocok menggunakannya. 

1. Mekari Officeless Facility Management Software

Mekari Officeless adalah platform low code no code yang memungkinkan perusahaan mengelola fasilitas secara efisien, tanpa perlu coding yang kompleks. Cocok untuk tim IT maupun non-IT, software ini menawarkan fleksibilitas tinggi dan integrasi API yang mulus.

Dengan template siap pakai dan layanan kustom yang bisa disesuaikan kebutuhan bisnis, Mekari Officeless bantu perusahaan digitalisasi proses fasilitas tanpa harus pusing persoalan teknis. 

Fitur unggulan:

• Manajemen aset dan ruang berbasis workflow visual
• Penjadwalan pemeliharaan preventif dan korektif
• Self-service ticketing untuk laporan kerusakan dari karyawan
• Integrasi sistem seperti Visitor Management dan ERP via API
• Dashboard analitik untuk pelacakan fasilitas real-time

Cocok untuk: Perusahaan skala besar di sektor layanan profesional, teknologi, manufaktur ringan, dan fasilitas edukasi yang ingin digitalisasi pengelolaan fasilitas secara cepat tanpa ketergantungan penuh pada tim developer.

2. Brightly Asset Essentials

Merupakan CMMS (Computerized Maintenance Management System) canggih yang membantu menyederhanakan operasi, memangkas biaya perawatan, dan meningkatkan produktivitas.

Fitur utama:

• Pelacakan aset menyeluruh
• Sistem pemetaan fasilitas yang interaktif
• Integrasi API yang solid dengan sistem eksternal

Cocok untuk: Manufaktur, pendidikan, dan sektor pemerintahan

3. Fiix

Fiix adalah platform CMMS berbasis cloud dengan antarmuka ramah pengguna dan kemampuan integrasi tinggi. Dikenal karena kemudahan setup dan dukungan pelanggan yang responsif.

Fitur utama:

• Manajemen work order dan pelacakan aset
• Integrasi API yang tangguh
• Analitik prediktif berbasis data

Cocok untuk: Pabrik manufaktur, fasilitas kesehatan, dan sektor industri lainnya dengan kebutuhan pemeliharaan intensif.

4. Hippo CMMS

Software ini dirancang khusus untuk tim manajemen fasilitas yang membutuhkan visualisasi lokasi dan workflow inspeksi yang efisien.

Fitur utama:

• Denah interaktif untuk identifikasi lokasi fasilitas bermasalah
• Penjadwalan perawatan berkala
• Fitur audit onsite yang mendukung preventive maintenance

Cocok untuk: Perusahaan properti komersial, rumah sakit, institusi pendidikan, dan warehouse/logistik.

5. ServiceChannel

ServiceChannel menawarkan solusi lengkap untuk pengelolaan layanan fasilitas, dengan penekanan pada transparansi vendor dan pelacakan performa layanan secara real-time.

Fitur utama:

• Manajemen work order yang efisien
• Monitoring vendor dan SLA performance
• Laporan operasional yang detail dan mudah dipahami

Cocok untuk: Perusahaan dengan banyak lokasi fisik seperti retail, restoran, dan grocery chain.

Facility management software terintegrasi

Kelola fasilitas perusahaan tidak perlu ribet dan terpisah-pisah. Dengan sistem yang terintegrasi, semua proses bisa berjalan otomatis, efisien, dan saling terhubung. 

Nah, di sinilah Mekari Officeless jadi solusi facility management yang layak dipertimbangkan.

Sebagai platform low code no code, Mekari Officeless memudahkan tim IT maupun non-IT membangun aplikasi manajemen fasilitas tanpa coding kompleks. Ditambah lagi, Mekari Officeless sudah terhubung langsung dengan seluruh ekosistem Mekari, seperti:

• Software keuangan & akuntansi: Untuk melacak pengeluaran pemeliharaan dan anggaran fasilitas.
• Manajemen SDM: Mengelola teknisi, jadwal kerja, hingga laporan tugas harian.
• Inventory management: Pantau ketersediaan suku cadang dan barang habis pakai di setiap lokasi.
• Sistem operasional lainnya: Bangun integrasi lintas fungsi yang seamless sesuai kebutuhan bisnis.

Platform ini juga dilengkapi dengan:

• Template siap pakai untuk mempercepat implementasi aplikasi fasilitas.
• Pelaporan dan dashboard real-time supaya tim bisa ambil keputusan lebih cepat.
• Builder visual dan integrasi API fleksibel untuk pengembangan sistem yang scalable dan adaptif.

Intinya, kalau Anda ingin sistem manajemen fasilitas yang cepat dibuat, mudah digunakan, dan terhubung dengan semua proses penting di perusahaan; Mekari Officeless jawabannya.