Tips & Cara Memilih Vendor Custom Enterprise Software

Menemukan vendor custom enterprise software yang tepat ibarat memilih mitra bisnis—keputusan ini bisa menentukan efisiensi, skalabilitas, dan keberlanjutan perusahaan Anda. 

Berbeda dengan software siap pakai, solusi yang dibuat khusus akan menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, bukan sebaliknya. 

Artikel ini akan membahas tips dan strategi penting untuk menemukan vendor yang benar-benar memahami kebutuhan bisnis Anda dan mampu menghadirkan solusi yang efisien, fleksibel, dan berkelanjutan.

Pertimbangan sebelum memilih vendor custom enterprise software

Memilih vendor untuk enterprise custom software development bukan sekadar mencari tim yang bisa coding. Supaya tidak salah pilih, berikut faktor-faktor utama yang perlu Anda perhatikan:

1. Pemahaman terhadap kebutuhan bisnis yang spesifik

Vendor harus paham bagaimana bisnis Anda berjalan. Mereka harus mengerti tantangan yang dihadapi dan bisa menawarkan solusi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional.

Yang perlu diperhatikan:

• Punya pengalaman dalam menganalisis dan merancang alur kerja bisnis yang kompleks.
• Mampu menerjemahkan tujuan bisnis ke dalam kebutuhan teknis yang jelas.

2. Proses pengembangan yang fleksibel

Software kustom bukan proyek sekali jadi. Prosesnya perlu adaptif karena bisa saja ada perubahan kebutuhan di tengah jalan. 

Vendor yang terpercaya biasanya menggunakan metodologi seperti Agile atau DevOps untuk memastikan pengembangan tetap fleksibel dan ada feedback berkala.

Yang perlu diperhatikan:

• Menggunakan sprint Agile untuk pengembangan bertahap.
• Melibatkan klien dalam setiap tahap pengembangan melalui review rutin.

3. Skalabilitas dan kesiapan menghadapi masa depan

Software yang Anda bangun hari ini harus tetap relevan beberapa tahun ke depan.

Jangan sampai vendor hanya fokus pada kebutuhan saat ini tanpa memikirkan bagaimana software itu bisa berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda.

Yang perlu diperhatikan:

• Vendor menyediakan arsitektur software yang scalable, misalnya berbasis cloud.
• Adanya fitur yang memungkinkan pengembangan lebih lanjut tanpa harus merombak sistem dari nol.

4. Integrasi dengan sistem yang sudah ada

Software enterprise jarang berdiri sendiri. Kemungkinan besar, sistem baru harus bisa terhubung dengan software lain yang sudah digunakan dalam perusahaan, seperti ERP, CRM, atau sistem legacy lainnya.

Yang perlu diperhatikan:

• Pengalaman vendor dalam mengembangkan API dan mengintegrasikan software dengan berbagai third-party vendor. 
• Strategi yang jelas untuk memastikan software baru kompatibel dengan sistem yang sudah ada.

5. Keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi

Software yang menangani data bisnis, apalagi yang bersifat sensitif, harus memenuhi standar keamanan yang ketat. Pastikan vendor memahami regulasi yang berlaku di industri Anda dan menerapkan sistem keamanan yang solid.

Yang perlu diperhatikan:

• Implementasi enkripsi data, kontrol akses, dan protokol keamanan lainnya.
• Kepatuhan terhadap regulasi tergantung pada industri Anda.

6. Dukungan dan pemeliharaan setelah pengembangan

Software tidak berhenti di tahap peluncuran. Setelah digunakan, pasti akan ada bug yang harus diperbaiki, update yang perlu dilakukan, atau fitur tambahan yang dibutuhkan. 

Karena itu, pastikan vendor menyediakan layanan dukungan yang jelas.

Yang perlu diperhatikan:

• Perjanjian layanan (SLA) yang mendetail tentang cakupan dukungan teknis dan pemeliharaan.
• Tersedianya pelatihan bagi tim internal perusahaan untuk memastikan software dapat digunakan secara optimal.

7. Keahlian teknis yang kuat

Vendor tidak hanya perlu memahami bisnis Anda, tapi juga harus punya keahlian teknis yang mumpuni. Pastikan mereka menguasai teknologi terbaru yang relevan dengan kebutuhan Anda.

Yang perlu diperhatikan:

• Kemampuan dalam berbagai bahasa pemrograman seperti Python, Java, atau framework modern.
• Bisa merekomendasikan teknologi yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.

8. Rekam jejak dan pengalaman vendor

Jangan hanya percaya janji di proposal—cek dulu rekam jejak vendor. Lihat portofolio proyek mereka, tanyakan referensi dari klien sebelumnya, dan cari tahu apakah mereka punya pengalaman di industri yang sama dengan Anda.

Yang perlu diperhatikan:

• Studi kasus yang menunjukkan keberhasilan pengembangan software kustom.
• Testimoni dari klien sebelumnya tentang kualitas kerja vendor.

9. Transparansi biaya

Pengembangan software kustom bisa menjadi investasi besar, jadi penting untuk memastikan bahwa vendor transparan mengenai biaya sejak awal. 

Jangan sampai muncul biaya tambahan yang tidak diantisipasi di tengah proyek.

Yang perlu diperhatikan:

• Rincian biaya yang mencakup seluruh tahap proyek, dari pengembangan hingga pemeliharaan.
• Skema pembayaran yang fleksibel, misalnya berdasarkan milestone atau deliverable.

Tips memilih vendor enterprise custom software development

Pilihan vendor yang tepat akan menghasilkan solusi yang benar-benar selaras dengan kebutuhan bisnis. 

Untuk membantu Anda dalam proses ini, berikut adalah tipsnya.

1. Evaluasi pengalaman vendor di industri Anda

Vendor dengan pengalaman di industri yang sama akan lebih cepat memahami tantangan bisnis dan regulasi yang berlaku. Mereka juga bisa menawarkan solusi yang lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

Apa yang harus dilakukan?

• Cek portofolio vendor untuk melihat proyek yang pernah mereka kerjakan di industri Anda.
• Mintalah studi kasus atau referensi dari klien sebelumnya.

2. Pastikan keahlian teknis dan teknologi yang digunakan

Vendor harus menguasai teknologi yang relevan dengan proyek Anda, mulai dari framework modern, cloud computing, hingga AI atau blockchain jika diperlukan.

Apa yang harus dilakukan?

• Pastikan vendor familiar dengan teknologi yang Anda butuhkan.
• Cek apakah vendor terus mengikuti perkembangan teknologi terbaru.

3. Prioritaskan skalabilitas dan kesiapan menghadapi masa depan

Software yang Anda bangun harus bisa berkembang bersama bisnis Anda. Jangan sampai perlu dilakukan perombakan besar-besaran hanya karena software tidak bisa menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis.

Apa yang harus dilakukan?

• Tanyakan bagaimana vendor merancang arsitektur yang scalable.
• Pastikan mereka memiliki roadmap untuk update dan pengembangan di masa depan.

4. Cek portofolio dan studi kasus proyek sebelumnya

Vendor yang berkualitas biasanya memiliki portofolio yang menunjukkan keberhasilan mereka dalam mengembangkan software enterprise yang sesuai dengan kebutuhan klien.

Selain itu, vendor yang memiliki rekam jejak sukses dalam proyek serupa lebih mungkin untuk memenuhi harapan Anda.

Apa yang harus dilakukan?

• Tinjau proyek-proyek yang pernah mereka kerjakan, lihat kompleksitas dan inovasinya.
• Cari studi kasus yang menunjukkan bagaimana vendor mengatasi tantangan teknis dan bisnis.

5. Perhatikan komunikasi dan kecocokan budaya kerja

Komunikasi yang efektif dan keselarasan budaya kerja antara tim Anda dan vendor sangat penting agar proyek berjalan lancar.

Apa yang harus dilakukan?

• Perhatikan bagaimana vendor merespons selama tahap awal diskusi.
• Lebih baik apabila vendor menggunakan alat kolaborasi seperti Slack, Jira, atau Trello.

6. Pastikan keamanan dan kepatuhan regulasi

Jika software Anda menangani data sensitif, pastikan vendor memahami standar keamanan dan regulasi industri yang berlaku.

Faktanya, 74% perusahaan lebih memilih software kustom karena bisa dikembangkan dengan fitur keamanan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

Apa yang harus dilakukan?

• Tanyakan tentang enkripsi, kontrol akses, dan standar keamanan yang mereka terapkan.
• Pastikan vendor memiliki pengalaman dengan regulasi yang diterapkan bagi industri Anda, misalnya GDPR, HIPAA, atau PCI DSS.

7. Pastikan dukungan dan pemeliharaan setelah proyek selesai

Software kustom membutuhkan pemeliharaan berkelanjutan untuk memastikan kinerja tetap optimal seiring perubahan kebutuhan bisnis.

Dukungan jangka panjang memastikan software tetap bisa berfungsi dengan baik dalam jangka waktu lama.

Apa yang harus dilakukan?

• Pastikan ada kesepakatan layanan (SLA) yang jelas mengenai cakupan dukungan teknis.
• Tanyakan apakah mereka menyediakan pelatihan bagi tim internal Anda.

8. Transparansi biaya dan model harga yang jelas

Pengembangan software kustom adalah investasi besar, jadi penting untuk memahami semua biaya sejak awal agar tidak ada tambahan biaya dadakan di kemudian hari.

Apa yang harus dilakukan?

• Minta rincian biaya yang mencakup semua tahap pengembangan, dari desain hingga pemeliharaan.
• Diskusikan kemungkinan biaya tambahan untuk fitur tambahan atau integrasi di masa depan.

Manfaat enterprise custom software development untuk bisnis

Dengan solusi enterprise custom software development, bisnis dapat beroperasi lebih efisien, aman, dan hemat biaya. Berikut adalah manfaat utamanya:

1. Fitur yang sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Setiap bisnis memiliki proses kerja yang unik, dan perangkat lunak generik sering kali tidak dapat memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Custom software dirancang agar sesuai dengan alur kerja, branding, dan preferensi bisnis Anda.

Keunggulannya:

• Meningkatkan efisiensi operasional karena fitur yang dirancang khusus sesuai kebutuhan.
• Memudahkan adaptasi pengguna karena sistem bekerja sesuai kebiasaan kerja tim.
• Mendukung inovasi bisnis dengan fleksibilitas dalam menambahkan fitur baru kapan pun diperlukan.

2. Integrasi yang mulus dengan sistem yang ada

Sebagian besar perusahaan menggunakan berbagai perangkat lunak dan infrastruktur IT yang kompleks. Custom software dikembangkan dengan mempertimbangkan ekosistem IT yang sudah ada, sehingga integrasi menjadi lebih mudah dan efisien.

Keunggulannya:

• Mengurangi masalah kompatibilitas dengan sistem yang sudah berjalan.
• Mengoptimalkan manajemen IT dengan mengurangi ketergantungan pada banyak third-party vendors. 
• Meningkatkan produktivitas karena semua sistem bekerja secara harmonis.

3. Fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih baik

Bisnis selalu berkembang, dan kebutuhan perangkat lunak juga berubah seiring pertumbuhan perusahaan. 

Perangkat lunak standar sering kali tidak dapat menyesuaikan diri dengan perubahan ini, sedangkan custom software dapat diperbarui dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

Keunggulannya:

• Dapat berkembang bersama bisnis, baik dalam jumlah pengguna, fitur, maupun infrastruktur IT.
• Menghindari biaya tambahan akibat perlu migrasi ke sistem baru di masa depan.
• Memberikan keunggulan kompetitif dengan memungkinkan perusahaan beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan pasar.

4. Kepemilikan penuh dan kontrol penuh

Ketika menggunakan perangkat lunak standar, perusahaan hanya membeli lisensi untuk menggunakan software tersebut, tetapi tidak memiliki kendali penuh atasnya. 

Sementara itu, custom software memberikan kepemilikan penuh kepada perusahaan.

Keunggulannya:

• Dapat dimodifikasi kapan saja sesuai kebutuhan tanpa batasan dari penyedia layanan.
• Dapat dilindungi sebagai aset intelektual perusahaan, memberikan nilai tambah strategis.

5. Biaya yang lebih terkendali dan ROI yang lebih tinggi

Dengan custom enterprise software, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya tanpa harus membayar untuk fitur yang tidak digunakan.

Keunggulannya:

• Biaya yang lebih transparan, tanpa biaya tambahan untuk fitur yang sebenarnya tidak diperlukan.
• ROI yang lebih tinggi, karena perangkat lunak dirancang untuk secara langsung meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis.
• Pemeliharaan dan pembaruan berkelanjutan, termasuk dalam layanan, sehingga perusahaan selalu mendapatkan fitur terbaru tanpa biaya tambahan yang tidak terduga.

6. Dukungan teknis yang lebih andal dan terjamin

Custom enterprise software memberikan akses langsung ke tim developer yang memahami sistem secara menyeluruh.

Keunggulannya:

• Dukungan teknis yang lebih cepat dan efektif karena dilakukan oleh tim yang membangun software tersebut.
• Perawatan dan pembaruan yang disesuaikan, tanpa harus menunggu versi terbaru dari vendor.
• Jaminan kinerja jangka panjang, dengan perbaikan dan optimasi yang terus berlanjut.

7. Keamanan yang lebih kuat dan terlindungi

Custom enterprise software lebih sulit ditembus sistemnya, karena tidak tersedia secara luas di pasar.

Keunggulannya:

• Dapat dikembangkan dengan standar keamanan tertinggi, sesuai dengan regulasi dan kebutuhan perusahaan.
• Lebih sulit dieksploitasi oleh peretas, karena tidak memiliki celah keamanan umum seperti perangkat lunak komersial.
• Dapat dikontrol sepenuhnya dengan fitur keamanan tambahan sesuai kebutuhan.

8. Keunggulan kompetitif yang unik

Dalam persaingan bisnis yang semakin ketat, memiliki software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan bisa menjadi keunggulan strategis yang membedakan dari kompetitor.

Keunggulannya:

• Memungkinkan inovasi yang lebih cepat karena perusahaan tidak dibatasi oleh fitur standar perangkat lunak umum.
• Meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan dengan layanan yang lebih terintegrasi dan responsif.
• Memberikan kontrol penuh atas teknologi yang digunakan, tanpa bergantung pada pengembang eksternal.

Rekomendasi vendor enterprise custom software development

Setiap bisnis memiliki proses dan tantangannya sendiri, sehingga solusi software yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan unik masing-masing perusahaan. 

Mekari Officeless menawarkan layanan pengembangan aplikasi kustom yang dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis Anda dengan fitur unggulan seperti:

• Integrasi ekosistem Mekari: Terhubung dengan seluruh produk Mekari untuk memastikan proses bisnis berjalan lancar dan efisien.
• Bahasa pemrograman yang mudah: Menggunakan JavaScript yang lebih sederhana (simplified) untuk mempercepat dan memudahkan proses pengembangan software.
• Keamanan sistem terjamin: Tersertifikasi ISO 27001 berstandar internasional untuk melindungi data dan informasi bisnis Anda.

Dengan Mekari Officeless, Anda bisa memiliki solusi software enterprise yang sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. 

Hubungi tim kami sekarang untuk berkonsultasi lebih lanjut.

Referensi

Eleks. ”The Benefits of Custom Software Development for Businesses”