Apa Itu Digital Accounting: Manfaat dan Contoh Penggunaannya

Dulu, akuntansi identik dengan tumpukan kertas, buku besar, dan kalkulator. Namun, seiring perkembangan teknologi, dunia akuntansi pun turut berevolusi.

Kini, kemajuan teknologi telah membawa perubahan signifikan dalam cara kita mengelola keuangan bisnis, melahirkan konsep yang dikenal sebagai digital accounting atau akuntansi digital.

Namun, apa sebenarnya digital accounting itu? Mari kita kupas tuntas!

Apa itu digital accounting?

Digital accounting adalah proses mengelola, mencatat, dan menganalisis informasi keuangan suatu bisnis dengan memanfaatkan teknologi digital.

Ini bukan sekadar soal menggunakan software akuntansi, tapi juga mencakup pemanfaatan berbagai teknologi seperti cloud computing, artificial intelligence (AI), dan big data analytics.

Dengan digital accounting, proses akuntansi yang dulunya manual dan memakan waktu kini bisa diotomatisasi.

Bayangkan, Anda tak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk memasukkan data transaksi ke dalam buku besar. Software akuntansi akan melakukannya untuk Anda dengan akurat dan efisien.

Manfaat digital accounting untuk bisnis

Implementasi akuntansi digital membawa sejumlah manfaat signifikan bagi bisnis, antara lain:

• Meningkatkan efisiensi: Proses akuntansi yang dulunya manual dan memakan waktu kini bisa diotomatisasi, sehingga lebih cepat dan mudah.
• Meningkatkan akurasi: Otomatisasi mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan transaksi.
• Memudahkan akses data: Data keuangan bisa diakses secara real-time, kapan saja dan di mana saja.
• Mempermudah pengambilan keputusan: Laporan keuangan yang up-to-date membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih cepat dan tepat.
• Mengurangi biaya operasional: Digital accounting dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen fisik dan tenaga kerja manual.
• Meningkatkan keamanan data: Sistem akuntansi digital yang baik dilengkapi dengan fitur keamanan untuk melindungi data sensitif dari ancaman siber.
• Mempermudah kolaborasi: Tim akuntansi dan pihak terkait lainnya dapat mengakses dan berbagi data dengan mudah, meningkatkan kolaborasi dan produktivitas.

Teknologi dalam digital accounting

Digital accounting terus berevolusi, didorong oleh perkembangan teknologi yang pesat. Berikut adalah beberapa tren dan teknologi terkini yang sedang membentuk masa depan akuntansi digital:

1. Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML): AI dan ML memungkinkan otomatisasi tugas-tugas akuntansi yang lebih kompleks, seperti rekonsiliasi bank, klasifikasi transaksi, dan bahkan prediksi keuangan. Teknologi ini juga membantu dalam mendeteksi fraud dan anomali dalam data keuangan.
2. Cloud computing: Cloud computing memberikan fleksibilitas dan aksesibilitas yang lebih besar terhadap data dan aplikasi akuntansi. Akuntan dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja, serta berkolaborasi dengan mudah dengan tim dan klien.
3. Big data analytics: Big data analytics membantu akuntan menggali wawasan berharga dari volume data yang besar. Ini memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik, mengidentifikasi tren, dan mengelola risiko dengan lebih efektif.
4. Mobile accounting: Aplikasi akuntansi mobile memungkinkan akuntan untuk mengakses dan mengelola data keuangan dari perangkat seluler mereka. Ini memberikan fleksibilitas dan kenyamanan yang lebih besar, terutama bagi mereka yang sering bepergian atau bekerja di luar kantor.
5. Intelligent Document Processing (IDP): IDP memungkinkan otomatisasi digitalisasi dokumen akuntansi dan ekstraksi data dari berbagai jenis dokumen, seperti faktur, kwitansi, dan laporan keuangan. Hal ini mengurangi kebutuhan akan entri data manual, meningkatkan efisiensi dan akurasi, serta memungkinkan akuntan untuk fokus pada analisis dan interpretasi data.

Baca Juga: Apa Itu Intelligent Document Processing (IDP) dan Fungsinya

Contoh penerapan digital accounting dalam bisnis

Setelah memahami konsep dan manfaat digital accounting, mari kita lihat beberapa contoh konkret penerapannya dalam dunia bisnis:

1. Otomatisasi entri data

Software akuntansi yang dilengkapi dengan teknologi IDP memungkinkan impor data transaksi secara otomatis dari berbagai sumber, seperti bank, kartu kredit, dan sistem penjualan.

Ini mengurangi kebutuhan akan entri data manual, menghemat waktu, dan meminimalkan kesalahan.

Contohnya, software IDP dari Mekari Stream yang dapat secara otomatis mengekstrak data dari faktur dan kwitansi, lalu memasukkannya ke dalam sistem akuntansi Anda.

Baca Juga: Cara Kerja Data Entry dan Contohnya

2. Rekonsiliasi bank otomatis

Proses rekonsiliasi bank, yang biasanya memakan waktu dan rawan kesalahan, dapat diotomatisasi dengan digital accounting.

Software akan membandingkan catatan transaksi bank dengan catatan internal perusahaan, mengidentifikasi perbedaan, dan menghasilkan laporan rekonsiliasi.

3. Pelaporan keuangan real-time

Dengan digital accounting, Anda dapat menghasilkan laporan keuangan kapan saja, tidak perlu menunggu akhir periode akuntansi.

Ini memungkinkan Anda untuk memantau kinerja bisnis secara real-time dan membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.

4. Analisis data lanjutan

Digital accounting yang memiliki dukungan AI tidak hanya sekedar mencatat dan melaporkan transaksi keuangan, tetapi juga membuka pintu bagi analisis data yang lebih mendalam.

Kecerdasan buatan yang ada dalam sistem akuntansi tersebut dapat berperan sebagai asisten keuangan digital yang memberikan insight untuk bisnis Anda. 

Misalnya, Anda dapat mengidentifikasi tren penjualan berdasarkan produk, wilayah, atau periode waktu tertentu. 

Informasi ini membantu Anda memahami perilaku konsumen dan membuat strategi pemasaran yang lebih efektif.

Selain itu, Anda juga bisa melacak pengeluaran secara detail untuk mengidentifikasi area di mana Anda dapat melakukan penghematan.

Tak hanya sampai di sana, AI yang mutakhir dapat memberikan saran tindakan berdasarkan informasi keuangan tersebut.

5. Audit yang lebih efisien

Proses audit, yang dulunya seringkali rumit dan memakan waktu, kini menjadi lebih efisien berkat digital accounting.

Auditor tidak perlu lagi berurusan dengan tumpukan kertas dan dokumen fisik. Mereka dapat mengakses data keuangan secara langsung dari sistem akuntansi digital, yang terorganisir dengan baik dan mudah dicari.

Selain itu, digital accounting juga memungkinkan auditor untuk melakukan analisis data dengan lebih cepat dan akurat.

Contoh Studi Kasus Penggunaan Akuntansi Digital di Indonesia: Travelio

Travelio adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang memanfaatkan teknologi digital accounting.

Perusahaan sewa properti tersebut menghadapi tantangan ketika ingin mengembangkan bisnisnya ke level yang lebih tinggi, sehingga memerlukan automasi.

Sebab, jumlah inventori penginapan mereka, baik di Indonesia maupun negara tetangga terus bertambah, sedangkan jumlah karyawannya terbatas.

Oleh karena itu, Travelio memutuskan untuk menggunakan Mekari Jurnal untuk mengelola dan melacak keuangannya.

Dengan Mekari Jurnal, Travelio memperoleh berbagai manfaat nyata seperti:

Automasi Proses Akuntansi

Mekari Jurnal mengotomatiskan berbagai proses akuntansi seperti pembuatan laporan, invoicing, dan pelacakan arus kas, sehingga mempercepat workflow bisnis Travelio.

Mengurangi Kebutuhan Tenaga Kerja Baru

Dengan fitur automasi yang lengkap, Travelio tidak perlu menambah staf baru untuk mengelola proses keuangan yang sebelumnya kompleks dan memakan waktu.

Pelaporan Keuangan Lengkap dan Fleksibel

Mekari Jurnal menyediakan ringkasan data bisnis yang komprehensif termasuk penjualan, pembelian, biaya, dan laba rugi untuk berbagai periode waktu yang bisa difilter sesuai kebutuhan Travelio.

Akses dan Monitoring Real-Time

Akses data real-time memungkinkan Travelio memonitor daftar akun kas & bank, saldo, serta data keuangan dari inventori penginapan secara langsung. Ini memudahkan pengendalian dan pengembangan bisnis mereka.

Efisiensi Waktu Proses Keuangan

Dengan Mekari Jurnal, Travelio juga merasakan efisiensi sebesar 98% dalam proses penyusunan laporan keuangannya.

Pencatatan arus kas dan pembuatan laporan yang sebelumnya memerlukan setidaknya dua hari, kini selesai dalam hitungan menit.

Hasil laporan keuangannya pun lebih rapi dan seragam sehingga mendukung standarisasi bisnis yang lebih baik.

Pengelolaan Inventori Skala Besar

Invoicing otomatis membantu mengatur lebih dari 4000 inventori penginapan dan properti secara efektif tanpa perlu proses manual yang memakan waktu dan tenaga.

Dukungan untuk Pengambilan Keputusan Cepat

Executive Director dan Regional Leader Travelio dapat memantau perkembangan bisnis secara real-time tanpa harus meminta dan menunggu laporan dari tim keuangan.

Kesimpulan

Digital accounting telah merevolusi cara kita mengelola keuangan bisnis, menghadirkan efisiensi, akurasi, dan kemudahan akses data yang tak tertandingi.

Dengan memanfaatkan teknologi canggih, digital accounting memungkinkan kita untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih baik dan strategis.

Mekari Jurnal adalah contoh teknologi akuntansi digital di Indonesia yang memungkinkan automasi berbagai proses seperti pembukuan, invoicing, rekonsiliasi, hingga penyusunan laporan keuangan.

Mekari Jurnal juga dapat terhubung dengan platform lain seperti Mekari Expense untuk mempermudah proses pengelolaan tagihan dan membuat pencatatan pembayaran transaksi semakin seamless.

Bahkan, Mekari Expense juga memiliki dukungan software Intelligent Document Processing dari Mekari Stream untuk mengautomasi proses input faktur. 

Dengan ekosistem digital accounting dari Mekari, Anda tak perlu lagi pusing memikirkan efisiensi waktu dan biaya untuk mengatur keuangan.

Referensi

ACDAP. “Difference Between Manual and Digital Accounting”