Mekari Insight
- RAB perjalanan dinas membantu perusahaan merencanakan anggaran secara rinci agar pengeluaran tetap terkendali, termasuk untuk transportasi, akomodasi, konsumsi, hingga biaya tidak terduga.
- Dokumen RAB menjadi dasar penting untuk pengajuan dan pencairan dana perjalanan, sekaligus alat evaluasi dengan membandingkan antara rencana dan realisasi biaya setelah kegiatan berlangsung.
- Gunakan spend management software Mekari Expense yang dilengkapi manajemen perjalanan dinas untuk menyusun RAB secara otomatis, mengajukan approval, hingga membuat laporan perjalanan dengan sistem terintegrasi, praktis, transparan, dan minim risiko kesalahan manual.
Tanpa perencanaan yang jelas, perjalanan dinas sering berujung pada pemborosan karena pengeluaran tidak terduga, yang berakibat pada klaim reimbursement yang sulit diverifikasi.
Karena itu, penting untuk menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) perjalanan dinas. Dokumen ini merinci estimasi biaya sebelum perjalanan dilakukan, sehingga perusahaan dapat mengontrol anggaran lebih akurat.
Artikel ini memuat contoh RAB perjalanan dinas dalam format siap pakai, lengkap dengan penjelasan tiap komponennya. Baca selengkapnya.
Apa itu RAB perjalanan dinas & tujuannya
Rencana anggaran biaya (RAB) perjalanan dinas adalah dokumen yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan biaya perjalanan dinas bagi karyawan atau tim yang menjalankannya.
Di dalamnya, tercantum proyeksi rincian pengeluaran untuk berbagai kebutuhan perjalanan, seperti transportasi, akomodasi, konsumsi, uang harian, hingga biaya tidak terduga.
RAB perjalanan dinas dibuat untuk memastikan seluruh kebutuhan perjalanan dinas terpenuhi tanpa melebihi batas dana yang ditetapkan.
Selain itu, RAB perjalanan dinas juga bertujuan untuk:
- Membantu perusahaan atau instansi menjaga pengeluaran tetap sesuai anggaran yang telah direncanakan
- Menjamin bahwa setiap biaya yang dikeluarkan memang perlu, wajar, dan bisa dipertanggungjawabkan
- Menjadi dasar pengajuan dan pencairan dana, baik melalui sistem lumpsum maupun klaim reimbursement
- Digunakan sebagai bahan evaluasi dengan membandingkan rencana anggaran dan realisasi setelah perjalanan selesai
Baca Juga: SOP Perjalanan Dinas: Contoh Template untuk Perusahaan SwastaKomponen utama dalam RAB perjalanan dinas
Agar anggaran perjalanan dinas tersusun rapi dan mudah dikaji, setiap komponen biaya perlu dirinci secara jelas.
Tabel berikut merangkum elemen penting yang umumnya tercantum dalam RAB:
| Komponen | Keterangan |
|---|---|
| Identitas Perjalanan | Nama karyawan, jabatan, tujuan, tanggal berangkat–pulang, dan durasi perjalanan. |
| Transportasi | Estimasi biaya tiket (pesawat/kereta), BBM, tol, parkir, atau transportasi lokal seperti taksi. |
| Akomodasi / Penginapan | Biaya hotel per malam sesuai standar perusahaan atau instansi. |
| Uang Harian / Uang Makan | Untuk kebutuhan makan dan transportasi lokal, dihitung per hari sesuai kebijakan yang berlaku. |
| Uang Saku / Lain-lain | Dana tambahan untuk keperluan kecil seperti pulsa, laundry, atau biaya tak terduga. |
| Biaya Meeting / Kegiatan | Jika perjalanan terkait event, pelatihan, atau pertemuan, termasuk biaya registrasi atau konsumsi. |
| Total Anggaran | Jumlah keseluruhan dari seluruh komponen biaya yang direncanakan. |
| Catatan Tambahan | Keterangan khusus, seperti pembagian biaya antar divisi atau aturan khusus perjalanan. |
Baca Juga: Contoh & Cara Mudah Menyusun Laporan Perjalanan DinasFormat & contoh RAB perjalanan dinas
Untuk memudahkan Anda menyusun RAB perjalanan dinas, berikut adalah contoh RAB perjalanan dinas dalam bentuk template Word. Anda bisa unduh dan modifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Cara membuat RAB perjalanan dinas
Membuat RAB perjalanan dinas tidak perlu rumit, asalkan Anda paham format dasarnya. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti.
1. Tentukan tujuan dan durasi perjalanan
Langkah awal adalah mengidentifikasi ke mana tujuan perjalanan, apakah masih di dalam kota, ke luar kota, atau bahkan keluar negeri, dan berapa lama kegiatan dinas akan berlangsung. Informasi ini menjadi dasar perhitungan seluruh komponen anggaran.
Misalnya, jika seorang staf dijadwalkan menghadiri pertemuan klien di Surabaya selama tiga hari, maka seluruh estimasi biaya akan disesuaikan dengan kebutuhan selama periode tersebut, termasuk hari keberangkatan dan kepulangan.
2. Hitung estimasi biaya transportasi
Kemudian, hitung biaya transportasi dari titik keberangkatan hingga lokasi kegiatan. Ini bisa mencakup tiket pesawat atau kereta pulang-pergi, serta transportasi darat seperti taksi bandara, tol, BBM, atau sewa kendaraan jika diperlukan.
Sebagai gambaran, untuk perjalanan Jakarta–Surabaya, mungkin diperlukan tiket pesawat pulang-pergi seharga Rp1.800.000, ditambah biaya transportasi lokal seperti taksi atau ojek online sebesar Rp200.000.
3. Tetapkan standar akomodasi dan uang harian
Akomodasi dan uang harian biasanya mengikuti standar internal yang telah ditentukan oleh perusahaan atau instansi.
Jika kebijakan menyebutkan plafon hotel sebesar Rp600.000 per malam dan uang makan serta transport lokal Rp400.000 per hari, maka untuk perjalanan tiga hari dengan dua malam menginap, total anggaran di komponen ini menjadi Rp2.400.000.
4. Sisipkan dana untuk uang saku atau biaya tak terduga
Biaya tambahan seperti pulsa, laundry, hingga biaya penyesuaian jadwal sering kali tidak masuk dalam kategori utama, namun tetap perlu dipersiapkan. Biasanya, porsi dana tak terduga ini sebesar 5–10% dari total anggaran yang sudah dihitung sebelumnya.
Jika total RAB sementara mencapai Rp5.000.000, maka penambahan dana tak terduga sebesar Rp250.000 hingga Rp500.000 akan lebih fleksibel, namun tetap wajar.
5. Jumlahkan seluruh komponen untuk dapatkan total RAB
Setelah semua item dihitung secara terperinci, langkah selanjutnya adalah menjumlahkan keseluruhan biaya untuk mendapatkan total anggaran perjalanan. Pastikan perhitungannya realistis dan tidak melampaui batas anggaran divisi.
Pada tahap ini, penting juga untuk memastikan bahwa tidak ada komponen yang terlewat, terutama yang berhubungan langsung dengan kelancaran kegiatan dinas.
6. Ajukan untuk persetujuan internal
Sebelum pelaksanaan perjalanan, RAB yang telah disusun perlu diajukan ke manajer atau bagian keuangan untuk ditinjau dan disetujui.
Proses ini dilakukan agar dana yang dikeluarkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan yang berlaku. Di beberapa instansi, proses ini bisa melibatkan lebih dari satu level persetujuan tergantung besaran dana yang diajukan.
Baca Juga: 5 Aplikasi Pengajuan Anggaran: Rekomendasi & Contoh7. Gunakan spend management system
Untuk mempercepat proses dan meminimalkan risiko human error, penyusunan RAB bisa dilakukan melalui spend management system, terutama yang memiliki fitur manajemen perjalanan dinas.
Karyawan dapat membuat RAB secara sistematis, mengajukan persetujuan secara online, dan melacak pencairan dana dengan transparan.
Tak hanya itu, spend management system juga umumnya bisa berperan sebagai aplikasi manajemen perjalanan dinas yang terpadu, sehingga karyawan tidak hanya dapat menggunakannya untuk menyusun RAB, melainkan juga melaporkan setiap transaksi saat perjalanan secara otomatis.
Selain menghemat waktu, penggunaan software juga memudahkan dokumentasi dan audit di kemudian hari.
Rekomendasi software terbaik untuk hitung RAB perjalanan dinas
Untuk mempermudah proses penyusunan hingga pelaporan perjalanan dinas, Anda bisa menggunakan solusi digital yaitu software spend management.
Salah satu platform terbaik yang direkomendasikan adalah Mekari Expense, yang merupakan spend management software pertama di Indonesia yang dilengkapi dengan fitur manajemen perjalanan dinas pertama di Indonesia.
Dengan Mekari Expense, tim keuangan maupun karyawan dapat menyusun RAB, mengajukan biaya perjalanan, mencatat pengeluaran aktual, hingga menyusun laporan pertanggungjawaban (LPJ) dalam satu sistem terintegrasi.
Beberapa fitur dan kapabilitas Mekari Expense antara lain:
- Pengajuan perjalanan dinas lengkap dengan tujuan, estimasi biaya, dan maksud perjalanan
- Pengajuan reimbursement dan cash advance yang langsung terhubung dengan RAB perjalanan
- Alur persetujuan otomatis untuk permintaan perjalanan dan laporan perjalanan (LPJ)
- Fitur unggah bukti dan penyelesaian dana setelah perjalanan selesai
- Permintaan pengembalian dana jika terdapat sisa cash advance yang tidak terpakai
- Visibilitas menyeluruh untuk karyawan, atasan, keuangan, hingga HR
- Pengaturan field wajib seperti tujuan perjalanan, divisi, atau jenis transportasi
- Penambahan custom field untuk menyesuaikan kebutuhan SOP internal perusahaan
- Dukungan pembuatan custom policy perjalanan dinas, sehingga standar dan batasan biaya bisa disesuaikan otomatis saat pengajuan RAB
- Integrasi dengan ekosistem software terpadu Mekari untuk otomasi pengajuan, approval, dan pelaporan perjalanan dinas, konektivitas lintas fungsi bisnis tanpa hambatan, dan konsolidasi data pengeluaran untuk intelligent reporting.
Pelajari lebih lanjut bagaimana Mekari Expense dapat membantu perusahaan menjaga efisiensi anggaran, mempercepat proses administrasi, dan meningkatkan transparansi dalam setiap perjalanan dinas.
