Cara Memilih SaaS Retail beserta Jenis dan Manfaatnya

Dalam era digital, bisnis retail menghadapi tuntutan untuk mengelola inventaris, transaksi, dan pengalaman berbelanja dengan lebih efisien.

Riset ECR Retail Loss menunjukkan bahwa sekitar 60% catatan stok ritel tidak akurat, yang menyebabkan kerugian penjualan hingga 8%.

Retail SaaS hadir sebagai solusi untuk menjawab tantangan ini.

Dengan bantuan software, Anda dapat mengelola bisnis ritel dengan lebih mudah, cepat, dan akurat.

Artikel ini akan membahas apa itu SaaS untuk retail, jenis-jenisnya, manfaat, hingga cara memilihnya dengan tepat agar bisnis Anda menjadi lebih efisien dan menguntungkan.

Apa itu retail management SaaS? 

Retail management software adalah solusi berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh aspek operasional bisnis ritel. 

Mulai dari pemantauan dan pengelolaan stok, pemrosesan transaksi, hingga manajemen pelanggan dan pelaporan analitik, semua tersedia dalam satu solusi terintegrasi. 

Dengan software retail, Anda dapat:

• Menghasilkan laporan penjualan, performa produk, dan tren pelanggan untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data. 
• Memantau tingkat stok secara real-time dan mengatur pemesanan ulang otomatis saat persediaan menipis.
• Menyederhanakan proses checkout melalui integrasi Point of Sale (POS) yang mendukung berbagai metode pembayaran.
• Mengelola database pelanggan, program loyalitas, dan kampanye pemasaran langsung dari satu platform terpusat.

Mengapa penting bagi industri retail untuk menggunakan SaaS

Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis retail Anda harus mengadopsi SaaS.

• Update otomatis: Software tradisional memerlukan pembaruan manual yang memakan waktu dan biaya, sering kali menjadi beban bagi tim IT. Penyedia layanan SaaS secara otomatis mengurus semua update, sehingga Anda selalu menggunakan versi terbaru tanpa repot.
  
• Keamanan dan compliance lebih mudah: Mengelola keamanan data sendiri itu kompleks dan berisiko. SaaS menawarkan keamanan tingkat tinggi dan sudah mematuhi standar pemerintah, sehingga Anda tak perlu khawatir soal regulasi.
  
• Fleksibel menambahkan fitur: SaaS memungkinkan bisnis menambah fitur canggih, seperti AI untuk chatbot, tanpa perlu investasi besar di server atau tenaga ahli. Solusi ini bisa langsung meningkatkan efisiensi dan personalisasi layanan.
  
• Kolaborasi dan kerja jarak jauh: SaaS mendukung kerja jarak jauh dengan akses real-time ke data dan aplikasi. Tim Anda bisa bekerja bersama secara efisien, baik untuk analisis penjualan, dukungan pelanggan, maupun manajemen toko.
  
• Hemat pengeluaran modal: Dengan SaaS, Anda tak perlu beli perangkat keras atau bayar biaya maintenance besar. Penyedia layanan mengelola semuanya, dan biaya pengelolaan ini sudah termasuk dalam langganan Anda.

Manfaat SaaS untuk industri retail

Dengan solusi SaaS, bisnis retail bisa lebih efisien, fleksibel, dan inovatif, serta mampu menghadapi persaingan dengan lebih baik.

• Efisiensi biaya: Dengan SaaS, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk menginstal perangkat lunak di setiap sistem. Anda cukup mengakses perangkat lunak melalui browser, yang jauh lebih hemat biaya.
  
• Skalabilitas: Solusi SaaS sangat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan cepat. Bisnis dapat menambah atau mengurangi sumber daya, serta mengubah fungsionalitas aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang berkembang.
  
• Aksesibilitas: Anda dapat mengakses aplikasi SaaS dari perangkat apa saja yang terhubung ke internet. Hal ini memungkinkan tim untuk bekerja secara jarak jauh, berkolaborasi secara real-time, dan mengakses data penting kapan saja dan di mana saja, yang tentu saja meningkatkan produktivitas dan fleksibilitas.
  
• Kemudahan implementasi: SaaS memudahkan proses implementasi karena solusi bisa diterapkan dengan cepat dan tanpa banyak usaha. Ini membantu mempercepat waktu pemasaran (time-to-market) dan membuka peluang untuk inovasi. Dengan cara ini, bisnis bisa lebih cepat bersaing dan tetap unggul.
  
• Meningkatkan retensi pelanggan, engagement, dan brand loyality: Personalisasi adalah inti dari solusi SaaS, yang sangat berperan dalam meningkatkan loyalitas dan keterlibatan pelanggan. Retailer memanfaatkan data pelanggan untuk membuat penawaran yang lebih personal dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan dan merek mereka.
  
• Integrasi yang mudah: Solusi SaaS dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem CRM dan akuntansi yang sudah ada. Integrasi ini membantu perusahaan memperbaiki proses bisnis mereka secara keseluruhan, meningkatkan efisiensi operasional.
  
• Pengambilan keputusan yang cerdas dan penyederhanaan proses lead generation: SaaS memungkinkan retailer untuk mengakses data dan analitik yang sangat berharga. Dengan menggabungkan data pelanggan dan tren pasar, retailer bisa mengoptimalkan manajemen inventaris, penetapan harga, dan pemasaran. 

Selain itu, SaaS efektif dalam menyederhanakan proses lead generation dan konversi, membantu bisnis mengidentifikasi dan mengembangkan prospek dengan lebih terencana.

Contoh layanan SaaS untuk retail 

Pemilik bisnis retail dapat menggunakan berbagai solusi berbasis SaaS untuk menjalankan operasional dengan lebih efisien.

1. Sistem POS (Point of Sale) 

Sistem POS adalah aplikasi retail yang mengotomatiskan seluruh proses transaksi penjualan di toko, mulai dari pemindaian barang hingga penerbitan struk.

Fitur-fitur utamanya meliputi:

• Pemrosesan pembayaran multi-metode.
• Sinkronisasi stok otomatis dengan inventori.
• Pelaporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan.
• Manajemen diskon dan promosi terintegrasi.

POS yang tepat dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi saat checkout, mengurangi antrean pelanggan, serta menyediakan data penjualan real-time untuk pengambilan keputusan segera.

Baca Juga: Point of Sales: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja dan Aplikasi

2. Software manajemen inventori

Inventory management software membantu pengusaha ritel memantau, mengatur, dan menyempurnakan stok barang di gudang maupun toko secara otomatis. 

Software retail satu ini umumnya memiliki kemampuan-kemampuan berikut:

• Notifikasi re-order otomatis berdasarkan minimum stock level
• Klasifikasi produk dan lokasi penyimpanan multi-gudang
• Laporan perputaran barang dan tren permintaan
• Automasi proses restock

Dengan fitur-fitur tersebut, inventory software mampu mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok, menekan biaya penyimpanan, dan memastikan ketersediaan produk selalu optimal dan sesuai permintaan pelanggan.

3. Software CRM (Customer Relationship Management)

Software CRM mengumpulkan, mengorganisasi, dan menganalisis data pelanggan guna meningkatkan kualitas interaksi dan loyalitas.

Fiturnya CRM untuk software retail meliputi:

• Database pelanggan terpusat dengan riwayat transaksi
• Segmentasi pelanggan dan kampanye pemasaran otomatis
• Tracking loyalitas, poin, dan rewards program
• Integrasi chat, email, dan notifikasi omnichannel

Hasil penggunaan aplikasi CRM dalam industri ritel adalah peningkatan kepuasan pelanggan, mempertahankan tingkat retensi, dan pencapaian target penjualan melalui promosi yang lebih tepat sasaran — berdasarkan preferensi pelanggan.

Baca Juga: 10 Software CRM yang Wajib Dicoba Bisnis Indonesia

4. Software Procurement

Software procurement adalah platform untuk mengautomasi seluruh siklus pengadaan barang dagang, mulai dari permintaan pembelian hingga penerimaan dan pencatatan faktur.

Retail SaaS ini memiliki beberapa fitur utama, antara lain:

• Pembuatan dan persetujuan purchase request secara digital.
• Manajemen vendor dengan database harga dan kinerja.
• Otomasi pembuatan purchase order (PO) dan pengiriman ke vendor.
• Pelacakan status pengiriman dan penerimaan barang.
• Integrasi faktur dan invoicing untuk proses payment.

Procurement software dapat mempercepat siklus pengadaan hingga 50%, meminimalkan kesalahan manual dalam pembuatan PO, meningkatkan transparansi pengeluaran, dan memperkuat negosiasi harga melalui data kinerja vendor.

Baca Juga: 16 E-Procurement Software untuk Optimalkan Pengadaan

Cara memilih retail SaaS yang tepat

Kesuksesan implementasi solusi SaaS bergantung pada kesesuaiannya dengan kebutuhan spesifik bisnis retail Anda.

1. Identifikasi kebutuhan bisnis

Ada beberapa poin yang perlu dijadikan pertimbangan sebelum memilih SaaS yang tepat. 

• Identifikasi permasalahan: Tentukan area yang perlu dioptimalkan, seperti manajemen inventori, proses transaksi, atau manajemen hubungan pelanggan
• Pertimbangkan skala bisnis: Sesuaikan solusi dengan kompleksitas dan ukuran bisnis Anda
• Sesuaikan dengan budget: Pertimbangkan struktur biaya yang sesuai dengan kapasitas finansial bisnis Anda

2. Evaluasi fitur utama 

Anda mungkin perlu mempertimbangkan SaaS yang menawarkan fitur fitur sebagai berikut. 

• Manajemen inventori: Monitoring stok real-time dan sistem pemesanan otomatis
• Sistem POS: Proses transaksi efisien dengan dukungan berbagai metode pembayaran
• Integrasi e-commerce: Sinkronisasi data inventori dan penjualan lintas platform
• Sistem CRM: Pengelolaan database pelanggan dan program loyalitas terintegrasi
• Pelaporan dan analitik: Monitoring performa penjualan dan analisis perilaku konsumen
• Kapabilitas integrasi: Kompatibilitas dengan sistem pendukung seperti software akuntansi

3. Evaluasi vendor

Anda dapat menggunakan poin-poin berikut sebagai pertimbangan sebelum memilih vendor SaaS yang sesuai. 

• Lakukan riset komprehensif: Analisis ulasan pengguna dan komparasi fitur antar vendor
• Uji coba sistem: Manfaatkan periode trial untuk evaluasi kinerja sistem
• Pertimbangkan skalabilitas: Pilih solusi yang dapat mengakomodasi pertumbuhan bisnis
• Evaluasi dukungan teknis: Pastikan ketersediaan layanan support yang memadai

Baca Juga: Cara Memilih Perusahaan SaaS di Indonesia

4. Finalisasi keputusan

Tahap terakhir sebelum memutuskan berlangganan, Anda perlu menganalisis poin-poin berikut ini. 

• Analisis biaya menyeluruh: Perhitungkan biaya langganan, implementasi, dan pelatihan
• Prioritaskan fitur esensial: Fokus pada fungsionalitas yang sesuai kebutuhan
• Evaluasi kredibilitas vendor: Pilih penyedia layanan dengan rekam jejak dan komitmen yang baik

Contoh Penggunaan Software Retail di Perusahaan: Wijaya Musik

Wijaya Musik, distributor alat musik sejak 1927, memiliki 4 cabang dan 100 dealer yang mengelola lebih dari 5.000 produk aktif.

Dengan jumlah cabang dan produk yang banyak, pengelolaan gudang dan keuangan tentu menjadi tantangan.

Sebelum menggunakan software retail, manajemen stok di Wijaya Musik berjalan secara manual dengan kertas dan kalkulator. 

Ini menyebabkan sering terjadi selisih stok dan tidak ada laporan finansial komprehensif untuk menghitung net profit, gross profit, atau COGS. 

Tantangan ini mempersulit pemantauan stok di empat gudang dan pengambilan keputusan berbasis data.

Oleh karena itu, Wijaya Musik memutuskan untuk menggunakan software retail Mekari Jurnal untuk manajemen keuangan dan stok barang. 

Mekari Jurnal membantu Wijaya Musik mengatasi tantangannya dengan:

• Manajemen Inventori Multi-Gudang & Real-Time: Memantau stok di cabang dan dealer secara langsung untuk mengurangi kesalahan input manual.
• Pengaturan Akses Bertingkat: Memberikan hak akses penuh kepada admin cabang dan akses terbatas kepada staf, sehingga menjaga keamanan data dan transparansi proses.
• Integrasi Mekari KlikPajak: Mengotomatisasi pelaporan pajak langsung dari laporan keuangan. Ini dapat mempercepat proses kepatuhan fiskal.

Hasilnya, stok dan transaksi terpantau secara online dan real-time, laporan profitabilitas otomatis tersaji lengkap, dan tim dapat mengakses data kapan saja untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

Rekomendasi SaaS terintegrasi untuk retail

Saat ini, bisnis retail dituntut untuk terus berinovasi dan beradaptasi agar tetap relevan dan kompetitif. Salah satu langkah krusial yang dapat diambil adalah dengan mengadopsi solusi SaaS yang tepat. 

Mekari hadir sebagai jawaban, menawarkan platform SaaS terintegrasi untuk memenuhi kebutuhan industri ritel: 

• Mekari Jurnal: Menyediakan fitur manajemen inventaris untuk mengelola stok barang dengan lebih efisien. Terintegrasi dengan sistem POS terpercaya, sinkronisasi data transaksi dengan laporan keuangan. 
• Mekari Qontak: CRM memungkinkan Anda membangun hubungan yang lebih erat dengan pelanggan, memahami preferensinya, dan meningkatkan loyalitas. 
• Mekari Expense: Automasi seluruh proses pengadaan, dari permintaan, pengelolaan vendor dan invoice, hingga pembayaran.

Menggunakan SaaS terintegrasi dari Mekari bukan hanya tentang efisiensi operasional, tetapi juga tentang menciptakan pengalaman pelanggan yang tak terlupakan, menjadikan bisnis retail Anda lebih adaptif dan responsif.

Referensi

Devabit. ”Navigating the Landscape of SaaS Solutions for Retail”
LS Retail. ”Why you should move to SaaS retail management software”