Kapan Business Trip Diperlukan di Era Virtual Meeting?

Virtual meeting dan model kerja hybrid memang telah mengubah cara perusahaan menjalankan bisnis. Karyawan bisa ikut rapat dari rumah atau coworking space, mengurangi kebutuhan untuk melakukan business trip. 

Namun, pertanyaannya adalah: apakah efisiensi biaya dan fleksibilitas ini benar-benar dapat menggantikan peran business trip?

Artikel ini akan membantu Anda memahami kapan business trip masih menjadi pilihan yang lebih tepat dibanding virtual meeting, serta mengulas kelebihan dan kekurangan dari masing‑masing metode.

Kelebihan dan kekurangan business trip

Business trip masih dianggap krusial bagi banyak perusahaan, terutama untuk membangun relasi bisnis strategis atau negosiasi yang memerlukan kehadiran langsung. Dengan bertemu tatap muka, bisnis mendapatkan manfaat ini: 

• Interaksi lebih kuat dan personal: Tatap muka masih efektif untuk membangun kepercayaan, mempercepat negosiasi, dan memperkuat relasi jangka panjang.
• Peluang bisnis baru: Business trip membuka akses ke pasar, investor, atau mitra potensial yang mungkin sulit dijangkau secara daring. Konferensi dan kunjungan langsung sering kali menghasilkan peluang yang tidak terduga.
• Pengambilan keputusan lebih cepat: Diskusi langsung seringkali menghasilkan kesepakatan lebih cepat dibanding rapat virtual.
• Pemasaran dan branding perusahaan: Kehadiran fisik di forum bisnis memperkuat positioning perusahaan, membangun kredibilitas, dan memperluas eksposur di mata mitra dan industri.
• Menjawab kebutuhan generasi baru: Bagi Gen Z yang mulai mendominasi angkatan kerja global, business trip bukan sekadar tugas kantor, tapi juga sarana eksplorasi dan pengembangan diri. Konsep bleisure (business + leisure) menjadi daya tarik tersendiri, mendorong perusahaan untuk memberikan fleksibilitas yang lebih personal dan bermakna.

Namun, di balik manfaatnya, business trip tetap memiliki tantangan dan risiko yang tidak dapat diabaikan. 

• Biaya tinggi: Tiket, hotel, transport, dan allowance menambah beban anggaran perusahaan.
• Waktu terbuang & produktivitas turun: Waktu perjalanan bisa mengganggu fokus kerja dan tugas rutin.
• Risiko geopolitik: Ketidakstabilan di negara tujuan bisa membahayakan karyawan.
• Ancaman siber: Koneksi publik berisiko terhadap pencurian data saat akses email atau file perusahaan.
• Risiko kesehatan: Karyawan bisa terkena penyakit lokal atau mengalami kondisi medis darurat.
• Masalah visa/dokumen: Dokumen yang tidak lengkap bisa menghambat perjalanan atau menimbulkan risiko hukum.
• Kehilangan dokumen: Paspor atau file penting yang hilang bisa menunda perjalanan atau menyulitkan kepulangan.

Dengan kelebihan dan kekurangannya, business trip tetap relevan dalam konteks tertentu, namun perlu perencanaan matang untuk meminimalkan risiko.

Baca Juga: Apa Itu Perjalanan Bisnis? Pengertian dan Manfaatnya

Kelebihan dan kekurangan virtual meeting

Virtual meeting telah menjadi standar baru dalam dunia kerja pasca pandemi. Dengan memanfaatkan teknologi, perusahaan kini dapat menghubungkan tim lintas lokasi secara lebih cepat dan efisien. Beberapa keunggulan utamanya antara lain:

• Efisiensi biaya: Virtual meeting mengurangi biaya perjalanan, akomodasi, dan operasional lainnya. Menurut Global Workplace Analytics, perusahaan dapat menghemat hingga $11.000 per karyawan per tahun dengan beralih ke pertemuan daring.
• Penghematan waktu dan fleksibilitas: Tanpa perlu bepergian, peserta bisa langsung bergabung dari mana saja, membuat jadwal lebih fleksibel dan produktivitas meningkat.
• Aksesibilitas dan inklusivitas: Semua anggota tim, termasuk yang berada di lokasi terpencil, dapat berpartisipasi tanpa hambatan geografis. Ini mendorong kolaborasi lintas tim dan kesetaraan kontribusi.
• Dampak lingkungan yang lebih rendah: Dengan mengurangi kebutuhan perjalanan, virtual meeting turut menurunkan jejak karbon dan mendukung target keberlanjutan perusahaan.

Meski efisien, virtual meeting bukan tanpa keterbatasan, terutama saat dibutuhkan kedalaman komunikasi dan interaksi.

• Minimnya koneksi personal: Interaksi digital cenderung kurang membangun kepercayaan dan hubungan emosional. Faktanya, 95% responden survei Forbes percaya bahwa pertemuan tatap muka tetap krusial untuk membangun relasi bisnis jangka panjang.
• Kendala teknis dan perbedaan zona waktu: Gangguan koneksi, kualitas audio/video, atau waktu yang tidak sinkron bisa menghambat komunikasi dan koordinasi yang efektif.
• Terbatasnya ekspresi non-verbal: Isyarat tubuh dan ekspresi wajah sulit terbaca lewat layar, sehingga potensi miskomunikasi meningkat. Studi menunjukkan bahwa ekspresi wajah sangat berpengaruh terhadap kejelasan pesan dan nuansa emosional dalam percakapan.

Virtual meeting memang menawarkan efisiensi biaya dan fleksibilitas tinggi, namun tidak sepenuhnya bisa menggantikan esensi business trip. 

Dalam konteks membangun relasi strategis, menangkap dinamika tim, dan memperluas peluang bisnis, pertemuan tatap muka masih menjadi metode yang lebih unggul. 

Mengapa business trip masih diperlukan?

Data dari The HR Director mengungkapkan bahwa 56% responden menyatakan virtual meeting tidak sepenuhnya bisa menggantikan business trip. Hal ini terjadi terutama ketika konteksnya untuk membangun relasi, kepercayaan, dan kolaborasi intensif. 

Era hybrid working telah meredefinisi makna business trip: kini perjalanan bisnis bukan sekadar urusan klien, seminar, atau pameran. Perjalanan bisnis sekarang juga menjadi wadah untuk menegaskan budaya perusahaan, mempererat kolaborasi tim, dan menciptakan momen interaksi antar rekan dan atasan. 

Business trip difokuskan pada aktivitas yang efektif saat hadir langsung, seperti: 

• Team building engagement dan workshop internal
• Sesi perencanaan strategis dalam periode tahunan, kuarter, semester
• Pertemuan klien penting yang membutuhkan kepercayaan dan relasi jangka panjang
• Konferensi, pameran, dan acara industri besar untuk menjaring networking dan leads

Baca Juga: Tren Bleisure dan Insight yang Harus Diketahui Perusahaan

Cara terbaik untuk kelola business trip bagi karyawan

Dengan menerapkan ketiga strategi ini—business trip policy yang jelas, sistem reimbursement yang mudah, dan fasilitas corporate card—perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan keamanan dalam perjalanan dinas. 

1. Tetapkan business trip policy yang jelas

Sebuah kebijakan perjalanan dinas yang terstruktur mencakup persetujuan, vendor resmi, keselarasan biaya, dan prosedur keamanan saat di luar kota atau negeri. Dokumen ini juga harus mudah diakses dan dipahami karyawan.

Manfaat:

• Menyederhanakan proses booking dan approval
• Memastikan keseragaman dalam tata kelola biaya
• Menjamin perlindungan dan kepatuhan (duty of care)

Baca Juga: Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

2. Permudah sistem reimbursement

Implementasi sistem reimbursement yang efisien melalui platform digital, mobile app, atau formulir online, dapat mempercepat proses dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Best practice:

• Tetapkan alur reimbursement yang jelas soal dokumen pendukung dan tenggat waktu
• Gunakan teknologi untuk scan struk dan upload bukti pendukung
• Otomatiskan approval dan pencairan dana untuk menghindari keterlambatan

3. Berikan fasilitas corporate card

Penggunaan kartu korporat (virtual atau fisik) menyediakan solusi praktis dan kontrol keuangan yang tepat.

Langkah penting:

• Susun kebijakan penggunaan kartu: limit, kategori pengeluaran, dan persyaratan struk
• Lakukan rekonsiliasi secara rutin untuk memastikan semua transaksi sesuai tata aturan
• Sediakan pelatihan singkat bagi karyawan soal penggunaan kartu dan laporan pengeluaran

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Bagaimana software expense management dapat menjadi solusi

Mengelola perjalanan dinas tidak harus rumit. Dengan sistem dan teknologi yang tepat, perusahaan dapat menyederhanakan prosesnya sekaligus menjaga akuntabilitas dan efisiensi keuangan. 

Mekari Expense hadir sebagai solusi terbaik untuk pengelolaan business trip secara menyeluruh. Mekari Expense membantu perusahaan menyusun kebijakan perjalanan dinas yang terstruktur, menetapkan alur approval yang disesuaikan dengan kebutuhan, serta mengelola pengeluaran dan anggaran dalam satu platform terintegrasi. 

Proses reimbursement pun jadi lebih cepat dan akurat, sementara tim finance dapat memantau seluruh aktivitas melalui laporan transaksi yang komprehensif.

Tak hanya itu, Mekari Limitless Card, yaitu corporate card dari Mekari Expense, memungkinkan karyawan melakukan transaksi selama perjalanan bisnis tanpa harus mengandalkan dana pribadi. Semua transaksi tercatat otomatis dan terhubung langsung ke sistem, sehingga proses pelaporan jauh lebih efisien dan transparan.

Dengan fitur-fitur seperti:

• Pembuatan business trip policy & workflow yang efisien
• Custom multi-layer approval
• Pengelolaan expense & budgeting secara real-time
• Reimbursement yang lebih cepat
• Laporan business trip dari seluruh transaksi

Mekari Expense memberikan kontrol penuh atas pengeluaran bisnis sambil meningkatkan pengalaman karyawan selama perjalanan bisnis. 

Referensi

Business Money. ‘’Business trips vs. Zoom calls: How remote work changed business travel’’
Skift. ‘’How Remote Workers Are Reshaping Corporate Travel Policies’’