Billing System Software: Fungsi, Contoh, dan 5 Rekomendasi

Mekari Insight

Software billing system menyederhanakan proses pembuatan faktur dan mempercepat arus kas dengan mengotomatisasi pembuatan faktur, pelacakan pembayaran, serta pelaporan keuangan.
Dengan billing system, bisnis dapat menerapkan model harga dinamis, menawarkan solusi yang disesuaikan untuk memaksimalkan pendapatan dan beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan, sambil menjaga transparansi keuangan.
Mekari Expense adalah pilihan terbaik untuk billing system software di Indonesia, terutama bagi bisnis yang ingin mengelola pengeluaran dan proses pembayaran dengan lebih efisien.

Memiliki sistem penagihan yang efektif sangat penting untuk menjalankan bisnis dengan lancar dan mengelola transaksi keuangan.

Dengan adanya billing systems, bisnis dapat melacak pengeluaran, memastikan pembayaran diterima tepat waktu, mematuhi peraturan yang berlaku, dan mengurangi kesalahan dalam penagihan.

Dalam artikel ini, Mekari akan membahas manfaat menggunakan billing systems, serta memberikan rekomendasi billing system software yang paling populer dan efektif untuk bisnis Anda.

Billing system software

Billing system software adalah sistem yang digunakan bisnis untuk otomatisasi pembuatan faktur, pemantauan pembayaran, dan pengelolaan keuangan klien.

Software ini mengonversi transaksi menjadi faktur digital, mengirimkan notifikasi, dan mencatat pembayaran secara otomatis.

Perannya sangat penting dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi laporan keuangan, serta mengurangi kesalahan. Umumnya digunakan di sektor ritel, kesehatan, telekomunikasi, dan layanan profesional untuk mempermudah manajemen keuangan bisnis.

Perbedaan billing dan invoice

Untuk memahami perbedaan antara billing dan invoicing, Anda perlu melihat beberapa aspek utama, seperti tujuan, penerima, waktu, dan siapa yang mengelola masing-masing proses.

Aspek	Billing	Invoicing
Tujuan	Memberi tahu pelanggan bahwa pembayaran perlu dilakukan.	Menyediakan rincian transaksi, termasuk produk atau layanan yang diberikan.
Penerima	Biasanya untuk individu atau transaksi B2C.	Lebih sering untuk transaksi B2B, di mana catatan yang jelas diperlukan.
Waktu	Proses berulang, seperti pada langganan atau layanan berkelanjutan.	Diberikan setelah layanan selesai atau barang dikirim.
Transformasi Data	Data billing menjadi dasar untuk membuat invoice yang lebih rinci.	Invoice adalah dokumen final setelah billing.
Yang Menangani	Dikelola oleh layanan pelanggan atau tim sales.	Ditangani oleh departemen akuntansi atau keuangan.

Manfaat penggunaan billing system software

Lebih dari sekadar mencatat transaksi, billing systems membuat siklus pendapatan perusahaan menjadi lebih presisi dan adaptif. Berikut beberapa keuntungan yang bisa didapatkan:

1. Akselerasi arus kas dan pengurangan risiko human error

Dengan billing systems, sistem penagihan berjalan lebih otomatis tanpa intervensi manual. Sistem ini mengurangi kesalahan input data yang sering jadi sumber masalah dan keterlambatan.

Dengan faktur yang terdistribusi instan, perusahaan bisa mempercepat konversi piutang menjadi kas, memperkuat likuiditas, dan mengurangi risiko kerugian akibat human error.

2. Personalisasi harga dan monetisasi fleksibilitas

Perusahaan juga bisa mengadaptasi strategi harga sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Billing systems memungkinkan untuk menggunakan model harga berlapis atau dinamis, memaksimalkan pendapatan dari berbagai segmen pasar.

3. Membangun loyalitas pelanggan melalui transparansi dan kenyamanan

Proses penagihan yang transparan, akurat, dan mudah dimengerti membuat pelanggan merasa lebih nyaman.

Opsi pembayaran yang beragam dan notifikasi proaktif membantu mengurangi friksi dalam pembayaran dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

4. Transformasi data penagihan

Sistem penagihan bukan hanya alat operasional, tetapi juga sumber data berharga.

Dengan analisis real-time, perusahaan dapat memprediksi masalah pembayaran, mengidentifikasi tren, dan meningkatkan kinerja keuangan.

Contoh billing process

Untuk memahami proses penagihan secara menyeluruh, berikut adalah contoh urutan aktivitas yang terjadi dalam billing process, yang mencakup setiap langkah mulai dari pengiriman produk hingga analisis pembayaran.

Service or product delivery: Proses dimulai setelah produk dikirim atau layanan diberikan.
Billing information compilation: Mengumpulkan informasi penting seperti nama pelanggan, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal layanan.
Bill generation: Pembuatan faktur yang biasanya dilakukan secara bulanan, dengan rincian jumlah yang harus dibayar.
Bill issuance: Faktur dikirimkan ke pelanggan, baik secara elektronik atau melalui pos tradisional.
Payment reminder and collection: Pengingat pembayaran dikirimkan hingga pembayaran diterima.
Payment processing: Setelah pembayaran diterima, proses pembayaran diproses dan dicatat dalam sistem.
Payment confirmation: Pelanggan menerima konfirmasi pembayaran sebagai tanda transaksi selesai.
Invoice archiving: Faktur dan bukti pembayaran disimpan dalam sistem untuk referensi di masa depan dan keperluan audit.
Reconciliation: Proses pencocokan antara faktur yang diterbitkan dan pembayaran yang diterima untuk memastikan keakuratan keuangan.
Reporting and analysis: Menganalisis data pembayaran untuk menghasilkan laporan keuangan dan menilai kesehatan arus kas perusahaan.

5 rekomendasi billing systems

Untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran dan proses pembayaran dengan lebih efisien, berikut adalah beberapa rekomendasi aplikasi billing software.

1. Mekari Expense

Mekari Expense menyederhanakan manajemen tagihan bisnis dengan fitur-fitur canggih untuk mengelola, melacak, dan memproses pembayaran dengan lebih cepat dan akurat.

Dengan teknologi otomatisasi dan integrasi yang kuat, Mekari Expense membantu perusahaan mengelola pengeluaran dan vendor secara lebih efisien, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal.

Fitur unggulan:

Otomasi pencatatan invoice: Dengan fitur OCR berbasis AI, unggah dokumen invoice atau deteksi otomatis invoice dari email, dan data langsung terekam secara akurat dalam sistem.
Pembayaran dalam negeri: Transfer pembayaran ke 50+ bank di Indonesia (seperti BCA, Mandirii, BNI) dari satu platform.
Pembayaran luar negeri: Transfer pembayaran internasional dengan kurs valas yang kompetitif dan monitor statusnya secara real-time.
Proses persetujuan fleksibel: Atur alur persetujuan pembayaran sesuai kebijakan perusahaan dan setujui atau tolak beberapa pengajuan sekaligus.
Manajemen vendor efektif: Kelola database vendor domestik dan internasional untuk mempermudah proses pengadaan.
Pembuatan daftar produk: Kelola produk dengan informasi lengkap seperti nama produk, kode, deskripsi, status, unit, dan gambar.
Pembuatan/perubahan massal produk: Memperbarui daftar produk dalam jumlah besar dengan template CSV yang disediakan.
Riwayat upload log & ekspor daftar produk: Melacak perubahan produk dan mengekspor daftar produk untuk analisis lebih lanjut.

Harga: Mulai dari $15 per bulan

Cocok untuk: Bisnis dari skala apa pun yang ingin menyederhanakan manajemen tagihan, mempercepat proses pembayaran, dan mengoptimalkan pengelolaan vendor serta anggaran.

Baca Juga: 10 Invoice Management Software Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

2. Zoho Billing

Zoho Billing adalah software penagihan yang memungkinkan bisnis untuk mengelola faktur, langganan, dan pembayaran secara otomatis.

Fitur unggulan:

Pembuatan faktur otomatis dan penagihan berulang
Manajemen langganan dan pembayaran fleksibel
Pengingat pembayaran otomatis untuk pelanggan
Integrasi dengan berbagai aplikasi Zoho lainnya dan platform pembayaran
Pembuatan laporan keuangan dan analitik
Dukungan untuk multi-mata uang dan pajak
Sistem manajemen pelanggan (CRM) terintegrasi

Harga: Mulai dari $15 per bulan

Cocok untuk: Bisnis kecil hingga menengah, terutama yang memiliki model langganan atau pembayaran berulang.

Baca Juga: Pentingnya Software Payment Management untuk Perusahaan

3. QuickBooks

QuickBooks adalah solusi software akuntansi yang mencakup fitur penagihan dan manajemen keuangan untuk usaha kecil hingga besar.

Fitur unggulan:

Pembuatan faktur dan pelacakan pembayaran
Manajemen pengeluaran dan laporan pajak otomatis
Laporan keuangan yang terperinci dan mudah dipahami
Integrasi dengan lebih dari 650 aplikasi pihak ketiga
Pencatatan transaksi bank secara otomatis
Pembuatan faktur berulang untuk langganan
Pelacakan inventaris dan pengelolaan biaya

Harga: Mulai dari $25 per bulan.

Cocok untuk: Bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi akuntansi lengkap dengan fitur penagihan.

4. Wave Apps

Wave Apps adalah software gratis untuk mengelola penagihan, akuntansi, dan pelaporan keuangan.

Fitur unggulan:

Pembuatan dan pengiriman faktur secara gratis
Pelacakan pengeluaran dan laporan keuangan
Integrasi dengan akun bank untuk pelacakan transaksi otomatis
Pembayaran online melalui integrasi dengan platform seperti PayPal
Pembuatan laporan pajak dan keuntungan secara otomatis
Laporan keuangan yang disesuaikan untuk analisis bisnis
Pengingat pembayaran otomatis

Harga: Gratis untuk fitur dasar, biaya tambahan untuk pemrosesan pembayaran.

Cocok untuk: Usaha kecil atau freelancer yang membutuhkan software penagihan dengan biaya rendah.

5. Paymo

Paymo adalah software manajemen proyek dengan fitur billing yang memungkinkan pembuatan faktur berdasarkan jam kerja atau proyek.

Fitur unggulan:

Pelacakan waktu otomatis dan manajemen proyek
Pembuatan faktur berdasarkan jam kerja atau proyek
Pengingat otomatis untuk pembayaran yang tertunda
Pembuatan laporan biaya dan analisis proyek
Integrasi dengan aplikasi lain seperti Google Calendar dan Dropbox
Sistem pelaporan yang dapat disesuaikan untuk analisis kinerja proyek
Manajemen tim dan penugasan tugas

Harga: Mulai dari $9,95 per bulan.

Cocok untuk: Bisnis layanan atau agensi yang membebankan biaya berdasarkan waktu atau proyek, seperti perusahaan konsultan atau freelancer.

Billing system software terbaik di Indonesia: Mekari Expense

Kesimpulannya, Mekari Expense adalah pilihan terbaik untuk billing system software di Indonesia, terutama bagi bisnis yang ingin mengelola pengeluaran dan proses pembayaran dengan lebih efisien.

Salah satu keunggulan utama dari Mekari Expense adalah fitur Purchase List, yang menawarkan:

Centralized Purchase Requests, yang memungkinkan semua permintaan pembelian tercatat dan dilacak dalam sistem, memberikan gambaran jelas dan akurat tentang setiap aktivitas pembelian.
Proactive Purchase Management memberikan kontrol penuh dengan memungkinkan persetujuan sebelum pembelian dilakukan, memastikan anggaran tetap terkendali dan perusahaan mematuhi kebijakan yang sudah ditetapkan.

Dengan fitur-fitur ini, Mekari Expense membantu bisnis mengoptimalkan manajemen pengeluaran dan memastikan setiap transaksi sesuai dengan tujuan keuangan perusahaan.