Apa Itu Automated Invoice Processing: Cara Kerja & Manfaatnya

Setiap bisnis, entah besar atau kecil, pasti berurusan dengan tumpukan faktur atau invoice dari pemasok dan pelanggan. Memproses faktur secara manual, mulai dari pencatatan, verifikasi, hingga pembayaran, tidak hanya menyita waktu, tapi juga rawan kesalahan.

Untuk mengatasi masalah ini, banyak perusahaan beralih ke solusi automated invoice processing untuk mengoptimalkan operasional keuangan mereka.

Namun, apa itu automated invoice processing dan seperti apa cara kerja? Mari simak penjelasannya di bawah ini!

Apa Itu automated invoice processing?

Automated invoice processing adalah penggunaan perangkat lunak (software) untuk mengotomatiskan seluruh tahapan dalam pemrosesan faktur.

Sistem ini biasanya memanfaatkan teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk mengekstrak informasi penting dari faktur, seperti nomor, tanggal, nama pemasok, dan jumlah, lalu mencocokkannya dengan data lain yang relevan dalam sistem akuntansi perusahaan.

Beberapa sistem yang lebih canggih bahkan dapat secara otomatis memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati sebelumnya, serta menghasilkan laporan untuk keperluan analisis dan audit.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

Mengapa automated invoice processing penting untuk bisnis?

Keuntungan menggunakan automated invoice processing bukan hanya soal penghematan waktu. Sistem ini juga menawarkan berbagai manfaat penting lainnya bagi bisnis modern:

• Mengurangi biaya operasional: Dengan mengurangi ketergantungan pada input data manual, bisnis dapat menghemat biaya tenaga kerja yang signifikan.
• Meningkatkan akurasi: Otomatisasi dapat membantu meminimalisir risiko kesalahan manusia, memastikan setiap faktur diproses dengan akurat.
• Mempercepat pembayaran: Proses faktur yang lebih cepat memungkinkan Anda memanfaatkan diskon dari pemasok dan menjaga hubungan baik dengan mereka.
• Visibilitas dan kontrol yang lebih baik: Sistem ini dapat memberikan gambaran jelas tentang status setiap faktur, sehingga Anda dapat memantau arus kas dengan lebih baik.

Bagaimana cara kerja automated invoice processing?

Cara kerja automated invoice processing melibatkan beberapa langkah utama:

1. Pengumpulan faktur: Faktur, baik dalam format kertas maupun digital, diunggah ke sistem. Lalu, teknologi OCR digunakan  untuk mengekstrak data penting dari faktur, termasuk nomor faktur, tanggal, nama pemasok, jumlah yang harus dibayar, dan detail lainnya.
2. Validasi dan pencocokan data: Data yang diekstrak diverifikasi dengan informasi yang ada di sistem bisnis (misalnya, daftar pemasok dan pesanan pembelian) untuk memastikan keakuratan data dan mencegah kesalahan. Faktur juga dicocokkan dengan pesanan pembelian dan dokumen penerimaan barang untuk memastikan semuanya sesuai.
3. Pengajuan persetujuan (opsional): Jika diperlukan, faktur dapat secara otomatis dikirimkan ke pihak berwenang untuk persetujuan pembayaran melalui alur kerja yang telah ditentukan.
4. Pemrosesan pembayaran: Setelah faktur disetujui (jika diperlukan), sistem akan secara otomatis memproses pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati sebelumnya.
5. Pencatatan dan pelaporan: Semua transaksi faktur dicatat secara otomatis, dan sistem menghasilkan laporan komprehensif untuk keperluan analisis dan audit. Laporan ini memberikan wawasan berharga tentang pengeluaran dan arus kas perusahaan.

Contoh penerapan automated invoice processing

PT Maju Jaya, sebuah perusahaan manufaktur di Indonesia, berhasil mengatasi masalah pengelolaan ratusan faktur pemasok dengan menerapkan solusi automated invoice processing berbasis cloud.

Solusi ini mampu mengumpulkan faktur dari berbagai sumber, menggunakan OCR untuk mengekstrak data, memvalidasi dan mencocokkan data, serta mengirimkan faktur yang memerlukan persetujuan secara otomatis.

Hasilnya, PT Maju Jaya berhasil mengurangi waktu pemrosesan faktur hingga 80%, menghilangkan kesalahan manusia, meningkatkan ketepatan waktu pembayaran, dan mendapatkan visibilitas serta kontrol yang lebih baik atas pengeluaran mereka.

Kesimpulan

Automated invoice processing adalah investasi berharga bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan keuangan. Jika Anda tertarik untuk menerapkannya, Anda dapat memilih solusi OCR yang dapat diintegrasikan dengan sistem ERP yang sudah Anda gunakan.

Salah satu solusi OCR terbaik yang bisa Anda gunakan adalah software OCR dari Mekari Stream. Software ini dapat diintegrasikan dengan sistem ERP seperti Mekari Jurnal, memastikan semua proses bisnis Anda dapat dilakukan melalui satu platform.

Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut tentang bagaimana software OCR dapat membantu bisnis Anda menghemat waktu dan sumber daya.