Mengelola dokumen penting secara manual seringkali menyita waktu dan rentan terhadap kesalahan. Arsip digital hadir sebagai solusi modern untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan dokumen.
Berbagai aplikasi arsip digital kini tersedia untuk membantu Anda mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari menyimpan, mengorganisir, hingga mencari dokumen dengan mudah.
Artikel ini akan membahas beberapa aplikasi arsip digital terbaik, baik yang berbayar maupun aplikasi arsip digital gratis, yang dapat Anda pertimbangkan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja Anda.
Mengapa Anda membutuhkan aplikasi arsip digital?
Sebelum membahas rekomendasi aplikasi, mari kita pahami terlebih dahulu mengapa Anda membutuhkan aplikasi arsip digital:
- Efisiensi waktu dan tenaga: Memudahkan proses pencarian dokumen dengan mudah dan cepat, tanpa perlu membongkar tumpukan kertas.
- Keamanan data: Melindungi dokumen penting dari akses ilegal dengan fitur keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses.
- Penghematan ruang: Menghemat ruang penyimpanan dan biaya operasional yang diperlukan untuk menyimpan dokumen fisik.
- Kemudahan berbagi dan kolaborasi: Memudahkan proses berbagi dan berkolaborasi dengan rekan kerja dalam mengelola dokumen.
- Ramah lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan berkontribusi pada pelestarian lingkungan.
- Pelestarian dokumen: Menyimpan dokumen dalam jangka panjang tanpa khawatir rusak atau hilang.
- Meningkatkan kualitas layanan: Meningkatkan kualitas layanan dengan memudahkan akses terhadap informasi pelanggan.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Arsip Digital dan ContohnyaRekomendasi aplikasi arsip digital terbaik
Berikut adalah beberapa rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik yang dapat Anda pertimbangkan:
1. Mekari Stream
Mekari Stream adalah software cerdas yang dapat membantu Anda membuat arsip digital. Didukung teknologi AI dan OCR, Mekari Stream mendigitalisasi dokumen secara otomatis dan akurat, mengekstrak data penting, serta menyimpannya dalam format terstruktur.
Software ini juga dilengkapi fitur manajemen dokumen untuk memudahkan pengorganisasian dan pencarian.
Fitur utama:
- Digitalisasi dokumen dengan AI dan OCR
- Ekstraksi data otomatis
- Manajemen dokumen
- Integrasi dengan sistem lain
- Keamanan data yang kuat
Kelebihan:
- Mudah digunakan
- Akurat dan efisien
- Fitur lengkap
- Keamanan terjamin
Kekurangan:
- Berbayar
Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya2. Easy Archive
Easy Archive adalah software arsip digital yang dirancang untuk perusahaan dari berbagai skala, mulai dari UKM hingga perusahaan besar. Easy Archive menawarkan fitur pengarsipan yang lengkap, termasuk pengarsipan yang sesuai dengan aturan, keamanan data, dan kemudahan akses.
Fitur utama:
- Pengarsipan yang sesuai dengan aturan
- Keamanan data
- Kemudahan akses
- Integrasi dengan sistem lain
- Fleksibel dalam penggunaan (cloud, hybrid, atau on-premise)
Kelebihan:
- Fitur lengkap
- Keamanan terjamin
- Fleksibel dalam penggunaan
Kekurangan:
- Berbayar
3. Comarch e-Invoicing System
Comarch e-Invoicing System adalah platform yang dirancang khusus untuk mengelola faktur elektronik. Platform ini menawarkan fitur otomatisasi faktur, manajemen faktur, dan pengarsipan faktur yang sesuai dengan aturan.
Fitur utama:
- Otomatisasi faktur
- Manajemen faktur
- Pengarsipan faktur
- Integrasi dengan sistem lain
- Keamanan data
Kelebihan:
- Fokus pada manajemen faktur
- Sesuai dengan aturan
- Keamanan terjamin
Kekurangan:
- Berbayar
- Fitur terbatas pada manajemen faktur
4. Adobe Acrobat Pro DC
Adobe Acrobat Pro DC adalah software PDF yang sangat populer dan juga dapat digunakan untuk mengelola arsip digital. Adobe Acrobat Pro DC memiliki fitur lengkap untuk membuat, mengedit, dan mengorganisir dokumen PDF.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan Adobe Acrobat Pro DC untuk menambahkan tanda tangan digital, melindungi dokumen dengan password, dan membuat formulir yang dapat diisi.
Fitur utama:
- Membuat, mengedit, dan mengorganisir dokumen PDF
- Menambahkan tanda tangan digital
- Melindungi dokumen dengan password
- Membuat formulir
Kelebihan:
- Fitur lengkap untuk mengelola dokumen PDF
- Terintegrasi dengan aplikasi Adobe lainnya
Kekurangan:
- Berbayar
5. Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang populer dan sering digunakan sebagai aplikasi arsip digital gratis. Google Drive menawarkan ruang penyimpanan gratis sebesar 15GB dan memudahkan Anda dalam menyimpan, mengorganisir, dan berbagi file.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud
- Kemudahan berbagi dan kolaborasi
- Aplikasi office online
Kelebihan:
- Gratis
- Mudah digunakan
- Terintegrasi dengan layanan Google lainnya
Kekurangan:
- Ruang penyimpanan terbatas pada versi gratis
- Fitur keamanan terbatas pada versi gratis
6. Dropbox
Dropbox adalah layanan penyimpanan cloud lainnya yang populer dan dapat digunakan sebagai aplikasi arsip digital gratis. Dropbox menawarkan ruang penyimpanan gratis sebesar 2GB dan memudahkan Anda dalam menyimpan, mengorganisir, dan berbagi file.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud
- Kemudahan berbagi dan kolaborasi
Kelebihan:
- Gratis
- Mudah digunakan
Kekurangan:
- Ruang penyimpanan terbatas pada versi gratis
- Fitur keamanan terbatas pada versi gratis
7. Microsoft One Drive
Microsoft OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud yang terintegrasi dengan ekosistem Microsoft. Ini menjadikannya pilihan ideal bagi pengguna Windows dan Microsoft Office, terutama untuk menyimpan dan berkolaborasi pada dokumen Office yang merupakan bagian penting dari arsip digital.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud
- Sinkronisasi file
- Kolaborasi
- Integrasi dengan Windows
- Versi History
Kelebihan:
- Gratis dengan kapasitas awal
- Terintegrasi dengan ekosistem Microsoft
- Fitur kolaborasi
Kekurangan:
- Kapasitas terbatas pada versi gratis
- Fitur lebih lengkap pada versi berbayar
Baca Juga: Cara Mudah Membuat dan Mengelola Arsip Digital
Tips memilih aplikasi arsip digital
Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi arsip digital:
- Kebutuhan: Tentukan kebutuhan Anda terlebih dahulu. Apakah Anda membutuhkan aplikasi untuk keperluan pribadi atau bisnis? Berapa banyak dokumen yang ingin Anda arsipkan? Apakah Anda membutuhkan fitur khusus seperti OCR atau integrasi dengan sistem lain?
- Fitur: Periksa fitur-fitur yang ditawarkan oleh aplikasi. Pastikan aplikasi memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti OCR, manajemen dokumen, dan keamanan data.
- Kemudahan Penggunaan: Pilih aplikasi yang mudah digunakan dan memiliki antarmuka yang user-friendly. Aplikasi yang rumit akan menyulitkan Anda dalam mengelola arsip digital.
- Harga: Bandingkan harga berbagai aplikasi dan pilih yang sesuai dengan budget Anda. Pertimbangkan juga nilai yang Anda dapatkan dari fitur yang ditawarkan.
- Keamanan: Pastikan aplikasi memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data Anda, seperti enkripsi, kontrol akses, dan autentikasi dua faktor.
- Skalabilitas: Pilih aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda di masa mendatang. Aplikasi yang skalabilitas memungkinkan Anda untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan atau menambahkan fitur baru sesuai dengan pertumbuhan bisnis Anda.
- Dukungan Pelanggan: Pastikan aplikasi yang Anda pilih menyediakan dukungan pelanggan yang baik, sehingga Anda dapat mendapatkan bantuan jika mengalami kendala dalam menggunakan aplikasi.
Kesimpulan
Aplikasi arsip digital dapat membantu Anda mengelola dokumen penting secara lebih efisien, aman, dan mudah. Pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dan budget Anda.
Mekari Stream adalah salah satu aplikasi arsip digital terbaik yang dapat Anda pertimbangkan. Dengan teknologi AI dan OCR yang canggih, Mekari Stream dapat membantu Anda mendigitalisasi dokumen secara otomatis dan akurat, mengekstrak data penting, dan menyimpannya dalam format terstruktur.
Kunjungi website Mekari untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang produk Mekari Stream.
