Mekari Insight
- Aplikasi arsip digital membantu menyimpan, mengelola, dan mencari dokumen penting secara elektronik agar lebih efisien dan aman.
- Fitur umumnya meliputi penyimpanan terpusat, pencarian cepat, kontrol akses, serta integrasi dengan sistem lain untuk kolaborasi dokumen.
- Mekari Stream menyediakan aplikasi arsip digital berbasis OCR & AI yang memudahkan digitalisasi, ekstraksi data, dan pengelolaan dokumen bisnis.
- Mekari Officeless sebagai platform dan jasa custom software development juga dapat menjadi solusi arsip digital, yakni melalui pengembangan document management system (DMS) berbasis low-code no-code yang cepat, mudah, dan hemat biaya.
Mengelola dokumen penting secara manual seringkali menyita waktu dan rentan terhadap kesalahan. Arsip digital hadir sebagai solusi modern untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan dokumen.
Berbagai aplikasi arsip digital kini tersedia untuk membantu Anda mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari menyimpan, mengorganisir, hingga mencari dokumen dengan mudah.
Artikel ini akan membahas beberapa aplikasi arsip digital terbaik, baik yang berbayar maupun aplikasi arsip digital gratis, yang dapat Anda pertimbangkan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja Anda.
Mengapa Anda membutuhkan aplikasi arsip digital?
Sebelum membahas rekomendasi aplikasi, mari kita pahami terlebih dahulu mengapa Anda membutuhkan aplikasi arsip digital:
- Efisiensi waktu dan tenaga: Memudahkan proses pencarian dokumen dengan mudah dan cepat, tanpa perlu membongkar tumpukan kertas.
- Keamanan data: Melindungi dokumen penting dari akses ilegal dengan fitur keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses.
- Penghematan ruang: Menghemat ruang penyimpanan dan biaya operasional yang diperlukan untuk menyimpan dokumen fisik.
- Kemudahan berbagi dan kolaborasi: Memudahkan proses berbagi dan berkolaborasi dengan rekan kerja dalam mengelola dokumen.
- Ramah lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan berkontribusi pada pelestarian lingkungan.
- Pelestarian dokumen: Menyimpan dokumen dalam jangka panjang tanpa khawatir rusak atau hilang.
- Meningkatkan kualitas layanan: Meningkatkan kualitas layanan dengan memudahkan akses terhadap informasi pelanggan.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Arsip Digital dan ContohnyaRekomendasi aplikasi arsip digital terbaik
| Aplikasi Arsip Digital | Fitur Utama | Keunggulan | Kekurangan |
|---|---|---|---|
| Mekari Stream | Digitalisasi dokumen dengan AI & OCR; ekstraksi data otomatis; manajemen dan pengarsipan dokumen; integrasi dengan sistem lain; kontrol akses & keamanan data. | Mudah digunakan; akurat & efisien berkat AI; fitur pengarsipan bisnis sangat lengkap; keamanan data terjaga. | Berbayar |
| Mekari Officeless | Platform low-code / no-code untuk membangun aplikasi arsip digital (DMS); Document Lifecycle Management; Compliance & Notification Engine; Information Retrieval (advanced search, filtering, ekspor Excel/PDF); Security & Access Control berbasis RBAC & audit trail; integrasi dengan ekosistem Mekari & ERP lain. | Implementasi cepat & mudah tanpa butuh skill coding mendalam; kustomisasi penuh alur kerja, tampilan, dan fitur sesuai proses operasional; integrasi luas dengan SaaS Mekari dan sistem lain; sangat scalable dari UMKM hingga enterprise. | Berbayar. |
| Easy Archive | Pengarsipan dokumen perusahaan; pengelolaan dokumen sesuai regulasi; keamanan data; pengaturan retensi; integrasi; pilihan deployment cloud, hybrid, atau on-premise. | Fitur pengarsipan bisnis yang lengkap; kuat di sisi compliance & governance; opsi deployment fleksibel (cloud / hybrid / on-premise). | Berbayar. |
| Comarch e-Invoicing System | Otomatisasi penerimaan & pengiriman e-faktur; pengelolaan dan arsip faktur; integrasi dengan sistem keuangan dan ERP; dukungan berbagai format & standar e-invoicing; keamanan & audit trail. | Sangat fokus pada pengelolaan dan pengarsipan faktur elektronik; membantu kepatuhan terhadap regulasi e-faktur; bagus untuk perusahaan dengan volume faktur tinggi. | Berbayar; use case utamanya spesifik untuk faktur. |
| Adobe Acrobat Pro DC | Membuat, mengedit, menggabungkan, dan mengorganisir file PDF; e-signature; proteksi password & permission; OCR; pembuatan dan pengisian formulir PDF; integrasi dengan ekosistem Adobe & beberapa layanan cloud. | Tools PDF sangat lengkap untuk kebutuhan profesional; mendukung alur kerja dokumen end-to-end; banyak digunakan sehingga mudah dikombinasikan dengan tools lain. | Berbayar (berbasis langganan); fokus di PDF, bukan arsip sistemik. |
| Google Drive | Penyimpanan cloud; berbagi dan kolaborasi file; integrasi dengan Google Docs, Sheets, Slides; version history; akses lintas perangkat; pencarian file. | Kuota gratis cukup besar untuk pemula; antarmuka sederhana; integrasi kuat dengan ekosistem Google Workspace; mudah digunakan oleh tim kecil sampai menengah. | Ruang gratis terbatas; butuh upgrade berbayar untuk kapasitas besar dan fitur admin lanjutan. |
| Dropbox | Penyimpanan dan sinkronisasi file di cloud; berbagi file dan folder; kolaborasi; version history; sinkronisasi lintas perangkat dan OS; beberapa integrasi pihak ketiga. | Sinkronisasi file cepat dan stabil; mudah digunakan; cocok untuk kolaborasi tim dan berbagi file besar; banyak digunakan secara global. | Kuota gratis sangat terbatas; fitur keamanan & admin lebih kuat ada di paket berbayar. |
| Microsoft OneDrive | Penyimpanan cloud; sinkronisasi otomatis dengan Windows; integrasi penuh dengan Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams); kolaborasi dokumen real-time; version history; akses lintas perangkat. | Terintegrasi erat dengan Windows dan Microsoft 365; memudahkan kolaborasi dokumen Office; ada kuota gratis; cocok untuk perusahaan yang sudah memakai ekosistem Microsoft. | Kapasitas gratis terbatas; fitur bisnis optimal jika memakai paket Microsoft 365 berbayar. |
Berikut adalah beberapa rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik yang dapat Anda pertimbangkan:
1. Mekari Stream
Mekari Stream adalah software cerdas yang dapat membantu Anda membuat arsip digital. Didukung teknologi AI dan OCR, Mekari Stream mendigitalisasi dokumen secara otomatis dan akurat, mengekstrak data penting, serta menyimpannya dalam format terstruktur.
Software ini juga dilengkapi fitur manajemen dokumen untuk memudahkan pengorganisasian dan pencarian.
Fitur utama:
- Digitalisasi dokumen dengan AI dan OCR
- Ekstraksi data otomatis
- Manajemen dokumen
- Integrasi dengan sistem lain
- Keamanan data yang kuat
Kelebihan:
- Mudah digunakan
- Akurat dan efisien
- Fitur lengkap
- Keamanan terjamin
Kekurangan:
- Berbayar
Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya2. Mekari Officeless
Mekari Officeless adalah platform low-code / no-code sekaligus penyedia jasa custom software development yang memungkinkan perusahaan mengembangkan sistem sesuai kebutuhan unik pada proses operasional mereka.
Salah satu software yang dapat Anda kembangkan dengan platform ini adalah aplikasi arsip digital berupa document management software (DMS).
Fitur DMS Mekari Officeless (dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan):
- Document Lifecycle Management: Mengunggah dan mengunduh, mengarsipkan, serta mengelola versi dokumen dan metadata-nya.
- Compliance & Notification Engine: Membuat workflow yang memungkinkan notifikasi otomatis bagi stakeholders terkait untuk setiap perubahan pada folder & dokumen.
- Information Retrieval: Mencari dokumen lebih mudah dengan advanced search & filtering serta ekspor data menjadi Excel dan PDF yang memudahkan transfer, analisis, dan pelaporan dokumen.
- Security and Access Control: Menyediakan penyimpanan dokumen digital yang terpusat dengan pengaturan hak akses berbasis peran (RBAC) dan audit trail untuk memastikan keamanan, visibilitas, dan kepatuhan pengelolaan dokumen.
Kelebihan:
- Implementasi cepat & mudah: low-code no-code memungkinkan tim bisnis merancang aplikasi pengarsipan digital tanpa perlu keterampilan coding yang mendalam, sehingga implementasi lebih cepat, mudah, dan cost-efficient.
- Kustomisasi penuh: Anda bisa menyesuaikan fitur, tampilan, dan alur kerja hingga benar-benar selaras dengan proses operasional perusahaan Anda.
- Integrasi lebih luas: Mekari Officeless juga dapat berperan sebagai system integrator yang dapat menghubungkan DMS yang telah dibuat dengan ekosistem SaaS Mekari maupun software ERP lainnya.
- Skalabilitas tinggi: DMS Mekari Officeless mampu terus berkembang sesuai kebutuhan bisnis Anda, mulai dari UMKM yang masih berkembang hingga skala enterprise.
Kekurangan:
- Berbayar
Baca Juga: Custom ERP: Kembangkan Software ERP sesuai Kebutuhan Bisnis3. Easy Archive
Easy Archive adalah software arsip digital yang dirancang untuk perusahaan dari berbagai skala, mulai dari UKM hingga perusahaan besar. Easy Archive menawarkan fitur pengarsipan yang lengkap, termasuk pengarsipan yang sesuai dengan aturan, keamanan data, dan kemudahan akses.
Fitur utama:
- Pengarsipan yang sesuai dengan aturan
- Keamanan data
- Kemudahan akses
- Integrasi dengan sistem lain
- Fleksibel dalam penggunaan (cloud, hybrid, atau on-premise)
Kelebihan:
- Fitur lengkap
- Keamanan terjamin
- Fleksibel dalam penggunaan
Kekurangan:
- Berbayar
3. Comarch e-Invoicing System
Comarch e-Invoicing System adalah platform yang dirancang khusus untuk mengelola faktur elektronik. Platform ini menawarkan fitur otomatisasi faktur, manajemen faktur, dan pengarsipan faktur yang sesuai dengan aturan.
Fitur utama:
- Otomatisasi faktur
- Manajemen faktur
- Pengarsipan faktur
- Integrasi dengan sistem lain
- Keamanan data
Kelebihan:
- Fokus pada manajemen faktur
- Sesuai dengan aturan
- Keamanan terjamin
Kekurangan:
- Berbayar
- Fitur terbatas pada manajemen faktur
4. Adobe Acrobat Pro DC
Adobe Acrobat Pro DC adalah software PDF yang sangat populer dan juga dapat digunakan untuk mengelola arsip digital. Adobe Acrobat Pro DC memiliki fitur lengkap untuk membuat, mengedit, dan mengorganisir dokumen PDF.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan Adobe Acrobat Pro DC untuk menambahkan tanda tangan digital, melindungi dokumen dengan password, dan membuat formulir yang dapat diisi.
Fitur utama:
- Membuat, mengedit, dan mengorganisir dokumen PDF
- Menambahkan tanda tangan digital
- Melindungi dokumen dengan password
- Membuat formulir
Kelebihan:
- Fitur lengkap untuk mengelola dokumen PDF
- Terintegrasi dengan aplikasi Adobe lainnya
Kekurangan:
- Berbayar
5. Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang populer dan sering digunakan sebagai aplikasi arsip digital gratis. Google Drive menawarkan ruang penyimpanan gratis sebesar 15GB dan memudahkan Anda dalam menyimpan, mengorganisir, dan berbagi file.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud
- Kemudahan berbagi dan kolaborasi
- Aplikasi office online
Kelebihan:
- Gratis
- Mudah digunakan
- Terintegrasi dengan layanan Google lainnya
Kekurangan:
- Ruang penyimpanan terbatas pada versi gratis
- Fitur keamanan terbatas pada versi gratis
6. Dropbox
Dropbox adalah layanan penyimpanan cloud lainnya yang populer dan dapat digunakan sebagai aplikasi arsip digital gratis. Dropbox menawarkan ruang penyimpanan gratis sebesar 2GB dan memudahkan Anda dalam menyimpan, mengorganisir, dan berbagi file.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud
- Kemudahan berbagi dan kolaborasi
Kelebihan:
- Gratis
- Mudah digunakan
Kekurangan:
- Ruang penyimpanan terbatas pada versi gratis
- Fitur keamanan terbatas pada versi gratis
7. Microsoft One Drive
Microsoft OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud yang terintegrasi dengan ekosistem Microsoft. Ini menjadikannya pilihan ideal bagi pengguna Windows dan Microsoft Office, terutama untuk menyimpan dan berkolaborasi pada dokumen Office yang merupakan bagian penting dari arsip digital.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud
- Sinkronisasi file
- Kolaborasi
- Integrasi dengan Windows
- Versi History
Kelebihan:
- Gratis dengan kapasitas awal
- Terintegrasi dengan ekosistem Microsoft
- Fitur kolaborasi
Kekurangan:
- Kapasitas terbatas pada versi gratis
- Fitur lebih lengkap pada versi berbayar
Baca Juga: Cara Mudah Membuat dan Mengelola Arsip DigitalTips memilih aplikasi arsip digital
Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi arsip digital:
- Kebutuhan: Tentukan kebutuhan Anda terlebih dahulu. Apakah Anda membutuhkan aplikasi untuk keperluan pribadi atau bisnis? Berapa banyak dokumen yang ingin Anda arsipkan? Apakah Anda membutuhkan fitur khusus seperti OCR atau integrasi dengan sistem lain?
- Fitur: Periksa fitur-fitur yang ditawarkan oleh aplikasi. Pastikan aplikasi memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti OCR, manajemen dokumen, dan keamanan data.
- Kemudahan Penggunaan: Pilih aplikasi yang mudah digunakan dan memiliki antarmuka yang user-friendly. Aplikasi yang rumit akan menyulitkan Anda dalam mengelola arsip digital.
- Harga: Bandingkan harga berbagai aplikasi dan pilih yang sesuai dengan budget Anda. Pertimbangkan juga nilai yang Anda dapatkan dari fitur yang ditawarkan.
- Keamanan: Pastikan aplikasi memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data Anda, seperti enkripsi, kontrol akses, dan autentikasi dua faktor.
- Skalabilitas: Pilih aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda di masa mendatang. Aplikasi yang skalabilitas memungkinkan Anda untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan atau menambahkan fitur baru sesuai dengan pertumbuhan bisnis Anda.
- Dukungan Pelanggan: Pastikan aplikasi yang Anda pilih menyediakan dukungan pelanggan yang baik, sehingga Anda dapat mendapatkan bantuan jika mengalami kendala dalam menggunakan aplikasi.
Kesimpulan
Aplikasi arsip digital dapat membantu Anda mengelola dokumen penting secara lebih efisien, aman, dan mudah. Pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dan budget Anda.
Mekari Stream adalah salah satu aplikasi arsip digital terbaik yang dapat Anda pertimbangkan. Dengan teknologi AI dan OCR yang canggih, Mekari Stream dapat membantu Anda mendigitalisasi dokumen secara otomatis dan akurat, mengekstrak data penting, dan menyimpannya dalam format terstruktur.
Kini, OCR Mekari Stream tersedia melalui Mekari Expense sebagai bagian dari spend management software yang terpadu.
OCR dari Mekari Expense didesain secara spesifik untuk mengekstrak data invoice pembayaran, mulai account payable hingga tagihan rutin.
Untuk pengelolaan arsip digital yang lebih kompleks, Anda dapat menggunakan custom software dari Mekari Officeless.
Mekari Officeless memanfaatkan platform low-code no-code untuk mengembangkan document management system (DMS) dengan mudah, cepat, dan hemat biaya.
Tak hanya itu, penggunaan Mekari Officeless juga memungkinkan Anda mengembangkan aplikasi arsip digital dengan fitur dan alur kerja yang sesuai proses operasional yang sudah berjalan di perusahaan.
Kunjungi website Mekari untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang produk Mekari Stream, Mekari Expense, dan Mekari Officeless.
