Ketahui Cara Menghitung Analisis Beban Kerja dan Manfaatnya

Dalam sebuah perusahaan, aset sumber daya manusia jelas menjadi hal yang sangat berharga. Sumber daya ini diperlukan dalam berbagai macam proses bisnis. Para pekerja atau karyawan tersebut nantinya akan ditempatkan di dalam sebuah jabatan, unit kerja ataupun berbagai divisi tertentu yang diperlukan. Karena pentingnya tenaga pekerja tersebut, maka sebuah perusahaan tentunya harus bisa melakukan analisis beban kerja yang terdapat dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh pekerja.

Hal ini tentunya sangat penting dilakukan karena dengan melakukan analisis terhadap beban kerja. Perusahaan akan bisa mengelola para pekerjanya dengan lebih baik. Bukan itu saja, dengan analisis ini maka perusahaan juga bisa tahu apa kiranya solusi yang bisa dilakukan untuk mensejahterakan para karyawan.

Selain itu, tujuan analisis beban kerja ini juga untuk bisa memposisikan karyawan pada jabatan, pekerjaan, dan berbagai macam hal penting lainnya dengan takaran yang tepat, untuk lebih memahami tentang cara melakukan analisis beban kerja, berikut adalah penjelasannya.

Pengertian Analisis Beban Kerja Dalam Perusahaan

Workload analysis atau yang sering disebut dengan analisis beban kerja adalah sebuah cara yang digunakan oleh setiap perusahaan untuk bisa menghitung beban kerja dari para karyawan di sebuah perusahaan. Hal itu artinya, beban kerja dari para pekerja ini akan dihitung berdasarkan dengan suatu posisi atau jabatan pada pekerjaan. Selain dengan itu, analisis ini juga dilakukan agar dapat menentukan berapa banyak tenaga pekerja yang akan dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

Analisis dari beban kerja ini adalah sebuah serangkaian proses yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara menghitung beban kerja. Berdasarkan dari proses perhitungan yang dilakukan ini, maka nantinya sebuah perusahaan akan bisa langsung menentukan waktu kerja dan manajemen sumber daya manusia melalui aplikasi hris yang akan diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan agar bisa lebih maksimal.

Manfaat Melakukan Analisis Beban Kerja

Setelah membahas tentang pengertian dari beban kerja, hal selanjutnya adalah mengetahui tentang manfaat dari analisis beban kerja ini. Dengan melakukan sebuah analisis untuk beban kerja, maka pihak perusahaan nantinya akan bisa menentukan posisi, jumlah, dan juga berbagai macam hal lainnya yang berkaitan dengan suatu jabatan di dalam sebuah pekerjaan. Selain dengan hal itu, terdapat juga berbagai macam manfaat lain yang bisa didapatkan oleh pihak perusahaan jika bisa melakukan sebuah analisis beban kerja terhadap perusahaan dengan baik. Manfaat analisis itu diantaranya adalah sebagai berikut:

• Sebagai sebuah patokan dalam menentukan berapa banyak kiranya jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan akan ditempatkan maupun di rekrut oleh tim HR perusahaan.
• Analisis beban kerja sebagai sebuah patokan bagi perusahaan untuk bisa mempertimbangkan hal yang berkaitan dengan tenaga kerja dengan mengurangi ataupun menambah jumlah dari pekerja di dalam sebuah unit kerja.
• Analisis beban kerja sebagai sebuah patokan bagi para pekerja di suatu perusahaan agar bisa mengetahui tentang jenjang karir dan juga sekaligus kesempatan mereka untuk berkembang di dalam sebuah perusahaan tersebut.
• Analisis beban kerja juga berguna agar bisa mendukung adanya kesempurnaan sebuah struktur organisasi pada suatu perusahaan.
• Analisis beban kerja sebagai sebuah dasar dalam membuat sebuah SOP yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan, tugas, sekaligus sebuah jabatan di dalam suatu perusahaan.
• Analisis beban kerja juga berguna untuk bisa menentukan sebuah keperluan pengembangan dalam diri setiap pekerja di sebuah perusahaan.

Baca Juga: HRD Adalah: Peran, Fungsi, Beserta Tanggung Jawab

Faktor Analisis Beban Kerja

Dalam menghitung sebuah beban kerja, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan oleh sebuah perusahaan. Hal ini tentunya agar analisis tersebut bisa dilakukan secara maksimal. Lalu, apa saja faktor yang diperlukan untuk melakukan analisis tersebut? Berikut adalah beberapa faktor analisis beban kerja yang perlu dipertimbangkan:

1. Jam Kerja Yang Efektif

Beban kerja dan juga jam kerja karyawan yang efektif akan selalu saling berhubungan antara satu sama lain. Jam kerja efektif ini bisa menjadi sebuah indikator utama di dalam melakukan sebuah analisis untuk beban kerja.

Dengan pihak perusahaan yang memperhatikan jam kerja efektif dari setiap individu atau pekerja, divisi, dan juga setiap unit kerja yang terbesar, maka perusahaan nantinya akan bisa lebih mudah melihat rincian dari hari kerja secara lebih efektif lagi.

2. Waktu Kerja karyawan di sebuah perusahaan

Yang dimaksud dengan waktu kerja di dalam hal ini adalah tentang lamanya waktu yang akan diperlukan dalam menyelesaikan sebuah serangkaian dari proses pekerjaan.

Pihak perusahaan juga harus bisa menetapkan jumlah dari waktu kerja dengan baik. Sehingga dengan begitu, perhitungan analisis dari beban kerja juga akan bisa dilakukan dengan lebih tepat.

3. Volume dari Sebuah pekerjaan

Faktor selanjutnya yang perlu diperhatikan untuk mendapatkan analisis beban kerja yang jauh lebih baik adalah melalui volume kerja. Beberapa hal yang termasuk kedalam sebuah volume kerja adalah jumlah dari beban kerja yang diterima oleh setiap pekerja di dalam sebuah perusahaan.

Volume kerja ini adalah sebuah variabel yang tidak tetap di dalam sebuah perhitungan analisis beban kerja. Hal ini karena jumlah dari volume kerja karyawan memiliki sebuah perbedaan yang besar antara hal yang satu dengan hal yang lainnya.

Untuk hal itulah, volume kerja bisa menjadi sebuah faktor yang sangat penting di dalam proses analisis beban kerja tersebut.

4. Faktor Beban Kerja

Faktor yang penting di dalam menghitung sebuah analisis beban kerja ini adalah beban kerja itu sendiri. Dalam hal ini, pihak perusahaan jelas harus bisa menghitung sebuah beban kerja per waktu sekaligus dengan volume kerja. Sehingga, bentuk dari analisis beban kerja dan juga perhitungannya ini bisa dilakukan secara benar dan tepat.

Metode Perhitungan Analisis Beban Kerja

Selanjutnya, yang akan kita bahas adalah tentang metode yang bisa dilakukan untuk melakukan perhitungan terhadap beban kerja. Terdapat berbagai macam metode yang bisa dilakukan untuk melakukan analisis beban kerja yang bisa digunakan oleh perusahaan. Berbagai metode analisis beban kerja ini adalah sebagai berikut:

1. Menggunakan Metode Pertanyaan

Metode pertanyaan yang digunakan ini adalah sebuah metode dimana pihak dari sebuah perusahaan bisa membuat sebuah susunan dan juga daftar pertanyaan. Dimana pertanyaan ini nantinya akan ditanyakan kepada para pekerja saat melakukan analisa beban kerja.

Bentuk pertanyaan yang diajukan ini juga bisa berbentuk pertanyaan yang terbuka, dimana didalamnya akan berisi tentang detail tugas dari pihak yang menganalisis beban kerja tersebut.

2. Menggunakan Metode Wawancara

Metode kedua yang bisa untuk penghitungan analisis ini adalah dengan Metode wawancara. Metode ini adalah metode yang dilakukan dengan cara mewawancarai setiap pekerja yang ada di perusahaan tersebut.

Tujuan dari wawancara ini adalah agar perusahaan bisa mengetahui beban kerja yang diberikan kepada setiap individu.

3. Dengan Metode Observasi

Dengan menggunakan Metode observasi ini, maka akan bisa membantu suatu perusahaan dalam melihat apakah setiap individu yang dituju tersebut dirasa tepat dalam menempati sebuah jabatan tertentu.

Selain dengan hal itu, perusahaan juga akan bisa melakukan pertimbangan tentang jabatan dan juga bagaimana sebuah individu tersebut akan bisa melakukan pekerjaannya dengan baik seperti yang diharapkan. Cara ini juga cukup sering dilakukan oleh banyak perusahaan guna menentukan beban kerja dari para karyawan secara lebih cepat.

Beberapa Cara Pendekatan Analisis Beban Kerja

Terdapat berbagai jenis cara pendekatan yang berasal dari berbagai macam perspektif di dalam melakukan sebuah analisis beban kerja. Beberapa pendekatanya adalah sebagai berikut:

1. Pendekatan Administratif

Pendekatan administratif ini bisa dilakukan dengan mudah. Pihak perusahaan hanya perlu melakukan sebuah analisis agar bisa mendapatkan sebuah hal yang sifatnya administratif. Umumnya, hal ini sudah sesuai dengan kebijakan yang dibuat oleh suatu perusahaan.

Proses ini juga bisa dilakukan dengan lebih mudah dengan aplikasi hrd dalam mengurus semua hal tentang pekerjaan baik gaji, dan administrasi lainnya.

Baca Juga: Tips Mengetahui Cara Menghitung Persentase Gaji Karyawan

2. Pendekatan Organisasi

Pendekatan organisasi ini dilakukan dengan melakukan pertimbangan dari sudut pandang organisasi. Hal itu artinya, perusahaan akan bisa memperhatikan tentang bagaimana suatu organisasi bisa terbentuk dari suatu sistem. Dimana yang di dalamnya akan saling berkoordinasi dalam tingkat satuan kerja ataupun dalam sebuah tingkat individu.

Dengan begitu, maka perusahaan juga akan bisa mendapatkan data dari prosedur kerja secara lebih jelas. Selain itu juga, perusahaan juga nantinya akan bisa melihat hubungan yang sedang terjalin antar organisasi dan juga pekerjaan yang terdapat di dalamnya. Serta bagaimana hubungan para karyawan yang memiliki peran penting di dalam sebuah perusahaan.

3. Menggunakan Pendekatan Analisis Jabatan

Pendekatan yang satu ini dilakukan agar bisa melihat kondisi dari para pekerja terkait dengan tanggung jawab dalam menjalankan suatu jabatan tertentu. Dengan begitu pula, maka perusahaan akan bisa memperoleh sebuah informasi terkait sebuah jabatan, seperti dengan tugas, identitas, dan juga beban kerja dari suatu jabatan pekerja.

Selain itu juga, pendekatan ini akan bisa membantu perusahaan dalam melakukan sebuah analisis beban kerja secara lebih komprehensif.

Cara Menghitung Analisis Dari Beban Pekerjaan Para Pekerja

Sesuai dengan Peraturan dari Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016 dimana dalam peraturan tersebut, menjelaskan bahwa jam kerja yang efektif dari setiap pekerja di setiap harinya adalah sekitar 6 jam 25 menit atau bisa dibilang 6,416 jam. Jumlah dari jam efektif ini bisa diperoleh dengan cara mengurangi waktu yang digunakan untuk para karyawan dalam memenuhi kebutuhannya, seperti contohnya waktu untuk istirahat makan dan juga waktu untuk ke kamar mandi.

Setelah memahami hal itu, perusahaan maka harus menghitung isi dari kerja para karyawan. Untuk melakukannya, biasanya pihak perusahaan akan bisa mengelola setiap data yang di peroleh dari setiap unit pelaksana dengan menggunakan sebuah rumus seperti berikut ini, yaitu isi kerja adalah beban kerja dikali dengan waktu yang dibutuhkan para pekerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Apabila Anda sudah berhasil menghitung dari isi kerja, maka Anda akan bisa melanjutkannya dengan menjumlahkannya. Metode ini dilakukan agar bisa memperoleh isi kerja dari jabatan dan juga isi kerja dari sebuah unit dengan satuan orang jam atau yang juga biasa disebut dengan istilah OJ.

Dalam hal ini, setidaknya terdapat empat waktu kerja yang dinilai cukup efektif, yaitu waktu perhari, waktu perminggu, waktu perbulan dan juga waktu pertahun. Perhitungan waktu dari keempat waktu kerja yang efektif tersebut adalah seperti berikut ini:

1. Untuk waktu per hari= 1 hari dikali 6,416 jam, hasilnya adalah 385 menit.
2. Untuk waktu per Minggu= 5 hari kerja dikali 6,416 jam, hasilnya adalah 32,08 jam yang sama dengan 1.924,8 menit.
3. Untuk waktu per bulan, cara hitungnya adalah = 20 hari dikali 6,416 jam, hasil adalah 128,32 jam = 7.699,2 menit.
4. Kemudian untuk waktu per tahun adalah 240 hari x 6,416 jam, hasilnya adalah 1.539,84 jam atau setara dengan 92.390,4 menit.

Dalam setiap unit kerja, pastinya mempunyai sebuah hasil kerja yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Baik dari segi jenis maupun satuannya, sehingga agar hal ini dapat diukur dengan sebuah alat ukur jam kerja efektif. Semua produk atau hasil kerja tersebut haruslah dikonfirmasikan terlebih dahulu, sehingga akan bisa memiliki satu kesatuan.

Agar bisa menjadikan seperti hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda yang ada antara unit kerja adalah sebuah variabel tidak tetap dalam sebuah pelaksanaan analisis ini. Dalam artian volume kerja pada setiap waktu akan dapat berubah. Sedangkan waktu yang akan dipergunakan untuk menghasilkan ataupun menyelesaikan sebuah produk tersebut atau yang bisa disebut sebagai norma waktu akan relatif tetap dan tidak berubah. Dan hal ini selanjutnya akan menjadi sebuah variabel tetap dalam melakukan pelaksanaan analisis untuk beban kerja.

Berdasarkan dari definisi yang telah dijelaskan tersebut, disebutkan bahwa bobot kerja ini merupakan sebuah hasil kali dari volume kerja dengan norma waktu. Untuk volume kerja dari setiap unit kerja, ini dapat diketahui berdasarkan sebuah dokumentasi dari hasil kerja yang ada.

Sedangkan untuk norma waktu yang perlu ditetapkan di dalam standar norma waktu baku, yang nantinya akan dijadikan sebagai faktor tetap dalam setiap melakukan analisis bobot kerja, dengan sebuah asumsi yang tidak terdapat sebuah perubahan yang akan menyebabkan norma waktu tersebut berubah.

Maksud dan  Tujuan dari Analisis Bobot Kerja

Maksud dari sebuah penyusunan analisis bobot kerja adalah untuk bisa menyediakan sebuah instrumen dalam proses penataan kelembagaan ataupun SDM Sekretariat Daerah. Melakukan penilaian terhadap bobot kerja dari sebuah Unit Kerja ini tentunya juga akan memiliki sebuah input atau hasil keluaran. Dimana hasilnya ini akan dipergunakan sebagai bahan bagi proses untuk perencanaan penataan atau juga penyempurnaan sebuah struktur organisasi baik organisasi lembaga pemerintah atau organisasi swasta. Adapun tujuan dari penyusunan analisis bobot kerja ini diantaranya adalah seperti berikut:

• Untuk membangun atau merumuskan sebuah sistem penilaian bobot kerja dan juga perencanaan kebutuhan dari para pegawai pada setiap Unit kerja.
• Untuk melakukan penilaian bobot kerja dari Unit Kerja berdasarkan dengan bobot kerja jabatan atau sebuah unit kerja dengan menggunakan variabel norma waktu, volume kerja dan juga jam kerja efektif. Hal ini akan dikaitkan dengan jumlah pegawai atau jabatan.

Sedangkan untuk keluaran atau hasil dari anak ini adalah:

• Untuk sebuah efektivitas dan juga efisiensi jabatan serta efektivitas dan juga efisiensi dari setiap unit kerja.
• Prestasi kerja jabatan dan juga prestasi kerja di setiap unit.
• Jumlah untuk kebutuhan pegawai atau pejabat dalam sebuah perusahaan atau instansi.
• Jumlah bobot kerja dari jabatan dan juga jumlah dari bobot kerja unit.
• Nilai indeks untuk bobot kerja setiap individu di masing-masing jabatan.
• Standar norma untuk waktu kerja.

Berdasarkan dari penjelasan secara lengkap yang ada diatas, bisa di simpulkan bahwa analisis bobot kerja adalah sebuah cara yang dilakukan agar perusahaan bisa menghitung bobot kerja dengan berdasarkan dari suatu posisi kerja. Hal ini juga berguna agar pihak perusahaan bisa menentukan berapa banyak pekerja yang memang dibutuhkan.

Dalam Analisis tersebut adalah mencakup tentang berbagai proses perhitungan bobot kerja yang berkaitan dengan waktu dari lamanya sebi pekerjaan bisa diselesaikan dalam sebuah posisi tertentu. Dasarnya adalah waktu kerja dan juga jumlah orang yang akan diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan dengan cara yang optimal.

Melakukan analisis beban ini tentunya juga akan memberikan informasi tentang beberapa banyak pekerjaan yang akan direkrut oleh pihak HR, atau bahkan bahan pertimbangan untuk menambah ataupun mengurangi jumlah karyawan agar mendukung terwujudnya struktur organisasi yang sempurna pada sebuah perusahaan.