Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

Banyak bisnis yang bergantung pada pasokan barang untuk bisa beroperasi dengan lancar. Di sinilah peran vendor menjadi sangat penting, terutama dalam rantai pasokan untuk bisnis yang menjual produk. 

Memahami apa itu vendor dan bagaimana cara kerjanya bisa memberikan gambaran lebih jelas tentang bagaimana rantai pasokan bekerja.

Di artikel ini, Mekari akan mengulas segala hal yang perlu Anda ketahui tentang vendor, mulai dari definisinya, jenis-jenis vendor, hingga cara memilihnya.

Apa itu vendor perusahaan

Vendor adalah pihak yang menyediakan dan menjual produk atau jasa kepada perusahaan lain atau konsumen. 

Dalam konteks bisnis, vendor seringkali merujuk pada pemasok atau kontraktor yang menyediakan barang atau layanan yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional perusahaan.

Ada beberapa jenis vendor, di antaranya: 

• Penyedia bahan baku: Vendor yang memasok bahan mentah atau material utama yang dibutuhkan dalam proses produksi.
• Penyedia jasa: Vendor yang menawarkan layanan non-fisik seperti konsultasi, pemasaran, teknologi, kebersihan, atau keamanan. 
• Penyedia barang jadi: Vendor yang menyediakan produk akhir siap pakai atau siap jual, seperti barang konsumen atau perlengkapan kantor.
• Pemasok (supplier): Istilah umum untuk vendor yang menyalurkan barang (bahan baku atau jadi) ke perusahaan, baik sebagai produsen langsung, grosir, maupun pengecer.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

Perbedaan vendor dan supplier

Dalam rantai pasok (supply chain management), istilah vendor dan supplier sering dianggap sama, padahal keduanya memiliki peran yang berbeda berdasarkan posisi dan fungsinya.

Menurut Mekari, perbedaan utama antara vendor dan supplier terletak pada posisi dan fungsi mereka dalam rantai pasok. 

Supplier berada di bagian hulu dan berperan menyediakan bahan atau komponen untuk proses produksi, sedangkan vendor berada di bagian hilir, fokus pada penyediaan produk atau jasa jadi ke pengguna akhir. 

Supplier memegang peran vital di bagian hulu rantai pasok. Mereka menyuplai bahan baku dan komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan manufaktur untuk memproduksi barang jadi. Tanpa keberadaan supplier, proses produksi tidak bisa berjalan, yang artinya perusahaan tidak akan memiliki produk untuk dijual ke konsumen. 

Fungsi dan tugas vendor

Fungsi dan tugas vendor tidak hanya menyediakan barang atau jasa, tetapi juga membantu memastikan semuanya berjalan lancar dan sesuai rencana.

• Menyediakan barang atau jasa sesuai kebutuhan perusahaan.
• Menjaga ketersediaan stok agar tidak mengganggu operasional.
• Menjamin kualitas produk atau layanan yang dikirim.
• Memberikan layanan aftersales, seperti dukungan teknis atau penggantian.
• Menjaga hubungan baik dan komunikasi dengan perusahaan klien.

Contoh vendor yang umumnya dibutuhkan perusahaan

Jenis dan kebutuhan vendor bisa sangat beragam tergantung industri dan skala operasional bisnis.

1. Contoh vendor penyedia barang

• Produsen bahan baku: Menyediakan material mentah untuk proses produksi seperti logam, plastik, kain, atau bahan kimia. Contohnya, pabrik tekstil membeli benang dan kain dari produsen lokal.
• Distributor peralatan kantor: Menyediakan perlengkapan kantor seperti meja, kursi, laptop, printer, hingga alat tulis. Misalnya, startup membeli perangkat kerja lengkap dari distributor untuk tim baru.
• Pedagang grosir: Menjual barang dalam jumlah besar untuk pengecer atau perusahaan lain. Contohnya, minimarket membeli stok makanan ringan dari grosir untuk dijual kembali.
• Vendor produk jadi: Menyediakan barang siap pakai yang langsung digunakan atau dijual ke konsumen akhir. Misalnya, perusahaan retail membeli sepatu dari vendor fashion lokal.
• Vendor peralatan produksi: Memasok mesin atau alat berat untuk kebutuhan produksi atau konstruksi. Contohnya, pabrik otomotif membeli mesin perakitan dari vendor industri.

2. Contoh vendor penyedia jasa

• Agen pemasaran digital: Menawarkan layanan SEO, iklan digital, content marketing, dan manajemen media sosial. Misalnya, ketika perusahaan memakai agensi untuk meningkatkan awareness lewat Instagram ads.
• Perusahaan konsultan manajemen: Memberi solusi strategi bisnis, pengelolaan SDM, atau efisiensi operasional. Contohnya, perusahaan logistik menggunakan konsultan untuk mengoptimalkan rute distribusi.
• Penyedia layanan perawatan gedung: Menyediakan jasa kebersihan, keamanan, dan pemeliharaan fasilitas.
• Vendor teknologi informasi (IT service provider): Menyediakan layanan software, cloud, maintenance sistem, hingga support IT.
• Vendor outsourcing: Menyediakan tenaga kerja untuk tugas non-inti seperti CS, admin, atau cleaning service.
• Vendor pelatihan & pengembangan SDM: Menawarkan pelatihan soft skill, teknis, atau kepemimpinan untuk karyawan. Misalnya, HR menyewa vendor pelatihan untuk program leadership development karyawan baru.

Baca Juga: Cara Memilih Vendor Invoice Management Software untuk Bisnis

Pertimbangan dan cara memilih vendor yang tepat

Menurut Mekari, berikut adalah cara terbaik dan pertimbangan dalam memilih vendor agar kerja sama berjalan efektif dan minim risiko:

1. Pahami kebutuhan bisnis secara jelas

Tentukan barang atau jasa yang dibutuhkan, kuantitas, standar kualitas, dan waktu pengiriman. Ini akan memudahkan proses seleksi dan menghindari vendor yang tidak relevan.

2. Teliti rekam jejak dan reputasi vendor

Cek proyek sebelumnya, klien yang pernah bekerja sama, serta ulasan atau testimoni. Rekomendasi dari jaringan bisnis juga bisa membantu menilai keandalan dan konsistensi mereka.

Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

3. Pastikan legalitas dan kesiapan operasional

Vendor harus memiliki izin usaha, NPWP, dan sertifikasi yang sesuai industri. Ini penting untuk meminimalkan risiko hukum dan memastikan vendor memenuhi standar yang dibutuhkan.

4. Evaluasi kualitas, harga, dan layanan purnajual

Bandingkan harga dengan nilai yang ditawarkan, termasuk kualitas produk/jasa, SLA, dan dukungan purnajual seperti garansi, teknis, atau perbaikan jika terjadi masalah.

5. Periksa kontrak dan kesesuaian logistik

Tinjau isi kontrak secara detail, termasuk syarat pembayaran, retur, dan penalti. Pertimbangkan juga lokasi vendor dan sistem logistiknya untuk efisiensi pengiriman dan distribusi.

Baca Juga: Tips & Cara Memilih Vendor Custom Enterprise Software

Kelola vendor lebih mudah dengan Mekari

Salah satu cara penting dalam memilih vendor adalah memastikan kesiapan operasional dan legalitas, agar kerja sama berjalan lancar dan risiko operasional dapat diminimalkan. 

Namun, proses pengelolaan vendor tidak berhenti di tahap seleksi saja. Agar manajemen vendor lebih efisien dan terstruktur, perusahaan membutuhkan sistem yang terintegrasi dan otomatis.

Untuk pengelolaan pembelian (purchasing) dan vendor harian, Anda bisa menggunakan software manajemen vendor dari Mekari Expense untuk manajemen purchasing. 

Dengan sistem ini, Anda dapat mengelola 3-way matching, approval, dan kontrol anggaran secara real-time dalam satu platform.

Namun, jika perusahaan Anda membutuhkan solusi yang lebih kompleks—misalnya untuk proses sourcing, tender, evaluasi vendor, hingga pengelolaan kontrak dan kinerja vendor—gunakan software procurement dari Mekari Officeless. 

Platform ini dirancang untuk mengelola proses pengadaan end-to-end secara digital, cocok untuk perusahaan skala menengah hingga besar dengan alur pengadaan yang panjang dan multi-tahap.

Yuk, coba solusi dari Mekari untuk mengelola vendor lebih rapi, transparan, dan efisien, dari awal proses pengadaan hingga pembayaran.

Referensi

Indeed. ‘’What Is a Vendor? (With Definition, Types and Examples)’’
Investopedia. ‘’What Is a Vendor? Definition, Types, and Example’’