Bayar Vendor Lebih Mudah dengan Software Multi Vendor Payment

Bayar vendor satu-satu secara manual selalu repot: rawan telat, salah transfer, pencatatan berantakan, dan beban admin semakin menumpuk. Tanpa visibilitas yang jelas, risiko human error dan potensi fraud juga makin tinggi.

Namun, sekarang sudah ada software multi vendor payment sebagai solusi. Software ini membantu membayar banyak vendor sekaligus, secara otomatis dan transparan. Prosesnya jadi lebih cepat, akurat, dan aman. 

Seperti apa cara kerjanya? Simak selengkapnya.

Pengertian vendor payment

Vendor payment adalah proses pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada vendor atau pemasok sebagai imbalan atas barang atau jasa yang telah diterima. 

Proses ini mencakup pencatatan informasi seperti nama vendor, nomor faktur, tanggal pembayaran, jumlah yang dibayarkan, metode pembayaran, dan referensi transaksi. 

Pembayaran vendor yang tepat waktu dan akurat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan hubungan bisnis. Keterlambatan bisa menghambat pasokan dan menimbulkan risiko finansial, sementara sistem pembayaran yang efisien membantu menjaga arus kas, transparansi, dan kepercayaan vendor.

Proses vendor payment tradisional

Proses pembayaran ke vendor secara manual biasanya cukup panjang dan melibatkan banyak pihak serta dokumen. Berikut tahapan umumnya:

1. Pengumpulan invoice dari vendor

Perusahaan menerima invoice dari vendor lewat berbagai saluran seperti email, sistem internal, atau bahkan langsung secara fisik.

Baca Juga: Vendor Invoice Portal: Contoh, Rekomendasi Vendor, dan Fungsinya

2. Verifikasi detail invoice

Semua informasi dalam invoice dicek ulang, mulai dari nomor invoice, tanggal, rincian barang/jasa, jumlah, harga, hingga data bank vendor. 

Verifikasi dilakukan dengan mencocokkan invoice ke dokumen pendukung lain seperti PO (purchase order) atau delivery note.

3. Pencatatan jurnal dan pembukuan

Setelah diverifikasi, invoice dicatat ke sistem akuntansi dan diperhitungkan termasuk potensi pajak yang perlu dibayarkan, seperti PPh atau PPN.

4. Pembayaran pajak dan rekonsiliasi

Pajak yang terkait seperti PPh 23 atau PPN disetor ke negara sesuai tenggat. Perusahaan juga wajib melakukan rekonsiliasi laporan seperti e-Faktur atau SPT untuk mengklaim pajak masukan dari invoice tersebut.

5. Persetujuan manajemen

Sebelum pembayaran dilakukan, invoice harus mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang, misalnya finance manager. Dalam sistem manual, hal ini dilakukan lewat tanda tangan fisik.

6. Proses pembayaran ke vendor

Setelah semua disetujui, pembayaran dilakukan melalui transfer bank atau metode lain seperti giro. Proses ini masih bisa makan waktu jika dilakukan manual, terutama untuk banyak vendor sekaligus.

Tips pembayaran vendor yang lebih efisien

Berikut beberapa tips praktis untuk meningkatkan efisiensi pembayaran vendor agar prosesnya lebih cepat, akurat, dan minim risiko:

1. Sentralisasi proses pembayaran

Kumpulkan seluruh aktivitas pembayaran dalam satu platform terpusat. Dengan begitu, tim keuangan bisa memantau status invoice, approval, dan histori pembayaran secara real-time, mengurangi risiko duplikasi atau kesalahan pencatatan. 

2. Otomatisasi capture dan approval invoice

Gunakan tools yang bisa membaca dan mencocokkan invoice dengan PO secara otomatis. Alur persetujuan yang otomatis dan berbasis peran akan mempercepat proses tanpa perlu bolak-balik email atau tanda tangan manual. 

3. Standarisasi jadwal pembayaran

Tentukan hari atau tanggal tetap untuk melakukan pembayaran vendor, misalnya setiap Jumat atau tanggal 15 setiap bulan. Ini membantu mengatur arus kas dan memberi kepastian bagi vendor.

4. Negosiasi ulang syarat pembayaran

Diskusikan ulang dengan vendor terkait jangka waktu pembayaran atau potensi diskon untuk pembayaran lebih awal. Ini bisa membantu mengoptimalkan arus kas dan membangun hubungan yang lebih fleksibel.

5. Gunakan metode pembayaran digital

Alihkan pembayaran dari cek fisik ke metode digital seperti transfer bank, virtual account, atau e-wallet. Selain lebih cepat, metode ini juga memudahkan pelacakan dan mengurangi biaya operasional. 

6. Buat alur approval berdasarkan nilai transaksi

Terapkan sistem persetujuan berjenjang sesuai dengan nilai invoice. Misalnya, invoice di bawah Rp10 juta cukup disetujui oleh supervisor, sementara di atas itu perlu persetujuan manajer atau direktur.

7. Pantau dan analisis data pembayaran

Gunakan dashboard analitik untuk memantau tren pembayaran, mendeteksi bottleneck, dan mengidentifikasi vendor yang sering terlambat atau bermasalah. Data ini bisa digunakan untuk evaluasi dan perbaikan proses.

8. Bangun komunikasi yang transparan dengan vendor

Sediakan portal mandiri bagi vendor untuk memantau status pembayaran, mengunggah dokumen, dan memperbarui informasi mereka. Ini mengurangi pertanyaan berulang dan meningkatkan kepercayaan.

Mengenal software multi vendor payment

Software multi vendor payment adalah solusi digital yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pembayaran kepada banyak vendor dalam satu sistem terintegrasi. 

Dengan software ini, perusahaan dapat mengelola pembayaran dari tahap penerimaan invoice hingga pencatatan keuangan secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan manual, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Komponen utama dalam automasi vendor payment

• OCR invoice: Memungkinkan sistem untuk membaca dan mengekstrak data dari invoice secara otomatis.
• Approval workflow otomatis: Sistem ini memungkinkan alur persetujuan yang dapat disesuaikan berdasarkan nilai transaksi atau kategori vendor.
• Penjadwalan pembayaran: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menjadwalkan pembayaran secara otomatis sesuai dengan termin yang telah disepakati.
• Integrasi dengan sistem akuntansi dan software expense management: Integrasi ini memastikan bahwa semua data pembayaran tercatat secara akurat dalam sistem keuangan perusahaan.

Fitur umum pendukung efisiensi pembayaran vendor

• Split payment: Memungkinkan pembayaran kepada beberapa vendor atau rekening dalam satu transaksi.
• Integrasi dengan berbagai metode pembayaran: Mendukung berbagai metode pembayaran seperti transfer bank, e-wallet, dan kartu kredit.
• Dashboard monitoring transaksi: Menyediakan tampilan real-time atas status pembayaran.
• Keamanan PCI DSS: Memastikan bahwa sistem pembayaran mematuhi standar keamanan data industri kartu pembayaran.

Pentingnya software vendor payment untuk perusahaan dan vendor

Dengan software vendor payment, perusahaan bisa menghindari banyak masalah dan mendapatkan manfaat berikut:

1. Arus kas lebih terkendali

Pembayaran yang terjadwal dan otomatis membantu perusahaan atur pengeluaran dengan lebih rapi. Bahkan, negosiasi termin yang lebih panjang atau diskon pembayaran lebih awal bisa dimanfaatkan tanpa repot.

2. Minim risiko kesalahan dan fraud

Otomatisasi mengurangi potensi human error, dan sistem digital seperti transfer antarbank atau virtual card jauh lebih aman. Selain itu, semua transaksi tercatat jelas, memudahkan audit dan deteksi penyimpangan.

3. Hubungan dengan vendor lebih sehat

Vendor yang dibayar tepat waktu cenderung lebih loyal dan kooperatif. Ini bisa berdampak ke harga yang lebih baik, pengiriman lebih cepat, bahkan prioritas layanan.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

4. Hemat biaya operasional

Dengan sistem yang otomatis, tim finance tidak perlu lagi kerja manual input dan verifikasi. Ini mengurangi beban kerja, menghindari denda keterlambatan, dan bisa memangkas banyak biaya administrasi.

Manfaat automasi vendor payment

Dengan mengadopsi otomatisasi pembayaran vendor, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan memperkuat hubungan dengan vendor melalui proses pembayaran yang lebih cepat dan transparan.

1. Penerimaan dan ekstraksi data invoice otomatis

Invoice dari vendor diterima secara digital dan diproses menggunakan teknologi OCR untuk mengekstrak data secara otomatis, mengurangi kebutuhan input manual dan mempercepat proses verifikasi.

Baca Juga: Cara Efektif Melakukan Rekap Invoice dan Contohnya

2. Verifikasi otomatis terhadap PO dan penerimaan barang

Sistem secara otomatis mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dan bukti penerimaan barang, memastikan keakuratan sebelum pembayaran dilakukan.

Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

3. Alur persetujuan otomatis

Persetujuan pembayaran dilakukan berdasarkan aturan yang telah ditetapkan, mempercepat proses tanpa mengorbankan kontrol internal. 

4. Penjadwalan dan eksekusi pembayaran otomatis

Pembayaran dijadwalkan dan dieksekusi secara otomatis melalui berbagai metode seperti transfer bank, e-wallet, atau virtual account, memastikan pembayaran tepat waktu dan efisien.

5. Rekonsiliasi otomatis dan integrasi dengan sistem akuntansi

Setelah pembayaran, sistem secara otomatis memperbarui catatan di sistem akuntansi, memastikan data keuangan selalu terkini dan akurat.

Rekomendasi software untuk bayar vendor lebih mudah dan cepat

Untuk mempermudah dan mempercepat proses pembayaran vendor, baik lokal maupun internasional, Mekari Expense menawarkan solusi yang terintegrasi dan efisien.

Vendor portal dari Mekari Expense memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses pembayaran vendor dalam satu platform. 

Mulai dari penerimaan invoice, verifikasi otomatis, hingga pembayaran dan pencatatan keuangan, semuanya terhubung langsung dengan modul Purchase dan sistem akuntansi Mekari Jurnal. Hal ini mengurangi beban operasional dan meminimalkan risiko kesalahan manual. 

Selain itu, fitur International Remittance memungkinkan perusahaan melakukan pembayaran ke vendor di lebih dari 40 negara dengan 15+ mata uang asing. Dengan kurs real-time dan integrasi langsung ke sistem akuntansi, proses transfer menjadi lebih cepat, transparan, dan hemat biaya dibanding metode tradisional. 

Dengan mengadopsi solusi dari Mekari Expense, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan memperkuat hubungan dengan vendor melalui proses pembayaran yang lebih cepat dan transparan.

Referensi

Happay. “Vendor Payment: Meaning and Process”
Ramp. ”How to streamline and automate vendor payments”