Project Management Institute (PMI) mengungkapkan bahwa 56% kegagalan proyek disebabkan oleh komunikasi yang buruk, menjadikannya penyebab nomor satu. Karena itu, penting untuk memahami siapa saja stakeholders yang terlibat dalam suatu proyek.
Solusinya adalah dengan membuat stakeholder mapping. Dengan pemetaan ini, Anda bisa mengidentifikasi kebutuhan, harapan, dan peran stakeholder untuk membangun hubungan yang lebih baik.
Komunikasi menjadi lebih efektif kepada semua pihak yang terlibat, sehingga proyek bisa diselesaikan dengan sukses. Seperti apa konsep stakeholder mapping yang tepat? Simak penjelasannya.
Pengertian stakeholder mapping
Stakeholder mapping adalah proses yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memvisualisasikan seluruh stakeholders yang terlibat dalam suatu proyek.
Pemetaan ini digambarkan dalam sebuah peta visual berbentuk 4 kuadran, yang menampilkan semua pemangku kepentingan berdasarkan tingkat pengaruh dan minat mereka terhadap proyek.
Penting bagi manajer proyek untuk melakukan mapping ini. Karena dengan mengenali siapa pemangku kepentingan, apa yang diinginkan, dan seberapa besar pengaruhnya – manajer proyek dapat mengelola proyek dengan lebih efektif.
Baca Juga: Stakeholder Management: Definisi, Proses, dan Contohnya
Manfaat stakeholder mapping
Stakeholder mapping memberikan banyak manfaat bagi manajer proyek, terutama membantu untuk memahami peran, kebutuhan, dan harapan masing-masing pemangku kepentingan dengan jelas.
1. Memandu penyusunan strategi manajemen stakeholder
Pemetaan ini adalah fondasi utama untuk menyusun strategi stakeholder management. Manajemen stakeholder jadi lebih terstruktur, sehingga setiap orang paham bagaimana memperhatikan masing-masing pemangku kepentingan.
2. Mengkategorikan stakeholders
Anda bisa lebih mudah mengelompokkan stakeholders berdasarkan kesamaan mereka. Dengan begitu, komunikasi jadi lebih mudah. Karena, Anda bisa membuat saluran komunikasi untuk setiap kelompok, bukan setiap orang secara terpisah.
3. Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan stakeholders
Anda bisa mengetahui siapa yang punya pengaruh terbesar atau yang bisa memberikan lebih banyak manfaat dan sumber daya bagi proyek Anda. Sehingga, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang siapa pemangku kepentingan yang perlu diprioritaskan.
Stakeholder mapping atau pemetaan pemangku kepentingan adalah salah satu penunjang keberhasilan komunikasi.
Quote from Oktarina Dwidya Sistha from Indonesia Financial Group
Langkah-langkah stakeholder mapping
Setelah memahami manfaat dan kapan saja harus diterapkan, sekarang saatnya membuat stakeholders mapping. Apa saja langkah-langkahnya?
1. Identifikasi semua stakeholders
Dalam suatu proyek, biasanya akan ada banyak pemangku kepentingan. Bisa berasal dari internal (misalnya karyawan, manajer, C-level) atau eksternal (pelanggan, supplier, pemerintah, masyarakat, vendor, dll.)
Kumpulkan informasi terkait semua orang yang punya pengaruh, ekspektasi, dan memiliki minat dan kepentingan terhadap keberhasilan proyek. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan memahami semua stakeholders, sehingga Anda bisa mengelolanya secara efektif.
2. Analisis stakeholders
Langkah berikutnya adalah menganalisis pemangku kepentingan yang sudah diidentifikasi. Pada tahap ini, Anda harus memahami apa yang menjadi kepentingan dan keinginan dari setiap stakeholders terkait proyek Anda.
Selanjutnya adalah menilai pengaruh dan kekuasaan yang dimiliki. Penilaian ini membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang mungkin memerlukan perhatian lebih karena pengaruh dan kekuasaan mereka yang tinggi.
Misalnya, CEO perusahaan adalah stakeholders dengan kekuasaan tertinggi, sementara product manager punya pengaruh yang lebih kecil. Minat dan kepentingan stakeholders juga bervariasi, mungkin karena proyek Anda secara langsung mempengaruhi pekerjaan dan bonus bulanan mereka.
3. Pemetaan hubungan antar stakeholders
Pada proses ini, Anda membuat visualisasi untuk hubungan antara pemangku kepentingan. Tahap ini akan membantu Anda mengenali siapa saja yang punya peran kunci dan bagaimana mereka dapat mempengaruhi pihak lain.
Beberapa pemangku kepentingan mungkin mempunyai wewenang atas pemangku kepentingan lainnya, atau mereka mungkin mengendalikan sumber daya yang bergantung pada pemangku kepentingan lainnya.
Visualisasikan informasi ini dengan stakeholders matrix. Ada 4 kuadran penting untuk memetakannya:
- Tetap terinformasi: Pemangku kepentingan internal yang punya pengaruh besar, namun tidak terlalu tertarik pada proyek Anda. Namun, mereka harus selalu diinformasikan setiap perkembangan terbaru.
- Tetap puas: Sangat berpengaruh dan sangat tertarik pada proyek Anda. Penting untuk selalu berkolaborasi dengan mereka.
- Abaikan: Tidak berpengaruh dan tidak berminat, sehingga memetakan mereka juga penting – memastikan bahwa mereka tidak jadi fokus utama.
- Tetap terlibat: Pengaruhnya tidak besar, tapi mereka sangat tertarik pada proyek Anda. Mereka juga bersedia membantu Anda.
Contoh project stakeholder mapping
Proyek saya pernah tertunda dalam jangka waktu yang cukup lama, karena manajemen stakeholder yang payah. Menyadari ini, saya memutuskan untuk menyusun stakeholder mapping. Proses bisa dimulai dengan menempatkan semua pemangku kepentingan ke dalam matriks, disesuaikan berdasarkan minat, pengaruh, dan kepentingan mereka.
Selesai merapikan peta pemangku kepentingan, tim saya bisa lebih jelas melihat siapa saja yang punya kekuasaan besar dan tinggi kepentingannya, seperti CEO perusahaan serta kepala departemen. Kami punya strategi pendekatan yang berbeda untuk dua stakeholder ini.
Untuk CEO, kami berusaha untuk menginformasikan setiap perubahan dan inisiatif secara intens, dan mewujudkan harapannya. Sementara itu, bagi kepala departemen, dia lebih skeptis pada beberapa hal – karena itu, kami berusaha mendapatkan persetujuannya dengan merubah beberapa aspek yang kurang tepat.
Selain itu, ada juga anggota tim yang bertugas untuk membangun hubungan baik antara pemangku kepentingan internal juga eksternal. Ia memastikan bahwa semua informasi terkait proyek disampaikan dengan jelas melalui dialog atau pertemuan.
Dengan begitu, saat tim kami menghadapi tantangan, seperti adanya penentangan dari kepala departemen lain, beberapa stakeholders mendukung secara aktif untuk meyakinkan – sehingga ia berubah pikiran.
Sikap positif dan pengertian yang diberikan oleh stakeholders sangat berpengaruh, sehingga mereka bisa memberikan dukungan saat dibutuhkan. Stakeholders mapping beserta hubungan yang kuat bisa membantu tim mencapai kesuksesan dalam proyek, serta membentuk fondasi yang kokoh untuk proyek di masa depan.
Kesimpulan
Bisa disimpulkan bahwa stakeholders mapping merupakan komponen penting dalam manajemen proyek. Tidak hanya membantu memprioritaskan pemangku kepentingan utama, tapi juga mengembangkan strategi komunikasi yang tepat.
Partisipasi dan dukungan aktif bisa didapatkan dari setiap stakeholders, alokasi sumber daya pun menjadi lebih efisien. Menerapkan pemetaan ini bisa meningkatkan peluang keberhasilan proyek Anda.
Karena itu, mulailah dari sekarang – petakan stakeholders proyek Anda, bangun hubungan yang kuat, dan arahkan proyek Anda menuju kesuksesan. Supaya pelaksanaan proyek Anda semakin cepat dan bebas hambatan, segera gunakan solusi software digital dari Mekari, mengintegrasikan semua proses bisnis Anda. Hubungi kami sekarang!
Referensi
Miro. ‘’The complete stakeholder mapping guide’’
Project Manager. ‘’Stakeholder Mapping 101: A Quick Guide to Stakeholder Maps’’
