5 SaaS Terbaik untuk Real Estate, Jenis, dan Cara Memilihnya

Tahukah Anda bahwa 97% pembeli rumah kini memanfaatkan internet dalam proses pencarian rumah?

Angka ini menunjukkan betapa pentingnya teknologi dalam dunia real estate saat ini. 

Peran property management system, khususnya yang berbasis Software as a Service (SaaS) menjadi sangat relevan untuk menghadapi kebutuhan ini.

SaaS manajemen properti menawarkan solusi yang dapat disesuaikan, skalabel, dan hemat biaya, sesuai dengan kebutuhan unik sektor properti.

Dengan pasar real estate global yang diperkirakan akan mencapai $5,85 triliun pada tahun 2030, berdasarkan laporan dari Grand View Research, potensi inovasi SaaS di bidang ini sangatlah besar. Baca lebih lanjut untuk mengetahui selengkapnya.

Jenis SaaS untuk real estate 

SaaS real estate adalah solusi berbasis cloud yang dirancang untuk membantu para profesional real estate dan manajer properti dalam mengelola berbagai aspek properti mereka, mulai dari penyewa, sewa, hingga pemeliharaan dan keuangan. 

Berikut adalah beberapa fitur kunci dari produk SaaS untuk manajemen real estate:

1. Manajemen Properti dan Tenant

Software manajemen properti membantu Anda sebagai pemilik dan pengelola real estate mengelola semua aspek properti dari satu dashboard terpusat.

Modul SaaS real estate ini menawarkan berbagai fitur, meliputi:  

• Informasi properti terpusat: Menyimpan data unit, kontak penyewa, jadwal inspeksi, dan riwayat pemeliharaan dalam satu platform.
• Onboarding dan manajemen penyewa: Proses verifikasi latar belakang, pengumpulan deposit, dan pembaruan data penyewa secara otomatis.
• Pengelolaan perjanjian sewa: Pembuatan kontrak, perpanjangan otomatis, penyesuaian kenaikan sewa, serta proses masuk dan keluar penyewa.
• Pemantauan pembayaran sewa dan laporan keuangan: Pelacakan arus kas masuk, pengeluaran operasional, laporan pendapatan, neraca, dan arus kas.
• Jadwal dan pelacakan pemeliharaan: Pencatatan permintaan perbaikan, penjadwalan teknisi, dan penilaian kinerja vendor.

Dengan semua fungsi ini, manajemen properti menjadi lebih efisien, risiko kesalahan administratif berkurang drastis, dan kepuasan penyewa meningkat.

2. Akuntansi dan Management Keuangan

Software akuntansi membantu pelacakan arus kas dan laporan keuangan portofolio properti menjadi lebih mudah dan akurat. 

Fitur-fitur utamanya meliputi:

• Tagihan sewa otomatis: Pembuatan dan pengiriman invoice sewa secara berkala, dengan pengingat pembayaran terkirim otomatis kepada penyewa.
• Pelacakan pemasukan dan pengeluaran real-time: Kategori transaksi—sewa, biaya perawatan, utilitas—terekam langsung di sistem untuk visibilitas penuh.
• Laporan keuangan lengkap: Neraca, laporan laba rugi, dan arus kas yang selalu diperbarui, memudahkan analisis profitabilitas setiap properti.
• Integrasi pembayaran: Sinkronisasi dengan payment gateway dan rekening bank untuk rekonsiliasi otomatis tanpa input manual.
• Perencanaan anggaran: Fitur proyeksi arus kas dan tracking anggaran renovasi atau pengembangan properti untuk keputusan investasi tepat waktu.

Dengan aplikasi keuangan, manajer properti dapat mengurangi waktu administrasi hingga 60% dan meningkatkan akurasi laporan keuangan hingga 95%.

– Kolena

3. Manajemen Pemeliharaan

Maintenance management system memastikan properti selalu dalam kondisi prima dengan memudahkan pelaporan dan penanganan perbaikan.

Sistem ini umumnya dilengkapi dengan beberapa fitur, seperti:

• Portal permintaan perbaikan online: Penyewa dapat mengajukan tiket perbaikan melalui portal web atau aplikasi seluler.
• Work order management: Semua permintaan perbaikan dicatat dalam satu sistem, dengan pembuatan tiket otomatis ketika penyewa melaporkan masalah.
• Penjadwalan dan pelacakan teknisi: Penugasan teknisi otomatis dengan notifikasi jadwal dan pembaruan status tugas secara real-time.
• Dashboard pemeliharaan terpusat: Semua catatan perbaikan, biaya, dan kinerja vendor tersimpan di satu tempat untuk analisis lebih lanjut.
• Jadwal pemeliharaan preventif: Pembuatan dan otomatisasi jadwal untuk tugas rutin seperti inspeksi AC, pipa, dan peralatan keselamatan guna mencegah kerusakan besar.

Dengan maintenance software yang tepat, perusahaan properti dapat menghemat biaya operasional hingga 18% dan mengurangi downtime yang tidak perlu sebesar 28%.

– Worktrek

4. Sistem Manajemen Dokumen

Document Management System (DMS) adalah solusi terintegrasi untuk mengelola seluruh siklus dokumen kontrak, termasuk pembuatan, persetujuan, dan penandatanganan elektronik.

DMS memiliki berbagai fitur untuk membantu pengelolaan real estate, mencakup: 

• Repositori terpusat: Menyimpan semua dokumen kontrak, addendum, dan lampiran dalam satu lokasi yang terstruktur dengan metadata dan folder otomatis.
• Kontrol versi: Melacak setiap revisi dokumen, membandingkan perbedaan antar versi, dan memulihkan versi sebelumnya bila diperlukan.
• Alur persetujuan otomatis: Menyusun dan menjalankan workflow persetujuan dokumen sesuai peran dan kebijakan, mengurangi keterlambatan manual.
• Pencarian dan indexing canggih: Menyediakan pencarian cepat berdasarkan teks penuh atau metadata (penulis, tanggal, tag) untuk menemukan dokumen dalam hitungan detik.
• Enkripsi & hak akses: Melindungi dokumen dengan enkripsi end-to-end dan pengaturan izin baca/tulis berdasarkan peran pengguna.
• Integrasi e-signature: Menyematkan tanda tangan elektronik yang sesuai standar dan regulasi langsung dalam dokumen, termasuk jika memerlukan meterai elektronik.

Ramirent, perusahaan properti besar di Finlandia, dapat menghemat waktu pemrosesan dokumen kontrak properti dengan software e-signature hingga 97%.

– Scrive

5. Customer Relationship Management

Aplikasi CRM untuk broker dan agensi properti berguna untuk mengelola prospek, interaksi, dan penjualan dengan lebih efisien.

Jenis SaaS real estate ini menyediakan fitur-fitur sebagai berikut:

• Contact & lead management: Menyimpan dan memperbarui data kontak, riwayat interaksi, serta status prospek dalam satu profil terpadu. Fitur ini memungkinkan broker bekerja di lapangan tanpa kehilangan informasi.
• Lead prioritization & smart reminders: Dukungan analisis AI membantu identifikasi leads panas, mengatur pengingat follow-up, dan mengirim notifikasi agar tidak ada prospek yang terlewat.
• Otomatisasi tugas repetitif: Mengotomatiskan tugas berulang seperti pengiriman email follow-up, penjadwalan tugas, dan notifikasi, sehingga tim dapat fokus pada closing deals.
• WhatsApp Business API: 

Implementasi modul SaaS CRM meningkatkan pendapatan penjualan sebesar rata-rata 21–30%.

– Freshworks

Pentingnya SaaS untuk real estate dan manajemen properti

SaaS telah mengubah wajah industri real estate dengan memberikan solusi yang efisien dan hemat biaya bagi agen, broker, serta manajer properti dalam mengelola operasional bisnis mereka. 

Solusi SaaS untuk real estate menyediakan berbagai alat dan fitur yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan industri ini, seperti:

• Manajemen properti
• Generasi dan pelacakan prospek
• Akuntansi
• Pemasaran
• Manajemen transaksi

Dengan memanfaatkan teknologi berbasis cloud, solusi SaaS memungkinkan para profesional real estate untuk melakukan tugas-tugas esensial dari mana saja, kapan saja, dan menggunakan perangkat apa pun yang terhubung dengan internet. 

Model harga yang hemat dan kemudahan penggunaan menjadikan SaaS semakin populer di kalangan profesional real estate yang ingin menyederhanakan operasional, meningkatkan efisiensi, dan memperbaiki profitabilitas. 

Manfaat SaaS untuk industri real estate

Dengan semua manfaat ini, tidak mengherankan jika SaaS menjadi pilihan utama bagi banyak pelaku industri real estate yang ingin meningkatkan kinerja dan layanan mereka.

1. Efisiensi operasional

Solusi SaaS dapat menyederhanakan berbagai proses penting, seperti pengelolaan keuangan, manajemen properti, serta transaksi jual beli dan sewa. 

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, perusahaan dapat mengurangi beban kerja manual dan meningkatkan produktivitas.

2. Peningkatan teknologi

Banyak perusahaan real estate berusaha meningkatkan investasi dalam teknologi. Dengan menggunakan solusi SaaS, mereka dapat mengakses alat yang lebih canggih tanpa harus mengembangkan teknologi secara internal, sehingga mempercepat hasil yang diinginkan.

Bahkan, 78% perusahaan real estat kini berencana untuk bekerja sama dengan mitra eksternal guna meningkatkan hasil teknologi mereka. 

3. Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Solusi SaaS memungkinkan perusahaan untuk menawarkan transaksi properti digital dan manajemen penyewaan yang lebih efisien. Hal ini berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan, karena mereka dapat menikmati layanan yang lebih cepat dan mudah.

Survei oleh Statista menunjukkan bahwa 70% pelanggan real estat lebih puas saat menggunakan layanan yang didukung teknologi.

4. Keunggulan kompetitif

Dengan mengadopsi solusi SaaS, perusahaan real estate dapat tetap relevan dengan perubahan permintaan pasar dan mempertahankan posisi kompetitif mereka. Ini sangat penting dalam industri yang terus berkembang dan berubah.

Baca Juga: 10 Manfaat Penggunaan SaaS untuk Perusahaan

Cara memilih SaaS untuk real estate

Memilih produk SaaS yang tepat untuk manajemen real estate bisa menjadi tantangan, tetapi dengan beberapa pertimbangan, Anda dapat menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Perhatikan hal-hal berikut ini:

1. Kustomisasi

Pastikan software yang Anda pilih dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik properti Anda. 

Apakah itu untuk gedung multi-unit, rumah keluarga, atau ruang komersial, kemampuan untuk menyesuaikan fitur sangat penting agar sesuai dengan karakteristik masing-masing properti.

2. Integrasi

Pilihlah software yang dapat terintegrasi dengan sistem lain, seperti software akuntansi, payment gateway, hingga CRM. Integrasi ini akan membantu menyederhanakan operasional dan meningkatkan efisiensi kerja Anda.

3. Akses mobile

Di era digital saat ini, akses mobile menjadi sangat penting. Pastikan software yang Anda pilih memungkinkan manajer properti dan penyewa untuk mengelola properti, sewa, dan permintaan pemeliharaan kapan saja dan di mana saja melalui perangkat mobile.

4. Keamanan

Anda tidak bisa mengabaikan keamanan data. Pilihlah software yang menawarkan fitur keamanan canggih, seperti multi factor authentication, enkripsi, dan cadangan data, untuk melindungi informasi sensitif tentang properti dan penyewa.

Baca Juga: Cara Memilih Perusahaan SaaS di Indonesia

SaaS terintegrasi untuk industri real estate & manajemen properti

Di industri real estate dan manajemen properti, efisiensi dan kolaborasi lintas fungsi adalah kunci kesuksesan. SaaS terintegrasi dari Mekari adalah solusi tepat untuk menyederhanakan operasional sekaligus meningkatkan produktivitas bisnis Anda.

• Mekari Jurnal memudahkan pengelolaan keuangan proyek properti dengan pencatatan yang akurat dan laporan keuangan yang real-time, sehingga Anda selalu memiliki kontrol penuh atas arus kas dan profitabilitas.
• Mekari Qontak sebagai CRM mendukung pengelolaan relasi pelanggan, mulai dari prospek hingga pelanggan setia, dengan fitur otomatisasi yang memastikan Anda tidak melewatkan peluang bisnis.
• Mekari Sign menyederhanakan proses administrasi dengan tanda tangan elektronik yang legal dan aman, mempercepat penyelesaian kontrak jual-beli maupun sewa properti tanpa perlu tatap muka.

Dengan ketiga solusi ini yang terintegrasi dalam satu ekosistem, Mekari membantu industri real estate dan manajemen properti menjalankan operasional dengan lebih efisien, memaksimalkan peluang bisnis, dan tetap unggul di pasar yang kompetitif.

Referensi

Apptension. ”Top 10 reasons to get yourself a SaaS for real estate”
Leobit. ”Why Invest in Real Estate SaaS Development”