SaaS Food Industry: Software Restoran untuk Kasir & Keuangan

Berdasarkan data dari Permata Bank, sektor makanan dan minuman (F&B) mencatatkan pertumbuhan Produk Domestik Bruto (PDB) sebesar 5,33% Year-on-Year (YoY) pada kuartal pertama 2023. Angka ini melampaui pertumbuhan PDB Indonesia yang hanya mencapai 5,03% YoY.

Namun, peluang pertumbuhan yang menjanjikan ini tidak datang tanpa tantangan. Industri F&B menghadapi berbagai hambatan besar yang dapat menghalangi mereka untuk memenangkan hati pelanggan.

Untuk itu, perusahaan perlu mengadopsi solusi teknologi yang mampu mendorong pertumbuhan bisnis secara signifikan. Solusi ini familiar disebut food industry equipment management SaaS. Yuk, pelajari selengkapnya melalui artikel ini.

POS system dan aplikasi kasir

POS (Point of Sale) system adalah sistem teknologi yang digunakan untuk memproses transaksi penjualan di bisnis ritel atau layanan, termasuk di industri FnB. 

Sistem POS terdiri dari perangkat keras seperti komputer, mesin kasir, dan pembaca kartu, serta perangkat lunak yang dikenal dengan aplikasi kasir atau software POS.

Beberapa contoh POS system yang paling populer di Indonesia adalah MokaPOS, iSeller, dan OlseraPOS. 

Masing-masing sistem kasir tersebut memiliki kemampuan integrasi dengan software akuntansi, sehingga memudahkan pencatatan dan pembukuan restoran Anda.

1. Mempercepat dan mempermudah proses transaksi

POS system memungkinkan transaksi dilakukan dengan cepat dan efisien, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melayani pelanggan. 

Selain itu, dukungan pembayaran digital seperti kartu debit, e-wallet, dan QRIS dapat mempermudah dan meningkatkan pengalaman transaksi pelanggan.

Ini sangat penting di industri FnB yang sering kali memiliki volume pelanggan tinggi, terutama selama jam sibuk.

2. Manajemen inventaris yang lebih baik

POS system dapat secara otomatis melacak persediaan bahan makanan dan minuman. Ketika barang dijual, sistem akan langsung mengurangi jumlah persediaan.

Hal ini membantu bisnis menghindari kekurangan atau pemborosan bahan baku, serta menjaga ketersediaan produk.

3. Peningkatan akurasi

Aplikasi kasir dalam POS system dapat mencatat setiap transaksi secara otomatis, sehingga dapat meminimalkan kesalahan manusia.

Ini mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat merugikan bisnis, seperti kesalahan dalam penagihan atau laporan keuangan.

4. Pelaporan dan analitik

POS system menyediakan laporan real-time yang memberikan wawasan penting tentang penjualan, tren produk, dan performa karyawan. 

Data ini membantu pemilik bisnis membuat keputusan yang lebih baik terkait pengelolaan stok, menu, atau strategi pemasaran.

Software akuntansi dan keuangan

Pengelolaan keuangan yang akurat dan efisien adalah dasar keberlanjutan bisnis FnB.

Software akuntansi membantu pelaku usaha melacak pemasukan dan pengeluaran serta membuat laporan keuangan secara otomatis.

Dengan aplikasi keuangan ini, Anda dapat lebih fokus pada pengembangan bisnis repot memikirkan proses pembukuan dan pelaporan keuangan.

Salah satu contoh software akuntansi terbaik di Indonesia adalah Mekari Jurnal, yang memungkinkan pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan secara otomatis, real-time, serta dari mana saja dan kapan saja.

Berikut beberapa manfaat dari penggunaan sistem manajemen keuangan seperti Mekari Jurnal untuk bisnis FnB:

1. Mengelola keuangan

Sistem manajemen keuangan membantu mencatat setiap transaksi dengan detail dan mengatur arus kas secara efektif.

Dengan pengelolaan yang baik, bisnis dapat memastikan keuangan selalu terkendali dan mendukung stabilitas operasional.

2. Pembukuan otomatis

Fitur otomatisasi dalam software akuntansi mempercepat proses pencatatan jurnal dan pembukuan harian. 

Hal ini meminimalkan kesalahan manusia dan memungkinkan staf fokus pada tugas strategis lainnya tanpa khawatir tentang kesalahan pencatatan akuntansi.

3. Memantau Arus Kas secara Real-Time

Aplikasi akuntansi memberikan visibilitas penuh terhadap arus kas bisnis secara real-time. 

Restoran dapat memantau dana yang tersedia untuk operasional harian, pola pengeluaran, dan pendapatan, sehingga perencanaan keuangan menjadi lebih akurat dan terukur.

4. Laporan keuangan

Pembuatan laporan laba rugi, neraca, dan arus kas menjadi instan dengan sistem manajemen keuangan. 

Laporan ini memberikan wawasan penting yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja bisnis dan membuat keputusan berbasis data.

5. Budgeting

Software akuntansi menyediakan fitur budgeting yang membantu restoran merencanakan alokasi dana untuk berbagai kebutuhan.

Penyusunan anggaran yang terstruktur membantu bisnis merencanakan alokasi dana untuk berbagai kebutuhan.

Dengan demikian, pengeluaran tetap sesuai rencana dan mencegah over-spending yang dapat merugikan bisnis.

Baca Juga: Contoh Budgeting Perusahaan dengan Template dan Software

Inventory management

Dalam bisnis F&B, bahan baku harus selalu tersedia dalam jumlah yang tepat agar produksi dapat berjalan lancar dengan tetap menjaga kualitas produk.

Untuk itu, Anda bisa menggunakan salah satu SaaS FnB, yakni software inventory management. 

Aplikasi ini dapat membantu Anda menyederhanakan pengelolaan inventaris, mulai dari bahan baku hingga peralatan untuk memasak.

Salah satu contoh inventory management software terbaik di Indonesia adalah Mekari Jurnal, sebagai bagian dari software akuntansi pada bagian sebelumnya.

Sistem ini memungkinkan Anda untuk: 

1. Kelola stok bahan baku secara otomatis

Inventory management memungkinkan pelaku usaha memantau stok bahan baku secara otomatis, mengurangi kesalahan manusia, dan memberikan pembaruan real-time tentang status persediaan. 

Sistem ini memastikan bahan baku selalu tersedia dalam jumlah yang tepat untuk mendukung kelancaran produksi dan menjaga kualitas produk.

2. Dapatkan notifikasi stok yang akurat

Sistem inventaris modern dilengkapi dengan fitur notifikasi yang memberi tahu ketika stok hampir habis. 

Hal ini memungkinkan pelaku usaha melakukan pemesanan ulang tepat waktu, sehingga risiko kehabisan stok dapat dihindari. Notifikasi ini membantu menjaga kelancaran operasional bisnis tanpa gangguan.

3. Optimalkan pembelian dengan analisis data

Dengan teknologi analisis data historis, sistem inventaris mampu memprediksi pola konsumsi dan permintaan di masa depan. 

Informasi ini membantu pelaku usaha mengoptimalkan pembelian bahan baku, mencegah pemborosan, dan mengambil keputusan strategis untuk efisiensi yang lebih baik.

Procurement Software

Software procurement adalah kunci untuk memastikan pasokan bahan baku dan perlengkapan restoran selalu tersedia tepat waktu.

Sistem ini mengotomatisasi proses pengadaan dari perencanaan kebutuhan hingga pembayaran, sehingga tim dapur dan manajemen dapat fokus pada penyajian makanan dan pengalaman pelanggan.

Dengan visibilitas penuh atas setiap transaksi, restoran dapat menjaga anggaran sesuai rencana dan menghindari kekurangan stok yang mengganggu operasional.

Beberapa contoh procurement yang dapat Anda coba adalah Mekari Expense dan Mekari Officeless, yang dapat memberikan berbagai manfaat seperti: 

1. Kendali anggaran yang lebih baik

Sistem procurement menyediakan workflow persetujuan terstruktur dengan batasan anggaran otomatis, sehingga setiap permintaan pembelian hanya terproses jika sesuai dengan alokasi budget. 

Hal ini mencegah over-spending dan memastikan setiap pengeluaran terkontrol dengan ketat.

2. Perencanaan berbasis data

Platform pengadaan mengintegrasikan data penjualan dan inventaris untuk memprediksi kebutuhan bahan baku secara akurat. 

Dengan insight historis, bisnis FnB dapat mengoptimalkan stok dan mengantisipasi fluktuasi permintaan, sehingga mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan persediaan.

3. Pengajuan dan pembuatan PO otomatis

Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem secara otomatis menghasilkan Purchase Order (PO) dan mengirimkannya ke vendor. 

Ini mengurangi beban administrasi manual, mempercepat siklus pengadaan, dan mengurangi potensi kesalahan dalam pembuatan dokumen.

4. Katalog produk terpusat

Semua informasi produk seperti deskripsi, harga, dan gambar dikelola dalam satu katalog terpusat. 

Kategori yang dapat disesuaikan memudahkan pengguna menemukan dan memilih item dengan cepat, mempercepat proses pemesanan.

5. Integrasi dengan sistem akuntansi

Seluruh aktivitas pengadaan, mulai dari PO hingga penerimaan barang, tercatat otomatis di software akuntansi. 

Integrasi ini menghilangkan input ganda, memastikan data keuangan selalu sinkron dan laporan keuangan akurat.

6. Manajemen invoice dan pembayaran vendor

Sistem mengelola invoice masuk, mencocokkan dengan PO dan penerimaan barang, serta memfasilitasi proses pembayaran. 

Dashboard payment tracking memberikan transparansi penuh, mempercepat penyelesaian pembayaran, dan meningkatkan hubungan dengan vendor.

Vendor management software

Vendor Management Software (VMS) umumnya merupakan bagian dari platform pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya.

Fokus penggunaan dari aplikasi ini adalah untuk mengelola hubungan perusahaan dengan vendor atau pemasok mereka.

1. Pengelolaan vendor yang efisien

Dalam bisnis FnB, mengelola pemasok bahan baku, peralatan, dan layanan merupakan tantangan besar.

VMS membantu memantau semua pemasok dalam satu platform terpusat, sehingga mengurangi risiko informasi tersebar atau hilang.

2. Peningkatan hubungan dengan vendor

VMS mempermudah komunikasi antara bisnis FnB dan vendor.

Fitur manajemen hubungan memastikan semua permintaan, pesanan, dan umpan balik tersampaikan dengan jelas dan tepat waktu, sehingga memperkuat hubungan jangka panjang dengan pemasok tepercaya.

3. Kontrol biaya yang lebih baik

VMS memungkinkan bisnis FnB melacak pengeluaran secara efektif, membantu mengidentifikasi peluang negosiasi harga atau pengurangan biaya dari vendor tertentu. Ini mendukung upaya menjaga margin keuntungan dalam industri yang kompetitif.

4. Pemantauan kinerja vendor

VMS memungkinkan evaluasi kinerja vendor berdasarkan kualitas produk, ketepatan pengiriman, dan tingkat kepuasan pelanggan, yang penting untuk memastikan standar layanan terpenuhi.

5. Mengurangi ketergantungan pada proses manual

Tanpa VMS, bisnis FnB sering menggunakan spreadsheet atau metode manual lain untuk mengelola vendor, yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Dengan VMS, pengelolaan vendor menjadi lebih otomatis, efisien, dan minim kesalahan.

6. Peningkatan transparansi

VMS memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap semua transaksi dengan pemasok. Pemilik dan manajer bisnis FnB dapat melacak status pesanan, kontrak, atau pembayaran dengan mudah, meningkatkan transparansi dalam operasional dan rantai pasokan.

CRM untuk online booking

CRM (Customer Relationship Management) adalah salah salah satu fitur atau use case yang vital dalam ekosistem software restoran.

SaaS ini berperan penting dalam sistem online booking pada bisnis FnB yang berguna untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan efisiensi operasional.

Dengan CRM seperti Mekari Qontak, Eat App, atau OpenTable, restoran atau tempat makan dapat:

1. Mengelola pemesanan dan preferensi pelanggan

CRM membantu bisnis FnB mengatur pemesanan online secara efisien dan mencatat preferensi pelanggan, seperti pilihan menu dan kebutuhan khusus.

Informasi ini memungkinkan layanan yang lebih personal, seperti memberikan diskon atau promosi khusus berdasarkan riwayat pemesanan dan kebiasaan pelanggan.

2. Meningkatkan komunikasi dan pengalaman pelanggan

Dengan CRM, restoran dapat mengirimkan konfirmasi otomatis, pengingat pemesanan, atau ucapan terima kasih setelah kunjungan. 

Hal ini menciptakan pengalaman yang lebih baik, mempererat hubungan dengan pelanggan, dan mendorong mereka untuk kembali.

3. Mendukung strategi pemasaran berbasis data

CRM menyediakan data riwayat kunjungan dan preferensi pelanggan yang membantu bisnis FnB membuat strategi pemasaran yang lebih efektif. 

Restoran dapat menawarkan promosi yang relevan, mengundang pelanggan ke acara khusus, atau mempromosikan menu spesial sesuai minat mereka.

Delivery tracking management

Delivery tracking management adalah salah satu food industry equipment management SaaS yang dapat melacak pergerakan barang secara real-time dari awal pengiriman hingga sampai ke tujuan. 

Bisnis dapat memantau kemajuan, status, dan kinerja pengiriman, memastikan pengiriman tepat waktu, alur kerja yang efisien, dan produk berkualitas tinggi.

Beberapa contoh aplikasi manajemen pengantaran yang dapat Anda gunakan adalah Onfleet, Shipday, dan custom delivery tracking software dari Mekari Officeless.

Solusi ini dapat memastikan bisnis F&B memberikan layanan yang cepat, efisien, dan akurat. 

Berikut peran delivery tracking management lainnya.

1. Pantau jadwal pengiriman secara real-time

Teknologi pelacakan jadwal dapat memantau pengiriman secara langsung dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. 

Tim logistik langsung melacak posisi kendaraan atau status pengiriman. Ketika menghadapi hambatan atau penundaan, mereka dapat segera mengatur ulang jadwal atau memberi tahu pelanggan tentang perubahan waktu pengiriman.

2. Lacak status pengiriman untuk pelanggan

Sistem pelacakan terintegrasi membantu agar pelanggan dapat memantau status pengiriman melalui aplikasi, website, atau notifikasi otomatis. 

Perusahaan dapat memperbarui informasi secara berkala, memastikan pelanggan tetap mengetahui perkembangan pengiriman. Saat masalah muncul, tim langsung merespons untuk memperbaiki situasi dan menjaga kepuasan pelanggan.

3. Optimalkan rute pengiriman untuk efisiensi

Dengan teknologi pemetaan dan analisis data, Anda dapat merencanakan rute pengiriman terbaik berdasarkan lalu lintas, cuaca, jarak, dan waktu. Tim pengiriman memanfaatkan rute ini untuk mempersingkat perjalanan, menghemat bahan bakar, dan mengurangi keausan kendaraan. 

Dengan rute yang efisien, tim bisa menyelesaikan lebih banyak pengiriman dalam waktu yang sama, meningkatkan produktivitas secara signifikan.

QHSE management

QHSE (Quality, Health, Safety, and Environment) management sangat penting dalam bisnis F&B karena memastikan kepatuhan terhadap regulasi, menjamin kualitas produk, serta menjaga keselamatan pekerja. 

Dalam industri F&B, standar seperti HACCP dan ISO 22000 mengharuskan perusahaan untuk mengelola kualitas bahan baku, mencegah kontaminasi, dan memastikan produk akhir aman bagi konsumen.

Salah satu food industry equipment management SaaS ini menjadi penting dalam mengelola industri FnB. Berikut ini peran pentingnya.

1. Efisiensi operasional

Platform ini otomatisasi banyak tugas QHSE, seperti pemantauan kualitas bahan baku, proses produksi, dan pelaporan insiden keselamatan. Ini mengurangi kesalahan manusia dan menghemat waktu.

2. Peningkatan kepatuhan

Platform ini memberikan peringatan otomatis tentang perubahan peraturan keselamatan pangan, membantu bisnis selalu mematuhi standar terbaru dan menghindari denda.

3. Keamanan yang lebih baik

SaaS ini membantu memastikan kepatuhan terhadap protokol keselamatan, termasuk pencegahan kontaminasi alergen dan menjaga lingkungan kerja yang lebih aman.

4. Manajemen risiko yang efektif

Platform ini menganalisis data insiden dan audit sebelumnya untuk memprediksi risiko dan hambatan potensial, memungkinkan langkah proaktif untuk mencegah masalah.

5. Akses dan pembaruan waktu real time

Platform ini memungkinkan akses kapan saja dan di mana saja, memastikan bahwa semua anggota tim mendapatkan informasi terkini untuk pengambilan keputusan yang cepat.

Visitor management system

Bagi restoran atau kafe yang sering menerima tamu dalam jumlah besar, sistem manajemen pengunjung sangat penting. 

Dengan visitor management system, pelaku usaha dapat mencatat dan mengelola kedatangan tamu dengan efisien, meningkatkan pengalaman pelanggan. Solusi ini juga bermanfaat untuk keamanan dan manajemen kapasitas.

Staf juga dapat mengikuti prosedur check-in yang disesuaikan untuk setiap jenis pengunjung, termasuk menambahkan perjanjian hukum, video keselamatan, dan kolom kustom. Pengunjung bahkan dapat memulai proses check-in secara mandiri melalui tablet yang tersedia di pintu masuk.

Rekomendasi SaaS terintegrasi untuk industri FnB

Memilih food industry equipment management SaaS terintegrasi yang dapat mengelola berbagai aspek operasional, mulai dari manajemen inventaris, pemrosesan pesanan, akuntansi, hingga hubungan pelanggan sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. 

Untuk memenuhi semua kebutuhan ini, pelaku industri FnB membutuhkan platform SaaS yang terintegrasi. Mekari hadir sebagai solusi SaaS terintegrasi untuk bisnis FnB yang menawarkan berbagai solusi, di antaranya: 

• Mekari Jurnal membantu bisnis FnB mengelola inventaris, pengiriman, dan pesanan secara efisien, mengurangi kesalahan, serta memastikan bahan baku tiba tepat waktu. Software akuntansi kami juga memungkinkan pengelolaan arus kas, pembukuan, dan pelaporan yang akurat, mendukung kepatuhan pajak, serta keputusan strategis berbasis data.
• CRM dari Mekari Qontak dapat mempersonalisasi layanan, mempermudah online booking, dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

Hubungi kami sekarang untuk mencoba gratis solusi dari Mekari.