10 Document Management System Terbaik untuk Manajemen File

Setiap bisnis pasti berurusan dengan banyak dokumen, mulai dari kontrak, invoice, laporan, hingga arsip penting lainnya. 

Jika dulu semua itu hanya disimpan dalam bentuk kertas yang rawan tercecer, kini ada Document Management System (DMS) yang bisa menyimpan versi digitalnya. 

Dengan DMS, dokumen jadi lebih mudah dicari, dikelola, dan diakses kapan saja, sehingga pekerjaan tim menjadi lebih cepat, efisien, dan aman.

Baca Juga: 5 Document Capture Software Terbaik dan Cara Memilihnya

Apa itu Document Management System (DMS)

Document Management System (DMS) adalah sistem digital untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik dalam satu tempat terpusat. 

Meski sering dipakai bergantian, ada perbedaan antara Document Management System dan Document Management Software. DMS merujuk pada keseluruhan sistem manajemen dokumen; termasuk proses, alur kerja, dan standar yang dipakai. 

Sementara Document Management Software adalah software yang menjalankan fungsi tersebut.

Bagi perusahaan, penggunaan DMS membawa banyak manfaat:

• Cari dan akses dokumen kapan pun dibutuhkan
• Akses dan edit dokumen dengan version control yang jelas
• Lindungi dokumen sensitif dengan kontrol akses dan audit trail
• Kurangi kertas, ruang penyimpanan fisik, dan proses manual

DMS juga merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM). Jika ECM mencakup seluruh siklus informasi perusahaan (dari pencatatan, penyimpanan, hingga distribusi), maka DMS berfokus khusus pada pengelolaan dokumen.

Baca Juga: Apa Itu Document Processing, Teknologi Pendukung, dan Contohnya

Berikut ini adalah beberapa contoh Document Management System terpopuler. 

1. Mekari Officeless

Mekari Officeless adalah platform low-code/no-code sekaligus penyedia jasa custom software yang memungkinkan perusahaan mengembangkan sistem sesuai kebutuhan unik mereka, tanpa harus membangun aplikasi dari nol. 

Salah satu contoh penerapannya adalah Document Management System (DMS), di mana bisnis bisa menciptakan sistem pengelolaan dokumen yang sepenuhnya disesuaikan dengan alur kerja internal, tingkat keamanan, hingga integrasi dengan aplikasi lain yang sudah digunakan.

Keunggulan Mekari Officeless sebagai Custom Software

• Low-code/no-code development: Memungkinkan tim bisnis merancang aplikasi tanpa perlu keterampilan coding mendalam, sehingga implementasi lebih cepat.
• Kustomisasi penuh: Fitur, tampilan, hingga alur kerja bisa disesuaikan dengan proses unik di setiap perusahaan.
• Integrasi luas: Terhubung dengan ekosistem Mekari (HR, akuntansi, pajak) maupun aplikasi eksternal lain untuk memastikan data tetap sinkron.
• Efisiensi biaya & waktu: Lebih hemat dibanding membangun software dari awal, dengan proses implementasi yang lebih singkat.
• Scalability: Bisa berkembang seiring kebutuhan bisnis, baik untuk perusahaan yang baru berkembang maupun korporasi besar.
• Keamanan terjamin: Mendukung pengaturan akses berbasis peran, enkripsi, dan fitur audit trail untuk menjaga data tetap aman.

Dengan fleksibilitas ini, Mekari Officeless menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang ingin membangun Document Management System maupun sistem bisnis lainnya yang relevan, praktis, dan siap berkembang bersama kebutuhan organisasi.

2. Google Workspace

Google Workspace adalah suite produktivitas berbasis cloud yang menyediakan Google Drive, Docs, Sheets, dan Slides untuk pengelolaan dokumen dan kolaborasi tim.

Fitur:

• Penyimpanan cloud dengan kapasitas fleksibel
• Kolaborasi real-time di Docs, Sheets, dan Slides
• Riwayat revisi dokumen lengkap
• Sistem komentar dan feedback interaktif
• Pengaturan hak akses dan berbagi file
• Integrasi lintas aplikasi Google dan perangkat
• Keamanan data dengan enkripsi dan 2FA

Cocok untuk: Bisnis yang mengutamakan kolaborasi tim lintas lokasi dengan kebutuhan akses fleksibel di berbagai perangkat, mulai dari startup hingga enterprise.

3. OneDrive

OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud dari Microsoft yang terintegrasi penuh dengan Microsoft 365.

Fitur:

• Penyimpanan 1 TB per pengguna (dapat ditambah)
• Sinkronisasi file otomatis, termasuk akses offline
• Kolaborasi real-time di Word, Excel, PowerPoint
• Pengaturan izin granular untuk berbagi file
• Versi dokumen dan pemulihan file
• Integrasi dengan Outlook, Teams, dan aplikasi Microsoft lainnya
• Keamanan dengan enkripsi dan autentikasi multi-faktor

Cocok untuk: Organisasi yang sudah menggunakan ekosistem Microsoft dan membutuhkan integrasi mendalam serta kontrol keamanan tingkat lanjut.

4. ClickUp

ClickUp adalah platform manajemen kerja yang menyatukan pengelolaan dokumen dan tugas dalam satu solusi.

Fitur:

• Penyimpanan dokumen terhubung langsung dengan tugas
• Template dokumen yang bisa disesuaikan dan digunakan ulang
• Kolaborasi real-time dengan komentar dan edit bersama
• Automasi alur kerja dan pengingat tugas
• Integrasi dengan Google Drive, OneDrive, Slack, dan lainnya
• Pencarian terpadu across multiple projects
• AI untuk ringkasan dokumen dan pembuatan draft

Cocok untuk: Tim remote atau hybrid yang butuh solusi all-in-one untuk manajemen proyek, dokumen, dan kolaborasi lintas platform.

5. DocuWare

DocuWare adalah solusi DMS yang berfokus pada otomatisasi alur kerja, keamanan, dan kepatuhan.

Fitur:

• Penyimpanan dokumen digital dan kertas dalam satu sistem
• OCR dan pengindeksan teks penuh
• Workflow otomatis dan tanda tangan elektronik
• Kontrol versi dokumen dan audit trail
• Integrasi dengan ERP seperti SAP
• Pengaturan hak akses yang detail
• Keamanan sesuai standar regulasi global

Cocok untuk: Perusahaan di sektor keuangan, HR, atau legal yang memerlukan kepatuhan tinggi (misalnya GDPR, HIPAA) dan efisiensi melalui otomatisasi dokumen.

6. M-Files

M-Files adalah DMS berbasis metadata yang memudahkan pencarian dokumen tanpa perlu struktur folder tradisional.

Fitur:

• Penyimpanan dokumen berbasis metadata
• Integrasi dengan Microsoft Office dan AutoCAD
• Otomatisasi proses dan aturan bisnis
• Akses offline dan sinkronisasi
• Pencarian pintar dengan AI
• Kontrol akses berbasis peran

Cocok untuk: Perusahaan dengan volume dokumen besar atau teknis, seperti manufaktur atau konstruksi, yang butuh efisiensi dan akses cepat melalui metadata.

7. PandaDoc

PandaDoc adalah software DMS dengan spesialisasi pada otomatisasi dokumen bisnis dan tanda tangan elektronik.

Fitur:

• Template dokumen siap pakai dan bisa disesuaikan
• Kolaborasi dan komentar real-time
• Pelacakan status dokumen (dibaca, direvisi, ditandatangani)
• Tanda tangan elektronik sah secara hukum
• Integrasi dengan CRM dan payment gateway
• Keamanan dengan enkripsi dan audit trail
• Akses praktis melalui mobile

Cocok untuk: Tim sales dan marketing yang membutuhkan kecepatan dalam pembuatan, distribusi, dan penandatanganan kontrak atau proposal.

8. OnlyOffice

OnlyOffice adalah suite kantor online dengan fitur DMS yang mendukung kolaborasi dokumen lintas format dan perangkat.

Fitur:

• Penyimpanan dokumen di cloud dengan kontrol akses
• Editor kolaboratif untuk dokumen, spreadsheet, dan presentasi
• Kompatibilitas penuh dengan format Microsoft Office
• Manajemen versi dan histori perubahan
• Editing form dan PDF
• Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga

Cocok untuk: Bisnis yang bekerja dengan banyak format dokumen dan membutuhkan kolaborasi lintas tim di berbagai perangkat dengan keamanan terpusat.

9. Revver

Revver adalah DMS berbasis cloud yang mengutamakan otomatisasi pengarsipan dokumen dan kepatuhan audit.

Fitur:

• Otomasi workflow tanpa coding (no-code)
• OCR canggih termasuk tulisan tangan
• Audit trail permanen dan tidak dapat diubah
• Integrasi dengan Microsoft Office dan aplikasi bisnis lain
• Pengaturan peran dan izin pengguna tingkat lanjut
• Enkripsi keamanan enterprise

Cocok untuk: Bisnis yang beroperasi di sektor dengan regulasi ketat (misalnya kesehatan, hukum) dan membutuhkan sistem pengarsipan otomatis serta kepatuhan audit tinggi.

10. Dropbox Business

Dropbox Business adalah platform penyimpanan dan kolaborasi berbasis cloud yang memudahkan tim bekerja bersama, berbagi dokumen, dan mengelola data dengan aman.

Fitur:

• Akses di desktop, web, dan mobile (iOS/Android)
• Kolaborasi real-time dengan komentar dan revisi
• eSignature, version control, dan compliance tracking
• File recovery, konversi file, dan akses offline
• Manajemen pengguna dengan kontrol peran dan izin
• Dukungan 24/7 dengan live representative

Cocok untuk: Ideal untuk perusahaan yang membutuhkan platform praktis untuk proyek bersama, revisi dokumen, dan backup data.

Rekomendasi custom Document Management System

Tidak semua perusahaan bisa mengandalkan Document Management System (DMS) standar. Terutama untuk level enterprise, kebutuhan akan sistem yang lebih kompleks, aman, dan terintegrasi sering kali menuntut solusi yang benar-benar bisa disesuaikan.

Di sinilah Mekari Officeless hadir sebagai pilihan tepat. Sebagai platform low-code/no-code sekaligus penyedia custom software, Mekari Officeless memungkinkan perusahaan membangun DMS sesuai kebutuhan spesifik Anda, mulai dari alur dokumen, keamanan data, hingga integrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada.