Mengelola dokumen secara manual seringkali menjadi beban bagi bisnis. Mencari dokumen yang terselip, memindahkan data secara manual, dan menjaga keamanan dokumen fisik membutuhkan waktu dan sumber daya yang besar.
Alih-alih terbebani dengan proses manual, kini telah hadir berbagai software document capture yang dapat membantu bisnis Anda.Dengan document capture software, dokumen fisik dapat diubah menjadi data digital secara otomatis, sehingga lebih mudah dikelola dan diakses.
Penasaran bagaimana document capture software dapat merevolusi pengelolaan dokumen di bisnis Anda? Mari simak pembahasan selengkapnya di artikel ini!
Apa itu document capture software?
Document capture software adalah solusi yang memungkinkan Anda mengubah dokumen fisik, seperti faktur, formulir, kuitansi, dan surat, menjadi data digital yang terstruktur.
Prosesnya melibatkan pemindaian dokumen, ekstraksi data (baik manual maupun otomatis), dan integrasi data ke dalam sistem yang ada.
Dengan document capture, Anda dapat:
- Meningkatkan Efisiensi: Otomatisasi proses membebaskan karyawan dari tugas manual yang repetitif.
- Mengurangi Kesalahan Manusia: Meminimalisir kesalahan yang biasa terjadi pada entri data manual.
- Meningkatkan Akurasi Data: Data yang diekstrak cenderung lebih akurat.
- Menghemat Biaya: Mengurangi penggunaan kertas, tinta, dan ruang penyimpanan fisik.
- Meningkatkan Keamanan Data: Data digital lebih aman, mudah dicadangkan, dan diakses.
5 software document capture terbaik untuk bisnis Anda
Berikut adalah 5 software document capture terbaik yang dapat membantu bisnis Anda mengelola dokumen secara lebih efisien:
1. Mekari Stream
Mekari Stream adalah software entri dan pengolahan data dokumen yang cerdas. Dengan teknologi OCR yang akurat, Mekari Stream dapat menangkap data dari berbagai jenis dokumen, seperti faktur, formulir pemesanan, laporan keuangan, dan berbagai jenis formulir lainnya. Data tersebut kemudian diubah menjadi data terstruktur yang siap diproses.
Mekari Stream juga memiliki fitur validasi data otomatis dan integrasi dengan berbagai sistem, sehingga memudahkan Anda dalam mengelola alur kerja dokumen.
Selain itu, Mekari Stream juga menawarkan fitur table extraction yang memudahkan Anda dalam mengekstrak data dari tabel yang kompleks.
Kelebihan: OCR yang akurat, otomatisasi alur kerja, integrasi dengan sistem lain, harga terjangkau, fitur table extraction.
Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya2. Microsoft Lens
Aplikasi mobile gratis dari Microsoft ini memungkinkan Anda memindai dokumen dengan kamera smartphone.
Microsoft Lens dapat mengenali teks, tabel, dan gambar dalam dokumen, serta mengubahnya menjadi file PDF, Word, atau PowerPoint.
Kelebihan: Gratis, mudah digunakan, terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Office lainnya, praktis untuk penggunaan mobile.
Kekurangan: Fitur terbatas dibandingkan software desktop.
3. Adobe Acrobat Pro DC
Software ini tidak hanya menawarkan fitur pengeditan PDF yang powerfull, tetapi juga dilengkapi dengan fitur document capture yang memungkinkan Anda mengubah dokumen cetak menjadi PDF yang dapat diedit dan dicari.
Kelebihan: Integrasi dengan produk Adobe lainnya, fitur pengeditan PDF yang lengkap.
Kekurangan: Harga relatif mahal, beberapa fitur membutuhkan koneksi internet.
4. ABBYY FineReader PDF
ABBYY FineReader PDF dikenal dengan kemampuan OCR-nya yang sangat akurat, bahkan untuk dokumen yang kompleks atau memiliki kualitas cetak yang buruk. Software ini juga memiliki fitur pengeditan PDF yang lengkap.
Kelebihan: OCR yang akurat, fitur pengeditan PDF yang lengkap, mendukung berbagai format file.
Kekurangan: Harga relatif mahal.
5. Rossum
Software ini khusus dirancang untuk otomatisasi pemrosesan dokumen bisnis, seperti faktur, pesanan pembelian, dan dokumen pengiriman.
Rossum menggunakan AI untuk mengenali dan mengekstrak data secara akurat, serta memiliki fitur validasi data dan integrasi dengan sistem ERP.
Kelebihan: OCR yang akurat, otomatisasi alur kerja, fokus pada pemrosesan dokumen bisnis.
Kekurangan: Harga relatif mahal, lebih cocok untuk perusahaan besar.
Baca Juga: 5 Aplikasi OCR Terbaik Android
Tips memilih document capture software
- Kebutuhan Bisnis: Identifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Apakah Anda membutuhkan software dengan kemampuan OCR yang sangat akurat? Atau mungkin Anda lebih memprioritaskan integrasi dengan sistem lain?
- Fitur: Pastikan software yang Anda pilih memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti OCR, konversi file, pengeditan PDF, dan pengamanan dokumen.
- Kemudahan Penggunaan: Pilih software dengan antarmuka yang mudah dipahami dan digunakan oleh semua karyawan.
- Harga: Bandingkan harga dari berbagai software dan pilih yang sesuai dengan anggaran Anda.
- Dukungan Pelanggan: Pastikan penyedia software menawarkan dukungan pelanggan yang responsif dan dapat diandalkan.
Kesimpulan
Document capture software dapat menjadi aset berharga bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan dalam mengelola dokumen.
Dengan memilih software yang tepat, Anda dapat mengoptimalkan alur kerja, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
Jika Anda mencari solusi document capture yang lengkap, akurat, dan mudah digunakan, Mekari Stream adalah pilihan yang tepat.
Software Mekari Stream dilengkapi dengan teknologi OCR yang canggih dan fitur otomatisasi yang powerfull, sehingga dapat membantu Anda mengubah tumpukan dokumen menjadi data terstruktur yang siap diproses.
Tunggu apa lagi? Coba Mekari Stream sekarang juga dan rasakan kemudahan mengelola dokumen bisnis Anda!
Referensi
